ماتریس آیزنهاور چیست؟ اهمیت اولویت بندی کارها

ماتریس مدیریت زمان آیزنهاور

ماتریس آیزنهاور چیست ؟ مدیریت زمان پروژه و برنامه ریزی صحیح در دنیای مدرن مسئله ای غیر قابل انکار است و اهمیت آن بر هیچ کس پوشیده نیست. شاید شما هم با این سوال مواجه شده باشید که چگونه برخی از افراد به موقع کارهای خود را انجام می دهند و مسئله کمبود زمان برای شان بی معنا می باشد، حال آنکه شما همیشه وقت کم دارید و هرگز امور مورد نظرتان را به موقع به پایان نمی رسانید. شاید تصور کنید که این افراد کار زیادی برای انجام دادن ندارند و مانند شما پرمشغله نیستند. باید بدانید که این گروه از افراد زمان خود را به بهترین نحو ممکن مدیریت می کنند و به عبارت دیگر با مهارت های مدیریت زمان آشنایی دارند. مدیریت زمان بهبود توانایی عملکردی و بازدهی بیشتر امور کمک می کند. مدیریت زمان یک هنر ارزشمند است که به تسهیل امور و پیشبرد آنها بدون ایجاد استرس و نگرانی بابت کمبود زمان کمک می کند. در این مقاله قصد داریم اطلاعات بیشتری را در اختیار شما قرار دهیم تا برای همیشه با مسئله کمبود وقت و بی برنامه گی خداحافظی کنید.

اهمیت مدیریت زمان در سازمان

منظور از مدیریت زمان استفاده بهینه از وقت و انجام امور به شیوه کاملاً مثبت است. به عبارت ساده تر افرادی که به خوبی زمان خود را مدیریت می کنند بازدهی بهتر و بیشتری دارند و نتایج کاملا رضایت بخشی را به وجود می آورند. این گروه از افراد کاردان به اولویت بندی امور و کنار گذاشتن مسائل کم اهمیت می پردازند زیرا تفاوت مسائل مهم و فوری با امور معمولی را درک نموده اند. اجازه بدهید با ذکر یک مثال این موضوع را بیشتر توضیح دهیم. تصور کنید که موبایل شما در حال زنگ خوردن است و همزمان در حال خواندن ایمیل یا پست های خنده دار اینستاگرام هستید. کاملا مشخص است که پاسخ دادن به گوشی تلفن تان یک امر فوری و خواندن ایمیل ها یک مسئله کاملاً غیر ضروری است. هنگامی که شما با مسئله تمایز گذاری بین کارهای مهم و غیر مهم آشنا می شوید می توانید به اولویت ‌بندی امور خود بپردازید تا زمان لازم برای انجام دادن همه آنها را در اختیار داشته باشید. در دنیای مدرن و پر مشغله فعلی و مدیریت زمان یکی از رموز اصلی موفقیت محسوب می‌ شود و در صورتی که شما از این عامل کلیدی غافل شده باشید قافیه را باخته اید. یکی از ابزارهای مهم برای اولویت بندی امور کاری ماتریس آیزنهاور است که استفاده از آن و نتیجه ای که به دنبال دارد کاملا شما را شگفت زده خواهد کرد.

برنامه ماتریس آیزنهاور چیست ؟

دوایت آیزنهاور یکی از ژنرال های پرافتخار جنگ جهانی دوم و سی و چهارمین رئیس جمهور کاملاً موفقی است که تاکنون آمریکا به خود دیده است. آیزنهاور برجسته ترین فردی است که می ‌توانید تصور کنید زیرا توانایی و بازدهی او و تیمش حیرت انگیز بود. به همین دلیل مدیران و رهبران و همچنین اکثر افرادی که قصد دارند به موفقیت دست پیدا کنند به بررسی و مطالعه روش های مدیریت زمان آیزنهاور می ‌پردازند. معروف ترین استراتژی او ماتریس آیزنهاور یا جعبه آیزنهاور نام دارد که یک ابزار ساده تصمیم‌ گیری و اثر بخشی بیشتر است. راهکار آیزنهاور برای اولویت بندی امور و انجام آنها بسیار ساده و در عین حال حیاتی است. با استفاده از ماتریس آیزنهاور می توانید کارهای خود را بر اساس چهار اولویت مهم تفکیک کنید:

•  کارهای فوری و مهم که باید فورا انجام شوند.
•  کارهای مهم اما غیر فوری که می ‌توانید بعدا انجام دهید.
•  کارهای فوری اما غیر مهم که می توانید به دیگران محول کنید.
•  کارهای معمولی که می توانید آنها را حذف نمایید.

نکته فوق العاده ای که در ارتباط با این ماتریس وجود دارد این است که کاربرد گسترده آن باعث شده قابلیت استفاده برای برنامه های مختلف را داشته باشد.

تفاوت کارهای مهم و فوری در ماتریس آیزنهاور

 منظور از کارهای فوری آن دسته از اموری است که باید به آنها واکنش نشان دهید مانند پاسخ دادن به ایمیل یا تلفن اما کارهای مهم شامل مواردی است که اهداف، ارزش ها و آرمان های بلند مدت را دنبال می ‌کنند. تفکیک این دو مقوله به ظاهر ساده اما در واقع دشوار است. با این حال جای هیچ گونه نگرانی وجود ندارد زیرا ماتریس آیزنهاور با ارائه یک چارچوب کلی و مشخص به شما برای تصمیم گیری صحیح کمک خواهد کرد. به طور کلی برای انجام هرچه سریع تر امور باید به حذف موارد غیر ضروری بپردازید. با حذف این کارها شما زمان لازم برای انجام دادن اولویت ها را در اختیار خواهید داشت. پس از انجام اولین اولویت می توانید به سراغ اولویت بعدی بروید. متاسفانه در اکثر موارد ما از اهمیت مدیریت زمان و اولویت بندی امور غافل می شویم و در چشم به هم زدن زمان را از دست می دهیم. آنچه که باعث محبوبیت روزافزون ماتریس آیزنهاور شده این است که ذهن مخاطب را با این سوال به چالش می‌ کشد که آیا واقعا انجام دادن کار مورد نظرش ضرورت دارد یا خیر؟

بازدهی بیشتر با برنامه ماتریس آیزنهاور

 به منظور بهره وری بیشتر و مدیریت بهتر زمان از برنامه ماتریس آیزنهاور استفاده کنید و رئیس خود را شگفت زده نمایید. برای دستیابی به چنین هدفی باید مراحل زیر را سپری کنید:

• اولین کاری که باید انجام بدهید شناخت اهداف است. سعی کنید ابتدا هدف از انجام کار مورد نظر خود را بدانید و یک مرجع عالی برای اولویت گذاری داشته باشید. پس از مشخص کردن اهداف خود سعی کنید در صورت امکان آن را به چند بخش تقسیم نمایید و با سپری کردن مراحل مورد نظر به اهداف تان جامه عمل بپوشانید.
•  به شدت از به تاخیر انداختن کارها اجتناب کنید. ممکن است در ابتدا دچار مقداری چالش شوید اما ما با برنامه ریزی صحیح و اجرای دقیق شاهد پیشرفت خود خواهید بود.
•  از مزایای کار گروهی غافل نشوید زیرا توانمندی شما افزایش پیدا می کند. کار گروهی و محول کردن مسئولیت ها به طرز خارق العاده ای تصمیم گیری صحیح و بهینه سازی زمان را بهبود می بخشد، به این ترتیب می توانید به موقع به مسئله اولویت ها بپردازید.
•  اطمینان حاصل کنید که همه افراد گروه به خوبی اهداف شما را درک کرده اند و جای هیچ گونه ابهامی وجود ندارد. از نظرات و بازخوردهای همکاران تان غافل نشوید زیرا گاهی اوقات دیدگاه‌ های سازنده و تغییرات مثبت نتایج عالی به بار می آورد.
•  از لحاظ فکری و عملی انعطاف پذیر باشید تا با سرعت بیشتری به سمت جلو حرکت کنید. از سخت گیری بیش از حد یا بی خیالی به شدت پرهیز کنید.

جادوی کلمه نه

 در حالی که سعی می‌ کنید نحوه استفاده از ماتریس آیزنهاور را یاد بگیرید باید با مهارت ن ه گفتن و رد کردن نیز آشنا شوید. به عنوان مثال تصور کنید که شما یک سئوکار پرمشغله هستید و پروژه های متعددی به شما محول شده است که همگی در اولویت می باشند. در همین حال چند نفر از دوستان تان از شما خواسته اند کمی وقت بگذارید و مراحل سئوی مطالب را به آنها توضیح دهید یا آنها را به کارفرمایان مختلف معرفی نمایید. طبق اصل چهارم ماتریس آیزنهاور این کار نه مهم است و نه فوری، به این ترتیب بهتر است به جای درگیر کردن خود و صرف کردن زمان با ارزش تان به ارسال ایمیل و پاسخ دادن به سوالات بی پایان آنها با کمال احترام و با گفتن کلمه نه خودتان را خلاص کنید. رد کردن و کنار گذاشتن یک بخش بسیار مهم از فرآیند فیلتر کردن از که زمان کافی را برای انجام امور حیاتی در اختیار شما قرار می دهد.

کلام پایانی

ماتریس آیزنهاور یک ابزار بسیار قدرتمند برای مدیریت زمان و دستیابی به اهداف است. اگر شما همیشه با مسئله کمبود زمان مواجه هستید وقت آن رسیده که به فکر تغییر باشید و به کمک این برنامه ارزشمند اولویت بندی امور بپردازید و به سمت بازدهی بیشتر حرکت نمایید. برنامه ماتریس آیزنهاور شما را به دنیای هیجان انگیز مدیریت زمان و بهینه سازی امور هدایت می‌ کند تا با آرامش بیشتر به انجام امور کاری تان بپردازید. با کمبود زمان خداحافظی کنید و به یک آیزنهاور دیگر تبدیل شوید.