حقایقی درباره هدر دادن زمان در کار

هرم سازمانی شما در قرن ۲۱ چگونه است؟

اگر به مدل سازمان های استاندارد نگاه کنین، اولین چیزی که متوجه می‌شین اینه که مدل به صورت یک هرم هست که قسمت بالا نسبت به پایین باریک‌تره. دلیل اینکه پایه‌ی هرم از بالای اون گسترده‌تره اینه که در پایین هرم زنبورهای کارگر وجود دارن. تعداد مدیران نسبت به کارمندان کمتره و تعداد کمی از مدیران در بالای این سازمان وجود دارن که تصمیمات اصلی رو می‌گیرن.

از اونجایی که سازمان‌های معمولی دارای تعداد زیادی کارمندان عادی، و تعداد کمی رهبران ارشد هستن، هر دقیقه از یک روز مدیران اجرایی ارشد تاثیر بسیار زیاده پیدا می‌کنه. هر تصمیمی که مدیران سطح C  اتخاذ می‌کنن، تاثیر بسیار زیادی بر همه چیز اعم از قیمت سهام و یا وجود و عدم وجود شرکت برای زمان حال یا آینده داره.

برای همین این خیلی عجیبه که ما تمام فریادها رو سر کارمندان دون پایه می‌زنیم و اون‌ها رو تنبیه می‌کنیم در حالی که افراد  ارشد هر کاری دلشون بخواد انجام می‌دن. هیچ‌کسی به اونها نمی‌گه که سریعتر باشن. هیچ‌کس فعالیت‌های اونها رو رصد نمی‌کنه. وقتی که مدیران ارشد در اتاق کنفرانس نشستن و دارن ایده‌های کسب و کار رو با شوخی‌های دوستانه در مورد ورزش و رویدادهای جاری مخلوط می‌کنن، هیچ کسی به اونها نمی‌گه “شما دارین وقت رو تلف می‌کنین”. اما این جمله رو در طبقاتی که کارمندان عادی اونجا هستن دائم می‌شنویم.

اندازه‌گیری زمان باید چگونه باشه؟

ما در مورد مسئله زمان در کار اغلب بی‌اطلاع و دچار اشتباه هستیم. ما دائم اندازه‌ می‌گیریم که چقدر طول می‌کشه تا هر دقیقه از یک کار رو انجام بدیم، تا جایی که اندازه‌گیری اهمیتش از خود اون کار بیشتر میشه.

اما واقعیت اینه که با صرفه جویی در صدم ثانیه ‌های مدت زمان پاسخ به هر مشتری، یا دوبرابر کردن فاکتورهایی که یک شخص می‌تونه در یک ساعت پرداخت کنه، نمی‌تونیم شرکت بزرگی بسازیم. ما عصر ماشین رو پشت گذاشتیم. اما چرا هنوز به صورت احمقانه‌ای دانش پیچیده کار رو به اندازه گیری زمان هر فعالیت، حتی فعالیت‌های خلاقانه که نمی‌شه و نباید براشون زمان تعیین کرد، تقلیل می‌دیم؟

ما به خاطر تمرکز روی چیزهای کوچیک، لذت های بزرگ رو از دست می‌دیم. چه چیزی افراد رو تاثیرگذار می‌کنه؟ ارتباط ذهن اونها با قلبشونه که اونها رو مؤثر می‌کنه. سرعت، شور، خلاقیت و سعی و کوشش از همون محل-ارتباط یک فرد شاغل با منبع قدرتش- سرچشمه می‌گیره. این ارتباط مقدس همون چیزیه که اندازه‌گیری نامناسب ما اون رو نابود می‌کنه.

چه کسی می‌تونه به جایگاه بالاتر دست پیدا کنه در حالی که در همون حین داره تلاش می‌کنه که بیشتر تولید کنه، سریعتر کار کنه و مداوم تحت فشاره؟

اون سوختی که که قدرت تلاش های ما رو تامین میکنه چیه؟ در کنار هیجان ما برای کارمون و انرژی مثبتی که در تیم وجود داره، عصاره خلاقیت نقش همون سوخت رو بازی می‌کنه. و اینها دقیقا همون چیزهایی هستن که رهبران و مدیران منابع انسانی به جای شکایت از اندازه‌گیری‌های بی‌معنی که تنها هدفش تحریک  افراد به سریع‌تر کار کردنه، باید مد نظر داشته باشن. در غیر این صورت منبع قدرت می‌تونه از بین بره.

مدیریت زمان در سازمان‌های موفق چگونه است؟

برای پیشرفت در قرن ۲۱ باید “تولید برای اولین‌بار” رو کنار بگذاریم. شانزده ساله که در این مرحله هستیم. الان وقتشه که چشماتون رو باز کنین و ببینین که چه چیزی سازمان‌های متوسط رو از سازمان های بزرگ متمایز می‌کنه. در سازمان‌های بزرگ فرض می‌کنیم که افرادی که استخدام می‌‌شن این توانایی رو دارن که کار رو با تکیه بر خودشون و بهتر از اون‌چیزی که ما می‌تونیم انجام بدن.

چه چیزی سر راه هیجان تیم قرار داره و نیازهای طبیعی‌شون رو برای منافع شخصی از بین می‌بره؟ مثل شاهین همیشه بالای سرشون هستین یا مثل مجرم باهاشون رفتار می‌کنین؟ یا سر کار بیش از حد سنجش می‌کنیم. وسواس ما برای سنجش کردن و نگه‌داشتن زمان یک واکنش ترسه. ما می‌ترسیم که ممکنه کارمندامون شل کار کنن یا عالی نباشن.

اگر حقوق‌های خوبی به اونها پرداخت میشه و رفتارهای مناسبی هم باهاشون صورت می‌گیره، چرا باید چنین کاری رو انجام بدن؟

ما از مواجه شدن با آینده و رهبری کردن می‌ترسیم و درعوض مدام به پشت سر نگاه می‌کنیم و با یک دید تاریک بر تیم نظارت داریم و هر چیزی رو که ممکنه بهتر و هیجان‌انگیزتر از اهدافی باشه که به اونها محول کردیم رو ازشون سلب می‌کنیم. ما کوچکترین اعمال اونها رو اندازه‌گیری می‌کنیم و بهشون می‌گیم “می‌تونی سریع‌تر انجامش بدی”

رهبری تیم و ایجاد شوق و انگیزه در کارمندان

اگر ما به افراد یک اتاق بدیم، اونها صرف نظر از اینکه منبع قدرتشون چیه، بهش متصل می‌شن. اگر به افراد اجازه بدیم خودشون رو وقف کار کنن و در پروسه‌ی انجام کار یک چیز قدرتمند رو خلق کنن، اونها می‌تونن به اهدافشون برسن. و این راز مدیریت با صدای انسانیه. در مقابل این روش، رویکرد مدیریت با ترس هنوز هم یک روش رایج به حساب میاد.

ما خودمون، مشتریان و سهمامداران رو ناامید می‌کنیم و انگیزه اصلی هم‌تیمی‌هامون رو برای اهمیت دادن به کار در زمانی که ما اونها رو در هر لحظه اندازه‌گیری و تحریک می‌کنیم از بین می‌بریم. اگر شما افراد بالغ رو به جای افراد کم سن و سال استخدام کردین، چرا اجازه ندید که اونها کارشون رو با حداقل دخالت انجام بدن؟

برای مثال وقتی که یک لوله‌کش به خونه شما میاد و داره کارش رو انجام می‌ده شما مانعش نمی‌شین، راهنماییش نمی‌کنین و بهش فشار نمیارین که عجله کنه. چرا به لوله‌کشی که برای اولین بار به خونتون اومده و داره تمام خونه رو می‌گرده بیشتر از کسانی که در طی یک فرآیند استخدامی طراحی شده توسط خودتون و کارمنداتون، به خدمت گرفتین اعتماد دارین؟

در محل کار، ترس یک بیماری همه‌گیره و وسواس ما برای کنترل و تنظیم تمامی جنبه‌های کار، مدرک مهمی برای اثبات این قضیه‌ست. ترس باعث میشه برای اینکه مبادا کسی برای پنج دقیقه کارش رو رها کنه، ما معیارهایی رو برای هر فعالیت ایجاد کنیم. ما فراموش می‌کنیم که انسانها چطور کار می‌کنن. ما آدمها حتی برای بیدار موندن هم نیاز به استراحت روانی و تفریح داریم، چه برسه که بخوایم حواس جمع هم باقی بمونیم. ما ماشین نیستیم. ما نیاز داریم که هرازگاهی بخندیم، یا بلند بشیم و یه گشتی دوروبرمون بزنیم.

سال نو، مدیریت نو

توی سال جدید از توجه بیش از حد به زمان، که روحیه و اشتیاق آدمها رو از بین می‌بره فاصله بگیرین، و با تیمتون یک رابطه انسانی برقرار کنین.اونها شما رو شگفت زده می‌کنن و شما هم خودتون رو با قدم گذاشتن در راه استفاده از استعداد نهان رهبری‌تون شگفت‌زده می‌کنین. اگر کمی ترسناکه که یک سیستم نگه‌داشتن زمان که خیلی خوب روش اشراف دارین رو رها کنین، این سؤال رو از خودتون بپرسین: “وقتی نمی‌تونم به خودم اعتماد داشته باشم، و افرادی رو استخدام کنم که بتونم بهشون اطمینان کنم، این درباره شخصیت من چه نکته‌ای رو نشون می‌ده؟”