ایجاد یک فرهنگ سازمانی چابک، می‌تواند در درازمدت بیشترین تأثیر را روی موفقیت شرکت شما داشته باشد.
امروز دیگر نمی‌توانید چاره اندیشی درباره سرعت و انعطاف‌پذیری در شرکت خود را به تعویق بیاندازید. این مسئله به رویکردی نظام‌مند در نحوه‌ی مدیریتِ شرکت نیاز دارد.

اصطلاح «چابک» آنقدر مورد استفاده قرار گرفته است که احتمالاً بخشی از معنای اصلی خود را از دست داده. چیزی که مورد نظر ما است، روش‌ چابک در مدیریت پروژه است، مخصوصاً در توسعه نرم‌افزار. اصولی که در توسعه نرم‌افزار مورد استفاده قرار می‌گیرد را می‌توان (و باید) در سایر بخش‌های کسب‌وکار، از جمله نیروی انسانی، اعمال کرد.

داشتن سازمانی چابک به شما کمک می‌کند تا پروژه‌ها را سریع‌تر تمام کنید و حتی در افزایش درگیری شغلی کارمندان نیز مؤثر است.

به طور سنتی، پروژه‌های نرم‌افزاری با استفاده از روشی انجام می‌شدند که به آن روش آبشاری می‌گفتیم.

روشِ آبشاری یک روشِ ترتیبی است. یعنی برای رفتن به مرحله‌ی بعد، حتماً باید مرحله‌ی قبل تمام شده باشد. به دلیل همین ترتیبی بودن، زمانی که یک مرحله تمام شود، نمی‌توانید به مرحله‌ی قبل برگردید مگر اینکه تصمیم بگیرید کل پروژه را از ابتدا شروع کنید. به همین دلیل، در این روش، برنامه‌ریزیِ خیلی دقیق و جامعی در ابتدای پروژه انجام می‌شود.

هرچند این روش ممکن است کمی احمقانه به نظر برسد اما دو مزیت عمده دارد:

  • اول اینکه، مشتری‌ها (چه داخل شرکت و چه مشتری بیرونی) دقیقاً می‌دانند که چه انتظاری باید داشته باشند
  • و دوم اینکه، به دلیل تأکیدی که این روش روی برنامه‌ریزی و مستندسازی دارد، اگر یکی از اعضا از تیم جدا شود، تأثیر قابل توجهی روی پروژه نخواهد داشت.

مهم‌ترین مشکل روشِ آبشاری این است که ویژگی‌های واقعی زندگی را در نظر نمی‌گیرد؛ غیرممکن است که شما (یا مشتری)، تمام چیزهایی که در پروژه مورد نیاز است را پیش‌بینی کنید. نیازها دائماً در حال تغییرند و شما همین‌طور که کار را ادامه می‌دهید متوجه آن خواهید شد.

مدیریت-پروژه-آبشاری-سنتی-در-مقایسه-با-مدیریت-پروژه-چاپک
مقایسه روش آبشاری (سنتی) در سمت راست، و روش چابک در سمت چپ

 

روش چابک به عنوان پاسخی برای این مشکلات مطرح شد. این روش به جای ترتیبی بودن، یک پروسه‌ی تکرارپذیر و افزایشی است. در توسعه‌ی نرم‌افزار، کارها معمولاً در اسپرینت‌ها (دوره‌های زمانی) دوهفته‌ای یا ماهانه انجام می‌شوند و در پایان هر اسپرینت (دوره)، اولویت‌های پروژه مجددا ارزیابی می‌شوند. این اسپرینت‌ها باعث می‌شوند که مشکلات کشف شوند و قبل از شروع اسپرینت بعدی، از مشتری بازخورد گرفته می‌شود.

مزیتِ اصلی روش چابک این است که به شما اجازه می‌دهد سریع باشید و با توجه به تغییرات بازار، کار را تکرار (و اصلاح) کنید. با توجه به اینکه در دنیای امروز، بازارها به سرعت در حال تغییرند، این روش بسیار منطقی‌تر از روشِ قبلی است.

رویکرد چابک چیست؟ agile به زبان آدمیزاد

 

اصول چابک چه هستند؟

بیانیه‌ی چابک به عنوان راهنمایی برای مشخص کردن اصولِ توسعه‌ی نرم‌افزاهای چابک به وجود آمد. مجدداً باید اشاره کنیم، با اینکه این روش در اصل برای توسعه‌ی نرم‌افزار به وجود آمده اما می‌توان آن را در هر بخشی از کسب‌وکار پیاده کرد؛ بیشتر از اینکه یک روش باشد، یک طرز فکر است.

  1. بالاترین اولویت ما جلب رضایت مشتری از طریق تحویلِ زودهنگام و مداومِ نرم‌افزارهای باارزش است.
  2. از بروز تغییر در شرایط و پیش‌نیازها استقبال می‌کنیم حتی اگر در مراحل پایانی باشد. فرآیندهای چابک به خاطر مزیت رقابتیِ مشتری، تغییرات را کنترل می‌کنند.
  3. نرم‌افزار کاری (working software) را به طور پی‌درپی تحویل می‌دهند، از چند هفته تا چند ماه و ترجیح این است که این زمان‌بندی کوتاه باشد.
  4. مدیرانِ کسب‌وکار و توسعه‌دهندگان باید هر روز با هم روی پروژه کار کنند.
  5. پروژه را با استفاده از افرادِ باانگیزه بسازید. محیط و پشتیبانیِ موردنیاز را برای آنها فراهم کنید و به آنها اعتماد کنید تا کارشان را انجام دهند.
  6. کارآمدترین و مؤثرترین راه برای انتقال اطلاعات در تیم، صحبت کردنِ چهره-به-چهره است.
  7. نرم‌افزارِ کاری، مهم‌ترین معیار برای سنجشِ پیشرفت است.
  8. فرآیندهای چابک، توسعه‌ی پایدار را ترویج می‌کنند. اسپانسرها، توسعه‌دهندگان و کاربران باید بتوانند برای مدتی نامشخص هم‌راستا و هم‌قدم حرکت کنند.
  9. توجه مداوم به برتری فناوری و طراحی خوب باعث افزایش چابکی می‌شود.
  10. سادگی ضروری است.  یعنی میزان کاری که از حوزهٔ مسئولیت انسان‌ها خارج شده و به وظایف سیستم تبدیل می‌شود، باید به حداکثر برسد.
  11. بهترین معماری‌ها، پیش‌نیازها و طراحی‌ها در تیم‌هایی بروز پیدا می‌کنند که خودسازماندهی دارند.
  12. تیم در فواصل مشخصی بازبینی انجام می‌دهد تا ببیند چطور می‌تواند بازدهی بیشتری داشته باشد و بعد، رفتار خود را بر همان اساس تطبیق می‌دهد.

 

حتی اگر فعالیت شما در زمینه‌ی توسعه‏ نرم‌افزار نباشد هم می‌توانید این اصول را در کار و زندگیِ خود به کار بگیرید. ما در تسکولو، این اصول را هم برای توسعه‌ی نرم‌افزار و هم برای بازاریابی استفاده می‌کنیم. تیمِ UX ما تشنه‌ی سادگی است و محصولات را چندین بار و به صورت زودهنگام منتشر می‌کند و با توجه به واکنش کاربران، آنها را تکرار می‌کند. اعتماد، استقلال و همکاری، تمام ویژگی‌هایی هستند که در اینجا خیلی جدی گرفته می‌شوند.

بازاریابی چابک: چطور از روش اسکرام در مدیریت تیم بازاریابی استفاده کنیم؟

 

گاهی پیش می‌آید که این کار به نظر خیلی خسته‌کننده می‌شود و به یک یا دو هفته زمان بیشتری احتیاج پیدا می‌کنیم تا یک ویژگی را به حد عالی برسانیم اما به دست آوردن نتیجهٔ مطلوب اهمیت بیشتری دارد.

اگر اولین نسخه محصولتان خجالت آور نباشد، یعنی بیش از حد برای انتشارش صبر کرده‌اید.

– مت مولنوگ، بنیان‌گذار ورد پرس

«چابک» یک طرز فکر است

بر اساس هشتمین گزارشِ سالانه «وضعیتِ چابک» (State of Agile)، که توسط VersionOne ارائه می‌شود، نوآوری‌های چابکی که شکست می‌خورند، اغلب به دلیل مسائلی است که به فرهنگ، و مقاومت در برابر تغییر مربوط می‌شود. برای تبدیل کردنِ شرکت‌تان به یک موتورخانه‌ی قوی، به دیدِ شفاف و همچنین، تعهد مدیرانِ ارشد نیاز دارید.

اگر از کسی که اطلاعات زیادی درباره متد چابک دارد بپرسید، به شما می‌گوید که اجرا کردنِ روش چابک به صورت نامناسب خیلی بدتر از انجام ندادنِ آن است.

مربی‌های چابک این قضیه را «انجام دادنِ چابک» در برابر «چابک بودن» می‌نامند. در متد چابک، ابزارهایی وجود دارند مانند جلساتِ روزانه، بازنگری در پایانِ اسپرینت و غیره اما به خاطر داشته باشید که این‌ها فقط ابزار هستند.

تغییر واقعی از درون فرهنگِ شرکت ریشه می‌گیرد.

آیا شرکت شما هنوز دارای محیطی از نوع «دستور و کنترل» (command-and-control) است؟ چابک یعنی تطبیقِ سریع با تغییرات و نترسیدن از شکست. به عنوان یک رهبر، شما باید محیطی را ایجاد کنید که نه‌تنها شکست در آن مورد پذیرش باشد، بلکه به طور فعالانه مورد تشویق قرار گیرد.

«چابک» بیشتر راجع به این است که تیم شما به چه شکل با مشکلات روبه‌رو می‌شود، نه اینکه از چه ابزارهایی برای حل آن استفاده می‌کند.

در یک محیطِ چابک، انتظار می‌رود که کارمندان به طور مداوم با هم در ارتباط باشند زیرا بازخوردِ داخلی برای بهبودِ تیم بسیار اهمیت دارد. ماهیتِ تکرارپذیری و یادگیریِ دائمیِ چابک به این معنی است که شما باید از شکست استقبال کنید و اجازه دهید که یادگیری اتفاق بیفتد.

داشتنِ فرهنگِ چابک چه اهمیتی دارد؟

اکثرِ رهبران تشنه‌ی رسیدن به کمال هستند اما در یک محیطِ چابک، مفهومِ کمال وجود ندارد. با توجه به چند دلیل می‌توان استدلال کرد که چابک بودن، رویکرد و روش بهتری است:

۱. مزیتِ اول بودن

شاید بزرگ‌ترین مزیت استفاده از رویکرد چابک این باشد که شما می‌توانید زودتر از سایر رقبا محصول را ارائه کنید. در حالی که آنها مشغول برنامه‌ریزی و تلاش برای رسیدن به کمال هستند، شما فروش را انجام می‌دهید.

۲. به تیم انگیزه می‌دهد

کار کردن با آن سرعت و تکرارِ سریع به شدت موجب تهییج کردن و انگیزه داده به پرسنل می‌شود. اصلِ پیشرفت (Progress Principle) برای انگیزه دادن مهم است و کار کردنِ چند ماهه روی همان پروژه بدون اینکه هیچ نتیجه‌ی ملموسی داشته باشد، شاید مخربِ انگیزه باشد.

تیم-سازی-مدیریت

۳. مشتری‌های شما را درگیر می‌کند

به مشتری این احساس دست می‌دهد که شرکت شما در حال رشد است چون به طور مداوم در حال منتشر کردنِ ویژگی‌های جدید هستید. همچنین به شما اجازه می‌دهد تا خود را با نیازهای مشتری تطبیق دهید و برای مدت بیشتری آنها را راضی نگه دارید.

کمال‌گرا بودن می‌تواند برای شما خیلی مضر باشد. چندین مطالعه نشان داده است که ارتباطی بین کمال‌گرایی و مشکلات مربوط به سلامت روان مثل افسردگی، استرس، اعتیاد به مواد مخدر و افزایش ریسک خودکشی وجود دارد.

چگونه در پروژه ساخت نیروگاه هسته‌ای از متد چابک استفاده کردیم؟

 

شرکت شما با چه روش‌هایی می‌تواند چابک‌تر شود؟

به دلیل اندازه‎ی یک سازمان یا پیچیدگی‌هایی که حول‌وحوش تغییر سازمانی وجود دارد، صحبت کردن راجع به چابک‌تر کردن، خیلی راحت‌تر از عمل کردن به آن است، اما به هر حال قابل انجام است.

۱. به کارکنان استقلال بدهید

اگر پرسنل برای انجام هر کاری نیاز داشته باشند که از شما اجازه بگیرند، هیچ راهی وجود ندارد که چابک باشند و سریع کارها را انجام دهند. به پرسنل این اختیار عمل را بدهید که نحوه‎ی کارِ خود را کنترل کنند.

۲. خودتان نمونه باشید

اغلب اوقات با پرسنل ارتباط داشته باشید، با آنها شفاف باشید و اصولِ روش چابک را با تمام میل بپذیرید. اگر شما این کار را انجام ندهید، چطور می‌توانید انتظار داشته باشید که پرسنل انجام دهند؟

۳. برای تیمِ خود یک نقطه‌ی کانونی ایجاد کنید

ایجاد کردنِ یک نقطه‌ی کانونی برای تیم موجب می‎‌شود که همه‌ حول یک دید و بینش واحد فعالیت کنند و به سرعت به سمت یک هدفِ یکپارچه حرکت کنند؛ نه اینکه با سرعت و روی اهداف متفاوت کار کنند.

۴. ارزش را درک کنید

بر اساس بیانیه‌ی ۲۰۱۱CHAOS که توسط Standish Group منتشر شده، پروژه‌های چابک نسبت به پروژه‌های آبشاری، سه برابر احتمال موفقیت بیشتری دارند. مطالعه و یادگیریِ بیشتر در زمینه مزایای چابک باعث می‌شود که ارزش آن را درک کنید.

۵. از شرِ ترس خلاص شوید

شما باید فرهنگی را ایجاد کنید که از ترس، تشکر و استقبال شود. خودآگاهی فردی را بین کارمندان بالا ببرید تا هر کسی نقاط ضعف و قوت خود را بداند.

اگر می‌خوهید اطلاعات بیشتری درباره‌ی نحوه‌ی ایجاد فرهنگ چابک بدانید، کتابِ The Agile Culture: Leading through Trust and Ownership منبع بسیار مفیدی است.

مطالعه‌ی موردی چابک: شرکت Spotify

Spotify، که یک سرویس پخش موسیقی است، از یک استارت‌آپ به یک سازمان بزرگ تبدیل شده است. آنها چطور توانستند سبُک و چابک بمانند و به ریشه‌های استارتاپی خود وفادار باشند؟
مدیریت-موفق-در-شرکت-spotify

Spotify کسب‌وکار خود را به دسته‌های کوچک‌تری تقسیم کرد، که به آنها «جوخه» (squad) می‌گوید، و هر یک از آنها را مانند یک استارت‌آپِ مستقل مدیریت کرد.  هر یک از این دسته‌ها روی عملکرد خاصی (مثلاً رادیو) تمرکز کرده و حداقلِ یک محصولِ دوام‌پذیر را ارائه و تکرار می‌کنند. هر جوخه دارای محیط کاری مخصوص به خود بوده و ساختار مدیریتش نیز به صورت مسطح است.

گاهی اوقات، نیاز است تا این جوخه‌ها با سایر جوخه‌های شرکت همکاری و تعامل داشته باشند؛ بنابراین، آنها را تحت عنوان «قیبله» (tribe) دسته‌بندی می‌کنند که کارکردی مانند شتاب‌دهنده برای این گروه از جوخه‌ها دارد.

قبیله‌ها را نیز می‌توان در فصل‌ها (chapter) و انجمن‌ها (guild) دسته‌بندی کرد. مسئله‌ی جذابی است!

اخیراً شرکتِ Zappos به خاطرِ تغییر سبک مدیریتیِ خود به سمت هولوکراسی (holacracy) به صدر اخبار آمده بود. ۱۴٪ از نیروی کاری این شرکت استعفا دادند چون زیاد این ساختار جدید را دوست نداشتند. کار کردن در چنین شرکتِ بزرگی که ساختاری مسطح دارد، باید چالش‌برانگیز باشد!

چگونه میزان درگیری شغلی کارمندان را به سبک چابک بسنجیم؟

سنجش میزانِ درگیری شغلی کارکنان نباید نسبت به توسعه‌ی نرم‌افزار متفاوت باشد. این کار به صورت مکرر انجام می‌شود و رهبران باید برای عکس‌العمل نشان دادن به نتایج پژوهش، چابک باشند.

بهتر است به طور مکرر و زود به زود بازخورد کارکنان را جمع‌آوری کنید. انجام تحقیق و پژوهش منظم از کارکنان، به آنها فرصت می‌دهد که اگر مسئله‌ای هست، آن را قبل از اینکه دیر شود مطرح کنند. همچنین، این پیام را به آنها می‌دهد که مدیریت، به پرسنل خود اهمیت می‌دهد.

گرفتنِ بازخورد به ویژه در اوایلِ ورود کارمندان دارای اهمیت است. ۱۷٪ از کارمندان در ۹۰ روز اول استعفا می‌دهند.

پژوهش‌ها را خلاصه و مفید انجام دهید. می‌توانید از سیستم NPS برای سنجش میزان رضایت و درگیری شغلی کارمندان استفاده کنید. NPS از یک سؤال ساده استفاده می‌کند:

«چقدر احتمال دارد که این شرکت، یا این محصول یا خدمات را به دوست یا همکار خود توصیه کنید؟»

 

چگونه سطح درگیر بودن کارمندان با کار را اندازه‌گیری کنیم؟

چگونه یک پروژه چابک طراحی کنیم؟

این کار را می‌توانید با استفاده از کاغذهای یادداشت چسبان روی یک تخته وایت‌برد انجام بدهید. اما می‌خواهیم به شما نشان دهیم که چطور از تسکولو برای انجام همه این کارها استفاده کنید. شما با تسکولو می‌توانید به راحتی اسپرینت‌ها، جلسات روزانه و بررسی‌های اسپرینت را مدیریت کنید.

  • در مرحله اول یک پروژه در تسکولو بسازید. حالا زمان برنامه‌ریزی برای اسپرینت‌ها رسیده است. یک جلسه برای تصمیم‌گیری درباره مدت زمان اسپرینت‌ها برگزار کنید. حتما همه اعضای تیم باید در این جلسه شرکت کنند. اولین و مهمترین کار تعیین طول زمانی هر اسپرینت است.
  • مرحله بعد تعیین کارهایی‌ست که باید در طول این اسپرینت انجام دهید. کارهایی که از یک سو  بیشترین ارزش را دارند، و از سوی دیگر در آن دوره زمانی (اسپرینت) که درنظر گرفته‌اید می‌توانید آنها را به انجام برسانید را انتخاب کنید.
  • با همین روش به انجام کار ادامه دهید و هر اسپرینت کارهای باقی مانده را بر اساس اولویت در لیست انجام قرار دهید. تا جایی که احساس کنید برای آن دوره از کل توان تیمتان استفاده کرده‌اید. فراموش نکنید که هرکدام از کارها را به یکی از اعضای تیمتان واگذار کنید، و مطمئن شوید که همه اعضای تیم مسئولیت‌هایشان را در طول یک اسپرینت می‌دانند.
  • در پایان هر اسپرینت، با همه اعضای تیم و ذی‌نفعان جلسه بگذارید و عملکرد تیم را بررسی کنید.

 

شما هم دوست دارید تیم خود را چابک کنید؟
تسکولو اولین و آخرین ابزاری است که پروژه‌های چابک برای موفقیت نیاز دارند.
رایگان شروع کنید

برگرفته از officevibe

Taraneh Amirteimoury

ترانه امیرتیموری عضو تیم پژوهش تسکولو است. در وبلاگ تسکولو، از او مطالبی دربارهٔ مدیریت پروژه، مدیریت تیم، روش چابک، و استفاده مفیدتر از تسکولو می‌خوانید.
Taraneh Amirteimoury

3 نظر

  1. سعید رهبری

    ممنون، مقاله جالبی بود و کمک کرد دید بهتری نسبت به سیستم چابک پیدا کنم.

  2. قربان پور

    ممنون جالب و آموزنده بود

‎نظر شما چیه؟

‎آدرس ایمیل شما نمایش داده نمی شود‫.‬ ‎پر کردن فیلدهای ‫*‬ دار ضروریه

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>