استفاده از متد اسکرام در مدیریت تیم بازاریابی

متد اسکرام چیست ؟ اگر عضوی از یک تیم بازاریابی باشید می‌دانید که چقدر سخت است که پروژه‌هایتان را مدیریت کنید و به اهداف از قبل تعیین شده‌تان برسید. بخش فروش نیاز به سرنخ‌های جدید دارد، کمپین ویدیویی که باید آماده می‌کردید خیلی از برنامه عقب است و صفحه‌های فرود وب سایت شما خیلی وقت است که باید به‌روز شوند. چطور همه اینها را مدیریت می‌کنید؟

با متد اسکرام چابک شوید!

اینجاست که بازاریابی چابک به کمک شما می‌آید. چابک یا (Agile) روشی در مدیریت پروژه است که بیشتر برای پروژ‌ه‌های توسعه نرم‌افزار از آن استفاده می‌شود. این روش به تیم‌ها کمک می‌کند پروژه‌هایی ارزشمندتر تعریف و تلاش‌های خود را روی آن‌ها متمرکز کنند. این روش بر پایه  برنامه‌ریزی تطبیقی، تحویل سریع کار و پیشرفت مداوم بنا شده، و می‌تواند به تیم‌های بازاریابی کمک کند تا سرعت، کیفیت، انعطاف‌پذیری و تاثیرگذاری خود را تا حد زیادی بهبود بخشند.

بازاریابی چابک را می‌توان اینگونه تعریف کرد: گروهی از تیمها که حول یک پرسش محوری شکل گرفته‌اند: ” چطور می‌توانیم به بهترین نحو ارزش به مشتریان‌ ارائه کنیم؟”

در این مطلب به شما نشان می‌دهیم که چطور قواعد روش‌های چابک و اسکرام به شما کمک می‌کنند که به کلافگی‌‌های روند بازاریابی خود پایان دهید، گردش کار خود را بسیار ساده‌تر کنید و از تلاشهایتان بیشترین نتیجه را بگیرید.

متد اسکرام چیست؟

متد اسکرام (scrum) یکی از محبوب‌ترین چارچوب‌ها برای به‌کارگیری قواعد روش چابک است. مانند خود روش چابک، اسکرام هم در ابتدا برای تیم‌های  توسعه نرم‌افزار طراحی شد، اما همچنین برای ارائه استراتژی‌های بازاریابی دیجیتالی خلاق نیز بسیار کارامد است.

ایده به‌وجود آوردنده روش اسکرام بر اساس تیم‌های خود-سازمانده و توانمندی آنها در یادگیری و تطبیق‌پذیری بوده است. این روش به تیم‌ها کمک می‌کند متمرکز شوند و اولویت‌بندی کنند و همزمان این روش انعطاف کافی  دارد که واکنش سریع به شرایط نشان دهد.

قواعد متد اسکرام

اطلاعات و مطالب زیادی درباره متد اسکرام وجود دارد و شما می‌توانید ماه‌ها وقت بگذارید و چندین کتاب درباره این موضوع بخوانید. اما به‌طور کلی سه قاعده مهم وجود دارد که حتما باید به آنها اشاره شود:

خود‌‌سازماندهی

روش‌های چابک و اسکرام هر دو برای تیم‌های امروز هستند. تیم‌هایی که با استفاده از خود-سازماندهی موفق‌ترند و می‌توانند ارزشهای بیشتری عرضه کنند. خود-سازماندهی، به خرید بیشتر سهام شرکت توسط کارکنان، و تعهد بیشتر اعضای تیم به اهداف می‌انجامد، چون این خود آنها هستند که اهداف را برای خودشان تعریف می‌کنند.

چارچوب‌بندی زمان

همه ما برای کارهایمان سررسید داریم، و می‌خواهیم سریعتر حرکت کنیم و کارهای بیشتری را به انجام برسانیم. به همین دلیل زمان در متد اسکرام یک چارچوب محدود دارد. تقریبا در تمام عناصر روش اسکرام راهنماها و محدودیت‌هایی برای زمان بندی پروژه وجود دارد.

پیشرفت مداوم

عالی نبود اگر تیم شما در کاری که انجام می‌دهند و چگونگی انجام آن، هر هفته بهتر از قبل می‌شدند؟ در این روش می‌توانید اطمینان داشته باشید که تیم شما مرتب و به‌ طور سیستماتیک، روند گردش کار خود را بهبود می‌بخشد.

تعاریف و اصطلاحات مهم متد اسکرام

قبل از اینکه این مبحث را ادامه دهیم باید اول مطمئن شویم تعاریفمان از اصطلاحات و واژه‌های روش اسکرام برای پروژه‌های بازاریابی یکی‌ است.

 Backlog

فهرست تمام کارهایی که از طرف مشتری سفارش داده شده، و یا تیم بازاریابی آنها را برای دستیابی به اهداف خود ایجاد کرده است. تمام کمپین‌های شبکه‌های اجتماعی، محتوای بلاگ، مقالات سفید، اینفوگرافیک‌ها، کتابهای الکترونیکی، و به‌طور کلی هرچیزی که تیم بازاریابی باید در زمان مشخصی انجام دهد و آماده کند از backlog  می‌آید.

Sprint

یک دوره زمانی‌ست که از قبل تعیین، و برای انجام کارهای انتخاب شده از backlog انتخاب می‌شود. این زمان معمولا یک تا دوهفته است.

جلسات روزانه ایستاده

جلسات کوتاهی هستند که در آنهااطلاعات  اعضای تیم درباره موقعیت پروژه به‌روز می‌گردد. مثلا اینکه دیروز چه کارهایی انجام شده، چه مواردی به کار بیشتر نیاز دارد، و امروز چه کارهایی باید انجام شود. این جلسات کمک می‌کنند تا اگر مانعی در روند گردش کار وجود دارد بتوان آن را سریع شناسایی و حل کرد.

مرور گذشته

دوره بررسی است که در پایان هر sprint  اتفاق میفتد. این بررسی به شما کمک می‌کند که به روند sprint قبل، عمیق فکر کنید و برای بهبود بخشیدن به این روند، مشکلات را شناسایی و رفع کنید.

صاحب پروژه

آن عضو از تیم است که تصمیم می‌گیرد چه کارهایی باید در backlog  و sprint قرار بگیرد.

Scrum Master

کسی که روند اسکرام را درون یک تیم به اجرا می‌گذارد و پیش می‌برد.

گردش کار

حالا نگاهی جامع و کلی به روند گردش کار خواهیم داشت، و بعد با جزییات توضیح می‌دهیم که شما چگونه می‌توانید این روند را برای تیم خود اجرا کنید.

۱- مدت زمان یک sprint را مشخص کنید. این زمان نباید کمتر از یک هفته، یا بیشتر از چهار هفته باشد. شما می‌توانید این مدت زمانی را در آینده، و بعد از اینکه فهمیدید سرعت کاری تیم شما چقدر است، تغییر دهید.

۲- بک‌لاگ ایجاد کنید. همه کمپین‌های بازاریابی، کارها، و حتی ایده‌هایی که شاید در آینده اجرا شوند را در backlog قرار دهید.

۳- برای sprint برنامه‌ریزی کنید. تمام پروژه‌ها و کارهایی که باید تا پایان زمان اولین sprint  انجام شوند را در یک برنامه مشخص بگنجانید.

۴- جلسات ایستاده روزانه برگزار کنید. برای اینکه همیشه آخرین موقعیت پروژه را با اعضای تیم درمیان بگذارید، و هرگاه مانعی سر راه پیش آمد، سریع آن را برطرف کنید، حتما این جلسات روزانه را برگزار کنید. این جلسه‌ها باید در زمانی کمتر از ۱۵ دقیقه برگزار شوند.

۵- sprint را بررسی کنید. پس از پایان هر sprint، برای شناسایی پیشرفت‌هایی که در روند پروژ‌ه داشته‌اید و می‌خواهید از آنها در sprint بعدی هم استفاده کنید، کارهای انجام شده در sprint  قبل، و همچنین کارهایی که در برنامه وجود داشته ولی ناتمام مانده  را بررسی کنید، واگر لازم بود نتیجه این بررسی‌ها را با مشتری هم درمیان بگذارید.

وقت کار است

خب دیگر تئوری بس است! بیایید ببینیم که چطور می‌توانید متد اسکرام را در تیمتان به کار بگیرید، تا بهره‌وری را افزایش داده و بیشتر نتیجه بگیرید. شما همه این کارها را می‌توانید با استفاده از کاغذهای یادداشت چسبان روی یک تخته وایت‌برد انجام بدهید، اما ما می‌خواهیم به شما نشان دهیم که چطور از تسکولو برای انجام همه این کارها استفاده کنید. شما با تسکولو می‌توانید به راحتی backlog, sprint, جلسات روزانه و بررسی‌های sprint را مدیریت کنید.

در مرحله اول باید یک پروژه در تسکولو بسازید.

Backlog

همه ما نیاز به جایی داریم که ایده‌ها، و کارهایی که باید در آینده انجام دهیم را در آن نگه داریم. Backlog دقیقا همین است. مهمترین چیزی که باید درباره Backlog  بدانید اینست که اگر به آنها رسیدگی نکنید و خیلی زود آنها را تمیز و مرتب نکنید به سرعت کنترلشان از دست شما خارج می‌شود و کاملا بی‌استفاده خواهند شد. اگر مدام ایده‌های جدید اضافه کنید، ولی ایده‌های قدیمی که قرار نیست اجرا شوند را دور نریزید، بعد از مدتی این فهرست آنقدر طولانی خواهد شد که حتی نگاه کردن به آن باعث خواهد شد سرتان درد بگیرد.

برای جلوگیری از این اتفاق، نکاتی هست که باید رعایت کنید:

• به هرکدام از ایده‌ها بر اساس ارزشی که برای شرکت یا مشتری می‌آورد، یک برچسب رنگی اختصاص دهید. مثلا یک رنگ برای قابل توجه، رنگ دیگر برای مهم، و غیره
• روی ایده‌ها باتوجه به میزان کار و زمان مورد نیاز برای پیاده سازی آنها تگ‌گذاری کنید: پروژه، کار، پروژه طولانی.
• تعداد ایده‌هایی که در backlog نگه می‌دارید را محدود کنید و نگذارید این تعداد از میزان مشخصی بیشتر بشود.
• هر ایده‌ای را در backlog  نگذارید: بعضی ایده‌ها هیچوقت نباید اجرا شوند. معمولا صاحب محصول، کسی است که تصمیم می‌گیرد کدام ایده‌ها به ‌backlog منتقل شوند و کدام ایده‌ها کنار گذاشته شوند.

‌Sprint

حالا زمان برنامه‌ریزی برای sprintها رسیده است. یک جلسه برای تصمیم‌گیری درباره مدت زمان ‌sprint ها برگزار کنید. حتما همه اعضای تیم باید در این جلسه شرکت کنند. اولین و مهمترین کار تعیین طول زمانی هر sprint  است. این مدت زمانی معمولا بین یک تا سه هفته است. اگر کمتر از یک هفته باشد مخارجتان از آنچه پیش‌بینی کرده‌اید بیشتر می‌شود و همچنین مجبور می‌شوید جلسات زیادی برگزار کنید. اگر بیشتر سه هفته باشد برنامه‌ریزی برای آن سخت خواهد شد. اگر تازه می‌خواهید شروع به استفاده از متد اسکرام کنید بهتر است با sprintهای نسبتا طولانی کار را آغاز کنید، تا حجم کار ناگهان کلافه‌تان نکند، و بعد وقتی در این روند تجربه بیشتری پیدا کردید می‌توانید زمان sprintها را کوتاه‌تر کنید.

مرحله بعد تعیین کارهایی‌ست که باید در طول این sprint انجام دهید. فقط کافیست تا به backlog  خود مراجعه کنید، و کارهایی که از یک سو  بیشترین ارزش را دارند، و از سوی دیگر در آن دوره زمانی (sprint) که درنظر گرفته‌اید می‌توانید آنها را به انجام برسانید را انتخاب کنید. همانطور که کارهای داخل backlog را می بینید، تلاش کنید تا میزان زمان مورد نیاز برای انجام آنها را براورد کنید، و زمان براورد خود رادر قسمت توضیحات کار یادداشت نمایید. احتمالا براوردهای شما در ابتدا کمی اشتباه خواهند بود که البته این کاملا قابل پیش‌بینی است. بهترین کار این است که از امکان ثبت زمان در تسکولو استفاده کنید، و در پایان زمان واقعی صرف شده روی هر کار را با براورد اولیه خود مقایسه نمایید. بعد از گذشت چند sprint می‌توانید مطمئن باشید که براوردهای زمانی شما بسیار به واقعیت نزدیکتر خواهند شد.

شما باید از خودتان سؤال کنید،« آیا می‌توانم این کار را در یک sprint انجام بدهم؟» اگر نمی‌توانید به این سؤال پاسخ دهید، معنیش این است که کار مورد نظر شما واضح و مشخص تعریف نشده، و قبل از ادامه کار باید زمانی صرف کنید و محدوده کار را به درستی مشخص نمایید. اگر جواب شما به آن سؤال منفی‌ست، باید کار را به چند کار کوچک‌تر تقسیم کنید تا انجام آنها در یک sprint مقدور باشد.

با همین روش به انجام کار ادامه دهید و کارها را از backlog به sprint منتقل کنید، تا جایی که احساس کنید برای آن دوره از کل توان تیمتان استفاده کرده‌اید. فراموش نکنید که هرکدام از کارها را به یکی از اعضای تیمتان واگذار کنید، و مطمئن شوید که همه اعضای تیم مسئولیت‌هایشان را در طول یک sprint می‌دانند. بعد از انجام این کار، دوباره کارهایی که به افراد مختلف واگذار کرده‌اید را مرور کنید، و مطمئن شوید که هرکدام از اعضای تیم در حد متعادلی کار برای انجام دادن دارد.

دو نشانه وجود دارد که مشخص می‌کند شما در برنامه‌ریزی sprint کارتان را درست انجام داده‌اید: اول اینکه همه دقیقا بدانند در طول sprint باید چه‌ کارهایی انجام دهند، و دوم اینکه همه افراد مطمئن باشند می‌توانند کارهایی که به آنها واگذار شده را تا پایان sprint تکمیل کرده و تحویل دهند.

همانطور که در تصویر بالا می‌بینید ما از بخش doing در لیست backlog برای پیگیری کارهای در حال انجام استفاده می‌کنیم. همچنین اعضای تیم ایده‌های پیشنهادی خود را در لیست Idea Pot قرار می‌دهند. صاحب محصول این ایده‌ها را بررسی می‌کند واگر ایده‌ای اجرایی شود، آن را به بخش Todo در لیست Backlog  منتقل می‌نماید. همچنین هرکدام از تیم‌‌ها صفحه‌(یا تب)‌خودشان را در پروژه دارند، تا بتوانند در صورت نیاز هرکدام از کارها را در صفحه خودشان به قسمتهای کوچکتر تقسیم کنند، و خیلی آسانتر با یکدیگر ارتباط درون‌گروهی داشته باشند.

جلسات روزانه

جلسات روزانه ایستاده فرصتی‌ست برای شما که با گرفتن گزارش از اعضای تیم، از موقعیت روز به روز پروژه آگاه شوید. زمان جلسات نباید طولانی شود ( ۱۵ دقیقه یا کمتر زمان ایده‌آلی است) و افراد باید سه مورد را در جلسه مطرح کنند:

• پیشرفت: اینکه دیروز چه کاری انجام داده‌آند
• مشکلات: برای جلو بردن کار به چه چیزی نیاز دارند، و به طور مشخص از بقیه اعضای تیم چه چیزهایی می‌خواهند.
• برنامه‌ها: امروز قرار است چه کاری انجام دهند.

اگر مانعی بر سر راه وجود دارد باید در همین جلسات مطرح، و مشکل برطرف شود. مثلا فکر کنید شما روی یک صفحه فرود کار کرده‌اید و این صفحه آماده انتشار است، و فقط طرح‌های گرافیکی آن هنوز آماده نشده.به جای اینکه این مورد را تا آخرین لحظه نزدیک شدن به زمان سررسید به تعویق بیندازید، می‌توانید در جلسه روزانه آن را مطرح کنید، و از طراح بخواهید که تا زمان باقی است این مشکل را حل کند.

نکته:‌ اگر در تیم شما اعضایی هستند که دورکاری می‌کنند، یا در دفتر دیگری کار می‌کنند، این جلسات روزانه را می‌توانید با ایجاد یک اتاق گفتگو در پروژه‌تان در تسکولو این جلسات را برگزار کنید.

بررسی

حالا به جایی رسیده‌ایم که sprint دیگر تمام شده است. وقت آن رسیده که با اعضای تیم خود جمع شوید و بررسی کنید که در طول sprint، چه کارهایی انجام شده، چه کارهایی ناتمام مانده، و مشکلات روند کاری خود را شناسایی کنید. همچنین اگر لازم است از شرکت یا مشتری خود گزارشی دریافت کنید، حالا وقتش است! راستی براورد زمانی اولیه در ابتدای برنامه‌ریزی برای sprint را که یادتان نرفته؟‌ حالا زمان آن رسیده که براورد خود را با زمان واقعی مقایسه کنید.

• کار مورد نظر را در لیست sprint باز کنید و زمان کلی صرف شده روی آن را محاسبه نمایید.
• به صفحه زمان‌های کاری تسکولو بروید، لیست sprint را از داخل بخش فیلترها انتخاب کنید و کار مورد نظرتان را بیابید. حالا می‌توانید ببینید که روی این کار مجموعا چقدر زمان صرف شده است.
• زمان صرف شده را با زمان براورد شده اولیه مقایسه کنید.
• این روند را تا چند sprint ادامه دهید، تا وقتی‌که مطمئن شوید توانایی براورد دقیق کارها برای تیم‌تان را دارید.

اصلاح و بهبود

هرچقدر هم که تیم خوبی داشته باشید، باز هم جا برای بهتر شدن هست. خوشبختانه، مهمترین هدف از برگزاری جلسات بررسی، اصلاح و بهبود مداوم روند، و کارایی تیم در طول زمان است. این جلسه توسط Scrum Master  برگزار می‌گردد و او در طول جلسه این سؤالات را از تیم می‌پرسد:

• چه مواردی در طول sprint خوب پیش رفت؟ شاید یکی از اعضای تیم شما ابزاری پیدا کرده که به او امکان داده سریعتر بخش تحلیل کلمات کلیدی (Keyword Analysis) را انجام دهد. با به اشتراک گذاشتن این تجربه مثبت، می‌توان این ابزار را به فهرست ابزارهای مورد استفاده در تیم افزود و از این طریق کارایی کل تیم را بهبود بخشید.

• چه مواردی در طول sprint خوب پیش نرفت؟ این فرصتی برای مقصر جلوه دادن بقیه نیست. بلکه فرصتی‌ست که بتوانید راه‌های بهتر و کارامدتری برای انجام دادن کارها پیدا کنید و نتایج بیشتری بگیرید.
• چه تغییراتی ایجاد کنیم تا روند را بهبود ببخشیم؟ این که بدانید چه چیزهایی خوب پیش رفته و چه مشکلاتی وجود داشته کافی نیست. باید از این نکات درس بگیرید و تغییرات ایجاد کنید تا اتفاقات خوب همیشه بیفتند و اتفاقات بد نیز متوقف شوند. مهم است که به بحث و تبادل نظر ادامه دهید تا وقتی که راه‌ حل‌های مشخصی برای هر مورد پیدا کنید.

برای افزایش کارایی، مهمترین چیز ایجاد تغییرات تدریجی و مستمر است. اگر طول sprint شما یک هفته است، هر هفته و پس از پایان هر sprint بهتر است فقط یک تغییر در روند کاری خود به وجود بیاورید. با این روش در پایان سال شما بیش از ۵۰ مورد را در کار خود بهبود داده‌اید. این بهبود‌ها زمان بیشتری را در اختیار شما قرار می‌دهند، و به تیم شما کمک می‌کنند تا بهترین خود را به نمایش بگذارند.

آخرین کلام

بیشتر تیم‌ها و شرکت‌ها نیاز به چابک شدن را احساس می‌کنند، اما نمی‌دانند چطور باید این کار انجام شود. متد اسکرام یکی از چارچوب‌هایی است که برای چابک شدن به شما کمک می‌کند، اما این پاسخی به تمام مشکلات شما نیست. حتی در هنگام شروع کار با متد اسکرام احتمالا همه‌چیز تا مدتی به‌ هم ریخته‌تر هم خواهد شد. اما اگر به میزان لازم تلاش کنید، متد اسکرام به شما کمک می‌کند که نه تنها چابک کار کنید، بلکه چابک بشوید. در روند چابک شدن هیچ روش سخت و سریع و غیرقابل تغییری وجود ندارد که آن را انتخاب کنید و بر همان اساس پیش بروید. این فرهنگی‌ست که خودتان باید بسازید و درون تیم خود آن را پروش دهید. وقتی این اتفاق بیفتد، تیم شما نتایج بیشتری تولید خواهد کرد، و شادتر، با استرس کمتر و با بهره‌وری بالاتری کار خواهد کرد. اگر تصمیم گرفتید از متد اسکرام استفاده کنید، ابتدا مطمئن شوید که همه افراد تیم با آن موافقند. وقتی شروع کردید، حداقل یک یا دو ماه به تیم خود زمان دهید که با این روش منطبق شوند، و بعد از آن تصمیم بگیرید که آیا متد اسکرام روش مناسبی برای شما هست یا نه.