خیلی از کارآفرین‌ها و مدیران کسب و کار، به‌ خصوص اونهایی که تازه کارشون رو شروع کردن، پروژه­‌هاشون رو به اندازه کافی اولویت‌بندی نمی‌کنن بلکه سعی می‌کنن همه­ کاراشون رو همزمان با هم انجام بدن. این کار باعث می‌شه استرس‌تون زیاد بشه و کارهای ضروری به موقع تموم نشن. بنابراین موفقیت کاریتون به خطر می‌افته. در این مقاله ۵ نکته برنامه‌­ریزی پروژه­ رو بخونین تا به این مشکل دچار نشین.

به عنوان یک کارآفرین، شما دائم پروژه­ قبول می‌کنین. ممکنه خودتون متوجه نشین ولی شغل شما به گروه‌هایی از وظایف جداگانه حول یک هدف خاص تقسیم می‌­شه. (چیزی که من بهش می‌گم “پروژه”)

به طورایده‌آل، وظایف شما به تکمیل شدن پروژه­‌هاتون ، و پروژه‌­های شما به موفقیت در اهداف بزرگتر تجاری‌تون منجر می‌شه. اما بیشتر مواقع، کارآفرین‌ها، به‌ خصوص اونهایی که تازه کارشون رو شروع کردن ، پروژه­‌هاشون رو به اندازه کافی اولویت‌بندی نمی‌کنن. در عوض، می‌خوان همه­ کاراشون رو همزمان با هم انجام بدن. این ایده­ خوبی نیست. باعث افزایش استرس می‌شه و احتمال تموم کردن کاری که شما بهش احتیاج دارین رو کم می‌کنه، و راه رو برای پیشرفت یک هدف تجاری موثر سخت‌ می‌کنه.

برای کمک به شما که به این بلا دچار نشین، ۵ نکته برنامه‌­ریزی پروژه­ برای شروع یا تنظیم مدیریت پروژه اینجا میاریم:

۱۲ دلیل برای برنامه ریزی استراتژیک در مدیریت پروژه‌های غیرانتفاعی

 

۱- پروژه‌­هاتون رو تعریف کنین

اولین و مهمترین چیزی که باید تو برنامه­‌ریزی پروژه­ بدونین اینه که باید بسنجین با چه پروژه­‌هایی سر و کار دارین. اول، پروژه چیه؟ تعریف من از پروژه اینه: کاری که از انجام دادن چندتا کار آسون فراتر می‌ره. راه انداختن یه نرم‌­افزار جدید فروش؟ این یه پروژه ست. رشد شبکه ارتباطات‌؟ آره، اینم یه پروژه‌ست. رشد دادن کسب‌وکارتون؟ این مجموعه‌ای از پروژه‌­هاست!

بعضی از پروژه­‌هاتون خیلی واضح خواهند بود، اما بقیه ناشناخته و محو باقی خواهند موند. برای اینکه تمام پروژه‌­هاتون رو از زیر خاک دربیارین، هر چیزی رو که الان دارین انجام می‌دین، وهر چیزی که می‌خواین روش کار کنین رو یادداشت کنین. اونوقت اون فهرستی که از کارهاتون ایجاد کردین رو حول یک هدف خاصی گروه‌بندی کنین.

این عمل به احتمال زیاد شما روبه سمت لیست پروژه‌­هاتون هدایت می‌کنه. شما شاید ۱۰ تا ۲۰ (یا حتی بیشتر) پروژه توی این لیست داشته باشین، اما برای تاثیرگذار بودن، شما باید ۲ تا ۵ پروژه رو که از همه مهمتر هستن انتخاب کنین، و روی اونها برای نکات باقیمونده تمرکزکنین.

۲- برای پروژه‌هاتون تاریخ شروع و پایان تعیین کنین

باید بدونین (یا تصمیم بگیرین) که هر پروژه چه موقع باید شروع و تموم بشه. این براتون این امکان رو فراهم می‌کنه که پروژه‌هاتون رو بر اساس زمانی که لازمه اونا شروع  و تموم بشن اولویت بندی کنین. تاریخ شروع و پایان همچنین به شما کمک می‌کنه که چرخه کسب‌و‌کار خودتون رو برنامه‌ریزی کنین و اینکه از طولانی‌تر شدن بیش از حد زمان انجام پروژه‌ها جلوگیری می‌کنه.

تکنیک‌های برآورد زمان برای مدیریت پروژه

 

۳- یه برنامه یک صفحه­‌ای بسازین

یه برنامه‌­ریزی کوچیک به موفقیت یه پروژه کمک خیلی زیادی می‌کنه. برای ایجاد برنامه‌ریزی یک صفحه‌­ای، جواب‌ها یا یادداشت‌هاتون رو برای هرکدوم از سؤالهای زیر بنویسین:

  • این پروژه چه مشکلی رو می‌خواد حل کنه؟
  • چه سودی برای سازمان داره؟
  • چه‌جور کارمندی و یا چه میزان بودجه­ لازم دارم؟
  • نقاط عطف مهمش چی هستن؟
  • موانعی که باعث لغزش می‌شن کدوما هستن؟
  • چه خطراتی توی پروژه مطرحه؟
  • برنامه کاری من چطوریه؟ (فهرست کارها و اینکه بخش‌های کوچکتر کار باید تا چه زمان تکمیل بشن)
  • معیارهای خاص موفقیت چه چیزایی هستن؟
  • چه‌جوری میفهمین که پروژه انجام شده؟

توجه: اگه می‌خواین برنامه‌­ریزی رو در حد یک صفحه نگه دارین، جواب‌هاتون باید مختصر و مرتبط باشه!

۴- الگوهای ارتباطی ایجاد کنین

برای هر پروژه‌­ای که تعدادی عضو داره، از قبل الگوهای ارتباطی رو ایجاد کنین. گزارش پیشرفت هفتگی باشه یا ماهانه؟ آیا امکان تماس مکرر برای اعضا وجود داره که بتونن بررسی کنن؟ کی مسئول اینه که بررسی کنه پروژه روی نقاط عطفش قرار داره یا نه؟

شیوه‌های نوین مدیریت ارتباطات پروژه

 

۵- بدونین که کی باید بی‌خیال بشین

در حالی‌که بهترین حالت اینه که کاری که شروع می‌کنین رو تموم کنین، بعضی وقتا لازمه که کار رو متوقف کنین. اگر همه پروژه­‌هاتون رو جلوی خودتون بذارین، همراه با تاریخ شروع و پایان و یک برنامه واضح یک صفحه‌ای که شامل نقاط عطف و راهنمایی‌های ارتباطی باشه، شما تمام اطلاعات مورد نیازتون رو یک‌جا دارین که بدونین چه موقع باید پروژه رو متوقف کنین.

به طور حتم همیشه آسون نیست که این کار رو انجام بدین، بخصوص اگر زمان انرژی و احساس زیادی رو تا الان صرفش کردین. اما اگر یه پروژه داره کش پیدا می‌کنه، سوال‌های زیادی اینجا مطرح می‌شه که بهتون کمک می‌کنه که فکر کنین آیا کار رو ترک کنین یا نه:

  • آیا هدف این پروژه برای شرکت من هنوز اهمیت داره؟
  • برای بازده سرمایه این پروژه چه برنامه‌‌ریزی‌ای وجود داشته ؟ الان چقدر از سرمایه برگشت داشته ؟
  • زمانی که روی این کار میذارم چقدر باعث از دست رفتن بقیه فرصتهام می‌شه؟ آیا می‌تونم با صرف این مقدار زمان روی پروژه­های دیگه بهتر به اهدافم برسم؟
  • زیان احساسی ناشی از  ادامه این پروژه چقدره؟

منبع: entrepreneur.com

 

Azadeh Nourbakhsh

آزاده توی تسکولو کار پشتیبانی مشتریان رو انجام ‌می‌ده. در کنارش بازاریابی، تولید محتوا و رسیدگی به صفحه‌های تسکولو در شبکه‌‌های اجتماعی رو هم انجام می‌ده. در مواقع بیکاری ترجمه می‌کنه، برای اذیت کردن تیم فنی باگ‌های سایت رو گزارش می‌ده، و با بیلبو (گربه تسکولو) بازی می‌کنه
Azadeh Nourbakhsh

‎نظر شما چیه؟

‎آدرس ایمیل شما نمایش داده نمی شود‫.‬ ‎پر کردن فیلدهای ‫*‬ دار ضروریه

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>