اصول نگارش گزارش کار حرفه ای

آشنایی با نحوه نوشتن گزارش کار

گزارش کار عبارتی آشناست که بسیاری از افراد تصور میکنند با مفهوم آن کاملا آشنا هستند. اما خوب است بدانیم گزارش کار بسته به نوع کاربرد و استفاده ای که دارد دارای تعاریف خاص و عناصر متعدد و متفاوتی است. همچنین هر گونه از گزارش کار برخی استانداردها و ویژگی های اصولی و خاص را در بر می گیرد. با توجه به این تنوع و پیچیدگی ها با مفهوم کلی گزارش کار بیشتر آشنا می شویم. به طور کلی هر نوشته ای که به صورت شرح و بسط یک موضوع و تحلیل و تجزیه آن باشد، و هدف خاصی را دنبال کند، نوعی گزارش کار است. این شرح و تحلیل و تفسیر می تواند در هر حوزه ای از جمله علمی و خبری به رشته ی تحریر در آید. و در این نگارش ممکن است علاوه بر متنِ ارائه شده پارامترهای متعدد دیگری از جمله نمودار، جدول، لیست، دیاگرام و ... نیز ارائه شود.

هدف از گزارش کار نویسی چیست؟

نوشتن عملی است که بی شک در نوع کارکرد فیزیکی و شکل دهی جریان فکری می تواند تاثیر عمده ای بگذارد. شاید تجربه ی این را دارید که آن چه در ذهن دارید، برنامه های کاریتان و یا حتی لیست خریدتان را نوشته باشید. و قطعا از نتیجه ی این کار دریافتید که نوشتن تا چه حد اهمیت دارد. حال نوشتن گزارش کار چه فایده ای دارد؟ گزارش کار یک چهارچوب برای نوشتن فراهم میکند و هدف تمامی گزارش کارها این است که به ذهن خواننده نظم ببخشند. به طوری که مخاطب مطالب را با رویه ای مناسب و به شیوه ای مناسب دریافت کند و بتواند به درستی و به روشنی اطلاعات را دریافت کند.

کاربرد گزارش کار چیست؟

در برخی مقاطع تحصیلی و در بعضی از دروس مدرسه با تکلیفی به شکل گزارش کار آشنا می شویم. پس از آن در محیط کار از گزارش کار استفاده می کنیم. حتی در مقاطع تحصیلی دانشگاهی نیز برای بعضی از دروس و تحقیقات نیاز به گزارش کار داریم. این یعنی گزارش کار یک ابزار کاربردی در هر زمینه ای محسوب می شود. در وهله ی اول باید به خوبی مخاطب گزارش کار را در نظر بگیریم. سبک نوشتن، ترتیب مطالب و پارامترهای موجود در گزارش تابعی از جنس مخاطبی ست که برای وی مینویسیم. چرا که قرار است فرد یا افرادی را از موضوعی مطلع کند و باید خوانایی و رسایی مناسبی برای آنها داشته باشد.مخصوصا اگر فریلنسر باشید، گزارش نویسی یکی از مهارت های اصلی است که باید آن را یاد بگیرید.

گزارش کار شامل چه مطالبی است؟

یک گزارش کار می تواند یک نظر شخصی یا نتیجه ی تحقیقات جمعی باشد که به تفصیل، با تجزیه، تحلیل و رعایت نظم ارائه می شود. همچنین ممکن است تفسیر و تالیفی بر موضوعی خاص باشد و شامل نقل قول و ارجاع های متعدد گردد. گزارش کار گاهی ارزیابی حقایق و دریافت هایی است که از تحقیقات به دست آمده یا احتمالاتی که برای وقایع در نظر میگیریم و توصیه هایی که در ذهن داریم. برای نگارش هر گزارش کاری استانداردهایی وجود دارد که باید حتما رعایت شوند. این استاندارد تعیین میکند چه بخش هایی را باید در نگارشتان به خاطر داشته باشید و چه بخش هایی را نیاز نیست اضافه کنید.

گزارش نویسی حرفه ای

برای نوشتن گزارش کار حرفه ای لازم است اصول و قواعد خاصی را برای رعایت هر چه بهتر گزارش رعایت کنیم. به عنوان مثال حتما از نرم افزارهایی استفاده کنیم که امکان تایپ تمیز و صفحه بندی و شماره گزاری منظم صفحات را به ما می دهند. تصاویر، جداول و تمامی پارامترهای گزارش به شیوه ای آراسته و با شماره بندی قرار بگیرند. فهرستی از مطالبی که در گزارش وجود دارند ارائه شود و مواردی که در ادامه بیشتر با آنها آشنا می شویم. در ابتدا جنس مخاطب را در نظر میگیرم و در تمام مدت نگارش این مساله را لحاظ می کنیم. سپس چهارچوب و قواعد نگارش را به خاطر می سپاریم. حال به سراغ نگارش بخش های مختلف می رویم.

ساختار گزارش کار

چکیده: چکیده شامل توضیحات مختصری راجع به کلیت گزارش کار است. این بخش را در پایان کار و حصول نتایج می نویسیم. با این هدف که یک دید کلی به خواننده ی گزارش کار دهیم. چکیده معمولا بین نیم صفحه تا یک صفحه است.

مقدمه: در این بخش بیشتر بر این مساله تمرکز داریم که نگارش را با چه هدفی انجام میدهیم و چه نتیجه ای قرار است بگیریم. با ارائه مقدمه و خلاصه ای از برنامه های پیش رو می توانیم ذهن خواننده را به خوبی با خود همراه کنیم.

فهرست: یک فهرست در ابتدای یک گزارش کار مثل فهرست ابتدای هر کتابی یک راهنما از مسیر ارائه مطلب است و مخاطب یک دید اجمالی نسبت به روند مطالعه ی پیش رو به دست می آورد. ضمن این که یک محتوای شامل فهرست به لحاظ حرفه ای بودن با نوشته ای بدون ساختار مشخص و فهرست بسیار متفاوت است. فهرست داشتن ابهام و گنگی روند ارائه مطلب را از ذهن خواننده می زداید.

بدنه اصلی: در بدنه ی اصلی کلیه مطالب در ساختاری هدفمند و با اصولی استاندارد ارائه می شوند. در این بخش باید برخی نکات را رعایت کرد که در ذیل با آنها آشنا می شویم.

هدفمندی: مطالب دارای هدف و مسیر منظم و متناسبی هستند.

قابل فهم: با توجه به مخاطب و میزان درک وی از مطلب نگارش باید صورت بگیرد.

کلمات صحیح: از لغات، اصطلاحات و جملات مناسبی لستفاده شود. در به کار بردن اصطلاحات تخصصی نیز توجه داشته باشیم و تنها از بخشی از اصطلاحات استفاده کنیم که برای خواننده گویا باشند.

قواعد درست: نوشتن هر متنی تابع قواعد و اصول خاصی است، برای مثال یک دل نوشته یا رمان میتواند تا حدی محاوره ای باشد. اما در نگارش یک نامه ی رسمی اداری باید قواعد را سفت و سخت گرفت و اصول زیادی را برای نگارش رعایت کرد. حال آن که نگارش گزارش کار بسته به مخاطب آن باید سنجیده و درخور ارائه شود.

بخش بندی و ساختاردهی مناسب: در پاراگراف بندی و چیدمان گزارش کار باید قواعد زیبایی و خوانایی متن را رعایت کنیم. ضمن این که بر اساس موضوع هایی که در حال نگارش آن ها هستیم باید پاراگراف ها را به درستی بچینیم و دقت کافی به عمل آوریم.

تیتر و عنوان های مناسب: از تیترها و عناوینی استفاده کنیم که هم گویای بخش زیربط باشند و هم مسیر و نظم نوشتار را رعایت کنند.

ارائه مستندات: گاهی در گزارش کار اطلاعات اضافه و مستنداتی ارائه میشود. اطلاعاتی که مرتبط با موضوع ما هستند و باید برای اثبات و شرح مطلب در گزارش کار حاضر شوند. از جمله پرسشنامه، نمودار و خروجی حاصل از آزمایش، تصاویرِ مرتبط با موضوع و یا آمار، ارقام و فرمول های مربوط به موضوع.

رعایت نظم: نظم نوشتاری و ساختار شروع کار تا رسیدن به نتیجه را به طور جدی باید رعایت کنیم. چرا که بدون در نظر داشتن این نظم مسیر موضوعی خدشه دار میشود و ابهام و گنگی در ذهن مخاطب ایجاد میشود.

تاکید بر نکات و مسائل مهم: بد نیست در مواردی که مساله ای مهم در گزارش کار وجود دارد نوع نوشتار را به گونه ای در خور توجه تغییر دهیم که آن بخش بیشتر در ذهن خواننده جای بگیرد.
برای نکات مهم می توانید از علامت های"" برای ابتدا و انتهای عبارت مهم استفاده کنید، فونت نوشته را تغییر دهید و یا بخش مهم را برجسته کنید.

بازبینی و تحصیح: حتما در انتهای نگارش متن را بازبینی و اصلاح کنیم، چرا که نه تنها ایراداتِ نگارشی و املایی ممکن است در متن باشد، بلکه گاهی در بازبینی متن مسائلی جاافتاده به ذهن میرسند و یا بخش هایی که زیاده گویی بوده اند حذف می شوند. علاوه بر این تصحیح متن و ارائه ی نگارشی تمیزتر و آراسته تر نشانه ی کیفیت کار بالاتر و تخصص بیشتر ماست.

نتیجه گیری و جمع بندی متناسب:  در پایان باید بخشی به عنوان جمع بندی و نتیجه گیری قرار داشته باشد. در برخی از انواع گزارش کارها استاندارد تاکید دارد که بخشی اضافه تر به نام پیشنهاد هم بعد از این قسمت قرار گیرد. به طور کلی این قسمت از نگارش دست یافته های ما از تمامی گفته هایی است که تا پیش از این در گزارش کار آورده ایم. 

کتاب گزارش نویسی

برای نگارش گزارش کار میتوانید از کتاب گزارش نویسی استفاده کنید. در این نمونه کتاب که از نویسندگان مختلف موجود است، اصول نگارش هر گونه از گزارش کار به تفصیل بیان شده است. برای مثل نوشتن گزارش کار در حوزه های تحقیق، پایان نامه، رساله، تحقیقات بازار، فروش سازمان و ... تنها چند نمونه از انواع گزارش کار هستند. در این کتاب ها استانداردهای نوشتاری هر گزارش کار را می آموزید و به صورت جامع شیوه ی گزارش کار نویسی را یاد میگیرید.

سخن پایانی

جالب است بدانید نوشتن گزارش کار در مفهومی متفاوت خود نوعی حرفه است که در این زمان هم کارایی بسیاری دارد و هم می تواند درآمد قابل توجهی برای نگارنده ایجاد کند. در حوزه ی مدیریت و پایش بازار، همچنین بخش تحقیق و توسعه ی سازمان ها با گزارش کار نویسی بسیار سر و کار داریم. برای آشنایی بیشتر با این نوع از گزارش کار میتوانید در حوزه ی نوشتن نقشه ی کار یا Business Plan اطلاعات بیشتری به دست آورید. یا میتوانید در خصوص تهیه ی گزارش تحقیق و توسعه سازمان مطالعه کنید. برخی از رشته های تحصیلی و کاری گزارش نویسی را به طور جدی در خود جای داده اند، رشته هایی از جمله مدیریت، مهندسی صنایع، داده کاوی و مواردی از این دست که با آمار و اطلاعات و تجزیه و تحلیل آن ها مرتبط هستند.