همه‌ی ما تجربه‌ی برآورد کردن زمانی که می‌خواهیم صرف یه کاری کنیم رو داریم و خیلیامون هر روز این کار رو می‌کنیم. برای مثال برآورد زمان شستوی ماشینتون کار خیلی سختی نیست. اما برآورد زمان انجام پروژه کار خیلی مهم و همینطور سختیه. اندازه‌ی پروژه‌ معمولاً بزرگه و بعضی وقت‌ها قسمت‌هایی از اون خیلی مشخص نیستن. اگر زمان پروژه رو اشتباه برآورد کنید ممکنه باعث شه برای کاری که می‌کنید پول کافی نگیرید یا اینکه مشتریتون رو واسه همیشه از دست بدید. در این نوشته ما راجع به بعضی تکنیک‌های مفید و موثر برای برآورد زمان صحبت می‌کنیم.

اول از همه، چه چیزهایی برآورد زمان رو تحت تاثیر قرار میدن؟

بیاید صادق باشیم: برآورد زمان کار خیلی سختیه! فاکتورهای زیادی وجود دارن که روی انجام یه کار تاثیر میذارن. برای نمونه جزییات کارها که باید توی توضیحاتشون وجود داشته باشه، اعضای تیم، تعطیلات، مرخصی بچه‌های تیم و … این لیست ادامه داره!

تمام این موارد توی فقط ۶ گروه دسته بندی میشن.

  • تعریف کار
  • کارایی بچه‌های تیم
  • ساختار پروژه
  • خطای برآورد
  • فرهنگ تیم
  • زمان‌های تعطیلی (مدتی که کار نمی‌کنید)

اگه معمولا برآوردهاتون اشتباهه، احتمالا شما بعضی از این فاکتورها رو در نظر نمی‌گیرید. تکنیکی که ما تو این پست براتون توضیح می‌دیم، بهتون یاد می‌ده چطور خطای برآوردتون رو به کمترین میزان ممکن برسونید و تقریبا به زمان دقیق برسید.

طنز-کاریکاتور-تخمین-زمان-مدیریت-پروژه
win copy طنز از xkcd

چطور می‌تونیم زمان پروژه رو برآورد کنیم؟

تکنیک‌های متفاوتی برای برآورد زمان وجود داره.
برآوردیابی سه نقطه‌ای (Three-point estimation) یکی از تکنیک‌های ساده و موثر برای برآورد زمانه. و بین مدیران پروژه، اسکرام مسترها، و توسعه‌دهنده‌هایی که معمولا احتیاج دارن زمان رو برآورد کنن بسیار محبوبه.
به جز اون دو جور روش دیگه وجود دارن که آدمها باهاشون راحتن. یکی توزیع مثلثاتی (Triangular distributions) و اون یکی توزیع مثلثاتی دو برابر (Double-Triangular distributions).

در محاسبه به روش سه نقطه‌ای، برای هر کار بر اساس تجربه‌ای که از گذشته دارید یا براساس بهترین حدستون ۳ مقدار تعریف می‌کنید:

  • بهترین برآورد (کوتاه‌ترین زمان)
  • بیشترین احتمال (مشابه‌ترین برآورد به واقعیت)
  • بدترین برآورد(طولانی‌ترین زمان)

این سه مقدار مشخص می‌کنن که تو شرایط بهینه چه اتفاقی میفته، بیشتر ممکنه چه اتفاقی بیفته یا ما فکر می‌کنیم بدترین حالت چی ممکنه اتفاق بیفته. در روش توزیع مثلثاتی دو برابر، شما وزن بیشتری به مقدار بیشترین احتمال می‌دهید. این مقادیر رو توی فرمول زیر بذارید تا برآورد زمانی رو حساب کنید:

محاسبه زمان مدیریت پروژه به روش سه نقطه‌ای ۱

برآورد زمان با استفاده از این روش دقیق نیست و ممکنه کمی بیشتر یا کمتر از زمان محاسبه شده در فرمول وقت بگذارید. (چی؟ خوب اسمش روشه دیگه: برآورد!) برای اینکه دقت زمان براورد شده بیشتر شه میتونیم انحراف معیار رو محاسبه کنیم:

محاسبه زمان مدیریت پروژه به روش سه نقطه‌ای ۲

می‌تونید ۶۸٪ اطمینان داشته باشید که زمان دقیقی که برای این کار صرف می‌کنید در فاصله‌ی کمتر از ۱ انحراف معیار نسبت به زمان برآورد شده قرار داره. این اطمینان در فاصله‌ی ۲ انحراف معیار ۹۵٪ و در فاصله‌ی ۳ انحراف معیار ۹۹٪ است. این یعنی احتمالی کمتر از ۱ در ۱۰۰ وجود داره که زمانی که قراره صرف این کار کنید بیش از سه انحراف معیار با زمان محاسبه شده فاصله داشته باشه.

برآورد زمان پروژه به روش سه نقطه‌ای ۱

مثال:

تئوری کافیه! بیاید این‌ها رو با یه مثال خوب ببینیم:

ما فکر می‌کنیم بهترین حالت برای انجام این کار ۵ روز هست. اما بیشتر به نظر میاد که این کار ۷ روز زمان می‌بره و تو بدترین حالت ۱۵ روز زمان می‌بره
با استفاده از این فرمول، محاسبه‌های ما اینجوری می‌شه:

تکنیک‌های-برآورد-زمان-مدیریت-پروژه

محاسبه‌ی انحراف از معیار:

محاسبه‌ی انحراف از معیار

بنابراین ما به ۸ روز کار برای این کار احتیاج داریم. با توجه به اون انحراف معیار که به ۶۸٪ اشاره میکرد ما میتونیم نتیجه بگیریم که با ۶۸٪ اطمینان این کار بین ۶٫۳۳ روز تا ۹٫۶۷ روز برای انجام شدنش لازمه.

خوب حالا باید چیکار کنید؟

  • اول کارهاتون رو بشکونید به کارهای برآورد پذیر.
  • دوم زمان رو برآورد کنید و انحراف معیارشون رو هم حساب کنید که مقادیر هر کار هستند.
  • سوم زمان کل پروژه رو برآورد کنید.
  • چهارم انحراف معیار رو برای کل پروژه حساب کنید.

برای تبدیل برآوردهاتون با به tفاصله‌ی اطمینان مثل زیر عمل کنید:

فاصله‌ی اطمینان در محاسبه‌ی برآورد با +/- انحراف معیار تقریبا ۶۸٪ هست.

فاصله‌ی اطمینان در محاسبه‌ی برآورد با (+/- ۱× انحراف معیار) تقریبا ۹۰٪ هست.

فاصله‌ی اطمینان در محاسبه‌ی برآورد با (+/- ۲× انحراف معیار) تقریبا ۹۵٪ هست.

فاصله‌ی اطمینان در محاسبه‌ی برآورد با (+/- ۳× انحراف معیار) تقریبا ۹۹.۷٪ هست.

سیستم‌های اطلاعاتی به طور معمول از ۹۵٪ اطمینان استفاده می‌کنن یعنی برای تمام کارها و پروژه‌هاشون از برآورد با (+/- ۲× انحراف معیار) استفاده می‌کنن.

روش دوم: تخمین زمان با توزیع مثلثاتی

تکنیک دومی که می‌تونید برای محاسبه‌ی زمان کارهاتون ازش استفاده کنید توزیع مثلثاتی هست. تفاوتش با روش قبلی اینه که با تمام برآوردها مثل هم برخورد میکنیم و روی حالتی که ترجیح میدیم اتفاق بیفته وزن بیشتری نمی‌ذاریم. این فرمول متوسط حالت سه نقطه رو تولید میکنه.

توزیع مثلثاتی برای برآورد زمان مدیریت پروژه

مثال:

بیاید محاسبات رو به مثال قبلی اضافه کنیم:

ما فکر می‌کنیم که توی بهترین حالت ۵ روز طول میکشه تا یه کاری رو تموم کنیم. اما احتمال اینکه ۷ روز طول بکشه بیشتره و تو بدترین حالت ۱۵ روز زمان می‌گیره. با استفاده از این فرمول اینجوری می‌شه که:

توزیع مثلثاتی برای برآورد زمان مدیریت پروژه

پس با استفاده از این روش ما برآورد کردیم که این کار رو در ۹ روز انجام می‌دهیم. چون بدترین و بهترین حالت برآورد با توجه به مثال قبلی تغییری نکرده انحراف معیارمون همون قبلیه.

۸ مشکل که نشان می‌دهد شما به ابزار مدیریت پروژه مناسب نیاز دارید

کلام آخر

یکی از دلایلی که ما از ثبت زمان برای کارها پشتیبانی می‌کنیم و جزئیات زمان‌ها رو در بخش گزارش‌های زمان در نرم‌افزار مدیریت پروژه تسکولو ارائه میدیم اینه که محاسبه‌ی زمان دقیق و با اطمینان برای موفقیت پروژه حیاتی هست. دقت روش‌هایی که در بالا توضیح دادم خیلی به حدس اولیه شما بستگی داره و از اونجایی که وقتی تازه یک کاری رو شروع می‌کنید یه کم حدس زدن سخته و وقتی تجربه‌ی بیشتری راجع به زمانی که صرف کارها می‌کنید به دست میارید به مرور زمان دقیق‌تر و دقیق‌تر می‌شید.

آزاده نوربخش

آزاده نوربخش

آزاده توی تسکولو کار پشتیبانی از مشتریان رو انجام ‌می‌ده. در کنارش بازاریابی، تولید محتواو رسیدگی به صفحه‌های تسکولو در شبکه‌‌های اجتماعی هم انجام می‌ده. در مواقع بیکاری ترجمه می‌کنه، برای اذیت کردن تیم فنی باگ‌های سایت رو گزارش می‌ده، و با بیلبو (گربه تسکولو) بازی می‌کنه.
آزاده نوربخش

در همین زمینه بیشتر بخوانید

‎نظر شما چیه؟

‎آدرس ایمیل شما نمایش داده نمی شود‫.‬ ‎پر کردن فیلدهای ‫*‬ دار ضروریه

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>