مدیریت باشگاه‌های ورزشی پیچیدگی‌های خودش رو داره. اما چطور می‌شه اونها رو بهتر پیش برد؟

اول برامون بگین یک باشگاه ورزشی معمولا چه کارهایی داره و چطور اونها رو پیش می‌بره؟

. کارهای جاری و معمول تو یه تیم ورزشی رو میشه به دو دسته تقسیم کرد: کارهای داخلی تیم و کارهای خارجی که شامل هماهنگی و مکاتبه‌های اداری با فدراسیون و اسپانسر تیم و همینطور هماهنگی‌های مربوط به برگزاری بازی هستش. کارهای داخلی به عهده سرپرست تیم هستن. تعداد این کارها زیاده و خیلی متنوعه و سرپرست باید حواسش به همه اونها باشه. مثلا برای اسکان بازیکن‌های غیربومی باید از قبل یک خانه اجاره کنن و  مطمئن باشن که امکانات لازم مثل فرش، یخچال و چیزهای دیگه رو داشته باشه. به علاوه مربی بدنسازی برای هر بازیکن یه برنامه غذایی و برنامه تمرینی میده که اولا باید به اطلاع بازیکن برسه و از طرفی سرپرست باید برای اجراش هماهنگی‌های لازم رو بکنه. مثلا قرارداد غذای بازیکن‌ها با رستوران ثابت نیست و سرپرست باید حواسش به برنامه غذایی بازیکن‌ها در هر روز از فصل باشه. سرپرست تیم  هر روز باید به رستوران زنگ بزنه و مثلا بگه امروز برنج نمی‌خوایم، ولی در هفته دیگه سه روز برنج می‌خوایم؛ چون طبق برنامه رژیم غذایی که مربی بدنسازی تهیه کرده، مثلا بازیکن‌ها نباید سه روز قبل از بازی برنج بخورند.

مسئولیت‌های مربوط به هماهنگی‌های اداری، به دوش مدیریت باشگاه هست که برای به نتیجه رسیدن نیاز به پیگیری از بازیکنان تیم و هماهنگی با اسپانسر تیم داره که در تهران مستقره. قبلا این کارها با از طریق نامه، تلفن و ماهی چند سفر به تهران انجام می‌شد. مثلا به تک تک بازیکنان تلفن می‌کردن که تا آخر هفته شناسنامه‌شون رو بیارن. بعد که گوشی‌های هوشمند و تلگرام مرسوم شد، یک گروه تلگرام تشکیل شد که این اخبار رو به اطلاع همه برسونن. البته خیلی‌ها پیام‌های مهم و پیگیری‌ها رو لابه‌لای پیام‌های دیگه نمی‌دیدن و باز هم باید از هر کدوم شخصی پیگیری می‌شد. با تلگرام هم ماهیتِ روش عوض نشد، باز هم پیگیری کارها از مسئولش، متکی به حافظه‌ی افراد بود.

تسکولو چطور به شما تو مدیریت کارهای باشگاه کمک می‌کنه؟

قبل از تسکولو، همه این کارها به حافظه‌ی افراد متکی بود. مثلا سرپرست تیم روی سررسیدش کارها رو یادداشت می‌کرد، و خیلی امکانش زیاد بود که بعضی کارها از قلم بیفتن یا به سرانجام رسوندنشون فراموش بشه. زمان بازی، حجم کارها زیاد می‌شد و به خاطر همپوشانی‌هایی که تو مسئولیت افراد بود، کارها واقعا قاطی می‌شد. البته روزهای قبل از بازی هم چندان تعریفی نداشت: چون فصل کوتاهه، براش برنامه نمی‌نویسن و انجام همه کارها متکی به حافظه، یا در بهترین حالت کاغذی بود. ارتباط کارمندان باشگاه هم که تلفنی و پیامکی بود و نه جایی ثبت می‌شد و نه منسجم بود.

اما الان سرپرست تیم برای هماهنگی‌هاش از تسکولو کمک می‌گیره. برای مثال ما برای خانه‌هایی که اجاره می‌کنیم، یک چک‌لیست داریم تا مطمئن باشیم همه لوازم منزل تهیه شده. یا هماهنگی برنامه غذایی با آشپزخانه خیلی ساده‌تر شده. حتی قصد داریم در آینده مدیریت آشپزخانه رو هم وارد تسکولو کنیم تا رستوران از روی تاریخ بازی‌ها بفهمه چه روزهایی باید در برنامه غذایی برنج باشه و چه روزایی نه.

الان که باشگاه از تسکولو استفاده می‌کنه، سرپرست تیم می‌تونه همه‌ی این کارها رو، در تسکولو سر و سامان بده و بچینه. اینطوری هیچوقت کاری فراموش نمی‌شه، می‌شه وظایف رو بر اساس اولویت علامت زد و انتخاب کرد، کارهای انجام نشده مشخص هستند، با یک نگاه می‌شه کل پروژه رو تحت نظر داشت، و ارتباط با سایر افراد و یادآوری‌ها هم در خود تسکولو انجام می‌شه.

مدیریت باشگاه تونست با استفاده از تسکولو انجامِ به موقعِ کارها رو توسط افراد مسئول چک کنه. یعنی برای مثال مدیر مربوطه، با تسکولو نظارت می‌کنه که کارها به موقع تیک خورده باشن. اگر کاری تیک نخورده از مسئولش پیگیری می‌کنه که به موقع انجام بشه.

استفاده از تسکولو برای شما چه سودی داشته؟

بله. خیلی از هزینه‌ها هست که به علت تاخیر در کارها به وجود میاد و اگر همه چیز سر وقت و منظم انجام شه، به صرفه‌جویی در این جور هزینه‌های غیرضروری کمک می‌کنه. برای نمونه، سرپرست تیم باید حواسش باشه که هتل و رستوران برای مدعوان از قبل رزرو بشه، در غیر این صورت هزینه هتل در شب‌‌های آخر بالا می‌ره. کرایه اتوبوس هم همینطور. اگر تیم بخواد به شهر دیگه‌ای بره، باید از قبل اتوبوس مناسب رزرو شه، هزینه اتوبوس هم وقتی به موقع رزرو نمی‌شه خیلی بالا می‌ره. در مجموع در فصل گذاشته فقط با برنامه‌ریزی درست برای هماهنگی‌های اجرایی تونستیم پنجاه میلیون تومان صرفه‌جویی کنیم.

تیم دامغان چطوری پروژه‌اش را در تسکولو چیده؟

این تیم، در پروژه‌شون دو صفحه تعریف کردند. اولین صفحه شامل کارهای روتین تیم قبل از بازی‌ها است و صفحه دوم برای کارهای مربوط به انجام بازی‌ها است.

کارهای روتین قبل از بازی چیزهایی هست مثل تمرین صبحگاهی روزانه بازیکنان از ساعت چند تا چند، تمرین بدنسازی روزانه بازیکنان از ساعت چند تا چند، برنامه غذایی و نهار معمول، تدارکات روتین و … این کارها در لیست‌های تمرینات و تدارکات قرار می‌گیرند. هر لیستی هم سه دسته داره: «برای انجام»، «در حال انجام»، و «انجام شده». هر کاری بر اساس اینکه در چه مرحله‌ای قرار داره، از دسته‌ی «برای انجام» به سمت «انجام شده» منتقل می‌شه.

در صفحه‌ی دوم که مربوط به کارهای حین بازی‌ها هست، سرپرست تیم باید حواسش به کارهای مختلفی باشه و همه اینها رو با تسکولو نظم می‌ده تا چیزی از قلم نیفته. مثلا برای تبلیغات یک لیست داره که شامل کارهای مختلفه، مثل سفارش طراحی تبلیغات، چاپ، دعوت از رسانه‌ها، و … این کارها هم در سه دسته‌ی «برای انجام»، «در حال انجام»، و «انجام شده» قرار می‌گیرن و الویتشون با رنگ‌ها تعیین می‌شه.

برای پیاده کردن تسکولو در باشگاه با چه چالش‌هایی مواجه بودید و به نظرتون چطور می‌شه با این مشکلات مواجه نشد؟

واقعیت اینه که مهاجرت به راهکارهای آنلاین، نیاز به یک تحول مهم در فرهنگ سازمانی داره. مهم‌ترین مشکل ما این بود که بازیکنان، حاضر نبودند از این سیستم استفاده کنند. در ابتدا ما کارهای مربوط به بازیکنان رو هم توی تسکولو گذاشته بودیم، مثلا برنامه غذایی و تمرینی رو از این طریق به بازیکنان منتقل می‌کردیم. اما اکثر بازیکنان به اپلیکیشن سر نمی‌زدند، یا اعلانات را غیرفعال می‌کردند، و هیچ خبری رو روی گوشی‌شون دریافت نمی‌کردن. به نظر من بازیکنان برای استفاده از تسکولو نیاز به انگیزه‌ای مثل گرفتن امتیاز مثبت یا اجبار از طرف مربی داره، که این موضوع اتفاق نمی‌افتاد.

اگه همه کارمندان و بازیکن‌ها از تسکولو استفاده کنند، علت مشکلات هم شفاف‌تر می‌شه. مثلا دلیل تاخیرها و مقصر اون برای سرمربی مشخص می‌شه. بر فرض معلوم می‌شه که دلیل عقب افتادن یک تمرین، تاخیر یکی از بازیکن‌ها یا دیر باز شدن استخر در ساعت قبلش بوده و تقصیر سرپرست تیم نیست. اینطوری مجادله‌ی سرمربی با سرپرست هم کمتر می‌شه و مشکل هم زودتر برطرف میشه.

از طرف دیگه همین مشکل رو با اسپانسر هم داشتیم. با این‌که سرعت عملمون برای هماهنگی‌ها و دریافت و ارسال نامه‌ها خیلی بیشتر می‌شد، اما مقاومت اسپانسرها به تغییر مانع میشد این بخش از فرایندهای کاری باشگاه به تسکولو منتقل بشه. برای رفع این جور چالش‌ها باید بین افراد ذینفع آگاهی بخشی لازم اتفاق بیفته تا ارزشی که نرم‌افزاری مثل تسکولو برای بهره‌وری فرایندهای باشگاه به وجود میاره رو درک کنن.

چرا بهتره فدراسیون برای مدیریت کارها از تسکولو استفاده کنه؟

الان فدراسیون اسناد رو در کانال تلگرامش می‌فرسته و باشگاه‌ها باید برن تو کانال فدراسیون، ببینن خبر جدید چیه. پیدا کردن هر سند خاص در کانال تلگرام خیلی سخته و باید کل کانال رو بالا-پایین کرد و یا از جستجو استفاده کرد که معمولا به خاطر عکس بودن اسناد کار ساده‌ای نیست. علاوه بر این، توی کانال تلگرام نمی‌شه سطح دسترسی افراد با سِمَت‌های مختلف رو به اطلاعاتی که فدراسیون می‌فرسته تعیین کرد. فدراسیون مجبوره یا یه سند خاص رو در تلگرام بفرسته و همه دریافت کنن، یا اینکه در تلگرام نفرسته و از همون روشهای قدیمی نامه و تلفن استفاده کنه، که مشکلات قبل رو داره.

تسکولو برای مدیریت تورنمنت هم برای فدراسیون بهترین وسیله است. فقط کافیه یکبار پروژه طراحی بشه و بعد همه تیم‌ها به همون شکل از تسکولو استفاده کنن. کافیه هر بار اسم تیم عوض شه.