آشنایی با روش های اولویت بندی کارها

روش هایی برای اولویت بندی کارها

همه ما جمله ی "وقت طلاست" را بسیار شنیده ایم. میدانیم که زمان جزو ارزشمندترین دارایی های انسان است و برای همین است که نیازمند برنامه ریزی برای استفاده از زمان هستیم. در این راستا برای دستیابی به اهداف و رسیدن به موفقیت باید کارها را بر اساس اولویت و امتیازی که برای ما به همراه دارند در برنامه و زمان بندی مناسبِ خودمان انجام دهیم. این نکته را در نظر داشته باشید که اولویت بندی کارها به معنای انجام کارهای ضروری تر و رها کردن کارهایی است که دوست داریم انجام دهیم اما ضروری نیستند. پس دست به برنامه ریزی های کمی سختگیرانه میزنیم تا بتوانیم بر اساس اولویت کارها را رتبه بندی کنیم. البته در این حوزه ممکن است دچار چالش هایی شویم که بنابر این چالش ها کمی انعطاف را چاشنی برنامه ریزی میکنیم. در ابتدا یادتان باشد داشتن یک لیست مرتب از برنامه ی کارها با دادن نظم و اولویت به آن ها، تاثیر شگرفی در نتایج کارهای شما خواهد داشت. تفاوتی ندارد برای این کار از یک دفترچه ی منحصر به‌فرد استفاده کنید، در یادداشت های تلفن همراهتان آن ها را نگه دارید یا از برنامه های کامپیوتری و تحت وب برای این کار استفاده کنید. در هر صورت با یادداشت کردن کارها و اولویت بندی آن ها به ذهن خودتان نظم می بخشید و تکلیف زمان خودتان را می دانید.

روش های اولویت بندی کارها

حال به سراغ روش های اولویت بندی کارها می رویم. به طور کلی کارها در یکی از چهار گزینه ی زیر جای میگیرند و میتوانید با تهیه ی یک لیست ساده از پس اولویت بندی آن ها برآیید. گزینه ها به این صورت هستند:

1. اولویت بالا و باید انجام شود
2. اولویت پایین و به بعد موکول شود
3. قابل تفویض به دیگری است
4. می تواند حذف شود

با این بخش بندی و با حذف موارد اضافه و تفویض موارد غیرضروری لیست خودتان را خلوت کنید و با انجام مرتب کارهایی با اولویت بالا تر، به سراغ مواردی با اولویت کم تر بروید. در این بین اگر برخی کارها به صورت نصفه انجام شده اند و زمان اندکی برای تکمیل آن ها مانده است، می توانید ابتدا آن ها را انجام دهید و لیست خود را سبک کنید. شاید باورش سخت باشد اما نوشتن لیست مانند طی کردن نیمی از راه است و بار مسئولیت شما را سبک میکند. کارهایی که همیشه در لیست امور خود در ذهن داشتید و هرگز موفق به انجام آن نشدید خود بخشی از مشغولیت فکری شماست که بدون اینکه بدانید انرژی شما را کاهش می دهد. لذا این امور را به لیست دیگری منتقل کنید. لیستی که جدا از لیست امور روزانه بوده و در اولویت های اصلی شما نیست. و اما اصول و روش های تخصصی که برای اولویت بندی کارها می توانید به کار گیرید را در 6 مورد زیر مرور میکنیم.

روش ماتریس آیزنهاور یا ماتریس اهمیت/ضرورت

در این روش ماتریس آیزنهاور بر اساس ضرورت و اهمیت کارها، آن ها را دسته بندی میکنیم. به ماتریس زیر دقت کنید.

	ضروری	غیرضروری
اهمیت بالا	مهم و ضروری	مهم و غیرضروری
اهمیت پایین	کم اهمیت و ضروری	کم اهمیت و غیرضروری

خب طبیعتا در ابتدا کارهایی را در اولویت قرار می دهیم که ضروری و مهم هستند. بعد به سراغ کارهای مهم و غیرضروری میرویم که انجام دادن آن ها تاثیر زیادی در پیشبرد برنامه مان دارد. در این بین کارهایی وجود دارند که در درازمدت تاثیر و ارزش بالایی را در بر می گیرند، اما در حال حاضر و در صورت انجام نشدن، ضرری متوجه ما نمی شود. مثل عاداتی از جمله مطالعه یا ورزش که شاید در روز زمان کوتاهی را از ما بگیرند و در صورت انجام نشدن آسیبی را مشاهده نکنیم، اما اگر انجام بشوند، در مدت طولانی آثار ارزشمندی به جای میگذارند.

سپس کارهای کم اهمیت و ضروری را انجام میدهیم. این لیست شامل کارهایی است که می تواند به کسی دیگر تفویض شود. این دسته از کارها به دلیل کم اهمیت بودن می توانند در زمان کوتاه تری توسط خودتان یا فردی دیگر انجام شوند. و در نهایت به سراغ کارهایی می رویم که نه مهم هستند و نه ضروری. در این روش باید با خودمان صادق باشیم و کارها را بر اساس واقعیت ارزششان دسته بندی کنیم. این راهکار را برای شرایطی که کاری بسیار زیادی برای انجام داریم استفاده میکنیم.

روش اولویت بندی نسبی

اولویت بندی نسبی یعنی چیدن کارها بر اساس اولویت، به طوری که هر کار با توجه به میزان اهمیتش یک شماره ی منحصربفرد داشته باشد. مثلا ده کار را از شماره ی یک تا ده مرتب میکنیم و شماره اولویت کار را با مقایسه ی اهمیت آن کار نسبت به سایر امور تعیین میکنیم. در این روش می توانیم کارهای بزرگتر را به موارد ریزتر و جزئی تر هم تقسیم کنیم. در این حالت روند پیشبرد برنامه ریزی امیدبخش تر و روشن تر می شود.

لیست روزانه

با توجه به اینکه برنامه ی روزانه ی شما ایستا یا پویا ست میتوانید اولویت بندی کارهایتان را مرتب کنید اگر برنامه ی روزانه شما به صورت ثابت و تکراری است، می توانید کارها را با توجه به اولویت کلی بچینید و برنامه ریزی کنید. اگر برنامه کارهای روزانه تان متفاوت است باید برای هر روز به صورت مجزا یک لیست جدید آماده کنید. بهتر است برای داشتن حس رضایت و امیدواری، زمان انجام هر کار را طولانی تر از حد تخمین بزنید و تعداد کارهای کمتری در روز برای خود در نظر بگیرید. و از تعدد کارهایی که نیمی از آن ها انجام نمی شوند و به روز بعد موکول می گردند اجتناب کنید. 

روش MIT یا Most Important Tasks

در این روش بین یک الی سه کار را در اولویت اصلی قرار میدهیم و بقیه کارها را به عنوان جایزه ی روزانه به برنامه اضافه میکنیم و تنها در صورتی که زمان کافی داشتیم آن ها را انجام می دهیم. در این روش یک روزِ کارآمد روزی است که همان یک الی سه هدف اصلی به انجام برسند.

تمرکز تنها بر روی یک کار

این روش به ما کمک میکند که خط سیر افکار و رویکرد کارهای روزانه ی خود را مطابق یک کار اصلی قالب بندی کنیم. ما یک کار ویژه را در نظر میگیریم و طبق آن جلو می رویم. در این متد از حواس پرتی ها و اتلاف وقت های بیجا جلوگیری میکنیم. کمی سختگیرانه است اما دستِ کم برای برخی از روزها به کارمان می آید.

قانون 20 درصد

طبق قانون پارتو 80 درصد از نتایجِ مطلوب تنها با انجام 20 درصد از امور رخ می دهند. پس در نتیجه باید به دنبال یافتن بیست درصد کارهای برتر و با اولویت بیشتر باشیم. کمی جدی و بی رحم از بین انبوه کارهای روزانه تان تنها سه مورد را انتخاب کنید و سپس یکی از آن ها را به عنوان اصلی ترین مورد اتخاذ کنید. باور کنید با این روش میتوانید نتایج بهتری را از کارتان بگیرید. رفته رفته با تکرار مداوم این روش ها، بهترین روشِ اولویت بندی کارها را برای هر زمانی نسبت به سبک زندگی و برنامه های خود پیدا می کنید.

برای هر کدام از کارها، در هر روشی که اتخاذ میکنید، زمانی کمی بیشتر از زمان اجرای کار را حدودی تخمین بزنید و هر کاری را که شروع میکنید کامل انجام دهید. هنگامی که هر کار را به اتمام می رسانید و بعد به سراغ کار بعدی میروید، میبینید که تعدادی از کارها در لیست اولویت بندیتان خط میخورند و این حس بهتری برای انجام ادامه ی برنامه ریزی به شما میدهد. نکته ی مهمی که در این جا باید در نظر بگیریم این است که هر برنامه ی سختگیرانه ای منجر به شکست می شود. چرا که با یک برنامه ی سخت و بدون تنفس خسته میشویم و دیگر توان ادامه ی کار را نداریم. پس بهتر است که کارهای مشابه را پشت سر هم در لیست نگذاریم و اولویت بندیِ پراکنده تری را در نظر داشته باشیم. یا اینکه در بین کارهای اساسی زمانی را به استراحت اختصاص دهیم.

برخی از افراد در اولویت بندی خود ابتدا کارهای مورد علاقه شان را قرار می دهند و سپس با انرژی کمتر به سراغ کارهای اجباری می روند. یادتان باشد اگر ابتدا کارهای سخت تر و اجباری را انجام دهید. در ادامه با کاهش انرژی در انجام کارهای مورد علاقه تان کمتر دچار ضعف می شوید. و احتمال اینکه کارهای اجباری را به تعویق بیندازید کاهش پیدا میکند. یادتان باشد لیست اولویت بندی کارهای خود را جایی قرار دهید که جلوی چشمتان باشد. مثلا توی دفترچه ای روی میز کارتان یا روی برچسب های یادداشتی که جلوی دیدتان در محل کارتان می چسبانید، یا روی گوشی و کامپیوترتان، قسمتی که در طول روز در معرض دیدتان است. و هر کار را که انجام می دهید روی آن خط بکشید. در لیست اولویت بندی کارها می توانید برای انجامِ کارهای سخت، ضروری و اجباری برای خودتان جایزه در نظر بگیرید. جایزه را می توانید به صورت استراحت یا یکی از کارهای مورد علاقه تان که در لیست اولویت بالایی ندارد، در نظر بگیرید.

در پایان این نکته را به ذهن بسپارید که اولویت بندی کارها کاملا به شخصیت، سبک زندگی و صداقت شما بستگی دارد. لذا با نهایت صداقت و شفافیت ابتدا لیست امور خود را تدوین کنید و سپس اولویت بندی را بدون تعصب و بدون در نظر داشتن اولویت علاقه مندی در نظر بگیرید. به طور کلی داشتن اولویت بندی در کارها می تواند روی جنبه های مختلف شخصیتی شما نیز اثرگذار باشد و تا حدی سبک زندگی شما را متاثر کند. پس رابطه ی بین ویژگی های شخصیتی و سبک زندگی شما با داشتن اولویت بندی در کارهایتان یک رابطه ی دو سویه ایجاد می کند. و آثار این حرکت مثبت را با گذر زمان هر چه بیشتر حس خواهید کرد.