رایگان شروع کنید
درخواست استخدام
درخواست مشاوره
همه‌ی ما تجربه‌ی برآورد کردن زمانی که می‌خواهیم صرف یه کاری کنیم رو داریم و خیلیامون هر روز این کار رو میکنیم. برای مثال برآورد زمان شستوی ماشینتون کار خیلی سختی نیست. اما برآورد زمان انجام پروژه کار خیلی مهم و همینطور سختیه. اندازه‌ی پروژه معمولاً بزرگه و بعضی وقت‌ها قسمت‌هایی از اون خیلی مشخص نیستن. اگر زمان پروژه رو اشتباه برآورد کنید ممکنه باعث شه برای کاری که می‌کنید پول کافی نگیرید یا اینکه مشتریتون رو واسه همیشه از دست بدید. در این نوشته ما راجع به بعضی تکنیک‌های مفید و موثر برای برآورد زمان صحبت میکنیم. در ادامه از جواب سوال مدیریت زمان پروژه چیست ؟ و فرمول محاسبه زمان برایتان می گوییم.
اول از همه، چه چیزهایی برآورد زمان رو تحت تاثیر قرار میدن؟
مدیریت زمان پروژه چیست ؟ بیاید صادق باشیم: برآورد زمان کار خیلی سختیه! فاکتورهای زیادی وجود دارن که روی انجام یه کار تاثیر میذارن. برای نمونه جزییات کارها که باید توی توضیحاتشون وجود داشته باشه، اعضای تیم، تعطیلات، مرخصی بچه‌های تیم و … این لیست ادامه داره! به همین خاطر در این مطلب شما را با فرمول محاسبه زمان آشنا می کنیم.
جزئیات مدیریت زمان پروژه چیست ؟
- تعریف کار
- کارایی بچه‌های تیم
- ساختار پروژه
- خطای برآورد
- فرهنگ تیم
- زمان‌های تعطیلی (مدتی که کار نمی‌کنید)
اگه معمولا برآوردهاتون اشتباهه، احتمالا شما بعضی از این فاکتورها رو در نظر نمی‌گیرید. تکنیکی که ما تو این پست براتون توضیح میدیم، بهتون یاد می‌ده چطور خطای برآوردتون رو به کمترین میزان ممکن برسونید و تقریبا به زمان دقیق برسید.
فرمول محاسبه زمان پروژه
مدیریت زمان پروژه چیست ؟برای رسیدن به جواب این سوال باید ابتدا فرمول محاسبه زمان پروژه را یاد بگیرید. تکنیک‌های متفاوتی برای برآورد زمان وجود داره. فرمول محاسبه زمان پروژه ، برآوردیابی سه نقطه‌ای (Three-point estimation) یکی از تکنیک‌های ساده و موثر برای برآورد زمانه. و بین مدیران پروژه، اسکرام مسترها، و توسعه‌دهنده‌هایی که معمولا احتیاج دارن زمان رو برآورد کنن بسیار محبوبه.
به جز اون دو جور روش دیگه وجود دارن که آدمها باهاشون راحتن. یکی توزیع مثلثاتی (Triangular distributions) و اون یکی توزیع مثلثاتی دو برابر (Double-Triangular distributions).
در فرمول محاسبه زمان پروژه به روش سه نقطه‌ای، برای هر کار بر اساس تجربه‌ای که از گذشته دارید یا براساس بهترین حدستون ۳ مقدار تعریف می‌کنید:
- بهترین برآورد (کوتاه‌ترین زمان)
- بیشترین احتمال (مشابه‌ترین برآورد به واقعیت)
- بدترین برآورد(طولانی‌ترین زمان)
در فرمول محاسبه زمان پروژه ، این سه مقدار مشخص می‌کنن که تو شرایط بهینه چه اتفاقی میفته، بیشتر ممکنه چه اتفاقی بیفته یا ما فکر میکنیم بدترین حالت چی ممکنه اتفاق بیفته. در روش توزیع مثلثاتی دو برابر، شما وزن بیشتری به مقدار بیشترین احتمال می‌دهید. این مقادیر رو توی فرمول زیر بذارید تا برآورد زمانی رو حساب کنید:
برآورد زمان با استفاده از این فرمول محاسبه زمان پروژه خیلی دقیق نیست و ممکنه کمی بیشتر یا کمتر از زمان محاسبه شده در فرمول وقت بگذارید. (چی؟ خوب اسمش روشه دیگه: برآورد!) برای اینکه دقت زمان براورد شده بیشتر شه میتونیم انحراف معیار رو محاسبه کنیم:
می‌تونید ۶۸٪ اطمینان داشته باشید که زمان دقیقی که برای این کار صرف می‌کنید در فاصله‌ی کمتر از ۱ انحراف معیار نسبت به زمان برآورد شده قرار داره. این اطمینان در فاصله‌ی ۲ انحراف معیار ۹۵٪ و در فاصله‌ی ۳ انحراف معیار ۹۹٪ است. این یعنی احتمالی کمتر از ۱ در ۱۰۰ وجود داره که زمانی که قراره صرف این کار کنید بیش از سه انحراف معیار با زمان محاسبه شده فاصله داشته باشه.
مثال:
تئوری کافیه! بیاید جواب مدیریت زمان پروژه چیست ؟ و فرمول محاسبه زمان پروژه را این‌ها رو با یه مثال خوب ببینیم: ما فکر میکنیم بهترین حالت برای انجام این کار ۵ روز هست. اما بیشتر به نظر میاد که این کار ۷ روز زمان می‌بره و تو بدترین حالت ۱۵ روز زمان می‌بره با استفاده از این فرمول، محاسبه‌های ما اینجوری می‌شه:
محاسبه‌ی انحراف از معیار برای فرمول محاسبه زمان پروژه :
بنابراین ما به ۸ روز کار برای این کار احتیاج داریم. با توجه به اون انحراف معیار که به ۶۸٪ اشاره میکرد ما میتونیم نتیجه بگیریم که با ۶۸٪ اطمینان این کار بین ۶٫۳۳ روز تا ۹٫۶۷ روز برای انجام شدنش لازمه.
خوب حالا باید چیکار کنید؟
- اول کارهاتون رو بشکونید به کارهای برآورد پذیر.
- دوم زمان رو برآورد کنید و انحراف معیارشون رو هم حساب کنید که مقادیر هر کار هستند.
- سوم زمان کل پروژه رو برآورد کنید.
- چهارم انحراف معیار رو برای کل پروژه حساب کنید.
برای تبدیل برآوردهاتون با به tفاصله‌ی اطمینان مثل زیر عمل کنید:
فاصله‌ی اطمینان در محاسبه‌ی برآورد با +/- انحراف معیار تقریبا ۶۸٪ هست.
فاصله‌ی اطمینان در محاسبه‌ی برآورد با (+/- ۱× انحراف معیار) تقریبا ۹۰٪ هست.
فاصله‌ی اطمینان در محاسبه‌ی برآورد با (+/- ۲× انحراف معیار) تقریبا ۹۵٪ هست.
فاصله‌ی اطمینان در محاسبه‌ی برآورد با (+/- ۳× انحراف معیار) تقریبا ۹۹.۷٪ هست.
سیستم‌های اطلاعاتی به طور معمول از ۹۵٪ اطمینان استفاده می‌کنن یعنی برای تمام کارها و پروژه‌هاشون از برآورد با (+/- ۲× انحراف معیار) استفاده می‌کنن.
روش دوم: تخمین زمان با توزیع مثلثاتی
البته برای سوال مدیریت زمان پروژه چیست ؟ و محاسبه آن جواب دیگری نیز وجود دارد. تکنیک دومی که می‌تونید برای محاسبه‌ی زمان کارهاتون ازش استفاده کنید توزیع مثلثاتی هست. تفاوتش با روش قبلی اینه که با تمام برآوردها مثل هم برخورد میکنیم و روی حالتی که ترجیح میدیم اتفاق بیفته وزن بیشتری نمی‌ذاریم. این فرمول متوسط حالت سه نقطه رو تولید میکنه.
مثال:
برای رسیدن به جواب سوال مدیریت زمان پروژه چیست ؟ و مقدار آن بیایید محاسبات رو به مثال قبلی اضافه کنیم:
ما فکر میکنیم که توی بهترین حالت ۵ روز طول میکشه تا یه کاری رو تموم کنیم. اما احتمال اینکه ۷ روز طول بکشه بیشتره و تو بدترین حالت ۱۵ روز زمان می‌گیره. با استفاده از این فرمول اینجوری می‌شه که:
پس با استفاده از فرمول محاسبه زمان پروژه ما برآورد کردیم که این کار رو در ۹ روز انجام می‌دهیم. چون بدترین و بهترین حالت برآورد با توجه به مثال قبلی تغییری نکرده انحراف معیارمون همون قبلیه.
کلام آخر
خب حالا که جواب مدیریت زمان پروژه چیست ؟و فرمول محاسبه زمان پروژه را میدانید باید بگوییم که یکی از دلایلی که ما از ثبت زمان برای کارها پشتیبانی میکنیم و جزئیات زمان‌ها رو در بخش گزارش‌های زمان در نرم‌افزار مدیریت پروژه تسکولو ارائه میدیم اینه که محاسبه‌ی زمان دقیق و با اطمینان برای موفقیت پروژه حیاتی هست. دقت روش‌هایی که در بالا توضیح دادم خیلی به حدس اولیه شما بستگی داره و از اونجایی که وقتی تازه یک کاری رو شروع می‌کنید یه کم حدس زدن سخته و وقتی تجربه‌ی بیشتری راجع به زمانی که صرف کارها می‌کنید به دست میارید به مرور زمان دقیق‌تر و دقیق‌تر می‌شید.
