چگونه یک تیم دورکاری قدرتمند بسازیم؟

هرسال شرکتهای بیشتری دارن به استفاده از دفاتر مجازی روی میارن و از حالت رسمی بودن خارج می‌شن. برای یک کسب و کار نوپا، دورکاری کردن می‌تونه بسیار موثر باشه و مزایای مثل کاهش مخارج کلی، حفظ انعطاف‌پذیری برنامه کاری و کمک برای جذب بهترین استعداد‌ها رو به دنبال داره.

همچنین تیم‌‌هایی که از راه دور کار می‌کنن ارزون‌تر هم هستن و سریع‌تر هم می‌تونن آماده‌ی کار بشن. حتی برای سنتی‌ترین شرکت، مزایای یک تیم دورکاری اغواکننده‌ست.

اما ساخت یک تیم دورکاری رویایی خودش یک هنر هست و به یک سوال منجر می‌شه: چطور یک تیم دورکاری فوق‌العاده بسازیم؟

در ابتدا باید با اصول اجرایی‌کردن یک کسب و کار از راه دور آشنا بشین: ارتباطات، اعتماد و فرهنگ. برای اینکه کسب و کارتون به صورت یکپارچه و هماهنگ بتونه کار کنه، برای هرکدوم از این جنبه‌ها باید استاندارد‌هایی رو مشخص کنید.

ارتباطات

ارتباطات مهم‌ترین جنبه‌ای هست که باید روش تمرکز داشته باشین. بدون ارتباطات مداوم، یک تیم از راه دور خیلی زود از هم می‌پاشه. هریک از اعضای تیم باید مسئولیت‌ها و خط قرمز‌ها رو بدونن و همه باید پیشرفت‌ کار و مسائل دیگه رو با هم چک کنن. بعضی از ترفند‌های این مورد رو در زیر با هم می‌خونیم:

– ارتباطات چهره به چهره

در محیط تیمی، هیچ جایگزینی برای صحبت چهره به چهره با دیگران وجود نداره. برگزاری جلسات ویدئویی آنلاین یکی از بهترین روش‌ها برای اینه که مطمئن بشید اعضای تیم خط مشی واحدی رو در پیش گرفتن. اسکایپ و گوگل هنگ اوت از جمله‌ سرویس‌هایی هستن که می‌تونید برای این‌کار ازشون استفاده کنید. یا اگر از تسکولو استفاده می‌کنید، می‌تونید اتاقهای گفتگوی اختصاصی بسازید و در اونجا با اعضای تیم تماس‌های ویدئویی برقرار کنین.

– مکالمات رو به صورت مداوم داشته باشین

در حالی که تماس‌های ویدئویی مهم هستن، باید کانال‌‌های ارتباطی دیگه‌ای رو هم داشته باشین تا بتونین همواره با تیمتون در ارتباط باشین. بهترین کار اینه که به ای استفاده از سرویسهای چت عمومی، گفتگوهاتون رو در فضای مربوط به کار استفاده کنین. همونطور که در بالا هم اشاره کردم، در تسکولو می‌تونید با ساخت اتاقهای گفتگو برای اعضای تیم، ارتباط بین اونها رو تسهیل کنید و کار رو به پیش ببرید.

– یک برنامه زمانی برای ارتباطات داشته باشید

یک تیم دورکاری به یک برنامه برای انجام مکالمات هم نیاز داره. برای جلسات، روزها و ساعت‌های خاصی رو مشخص کنید و همچنین معلوم کنید که این ارتباط به وسیله چه ابزاری- ایمیل یا ارتباط ویدئویی- قراره اتفاق بی‌افته. این کار از روی دادن خیلی از مشکلات جلوگیری می‌کنه و اطلاعات لازم کاری رو به هر شخص منتقل می‌کنه.

همچنین بصورت ماهیانه یا سه ماهه جلساتی رو همراه با تمامی کارمندان و موسسان یا مدیران ارشد شرکت ترتیب بدید تا کارمندان در مورد عمکلرد شرکت و نکات کلیدی دیگه از مدیران نکاتی رو بشنون. این کار باعث تعامل و هماهنگی تیم می‌شه و همچنین یک حس همبستگی رو در تیم ایجاد می‌کنه.

 

اعتماد

فقدان اعتماد می‌تونه به نابودی یک تیم کاری از راه دور منجر بشه. تمامی اعضا به هم تکیه دارن و همچنین شما به کارمندانی نیاز دارید که صادق و با انگیزه باشن. تمامی اعضا خودشون باید سرشون به کار گرم باشه و هیچ کس نباید مدام در حالت چک کردن اونها باشه که دارن کار می‌کنن یا نه.

– افراد مناسب استخدام کنید

برای ایجاد اعتماد در یک تیم کار از راه دور، اولین قدم اینه که افراد مناسبی رو استخدام کنید. یک کارمند خوب لزوما نمی‌تونه یک کارمند دورکار خوب هم باشه. روش‌های سنتی استخدام برای تیم‌های دورکاری کارساز نیستن. نظم، هدایت و سازمان‌دهی سه ویژگی‌ حیاتی هستن که هر کارمند دورکار باید داشته باشه. شما نمی‌تونین مداوم نگهبان کارمنداتون باشید، پس باید مطمئن بشید کسانی که استخدام می‌کنید روی خودشون مدیریت دارن.

– سوالات مناسبی رو در مصاحبه بپرسید

در طول مصاحبه سوالاتی رو بپرسید که دو عنصر اخلاق و میزان انگیزه شخص رو مورد سنجش قرار می‌ده. به دنبال این پاسخ‌ها باشید که فرد چطور زمان و برنامه کاریش رو مدیریت و سازمان‌دهی می‌کنه. توانایی در تعریف این پروسه به ساخت یک تیم با بازدهی بیشتر کمک می‌کنه. در اینجا سوالاتی که من دوست دارم از کارمندان کار از دور بپرسم آورده شده:

•  از چه ابزار یا روندی برای مدیریت پروژه‌های شخصی یا حرفه‌ای استفاده می‌کنی؟
•  اگر مدیریت برای چند روزی نباشه، چطور کار‌ها رو اولویت‌بندی می‌کنی؟
•  محیط کاریت چه شکلیه؟
•  وقتی یک کار بزرگ انجام می‌دی، دوست داری چطور کارت رو معرفی کنی؟
•  انگیزت برای داشتن یک کار از راه دور چیه؟

 

جدا از مصاحبه به صورت تلفنی یا ویدئویی، من به شخصه مصاحبه‌ی متنی رو هم پیشنهاد می‌کنم. در حالی که مصاحبه شفاهی هم مهم هست، در کار از راه دور باید بتونین ایده‌ها و مشکلات رو بصورت واضح و مختصر بنویسید. برای مدیریت کارمندان و مدیریت کارها از راه دور می‌تونین از ابزارهای مدیریت وطایف و همکاری تیمی مثل تسکولو استفاده کنین. اما فارغ از همه‌ی این ابزارها، در نهایت کارمندان هستن که باید کارها رو انجام بدن؛ پس داشتن تیمی که مایل به پیشبرد کارها باشه یک ضرورته.

 

فرهنگ

تیم‌هایی که از راه دور با هم کار می‌کنند باید با فرهنگ شرکت همسو باشن. در حقیقت، فرهنگ برای یک تیم دورکاری از تیم‌هایی که در دفترهای فیزیکی کار می‌کنن مهم‌تره. چون کارمندان در شهر‌ها یا کشورهای مختلف پراکنده هستن و برای متحد کردن تیم باید راه طولانی رو طی کنید.

– یک فرهنگ کاری ایجاد کنید

موسس Zapier، واید فوستر، می‌گه که: “فرهنگ یعنی اینکه چطور کار می‌کنید”. به عقیده‌ی فوستر باید برای کارکردن به کارمندان انگیزه داد، چون اونها کار رو با ارزش تلقی می‌کنن. واید فوستر کاملا هم درست می‌گه. برای یک تیم کار از دور، فرهنگ یعنی کارکردن در راستای یک هدف واحد.

به همین خاطر به کارمندانی نیاز دارین که انگیزه داشته باشن و خودشون رو وقف کار کنن. اگر تیم‌تون از کار لذت نمی‌بره، هیج کاری هم پیش نمی‌ره. به عبارت دیگه، کار باید برای همه اعضا سرگرم‌کننده باشه.

– روابط رو تقویت کنید

از اونجایی که یک تیم دورکاری به هم وابسته‌ست، باید از سبک کاری اعضای تیم اگاهی داشته باشین. نقاط قوت و ضعف هرکس رو بدونید و به عنوان یک تیم روی اونها کار کنید. کارمندان رو تشویق کنید که در حل مشکلات به هم کمک کنن و به سوالات هم پاسخ بدن.

 

از راه دور کار کردن در ایران هم کم کم داره بین کسب و کارها جا می‌افته. برای مثال خود من چندین سال هست که به صورت دورکاری با کسب و کارهای مختلف همکاری دارم (از جمله همین تسکولو) و باید بگم واقعا از راه دور کار کردن خیلی لذت بخشه. در ایران استارت‌آپ‌هایی هم مثل پونیشا هستن که می‌تونید به صورت یک فریلنسر (آزادکار) در اونها ثبت نام کنید و مطابق با مهارتی که دارید، کارهایی رو از کارفرما دریافت کنید و انجام بدید. به یاد داشته باشید که هر روز کار کردن با یک تیم کار از دور، یک تجربه جدیده. ممکنه که به مشکلاتی هم بر بخورین (مثلا چطور زمان‌های کاری رو هماهنگ کنیم) که دید شما رو نسبت به محیط کاری تغییر می‌ده. برای حل هرکدوم از این مشکلات باید سیاست‌ها و افکارتون رو تطبیق بدین.

تیم‌های دورکار دارن چهره کسب و کار رو تغییر می‌دن و اینطور به نظر میاد که به زودی اکثرا یا همه‌ی نیروی کار از راه دور کار خواهند کرد. پس الان بهترین زمان هست که یاد بگیرید چطور یک تیم دورکاری رو مدیریت کنید.

اگر تجربه‌ای در مدیریت یا همکاری با یک تیم دورکاری دارین، خوشحال می‌شیم اون رو با ما و کاربران دیگه تسکولو در بخش نظرات به اشتراک بگذارین.