عادت به تعویق انداختن کارها در شمایل مختلفی ظاهر می‌شه. ما ممکنه که برای یک کار، راه‌حلی رو پیدا کنیم اما در عین حال هم ادله زیادی رو برای تعویق انداختن اون کار داشته باشیم. ما می‌تونیم کارهای ساده‌ای مثل جواب دادن به ایمیل‌ها رو در برنامه‌‌کاری روزانمون اولویت‌بندی کنیم؛ در حالی که کارهای بزرگ و با اهمیت‌تر هنوز دست نخورده باقی موندن. ما می‌تونیم به نحوی خودمون رو مشغول کنیم؛ در حالی که به نحو هنرمندانه‌ای از زیر بار کارهای مهم شونه خالی می‌کنیم. و در نهایت وقتی به لیست بلند و بالای کارهای انجام نگرفته در لیست کارهامون نگاه می‌کنیم، یک حس نا‌امیدی بر ما فائق می‌شه و اینجاست که هیچ‌کس نمی‌تونه کمکمون کنه.

 

مشکل اینجاست که ذهن ما برای به تعویق انداختن کارها برنامه‌ریزی شده. به طور کلی، همه ما تمایل داریم که به سراغ کارهایی بریم که وعده آینده رو می‌دن و نه کارهایی که یک تلاش آنی و در لحظه رو می‌طلبن. دلیل این کار این هست که پردازش کردن مفاهیم پیوسته و متصل به نسبت مفاهیم انتزاعی برای مغز آسونتر هست و همچنین نتایجی که بصورت آنی و در لحظه بدست میاد، در مقایسه با مزایای نامشخص آینده، برای مغز ما قابل درک‌تر و محسوس‌تره. بنابراین تلاش‌های کوتاه مدت به سادگی می‌تونن انواع بلندت مدت رو در ذهن کنار بزنن و جایگزین اونها بشن. متخصصان علوم رفتاری چنین چیزی رو «پاسخ متعصبانه» نام‌گذاری کردن.

اما شما چطور می‌تونین افسار اسب سرکش کارهای گریزان رو در اختیار بگیرین؟ راه‌حل رو باید در ایجاد تعادل بین هزینه و مزایا پیدا کنیم. بدین صورت که مزایا رو بزرگ کنین و هزینه‌ها رو کاهش بدین. جایزه‌ای که برای انجام یک کار آنی و در لحظه به خودتون می‌دین باید بزرگتر از دردسر مقابله با اون باشه.

آیا پشتکار، کلید موفقیت در مدیریت است؟

 

برای بزرگتر کردن مزایای کارها باید چکار کرد؟

میزان بزرگی کار رو تجسم کنین: تحقیقات نشون داده که اگر به افراد، تصاویری دیجیتالی از بالا رفتن سنشون رو نشون بدین، تمایل اونها برای ذخیره کردن منابع برای دوران بازنشستگی افزایش پیدا می‌کنه. چرا؟ چون چنین کاری باعث می‌شه که آینده برای اونها قابل لمس‌تر باشه و ذخیره‌سازی منابع برای آینده رو کار معقول‌تری تصور کنن. بنابراین اگر استفاده از چنین تکنیکی رو به کارهایی که پیش از این از انجامشون اجتناب می‌کردیم هم اطلاق کنیم و در عین حال مزایای به سرانجام رسوندن این کار رو برای خودمون متصور بشیم، گاهی اوقات همین فرمول می‌تونه کافی باشه که دیگه کارهامون رو به تعویق نندازیم. بنابراین اگر یک تماس تلفنی و یا ایمیلی دارین که بهش پاسخ ندادین، ذهنتون رو به به سمت زمانی معطوف کنین که به این ایمیل یا تماس تلفنی پاسخ دادین و برای این کار یک احساس رضایت در شما بوجود اومده و یا حتی تونستین که با این کارتون لبخند رضایت رو بر چهره کس دیگه‌ای بنشونین.

پیش تعهد، عمومی گرایی: اینکه به افراد بگین که دارین کاری رو به سرانجام می‌رسونین، می‌تونه درخواست‌ها برای مشارکت رو افزایش بده و دلیل این کار هم این هست که سیستم پاداش‌دهی ذهن نسبت به جایگاه اجتماعی ما بسیار پاسخگو هست.  براساس تحقیقات انجام گرفته، تحسین شدن توسط دیگران و حتی افراد ناشناس و غریبه می‌تونه تاثیر بسیار زیادی روی ما داشته باشه. قطعا ما نمی‌خوایم که به عنوان فردی تنبل و یا نادان در ذهن دیگران جا بیفتیم. بنابراین با گفتن جمله “گزارش رو در پایان روز براتون می‌فرستم” ما می‌تونیم یک مزیت اجتماعی رو به وعده‌ای که دادیم اضافه کنیم.

مقابله با وضعیت انفعالی و حرکت نزولی: تحقیقات نشون دادن که ما به طرز عجیبی با ارزیابی وضعیت موجود مخالف هستیم. در حالی که ما ممکنه که معایب و مزایای انجام یک کار جدید رو سبک و سنگین کنیم، اما اغلب در مورد مزایا و معایب انجام ندادن یک کار، هیچ ترسی رو به خودمون راه نمی‌دیم! و همین مورد هم می‌تونه باعث بشه که برخی از مزایای آشکار به انجام رسوندن کارها رو نادیده بگیریم. فرض کنین که شما بارها و بارها فرآیندهای آماده سازی برای یک جلسه رو به تعویق میندازین. توسط کارهای هیجان انگیز‌تر وسوسه می‌شین و به خودتون می‌گین که می‌تونین این کار رو فردا و یا پس فردا هم انجام بدین. اما خودتون رو مجبور کنین که به معایب به تعویق انداختن این کار هم فکر کنین و اون موقع می‌فهمین که فردا برای گرفتن بازخوردهای لازم از همکاران‌تون خیلی دیره. اگر همین الان به سراغ کارهاتون برین، شما یک شانس برای انجام این کارها در زمان مناسب دارین.

فهرست فعالیت‌ها – زمان بیشتری برای کارهای روزانه پیدا کنید

 

اما هزینه‌ها رو چطور کاهش بدیم؟

قدم اول رو مشخص کنین: بعضی وقت‌ها کاری که از انجامش اجتناب می‌کنیم ما رو می‌ترسونه. ممکنه که یادگیری زبان فرانسه رو در لیست کارهامون قرار داده باشیم، اما کی می‌تونه این برنامه رو در میانه بعد از ظهر جای بده؟ در اینجا می‌تونین از یک ترفند استفاده کنین و اون ترفند این هست که یک کار بزرگ رو به بخش‌های کوچکتر تقسیم کنین. در واقع، کاری که می‌خواین انجام بدین رو به قسمت‌هایی کوچکتر که تلاش کمتری رو در طول روز می‌طلبن تقسیم کنین. حتی می‌تونین یک کار بهتر هم انجام بدین: کوچکترین قدم اول رو مشخص کنین. این کار چنان کار آسونی هست که ذهن سرکش ما رو هم وادار می‌کنه که هزینه‌ها رو کاهش بده. بنابراین، بجای «یادگیری فرانسه» می‌تونین «به نیکول ایمیل بدین و در مورد یادگیری زبان فرانسه ازش راهنمایی و مشورت بخواین». وقتی که به این هدف کوچک دست پیدا کردین، بجای اینکه بخاطر نداشتن مهارت‌های یادگیری زبان خودتون رو سرزنش کنین، می‌تونین انگیزه لازم برای برداشتن قدم‌های بعدی رو هم بدست بیارین.

قدم اول رو با یک راهکار گره بزنین: اگر بتونیم این قدم کوچک که برداشتیم رو به چیزی که به دنبال انجام دادنش هستیم مرتبط کنیم، می‌تونیم هزینه‌های تلاش، هرچند هم کوچک و کم، رو برای خودمون قابل لمس‌تر کنیم. به عبارت دیگه، کاری که از انجامش اجتناب می‌کنین رو به کاری که به انجامش تمایل دارین گره بزنین. برای مثال، شما ممکنه که بخواین در هنگام ورزش کردن چندتا مجله بخونین تا ذهنتون رو نسبت به هزینه‌های کوتاه مدت ورزش کردن منحرف کنین. به همین ترتیب هم اگر به خودتون قول بدین که یک کار دشوار رو در یک کافه شیک به همراه نوشیدنی مورد علاقه انجام بدین، می‌تونین در نهایت اون کار رو به انجام برسونین.

موانع پنهان رو حذف کنین: بعضی وقت‌ها ممکنه که بارها و بارها به سراغ انجام یک کاری بریم، در حالی که به برداشتن قدم اول تمایل نداریم. یک صدایی در ذهن بهمون می‌گه که “آره، ایده خوبیه، اما… نه.” در این حالت، باید از این صدا سوالاتی رو بپرسیم تا بفهمیم که واقعا چه چیزی مانع از انجام کارها می‌شه. چنین کاری به علم روان درمانی هم احتیاج نداره. فقط از خودتون یکسری سوالات “چرا” دار بپرسین. “چرا احساس می‌کنم که انجام این کار سخته؟” و در این صورت موانع می‌تونن به سرعت از مسیر شما کنار برن. اما اغلب مشکل دیگه‌ای هم وجود داره و اون این هست که یک تعهد رقابتی داره انگیزه شما رو از بین می‌بره. برای مثال، فرض کنین که برای شما سخت هست که صبح زود از خواب پاشین و کارهاتون رو انجام بدین. در اینجا یکسری “چرا”ها ممکنه که تمایل شما به خوردن صبحانه به همراه اعضای خانواده رو به چالش بکشن. اما وقتی که تونستین با این تعارض کنار بیاین، به احتمال خیلی زیاد می‌تونین راهی رو برای غلبه بهش پیدا کنین. شاید از طریق مشخص کردن اهداف روزانه از شب قبل و یا در مسیر رفت و آمد به سر کار.

بنابراین وقتی که یکبار دیگه با مشکل عدم توانایی لازم برای انجام کارهای مهم روبرو شدین، به خودتون سخت نگیرین. فراموش نکنین که مغز شما به کمک احتیاج داره. سعی کنین لااقل یک گام به سمت پررنگ‌تر کردن مزایای کاری که انجام می‌دین بردارین و در عین حال هم هزینه‌ها رو کاهش بدین. شک نکنین که لیست کارهای روزانتون به خاطر کامل کردنش از شما قدردانی می‌کنه.


این مطلب توسط Caroline Webb در وبسایت هاروارد بیزنس ریویو نوشته شده. کارولین نویسنده کتاب How to Have a Good Day: Harness the Power of Behavioral Science to Transform Your Working Life است و همچنین به کار مر‌بیگری در Sevenshift و مشاوره در شرکت McKinsey & Company هم مشغول به کاره.

‎نظر شما چیه؟

‎آدرس ایمیل شما نمایش داده نمی شود‫.‬ ‎پر کردن فیلدهای ‫*‬ دار ضروریه

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>