مدیریت ذی‌نفعان برای موفقیتِ هر پروژه در هر سازمانی که باشید، ضروری است. با درگیر کردنِ صحیح افرادِ مناسب در کارها، می‌توانید موجب موفقیت پروژه و حرفهٔ خود شوید. ذی نفعان می‌توانند رییس شما، سهامداران، دولت، مدیران ارشد، شرکای تجاری، همکاران، تیم شما، تامین کنندگان، روزنامه‌ها و خبرگزاری‌ها، وام دهنده‌ها، مشتریان، تحلیل‌گران، افکار عمومی، استخدامات آینده، خانواده‌تان، مشارکت کنندگان، مشاوران کلیدی و … باشند.
با پر کردن جدول این مقاله، بیشترِ اطلاعاتی که برای مدیریت ارتباطات با ذینفعان نیاز دارید را به دست می‌آورید. با این کار، ذینفعانِ کار و پروژهٔ خود را خواهید شناخت و جایگاه آنها را در نقشهٔ ذینفعان مشخص خواهید کرد. قدمِ بعدی این است که برای ارتباطات خود برنامه‌ریزی کنید طوری که از پروژهٔ شما حمایت کنند.

برنامه‌ریزی تعامل با ذی‌نفعان: برنامه‌ریزی کنید که چه کسی در چه زمانی باید چه چیزی را بداند.

برای شروع برنامه‌ریزی، «جدول ارتباطات ذینفعان» را رسم کنید. این جدول دارای ستون‌هایی با این عناوین است:

  • نام ذی‌نفع
  • روش ارتباط (بر اساس نمودار قدرت/تاثیر، که در ادامه مقاله می‌آید، پر کنید. جوابها شامل این چهار گزینه می‌شوند: رصد کردن، در جریان قرار دادن، راضی نگه داشتن، از نزدیک و به خوبی مدیریت کردن)
  • موضوعات مهم مربوط به کار
  • وضعیت کنونی – حامی، پشتیبان، خنثی، منتقد، مخالفِ سرسخت.
  • حمایتِ مطلوب – زیاد، متوسط یا پایین
  • نقش مطلوب در پروژه (اگر نقشی وجود داشته باشد)
  • اقداماتِ مطلوب (اگر اقدامی وجود داشته باشد)
  • پیام‌های مورد نیاز
  • اقدامات و ارتباطات

ابزار-مدیریت-افراد-مربوط-به-پروژه-شما

با استفاده از این جدول، روی مراحل مختلف برنامه‌ریزی که در ادامه به آنها اشاره می‌کنیم کار کنید. در هر سطر جدول، اطلاعات مربوط به یکی از ذی نفعان پروژه شما را پر می‌کنیم.

۱. برای ستون «روش ارتباط»، میزان تأثیرگذاری هر شخص را تحلیل کنید.

یکی یکی، نام ذینفعان، میزان تأثیرگذاری و ربط آنها به پروژهٔ شما را بنویسید. این میزان می‌تواند «کم» یا «زیاد» باشد. سپس با کمک نمودار زیر، ارزیابیِ کنونیِ خودتان را از جایگاهِ آنها در این زمینه، در ستون «روش ارتباط» بنویسید. یعنی برای هر شخص، یکی از موارد زیر را در ستون آن بنویسید:
رصد کردن / در جریان قرار دادن / راضی نگه داشتن / از نزدیک و به خوبی مدیریت کردن

میزان-تأثیرگذاری-هر-شخص-بر-کار-خود-را-بر-اساس-قدرت-و-ارتباط-وی-تحلیل-کنید
نمودار قدرت / تاثیر

 

۲. روش خود برای مدیریتِ ذینفعان را مشخص کنید

مدت زمانی که باید برای مدیریت ذینفعان اختصاص دهید به چند عامل بستگی دارد: اندازه و سختیِ پروژه‌ها و اهداف، مدت زمانی که برای برقراری ارتباط در دسترس است و میزانِ کمکی که برای رسیدن به نتایج مطلوب نیاز دارید.

به میزانِ کمکی که نیاز دارید، میزانِ زمانی که برای مدیریتِ این امر از شما گرفته می‌شود و مدت زمانی که برای ارتباط به آن نیاز دارید به خوبی فکر کنید. کمک به پروژه می‌تواند در قالب اسپانسری، توصیه و نصیحت‌های تخصصی، نقدِ سازنده برای افزایشِ کیفیت و غیره باشد.

۳. خوب فکر کنید که از هر یک از ذینفعان چه چیزی می‌خواهید

در مرحلهٔ بعد، روی لیست ذینفعان خوب فکر کنید و ببینید سطحِ حمایتی که از آنها می‌خواهید و نقشی که انتظار دارید ایفا کنند، چیست. به اقداماتی فکر کنید که دوست دارید انجام دهند. این اطلاعات را در ستون‌های «حمایت مطلوب»، «نقش مطلوب در پروژه» و «اقدامات مطلوب» بنویسید.

۴. پیام‌هایی که باید انتقال دهید را مشخص کنید

شناسایی کنید که چه پیام‌هایی را باید به ذینفعان انتقال دهید تا متقاعد شوند که از شما حمایت کنند و با پروژه و اهداف شما درگیر شوند. پیام‌ها، معمولاً مزایای پروژهٔ شما را برای افراد و سازمان‌ها بازگو می‌کنند و روی محرک‌های عملکردی اصلی مانند افزایش سوددهی یا رسیدن به پیشرفت‌های واقعی تمرکز دارند.

۵. اقدامات و ارتباطات را شناسایی کنید

در نهایت، کارهایی را که باید برای جلب حمایت ذینفعان انجام دهید، بنویسید. با توجه به زمان و منابعی که در اختیارِ شماست، ببینید که چطور می‌توانید ارتباطات و درون‌دادهای ذینفعان را مدیریت کنید.

تمرکز حداکثری روی ذی نفعانی که بیشترین قدرت و ربط به کار شما را دارند و تمرکز حداقلی روی آنهایی که کمترین قدرت و تاثیر را دارند، موجب می‌شود یک برنامهٔ کاربردی داشته باشید تا با بیشترین تأثیرگذاریِ ممکن با افراد ارتباط برقرار کنید. همچنین مقدار اطلاعاتی که به افراد می‌دهید، کاملاً به اندازه باشد.

به این فکر کنید که چه کارهایی را باید انجام دهید تا بهترین حامیانِ خود را با پروژه درگیر و همراه کنید. ببینید چطور می‌توانید دودلیِ افرادی که خنثی یا مخالف هستند را تغییر دهید. وقتی به حمایتِ کسانی نیاز دارید که الان ربطی به کارِ شما ندارند، ببینید چطور می‌توانید آنها را درگیر کرده و سطح ارتباطشان را بالا ببرید.

۱۳ روش موثر برای افزایش درگیری شغلی کارمندان‌تان

 

همچنین، این را هم در نظر داشته باشید که کاری که انجام می‌دهید چطور روی ذینفعان تأثیر می‌گذارد. احتمال بروز هر گونه مشکل را هر چه زودتر به اطلاع افراد برسانید و به آنها بگویید که چطور می‌خواهید هر گونه تأثیری را به حداقل برسانید یا مدیریت کنید.

💡 مدیریت کردنِ زودهنگام و به‌موقعِ انتظاراتی که افراد در زمینهٔ مشکلات احتمالی دارند، معمولاً بسیار مفید است. این کار به آنها اجازه می‌دهد تا برای نحوهٔ مدیریتِ مشکلات فکر کنند و همچنین، درجهٔ اعتماد آنها به شما را بالا می‌برد.

جمع بندی

  • وقتی کاری که انجام می‌دهید و پروژه‌هایی که اجرا می‌کنید، مهم‌تر می‌شوند، روی افراد بیشتری تأثیر می‌گذارید. بعضی از این افراد این قدرت را دارند که پروژه‌ و جایگاه شما را تضعیف کنند و برخی دیگر هم ممکن است به شدت از کارِ شما پشتیبانی نمایند.
  • مدیریت ذینفعان فرآیندی است که شما در آن، ذینفعان اصلی را شناسایی و حمایتِ آنها را جلب می‌کنید.
  • «تحلیل ذینفعان» اولین قدم در این فرآیند است که در آن، ذینفعان را شناسایی و درک می‌کنید. زمانی که تحلیل ذینفعان تمام شد، نوبت به «برنامه‌ریزی ذینفعان» می‌رسد؛ فرآیندی که از آن برای برنامه‌ریزیِ نحوهٔ مدیریت ذینفعان و جلب حمایت آنها از پروژهٔ خود استفاده می‌کنید.

برای آماده کردنِ برنامهٔ خود، مراحل زیر را اجرا کنید:

  1. جدول برنامه‌ریزی را با اطلاعات نمودارِ قدرت/تاثیر به‌روز رسانی کنید.
  2. دربارهٔ روش خود در زمینهٔ مدیریتِ ذینفعان فکر کنید.
  3. ببینید از هر یک از ذینفعان چه می‌خواهید.
  4. پیام‌هایی که باید منتقل شوند را شناسایی کنید.
  5. اقدامات و ارتباطات لازم را شناسایی کنید.

زمانی که برنامهٔ ذینفعان را آماده کردید، تمام کاری که باید بکنید این است که آن را اجرا کنید. مثلِ سایر برنامه‌ها، اگر آن را به یک سری قدم‌های کوچک و قابل دسترس تقسیم کنید، اجرا کردنِ آن راحت‌تر می‌شود.

عملکرد خوب در زمینهٔ مدیریت ذینفعان به شما کمک می‌کند تا سیاست‌هایی را که اغلب با پروژه‌های بزرگ همراه هستند، مدیریت کنید. به شما کمک می‌کند تا حمایتِ افراد را برای پروژه خود جلب کنید و درنهایت، یکی از منابع اصلی استرس کاری را از بین می‌برد.

برگرفته از mindtools

Taraneh Amirteimoury

ترانه امیرتیموری عضو تیم پژوهش تسکولو است. در وبلاگ تسکولو، از او مطالبی دربارهٔ مدیریت پروژه، مدیریت تیم، روش چابک، و استفاده مفیدتر از تسکولو می‌خوانید.
Taraneh Amirteimoury

‎نظر شما چیه؟

‎آدرس ایمیل شما نمایش داده نمی شود‫.‬ ‎پر کردن فیلدهای ‫*‬ دار ضروریه

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>