مدیریت ارتباط‌ها در پروژه‌های عمرانی

پروژه‌های ساخت و ساز در اندازه و دامنه کار با هم تفاوت دارن اما زمینه‌های مشترکی هم بین اونها وجود داره. در بیشتر پروژه‌ها بین سهامداران مختلف یکسری تنش ذاتی وجود داره. صاحبان ساختمان ممکنه که به پیمانکاران شک داشته باشن – اونها می‌ترسن که پیمانکار از مزایاشون استفاده کنه. در پروژه‌های ساخت و ساز، پیمانکاران باید با بودجه کم، دامنه‌کاری مبهم و برنامه‌های غیرمنطقی کنار بیان. معماران و مهندسان اغلب احساس می‌کنن که داور هستن و عوامل دیگه پروژه، خودشون رو ناآگاه می‌بینن و بدون هیچ اطلاعی از استراتژی کلی، دست به کار می‌شن.

موسسه بین‌المللی ICRI هرساله جوایزی رو به پروژه‌های برجسته صنعت بتن اهدا می‌کنه. تیمی که در سال ۲۰۱۱ پروژه‌ش به عنوان طرح برتر شناخته شده، ۵ فرمول برای مدیریت موفقیت‌آمیز عناصر انسانی در طول پروژه ساخت و ساز به اشتراک گذاشته. این سیستم توسط همین تیم در چندین پروژه‌ی میلیون دلاری به کارگرفته شده و همون نتیجه رو هم داشته.

قدم اول: با مالک ساختمان اعتماد سازی کنید

ساده‌تر از چیزی که به نظر میاد، ایجاد صداقت و اعتماد برای موفقیت هر پروژه‌ای حیاتی هست. در آغاز پروژه‌ها، مدیر پروژه ساخت و ساز و مالکان ساختمان باید حسن نیت خودشون رو نشون بدن. بدون این درک پایه‌ای، عواملی مثل ترس، عدم اعتماد و گارد گرفتن‌ها روی ارتباط کاری اونها تاثیر می‌گذاره.

سیمون سینک در کتابش (Start with Why) که در اون به رهبران و سازمان‌ها اموزش می‌ده که چطور الهام بخش باشن، نقطهٔ اعتماد رو با مثالی از هنرمندان طناب‌باز سیرک توضیح می‌ده: بدون طناب اتصال، تیم طناب‌باز فقط مانورهای تمرین شده که برای جلوگیری از ایجاد مشکل در مانورهای سخت تمرین می‌شه رو انجام می‌ده. اما اگر طناب اتصال وجود داشته باشه، تیم طناب‌بازی می‌تونه حرکت های جدید و جسورانه‌ای رو در اوج آمادگی و عمکلرد انجام بده.

در مدیریت ساخت و ساز، چالش این هست که یک ارتباط امن رو در پروژه ایجاد کرد که به اعضای تیم اجازه می‌ده بدون اینکه نگران عواقبش باشن، ساختار شکنی کنن و محدودیت‌ها رو از بین ببرن.

این به این معنیه که کاملا رک و بی پرده درباره بودجه و برنامه زمانی با صاحب کار صحبت کنید؛ بدون اینکه بترسید که مالک رفتار اهانت‌آمیزی داشته باشه یا برای ایجاد اعتماد، بصورت یک طرفه بندهای تنبیهی رو از قرارداد حذف کنه.

قدم دوم: اهداف را برای تمامی اعضای پروژه به اشتراک بگذارید

در اغاز یک پروژه، اعضای تیم باید برای هماهنگی و توافق روی اهداف با هم ملاقاتی رو داشته باشن. در جلسه، پیمانکار، مالک و معمار باید مهم‌ترین اولویت‌هاشون برای پروژه رو مشخص کنن. اونها قطعا اولویت‌های مختلفی دارن اما باید با هم کنار بیان. با شروع چندین هدف و تصمیم‌گیری براساس اون اهداف، پروژه می‌تونه برای همه مثبت و نتیجه‌‌بخش باشه.

قدم سوم: با صاحبان پروژه برنامه‌ریزی و همکاری کنید

پیمانکاران باید صاحبان ساختمان و یا نمایندگان اونها رو در جلسات برنامه‌ریزی با تیم ساخت و ساز بصورت چهره به چهره و حضوری ملاقات کنن.

مقدار قابل توجهی از زمان معمولا در بین مراحل امضای قرارداد تا شروع ساخت و ساز هدر می‌ره. در طول این مدت، یک معنای واقعی از کارگروهی و رفاقت رو می‌شه ایجاد کرد؛ البته اگر این معنا پرورش داده بشه. برای به حداقل رسوندن هرگونه احساسات خصمانه می‌شه از جلسات دورهمی و میزگردی استفاده کرد.

همه باید بر موانعی مثل بودجه، برنامه زمانی و شرایط پیش‌بینی نشده فائق بیان. اعضای تیم باید بر علیه این موارد کار کنن و نه علیه هم‌دیگه. این همکاری نزدیک بین مشتری، پیمانکار، تیم طراحی و تیم ساخت و ساز می‌تونه به طور موثری ریسک، دشمنی و هزینه رو کاهش بده. در این صورت پروژه از ابتدا به یک کارتیمی تبدیل می‌شه و افراد برای رسیدن به اهداف مشترکشون، موثر‌تر کار می‌کنن.

قدم چهارم: با سهامداران پروژه ارتباط مداوم ایجاد کنید

سوءتفاهم، خودرایی‌ها و عدم ارتباط باعث ایجاد اشتباهات بیشتر می‌شه و همچنین هزینه‌ها، دعاوی و تصادفات شغلی رو افزایش می‌ده. هر پروژه باید یک برنامه و استراتژی ارتباطی داشته باشه.

اما فناوری می‌تونه به عنوان یک اهرم برای تلاش‌های ارتباطاتی شما باشه. لیست ایمیل‌های توزیعی، وبسایت‌های پروژه، عکسهای پروژه، آیفون و آیپد و همه و همه می‌تونن ارتباطات رو برای شما ساده‌تر، واضح‌تر و دقیق‌تر کنن. پیمانکاران زرنگ از این موارد برای مدیریت کردن سهامداران استفاده می‌کنن. با حفظ مشتری در حلقه‌ی ارتباطی و آگاه کردن اونها از خبرهای خوب و یا اشتباهات گاه به گاهی که انجام می‌گیره، پیمانکار می‌تونه ارتباط راحت‌تری با مشتری داشته باشه.

قدم پنجم: ارائه عملکرد

عملکرد هم در بلند مدت می‌تونه به سرد شدن یا از بین رفتن رابطه منجر بشه. مشتری می‌خواد برای شما مهم به نظر برسه. اونها با سنجش عملکرد شرکت شما در تمامی مراحل، میزان نگرانی شما رو نسبت به خودشون می‌سنجن.

کارگران خط مقدم وقتی متوجه می‌شن که تلاش‌های اونها تاثیر مستقیمی روی آینده کار داره، بیشتر تلاش می‌کنن و روی جزئیات تمرکز دارن. مشتریان به توجه شما نسبت به جزئیات، میزان افتخار شما به طرز کار، ظاهر حرفه‌ای و رفتار مناسب دقت دارن.

قطعا هر مشتری می‌خواد با پیمانکاری کار کنه که صداقت داره، به اهداف مشتری احترام می‌گذاره، همکاری می‌کنه، ارتباط برقرار می‌کنه و کار رو در بالاترین استاندارد انجام می‌ده. هر قدم باعث ایجاد اعتماد و اطمینان در مشتری می‌شه.

این پنج مورد باعث تکرار همکاری در کسب و کار و خوش نام شدن شرکت شما می‌شه و مشتری هم تجربیاتش در همکاری با شما رو با دیگران به اشتراک می‌گذاره.