به این ۶ دلیل باید سیلوهای سازمانتان را بشکنید!

اگر کارکنان بخش های گوناگون شرکت شما:

• اطلاعات را از هم پنهان می‌کنند
• فقط به اولویتهای خود اهمیت می‌دهند
• یکدیگر را برای شکست برنامه‌ها مقصر می‌دانند

شما با مشکل همکاری سیلوها روبرو هستید.

سیلوی سازمانی چی هست؟

در کشاورزی، انواع مختلف غلات و محصولات را در سیلوهای مجزا انبار می‌کنند تا با هم مخلوط نشوند. در کشاورزی، مخلوط نشدن محصولات، مهم و ارزشمند است اما در یک کسب و کار، اطلاعات باید بین بخش‌های مختلف سازمان جریان داشته باشد و دست کارکنان بچرخد تا بتوان کارها را به طور هماهنگ پیش برد.

از سوی دیگر، مدیران نگرانند که اطلاعات حساس سازمان به افراد نامربوط منتقل شود و یا از سازمان خارج شود. عدم تعادل بین حفظ اطلاعات حساس و چرخش اطلاعات مورد نیاز افراد، باعث می‌شود که بخش‌های سازمان شبیه سیلوهای مجزا و بی‌ارتباط با هم شوند. که این امر برای کسب و کار شما زیان آور است.

سیلوهای سازمانی می‌­توانند از افراد حاضر در دپارتمان­‌ها (مثلا دپارتمان پشتیبانی مشتری یا دپارتمان فروش) ایجاد شوند. یک سیلو می‌­تواند در کل سازمان پراکنده باشد؛ مثلا از افراد همسان در قسمت­های مختلف تشکیل شود. سیلوی مدیران بهترین نمونهٔ آن است، که ارتباط بقیهٔ کارکنان با مدیران سازمان قطع شده و سطح دسترسی مناسبی ندارند. سیلوها معمولا افراد سطوح بالای سازمان را از نیروهای خط اصلی یا تولیدی جدا نگه می­‌دارد (مثلا مدیران فروش را از نیروهای خط تولید).

سازمان­هایی که دارای این سیلوها هستند یا زمینه­ٔ آن را دارند، دچار مشکلات زیادی در جریان اطلاعات و منابع خواهند شد.

انواع سیلوهای سازمانی

سیلوهای سازمانی انواع مختلفی دارند که شامل این موارد است:

• سیلوهای جغرافیایی: وقتی اجزای مختلف سازمان از هم دور هستند و نمی‌توانند به راحتی با یکدیگر همکاری داشته باشند به وجود می‌آشد. مثلا کارکنان در شعبه‌های مختلف، یا کارکنان در دپارتمان‌های دور از هم.
• سیلوهای پروژه‌ای: وقتی به وجود می‌آید که بهترین اطلاعات عملیاتی به طور یکنواخت بین دو گروه متفاوت از کارکنان که هدف مشترکی دارند، تقسیم نشده باشد.
• سیلوهای عملکردی: وقتی در ارتباط با نقش اعضا احساس اطمینان وجود ندارد و کارکنان وظایف خود را به صورت قاطعانه نمی‌دانند. این امر باعث می‌شود که حشو و دوباره کاری در عملکرد کارکنان بیشتر دیده شود. کارکنان نیز احساس می‌کنند که سازمان قدردان آن‌ها نیست.
• سیلوهای فناوری: وقتی اتفاق می‌افتد که فناوری روز در اختیار کارکنان قرار نمی‌گیرد.
• سیلوهای اطلاعاتی: وقتی انتشار اطلاعات بین کارکنان با مانع رو به رو شود، این نوع سیلو به وجود می‌آید.

سیلوها فقط باعث ایجاد هرج و مرج می‌شوند. هر چه سازمان شما بزرگتر باشد، سیلو آسیب بیشتری به آن می‌رساند. سیلوها باعث ایجاد فضایی می‌شوند که در آن همکاری و اشتراک گذاری غیر ممکن می‌شود. سیلو باعث افزایش هزینه و هدر رفتن انرژی و کارکرد اعضا می‌شود. انجام فعالیت‌های متعارض، نبود همکاری و جابه‌جاییِ کند و ناقص اطلاعات را می‌توان از مضرات سیلوهای سازمانی دانست. اما با تمام این تفاسیر، بزرگترین مشکل سیلوهای سازمانی، بر هم زدن تعادل در استراتژی کلی شرکت شما است.

چه شرکتتان دارای سیلوی دسترسی به اطلاعات باشد یا سیلوی فرهنگی، پیاده‌سازی یک نرم‌افزار همکاری تیمی همراه با ایجاد تغییرات لازم در راهکارهای مدیریتی می‌تواند یکی از بهترین راهکارها برای حذف موانع و افزایش همکاری و همفکری درون سازمان شما باشد.

بیایید پنج دلیل برای شکستن سیلوها و موانعی که ایجاد می‌کنند را بررسی کنیم:

۱. ایجاد هدف و کارکردهای وابسته به هم

سیلوها باعث قطع ارتباط میان بخش‌های مختلف سازمان شما می‌شوند. کارکنان شما ممکن است به راحتی فراموش کنند که فعالیت آن‌ها تنها به افراد هم‌ردهٔ خود و کسانی که مستقیما با آن‌ها در ارتباطند محدود نیست. وقتی ارتباط میان بخش‌های مختلف سازمان شما کم یا مبهم باشد، بخش‌های مختلف از فعالیت یکدیگر بی‌اطلاع می‌مانند.

ایجاد یک ابزار همکاری و یا یک شبکه درون سازمانی می‌تواند به شما کمک کند که همه چیز را تحت نظر داشته باشید، احساسات کارکنان خود را درک کنید، بازخوردهای مهم را دریافت کنید و سرعت همکاری را در کسب و کار خود افزایش دهید.

۲. کاهش دوباره کاری

۳. حفظ دانش سازمان

دانش هر یک از کارکنان در سازمان، یک ثروت ارزشمند به حساب می‌آید و در حقیقت، ترکیب دانش تمام کارکنان سازمان پیش‌برنده شرکت شما به سمت اهدافش است. با وجود این، سسیلوها باعث جلوگیری از انتشار این ایده‌ها و اطلاعات مفید می‌شود. بسیاری از شرکت‌ها از استعداد و تخصص‌های سازمانی اطلاعات کمی دارند؛ زیرا این این اطلاعات یا جمع آوری نشده‌اند و یا در زمان مناسب، در اختیار افراد مناسب قرار نگرفته‌اند تا بتوان به کمک آن‌ها تصمیمات صحیحی گرفت.

ادغام ابزارهای همکاری تیمی با سیستمهای مدیریت دانش می‌تواند با افزایش تعامل میان کارکنان، باعث افزایش اعتماد آن‌ها به یکدیگر و تشویق به همکاری و ارتباط بیشتر میان آن‌ها شود.

۴. پتانسیل جمعی گروه‌ها و سازمان

به حداکثر رساندن منابع با افزایش همکاری‌های موثر می‌تواند تاثیر چشمگیری بر افزایش بهره‌وری داشته باشد. شکستن سیلوها، راهکارها و ابزارهای متنوعی به مدیران سازمان ارائه می‌دهد و آن‌ها می‌توانند از پتانسیل جمعی تیم و سازمان خود به عنوان یک «کل» استفاده کنند.

۵. استمرار بهره‌وری

استمرار بهره‌وری به عنوان بستری برای نرم‌افزارهای همکاری یا فرهنگ اینترنت اجتماعی، باعث می‌شود نوآوری بیشتر و سریع‌تر از همیشه صورت بگیرد. این امر تلاش‌های ما را از دنیای کارهای مبتنی بر شروع/پایان تغییر می‌دهد و برای ما فرصتی در یک دیدگاه معتدل‌تر در باب مدیریت زمان ایجاد می‌کند. زیرا ما در نظم و با ابزاری برای حفظ این نظم کار می‌کنیم.

با شکستن سیلوها شما به راحتی می‌توانید به عنوان فرد، گروه یا سازمان، موثرتر باشید. شما چه تجربه‌ای از ایجاد یا رفع سیلو در سازمان خودتان دارید؟ خوشحال می‌شویم نظرهای شما را بشنویم.