افزایش بهره‌وری با تحلیل‌ پروژه تسکولو

در این مطلب درباره تحلیل‌ پروژه تسکولو صحبت می‌کنیم. همانطور که قبلا گفته بودیم، تسکولو امکان جدیدی برای تحلیل عددی و گرافیکی پروژه‌های شما آماده کرده است. این قابلیت، «تحلیل‌گر تسکولو» نام دارد. به عنوان مدیر پروژه می‌توانید با استفاده از تحلیل‌گر تسکولو، مدیریت عملکرد تیم خود را روزآمد کنید و بهره‌وری تیم را بسنجید. در انتهای این پست، تخفیفی یک ماهه برای خوانندگان وبلاگ در نظر گرفته‌ایم.

تحلیل‌ پروژه و مدیریت عملکرد چیست؟

تحلیل‌ پروژه چیست ؟ طی پنج سال گذشته، شرکت‌ها و سازمان‌ها در حال تغییر نحوه اندازه‌گیری، بررسی و تشویق بهره‌وری کارمندان خود بوده‌اند. امروزه، با اینکه ابزارهای تحلیل‌ پروژه و مدیریت عملکرد مستمر در همه سازمان‌ها موجود نیست، این روش‌ها به صورت گسترده‌ای در حال استفاده بوده و در حال استاندارد و شفاف شدن هستند. در سال‌های اخیر روش‌های هدف‌گذاری چابک شده و روش‌های بازخورد‌دهی، مداوم  شده‌اند. بررسی بهره‌وری نیز عمومیت بیشتری پیدا کرده و سازمان‌ها در حال پیاده‌سازی مدل‌های جدید ارزیابی و تشویق کارمندان هستند. نتایج تحقیقات اخیر نشان می‌دهد:

• مدیران به سرعت در حال بازطراحی روند‌های مدیریت خروجی و بهره‌وری هستند.
• با پیشرفت تکنولوژی، قدرت شرکت‌ها و سازمان‌ها در پیاده سازی روش‌های مدیریت عملکرد به مراتب افزایش پیدا کرده است. سازمان‌ها به شدت در حال تمرکز روی استخدام و پیاده‌سازی روش‌های مدیریت چابک و توسعه‌ای هستند.
• پیاده‌سازی روش‌های بررسی بهره‌وری تاثیر به‌سزایی روی افزایش بهره‌وری داشته: طبق آمارهای جهانی ارائه شده توسط دلویت، ۹۰٪ سازمان‌هایی که رویه‌های مدیریت عملکرد داخلی خود را طراحی یا بازطراحی کرده‌اند، به طور مستقیم در تعهد و خروجی کارمندان خود افزایش دیده‌اند، ۹۶٪ این سازمان‌ها تسهیل روند‌ها و پروسه‌های سازمانی را تجربه کرده و ۸۳٪ آنها از افزایش کیفیت ارتباطات بین کارمندان و مدیران سخن می‌گویند.

تحلیل‌ پروژه تسکولو چه کمکی به مدیران نوآور می‌کند؟

نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین تسکولو سه سال پیش با هدف افزایش بهره‌وری تیم‌ها و بهبود روند‌های مدیریتی و تسهیل روند‌ کاری شرکت‌ها ایجاد شد. طی یک سال گذشته تمرکز ما بیشتر به سمت شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ رفت و طی صحبت‌هایی که با این مشتری‌ها داشتیم، بیشتر و بیشتر به این نتیجه رسیدیم که خلاء بزرگی در زمینه گزارش‌گیری تحلیل‌ پروژه برای مدیران سازمان‌ها در زمینه پیشرفت کار، بهره‌وری کارمندان و پیدا کردن مشکلات و تنگناها در سازمان‌های ایرانی (و حتی خارجی) وجود دارد.

همه سازمان‌ها به افزایش بازدهی و بهره‌وری کارمندانشان علاقه دارند، ولی روش مناسبی برای تحلیل‌ پروژه و اندازه‌گیری آن ندارند. برای همین، خروجی پیاده‌سازی روش‌های مدیریتی جدید (مثل روش‌های چابک) و استفاده از ابزارهایی مثل تسکولو، بیشتر به صورت حسی برای مدیران قابل دیدن بود و عملا راهی برای تبدیل این خروجی به عدد و نشان دادن نتیجهٔ واقعی وجود نداشت.

هزینه‌های چند صد میلیونی برای این تغییرات، ممکن است منجر به صرفه‌جویی‌های چند میلیاردی (از طریق افزایش بهره‌وری کارمندان، بهبود روند‌های پاداش و افزایش روحیه کارمندان، کاهش و یا تقسیم‌بندی درست منابع و …) شده باشد، ولی در حقیقت، اینکه این صرفه‌جویی‌ها دقیقا در کجا ایجاد شده، مقدارش چقدر بوده و بیشترین تاثیر این تغییرات در چه بخش‌هایی بوده، همچنان از دید مدیران پنهان مانده است.

به مناسبت انتشار تحلیل‌ پروژه تسکولو، برای خوانندگان وبلاگ یک تخفیف یک ماهه در نظر گرفته‌ایم. برای دریافت آن تا آخر متن با ما باشید!

از تسکولو استفاده می‌کنید، تمامی فعالیت‌های شما روی پروژه‌ها و کارهایتان به عنوان «فعالیت» (activity) در تسکولو ذخیره می‌شود و بعدا می‌توانید روند تغییرات پروژه را در بخش فعالیت‌های پروژه در تحلیل‌گر ببینید.

تا حالا استفاده از این اطلاعات، صرفا محدود به این بوده که اطلاعات توسط شما و مورد به مورد دیده بشود و قابلیت استخراج گزارش‌های آماری از این اطلاعات وجود نداشت.

تحلیل‌ پروژه تسکولو (Taskulu Analytics) محصول جدید ماست که با ارتباط با بخش مدیریت کارها و زمان‌های کاری تسکولو، و استفاده از اطلاعات فعالیت‌ها، گزارش‌های تحلیلی زیادی را به شما می‌دهد.

در حال حاضر با تحلیل‌ پروژه تسکولو می‌توانید گزارش‌های زیر را ببینید:

۱. گزارش زمان انجام کارها در تحلیل‌ پروژه تسکولو

با گزارش زمان انجام کارهامی‌توانید متوسط، حداقل و حداکثر مدت زمانی که از زمان ایجاد کار تا زمان انجامش طول می‌کشد را پیدا کنید. این گزارش علاوه بر امکان تعریف و بررسی زمان پاسخگویی تیم (مثلا در صورتی که تیم‌تان دارد به درخواست‌های واحد‌های دیگر یا مشتریان جواب می‌دهد) می‌تواند به شما ایدهٔ خوبی از این بدهد که:

• خروجی و سرعت عملکرد اعضای تیم چطور کاهش یا افزایش پیدا کرده: برای مثال، فرهاد که سال پیش به شرکت پیوسته بود، در ابتدا ۱۰ روز طول می‌کشید تا کارها را انجام دهد، ولی با آموزش و افزایش تجربه، در حال حاضر این زمان به ۴ روز کاهش پیدا کرده.
• خروجی و سرعت عملکرد اعضای تیم در انواع مختلف کارها چگونه است: وقتی به فرهاد کارهای مرتبط با طراحی داده می‌شود، عموما این کارها را طی ۸ روز انجام می‌دهد، در حالی که سیمین همان مدل کارها را در ۳ روز انجام می‌دهد. شاید بهتر باشد بیشتر کارهای طراحی را به سیمین بدهیم و فرهاد را روی کارهای دیگر متمرکز کنیم.
• پیگیری زمان انجام کار در پروژه‌های مختلف برای بررسی SLA: اگر مشتری‌هایی دارید که با آنها برای زمان انجام کار و پاسخ‌دهی قرارداد SLA (تفاهم نامه سطح کیفی خدمات) دارید، می‌توانید از تحلیل‌ پروژه تسکولو استفاده کنید تا ببینید کارها واقعا چقدر دارند طبق مفاد SLA جلو می‌روند تا اگر مشکلی هست سریع‌تر پیدا شود و از ضررهای احتمالیِ نقض SLA جلوگیری شود.

۲. گزارش زمان سررسید

با گزارش زمان سررسید در تحلیل‌ پروژه تسکولو، می‌توان وضعیت انجام کارها در زمان مقرر شده را بررسی کرد. با این گزارش می‌توانید:

• افرادی که سرشان خیلی شلوغ‌شده و جدیدا کارهایشان به زمان سررسید کار نمی‌رسد را پیدا کنید و کار را بهتر بین تیم پخش کنید.
• ببینید به موقع انجام شدن کارها توسط افراد مختلف نسبت به نوع و بخش کاری چطور است. شاید دست فرهاد در یک سری از کارهای فنی کند است و درنتیجه نمی‌تواند کارها را در زمانی که از سمت شما اعلام شده برساند.
• ببینید کدام تیم‌ها بهتر کارهایشان را در زمان مقرر می‌رسانند و کدام تیم‌ها از برنامه‌هایشان عقب می‌مانند. برای مثال، اگر تیم حقوقی مرتبا کارهایش دیر انجام می‌شود، می‌فهمید که یا زمان‌بندی‌ها مشکل دارد و یا تیم یک مشکل داخلی/خارجی دارد که باید بررسی شود و آن مشکل شناسایی و حل شود.

۳. تحلیل‌ پروژه و گزارش پیشرفت کار

با گزارش پیشرفت کار می‌توانید ببینید پروژه‌های مختلف تا چه‌حدی پیش رفته‌اند و به کجا رسیده‌اند، و به سادگی همین گزارش را برای بخش‌های مختلف پروژه (مثلا در صفحه‌های مختلف یا لیست‌های مختلف پروژه) ببینید. شیب نمودار پیشرفت می‌تواند به شما کمک کند پیش‌بینی بهتری از زمان اتمام کارهای پروژه پیدا کنید.

در صورتی که زمان‌های کاری را ثبت می‌کنید، با گزارش زمان‌های کاری، به راحتی می‌توانید:

• زمان مفید صرف شده در پروژه‌های مختلف را در هر بازه زمانی ببینید.
• زمان مفید صرف شده توسط افراد مختلف روی پروژه‌های مختلف را ببینید.
• زمان مفید صرف شده برای انواع مختلف کارها را ببینید.

تحلیل‌ پروژه تسکولو به زودی منتشر می‌شود و فقط برای شرکت‌هایی که از طرح تجاری تسکولو استفاده می‌کنند قابل دسترس خواهد بود. گزارش‌هایی که بالا اشاره شد در نسخه اولیه تحلیل‌ پروژه تسکولو وجود دارند. ما مرتباً با بازخوردی که از شما می‌گیریم گزارش‌های جدید به تحلیل‌گر اضافه خواهیم کرد.

اگر گزارش خاصی نیاز دارید که در لیست بالا نیست، خیلی خوشحال می‌شویم از بخش پشتیبانی یا در بخش نظر‌های این پست به ما بگویید!