رایگان شروع کنید
درخواست استخدام
درخواست مشاوره
فهرست فعالیت‌ها – زمان بیشتری برای کارهای روزانه پیدا کنید
وقتی که بفهمیم وقتمان در محل کار دقیقا چطور می‌گذرد، می‌توانیم فعالیت‌های کم‌ارزش را به حداقل برسانیم یا حذف کنیم. در نتیجه، در عین اینکه می‌توانیم دفتر کار را به موقع ترک کنیم، قادریم کارهای باارزش بیشتری هم انجام بدهیم.
اما چطور می‌شود نحوه گذراندن زمان را فهمید؟ یکی از راه‌های مفید استفاده از فهرست ثبت فعالیت‌ها یا گزارش فعالیت‌ها است. در این مقاله درباره نحوه کار این روش و مزیت‌های آن صحبت می‌کنیم.
فهرست ثبت فعالیت‌ها چیست؟
فهرست ثبت فعالیت (Activity Logs؛ که با نام‌های دفتر ثبت فعالیت‌ها و گزارش فعالیت‌های کاری هم شناخته می‌شود) یک سند مکتوب از چگونگی گذراندن زمان است.
با استفاده از فهرست فعالیت‌ها می‌توانید یک تصویر دقیق از کارهایی که در طول روز انجام می‌دهید به دست آوردید و متوجه شوید چقدر زمان صرف هر کار کرده‌اید. همانطور که می‌دانید، اتکا به حافظه کافی نیست و ثبت فعالیت‌ها چشمان شما را به حقایق جدیدی درباره خودتان باز می‌کند!
فهرست ثبت فعالیت‌ها همچنین می‌تواند به شما کمک کند بفهمید که آیا مهم‌ترین کارهای خود را در زمان مناسبی از روز انجام می‌دهید یا خیر. برای مثال، اگر صبح‌ها پر انرژی‌تر و خلاق‌تر هستید، بهتر است کارهای مهم‌تر را در این بازه زمانی انجام دهید و بعد از ظهر به کارهایی بپردازید که انرژی کمتری نیاز دارند، مانند جواب دادن به ایمیل‌ها و یا تماس‌های تلفنی
از مزیت‌های دیگر ثبت فعالیت می‌توان به شناسایی فعالیت‌های غیرضروری که به شما کمکی در رسیدن به اهداف مهم‌تان نمی‌کنند، اشاره کرد. برای مثال، ممکن است زمانی که به گشت و گذار در اینترنت یا صرف قهوه عصرگاهی اختصاص می‌دهید، بیشتر از چیزی است که فکر می‌کنید. وقتی که بدانید چقدر زمان‌های مفید خود را سر این فعالیت‌ها از دست می‌دهید، می‌توانید روش کار کردن خود را طوری تغییر دهید که کارهای بی اهمیت وقت شما را نگیرند.
نکته: فهرست ثبت فعالیت‌ها را با تایم شیت اشتباه نگیرید. فهرست ثبت فعالیت‌ها برای گزارش نحوه استفاده از زمان و رهگیری مقدار زمان صرف شده روی یک وظیفه یا کار مورد استفاده قرار می‌گیرند.
چگونه فهرست فعالیت‌های خود را ثبت کنیم؟
- ابتدا یک پروژه در تسکولو بسازید. نگران نباشید ساختن پروژه در تسکولو رایگان است.
- در صفحه اول، یک لیست بسازید و عنوانش را تاریخ امروز بگذارید.
- روی علامت + کلیک کنید، یک «کار» ایجاد کنید و نام فعالیت را بنویسید (مثلا غذا دادن به گربه).
- سپس به سراغ نوشتن جزئیات فعالیت اول بروید.
- با کلیک روی نام هر فعالیت، صفحه آن باز می‌شود. می‌توانید با کلیک کردن روی «افزودن توضیحات»، جزییات فعالیت را شرح دهید.
- احساس خود را نسبت به آن فعالیت در ادامه شرح آن یا در بخش نظرها بنویسید (مثلا مضطرب، بی‌خیال، خسته، پرانرژی و …).
- ارزش یا الویت آن فعالیت را با رنگ‌ها تعیین کنید. مثلا ارزش بالا = قرمز، ارزش متوسط = نارنجی، ارزش پایین = آبی، هیچ‌کدام = بی‌رنگ. اولویت‌ها را می‌توانید بر این اساس ارزیابی کنید که یک فعالیت چقدر به شما در رسیدن به هدف‌های اصلی‌تان کمک می‌کند.
- یادتان نرود که این فعالیت را به خودتان واگذار کنید. یعنی روی «اعضا» کلیک کنید و خودتان را انتخاب کنید. این کار برای این است که بتوانید ثبت زمان را روی آن کار فعال کنید.
- حالا همه کارهایی که در طول روز کاری انجام می‌دهید را به ترتیب ثبت کنید. سعی کنید همانطوری کار کنید که در یک روز عادی کار می‌کنید.
- یک راه میانبر برای ایجاد فعالیت‌های مشابه این است که وقتی فعالیت اول را ساختید، از قسمت «تنظیمات بیشتر»، «کپی در» را انتخاب کنید و این فعالیت را در همان روز کپی کنید. سپس جزییاتی که لازم است را تغییر دهید.
فهرست ثبت فعالیت‌های شما آماده است!
هر وقت فعالیتی را شروع می‌کنید، در صفحه آن روی «ثبت زمان» کلیک کنید. وقتی فعالیت را تمام کردید، زمان‌سنج را متوقف کنید تا مدت زمان کاریتان توسط نرم افزار مدیریت کارهای تسکولو محاسبه شود.
هرگاه فعالیت جدیدی انجام دادید (از پاسخ به ایمیل گرفته تا کار روی یک گزارش، درست کردن قهوه یا معاشرت با همکاران)، آن را هم در تسکولو ثبت کنید.
در یک زمان مناسب مانند انتهای روز، به سراغ فهرست ثبت فعالیت‌هایتان بروید. در بخش «زمان‌های کاری» در ستون سمت راست پروژه، مدت زمان انجام همه کارها را می‌بینید. در این صفحه، ارزش رنگی هر کار هم دیده می‌شود. می‌توانید ارزش هر فعالیت را هم در همین ساعت روز، با توجه به کمکی که آن کار به شما در رسیدن به اهدافتان می‌کند، مشخص کنید.
راستی امروز برای کارهای باارزش بیشتر وقت گذاشته‌اید یا کارهای کم‌ارزش؟
با کمک فهرست ثبت فعالیت‌ها با خودتان بیشتر آشنا شوید
بعد از چند روز که زمان‌هایتان را یادداشت کردید، فهرست ثبت فعالیت‌هایتان را تحلیل کنید. به احتمال خیلی زیاد از مقدار زمانی که روی کارهای کم ارزش صرف می‌کنید احساس خطر خواهید کرد.
ممکن است ببینید در بخش‌هایی از روز پر انرژی‌تر هستید و در زمان‌های دیگر، بی‌انرژی. این تفاوت‌ها ممکن است به عواملی مانند حس و حال شما، استراحت‌هایتان، زمان و نوع تغذیه و کاری که دارید انجام می‌دهید، بستگی داشته باشد.
بعد از اینکه فهرست ثبت فعالیت‌هایتان را تحلیل کردید، می‌توانید از پیشنهادهای زیر استفاده کنید و بهره‌وری خود را افزایش دهید:
۱. کارهایی که جزء وظایف شما نیستند و یا در رسیدن به اهداف به شما کمک نمی‌کنند را حذف کنید یا به افراد دیگری واگذار کنید. ممکن است شخص دیگری در سازمان باید این کارها را انجام دهد (احتمالا کسی با رده پایین‌تر). همچنین فعالیت‌های شخصی مثل ارسال ایمیل‌های غیر کاری یا گشت و گذار در اینترنت در این دسته قرار می‌گیرند.
۲. چالش برانگیزترین کارهایتان را برای زمان‌هایی برنامه‌ریزی کنید که انرژی‌تان در بالاترین سطح خودش قرار دارد. به این ترتیب، کیفیت کارتان بهتر می‌شود و زمان کمتری صرف آن می‌کنید.
۳. تا جایی که می‌توانید وظایف مختلف را همزمان پیش نبرید و به اصطلاح «از این شاخه به آن شاخه نپرید». برای مثال، می‌توانید تنها ساعت‌های مشخصی در روز به ایمیل‌ها پاسخ دهید، یا هر هفته در زمان مشخصی تمام فاکتورها را تایید کنید؟
۴. مقدار زمانی که روی فعالیت‌های شخصی مثل دم کردن چای صرف می‌کنید را کاهش دهید. (این نوع کارها را می‌توان بین اعضای تیم چرخشی کرد. این کار هم باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود و هم به تقویت روحیه تیمی کمک می‌کند.)
نکته: گاهی اوقات، گذراندن زمان بیش از حد روی فعالیت‌های کم ارزش یا کم اولویت می‌تواند نشانه‌ای از به تعویق انداختن باشد. برای غلبه بر این مشکل، مقاله «۳ قدم برای توقف به تعویق انداختن کارها» را بخوانید.
نتیجه‌گیری
فهرست ثبت فعالیت‌ها ابزار مفیدی برای تحلیل نحوه استفاده از زمان است. این ابزار به شما کمک می‌کند تا مواردی مثل تغییر سطح انرژی و بهرهوریتان در طول روز را پیگیری کنید و همچنین فعالیت‌هایی که زمان را هدر می‌دهند حذف کنید و از این راه بازدهی بیشتری داشته باشید.
وقتی که فهرست ثبت فعالیت‌هایتان را تحلیل کردید، می‌توانید بهرهوریتان را با این کارها افزایش دهید:
- حذف یا واگذار کردن فعالیت‌های کم‌ارزش و با الویت پایین
- برنامه‌ریزی برای انجام وظایف دشوارتر در مقاطعی از روز که انرژی بیشتری دارید
- به حداقل رساندن کارهای همزمان و جابه‌جایی بین کارهای مختلف
- کاهش دادن زمان صرف شده روی فعالیت‌های شخصی
