نحوه نوشتن برنامه کاری و تاثیر آن در افزایش بهره‌وری

نحوه نوشتن برنامه کاری

در این مطلب درباره نحوه نوشتن برنامه کاری برایتان گفتم. وقتی ۱۰ ساله بودم برای اولین بار یک برنامه‌ریزیِ ساعت به ساعت انجام دادم تا برای انجام کارها کمکِ من باشد. اما واقعاً مناسب نبود! از همان موقع، برنامه‎‌ریزیِ ساعت به ساعت را کنار گذاشتم، اما همچنان به صورت روزانه فهرست انجام کارها می‌نویسم. این کار را هر شب در دانشگاه انجام می‌دادم. به صورت دستی فهرست کارهای فردا را بر اساس اولویت یادداشت می‌کردم. در کنار هر کار، مقدار زمانی که باید روی آن صرف می‌شد را هم می‌نوشتم. هیچ‌وقت از دقیق بودنِ روشی که از آن استفاده می‌کردم مطمئن نبودم. به همین دلیل تصمیم گرفتم بفهمم مؤثرترین روش برای نه تنها نوشتنِ فهرست کارها، بلکه برای انجامِ کارهای بیشتر چه روشی است.

تاریخچهٔ «فهرست کارها»

چارلز شواب یکی از غول‌های بازرگانی در زمینهٔ فولاد بود و روی بازده اقتصادی خیلی وسواس داشت. او جزو اولین امریکایی‌هایی بود که در کارخانه‌های خود فرآیندی برای صرفه‌جویی در مدت زمانِ انجام کارها اجرا کرد، که در کارخانه‌هایش به نام تیلورسیم (مدیریت علمی) معروف بود. در اوایل دهه‌ی ۱۹۰۰، شواب در یک اطلاعیه اعلام کرد به کسی که بتواند بهره‌وری را بین کارکنانِ شرکتش افزایش دهد، جایزهٔ ارزشمندی می‌دهد. ایوی لی، پدر روابط عمومی، با شواب دیدار کرد و پیشنهاد داد: هر یک از کارکنان باید ۶ کار را یادداشت کند و آنها را با توجه به اولویت، به ترتیب بنویسد.

اما فهرست کارها به بهره‌وری آسیب می‌زند!

امروزه، فهرست کارها به یک نیاز روزانه تبدیل شده اما راستش را بخواهید ابزاری نیست که راندمان شما را بالا ببرد. احتمالاً برایتان پیش آمده که یک فهرست کار با ۱۰ وظیفه مختلف نوشته باشید که باید در مدت زمان کوتاهی انجام می‌شدند. وقتی کار را شروع می‌کنید، سنگینیِ کارها باعث می‌شود که احساس فلج بودن همراه با حسِ اجبار و میل به نق‌نق به شما دست دهد.

این میل به نق‌نق کردن که احساس می‌کنید، نتیجهٔ داشتنِ تعداد زیادی کار متعارض است. دو روان‌شناس به نام‌های رابرات امونز و لاورا کینگ در کتابِ «Willpower: Rediscovering the Greatest Human Strength» گروهی از افراد را بررسی کرده‌اند که ۱۵ هدف را برای دستیابی فهرست کرده بودند. آنها متوجه شدند که داشتنِ یک فهرست از اهداف متعارض باعث می‌شود که فکرهایی تکراری راجع به کارهای در حال انجام به وجود بیاید. یک نگرانیِ دائمی در ذهن فرد بروز پیدا می‌کند.

انسان‌ها تکمیل‌گرا (completionist) هستند. یعنی ما دوست داریم کارها را تکمیل کنیم. روان‌شناس‌ها به آن احساسِ نق‌نق کردن یا اثرِ زیگارنیک (Zeigarnik effect) می‌گویند. این پدیده در روان‌شناسی سابقه‌ای طولانی دارد. ذهنِ ما روی یک کارِ تکمیل‌نشده متمرکز می‌شود و باعث می‌شود که از نظر جسمی و ذهنی رنج بکشیم. وقتی کار تکمیل شد، از باری که بر دوشمان بود، خلاص می‌شویم. عجله برای تکمیل کردنِ تمام کارها، حالتی است که ذهن ما خیلی به آن علاقه دارد. پس در درجه‌ی اول، چرا این فهرست‌های طولانی را می‌نویسیم (که تکمیل کردنِ کارهای موجود در آن زمان زیادی می‌برد)؟ بنابراین باید با نحوه نوشتن برنامه کاری درست آشنا شوید تا به نتیجه عکس نرسید.

یکی از مهم‌ترین نقاط ضعفِ لیست کارهاست.

دکتر تیم پایچیل در زمینه‌ی پژوهش‌های مربوط به «به تعویق انداختن کارها» تخصص بالایی دارد. او معتقد است فقط با نوشتنِ تمام کارهایی که دوست دارید تکمیلشان کنید، احساس موفقیت و کامیابی به شما منتقل می‌شود، بدون اینکه واقعاً هیچ کدام از آن کارها را تکمیل کرده باشید. ذهن شما موفقیتی که در زمان تکمیل شدن کارها حس خواهد کرد را شبیه‌سازی می‌کند. در یکی از پژوهش‌هایی که در سال ۲۰۰۲ انجام شد، ۸۳ دانشجو که بعد از فارغ‌التحصیلی به دنبال کار می‌گشتند بررسی شدند. دانشجوهایی که درباره پیدا کردنِ کار، بیشتر رویاپردازی می‌کردند:

• کمتر برای پیدا کردنِ کار تلاش می‌کردند
• درخواست‌های کمتری را برای کار می‌فرستادند
• پیشنهادهای کمتری برای کار دریافت می‌کردند
• و درآمد کمتری داشتند!

نوشتنِ تعداد زیادی از کارهای معمولی در یک To do list، مجوزی عالی را برای این رویاپردازی‌ها صادر می‌کند. این کار باعث می‌شود ذهن شما درباره تکمیل کردنِ موفقیت‌آمیزِ کارهای سخت رویاپردازی کند و مجوز لازم برای فرورفتن در این افکار را صادر می‌کند. شاید در آن لحظه احساس خشنودی و رضایت داشته باشید اما در واقعیت، به هیچ چیزی دست پیدا نکرده‌اید. بنابراین باید با نحوه نوشتن برنامه کاری به صورت صحیح آشنا شوید.

بدون لیست کارها توانِ تصمیم‌گیریِ شما محدود است

از طرف دیگر، شروع کردن یک روز بدون یک لیست کارهای اولویت‌بندی شده می‌تواند موجب ضعیف شدن توانایی شما برای تصمیم‌گیری‌های مؤثر باشد. در روان‌شناسی پدیده‌ای به نام «تضعیف اِگو» (ego depletion) وجود دارد که به «تعداد تصمیم‌هایی» که در اختیار داریم، اشاره می‌کند. هر بار که یک تصمیم می‌گیریم، یا بین دو چیز، یکی را انتخاب می‌کنیم، ذهنمان کمی خسته می‌شود. زمانی که از این تصمیم‌ها زیاد استفاده می‌کنیم، توانایی ما برای تصمیم‌های هوشمندانه تضعیف می‌شود.

بیشتر از ۱۰۰ پژوهش مختلف تأیید کرده‌اند که با انجامِ خودکنترلیِ بیشتر در اول صبح، انگیزه و توجه شما در طول روز کمتر و کمتر خواهد شد. به همین دلیل است که افراد تمایل دارند بعد از داشتنِ روزهای پراسترس و خسته‌کننده، رژیم غذایی خود را بشکنند. پس اگر هر روز صبح راجع به این تصمیم می‌گیرید که برای صبحانه چه بخورید یا چه لباسی بپوشید، در حال هدر دادنِ منابعِ محدودِ خودکنترلی برای کارهای غیرمهم هستید. این یکی از دلایلی است که مدیرعامل افسانه‌ای Apple یعنی استیو جابز، همیشه یک لباس می‌پوشید و تی‌شرت مشکی و شلوار جین‌اش مشهور بود. رئیس جمهور سابق ایالات متحده، باراک اوباما هم فلسفه مشابهی برای کارهای روزمره داشت: «شما باید انرژیِ تصمیم‌گیریِ خود را متمرکز کنید … شما باید خود را روتین کنید.» اگر روز خود را با کلنجار رفتن با کارهای غیرمهم در فهرست کارها شروع کنید، خودکنترلی‌تان را هدر خواهید داد. بهتر است این خودکنترلی برای تمرکز روی کارهایی که تأثیر و  اهمیت بیشتری دارند مصرف شود.

نوشتن کارهای مبهم باعث می‌شود کارها را بیشتر به تعویق بیندازید

نوشتنِ یک کارِ مبهم و یک کلمه‌ای در لیست، از انجام دادنِ سریع‌تر آن جلوگیری می‌کند. روان‌شناس‌ها دو نقاشیِ زیر را به شرکت‌کننده‌ها نشان دادند و از آنها درخواست کردند پرسشنامه را پس بفرستند. این آزمایش تأثیرِ کارهای انتزاعی و ملموس روی تعویق‌اندازیِ کارها را بررسی کرد:

برای گروهِ اول، نقاشیِ شماره‌ی ۱ نمایش داده و به آنها گفته شد که نقاش قصد داشته احساسِ شور و هماهنگی را بیان کند. برای گروه دوم، نقاشی شماره‌ی ۲ نمایش داده و به آنها گفته شد که این نقاشی نمونه‌ای از یک تکنیک هنری است که به آن Pointillism می‌گویند. گروه دوم (آنهایی که راجع به تکنیک فکر کرده بودند) به طور میانگین طی ۱۲٫۵ روز جواب را ارسال کردند، در حالی که گروه اول (آنهایی که راجع به شور و هماهنگی فکر کرده بودند) به طور میانگین ۲۰٫۵ روز طول کشید تا جواب را ارسال کنند. روان‌شناس‌ها نتیجه گرفتند که فکر کردن به صورت انتزاعی، موجب می‌شود انجام کار را به تعویق بیندازیم.

نتیجه می‌گیریم که باید درباره فهرست کارهایتان به صورت کاملاً ملموس فکر کنید. اگرچه نوشتنِ یک کار با کلماتِ غیرصریح در زمان شما در هنگام نوشتن صرفه‌جویی می‌کند، اما به پیشرفت شما صدمه می‌زند و در بلندمدت هم موجب هدر رفتن زمان شما می‌شود. خلاصه اینکه، قدرتِ اراده شما در طول روز کمتر و کمتر می‌شود، شما یک لیست طولانی و اولویت‌بندی‌نشده از کارهای انتزاعی را می‌نویسید و احساس موفقیت می‌کنید، و کارهای ناتمام موجب به وجود آمدن نق‌نق ذهنی به خاطر عدم انجام تعهدات می‌شود. حالا می‌خواهید چه کار کنید؟

آشنایی با اصول و نحوه نوشتن برنامه کاری ایده‌آل

مهم‌ترین نکته در نحوه نوشتن برنامه کاری داشتن قابلیت اجرایی است. شما باید به نوعی کارها را انتخاب و اولویت‌بندی کنید که توان عملی کردن آن را داشته باشید. بهتر است از مقیاس بزرگ به کوچک شروع کنید. اهداف سالانه، اهداف ماهانه، هدف‌هایی که باید طی هفت روز به آن‌ها برسید و درنهایت کارهای روزانه. بعد از آن باید واقع بینانه به اهداف مشخص شده نگاه کنید. آن ها را به قسمت‌های کوچک‌تر و حیاتی برای عملی شدن تبدیل کنید. از خودتان یا افراد بیشتر از حد توان انتظار نداشته باشید. یادتان باشد که در طول روز زمانی مشخص و محدود برای انجام کارها دارید. درضمن در این میان باید مواردی مانند تعطیلات رسمی، مشکلات فنی، بیماری، از دست دادن تمرکز و یا عدم هماهنگی بین اعضا تیم را هم در نظر بگیرید. بنابراین هنگامی که ددلاین ها یا زمان سر رسید کارها را تعیین می‌کنید، تمامی این موارد را لحاظ کنید.

حالا زمان اولویت‌بندی است. اگر به دنبال نحوه نوشتن برنامه کاری ایده‌آل باشید باید بدانید که مهم‌ترین قسمت اولویت‌بندی است. شما باید با درنظر داشتن عواملی مانند زمان، هزینه، تعداد نیروی انسانی و ... به کارها اولویت بدهید. یادتان باشد که بعضی از کارها باید به صورت تیمی انجام شوند و یا پیش نیازهایی دارند که تیم دیگری باید به آن رسیدگی کند. به همین خاطر است که نگاه کل به جز اهمیت دارد.

بعد از اینکه به کارها نظم دادید زمان تحلیل و بررسی رسیده است. برای مثال داشتن زمان کافی برای استراحت در بین درس خواندن دانش‌آموزان یا زمانی برای استراحت کارمندان و ایجاد صمیمیت بین ‌آن‌ها اهمیت بالایی دارد. اما از طرفی هم سریع و درست انجام شدن کارها در اولویت است. بنابراین خودتان یا افراد تیم را به پایبند بودن به زمان سررسید ها ترغیب و تشویق کنید. برگزاری جلسات هفتگی و ماهانه برای تشکر از افراد و جمع‌بندی کارها نیز، همان تصویر بزرگی که از پروژه دارید را به اعضا تیم منتقل می کند. با اینکار افراد می دانند که عضوی از یک پروژه بزرگ تیمی‌اند و بیشتر از قبل تلاش می‌کنند. درصورتی که برای پروژه شخصی مثلا بازسازی خانه یا یادگیری زبان جدید برنامه‌ریزی کرده‌ید نیز، مقایسه عکس‌های قبل و بعد خانه و یا مقایسه قبل و بعد طرز تلفظ کلمات و نوشتار را توصیه می‌کنیم. با اینکار کاملا درک می کنید که هر ساعت تلاش روزانه درنهایت برای رسیدن به هدفی بزرگ‌تر است. در ادامه از نحوه نوشتن برنامه کاری بیشتر می‌گوییم.

نحوه نوشتن برنامه کاری در تسکولو

اگر هنوز با تکنولوژی میانه خوبی ندارید، از کاغذهای چسبنده استفاده کنید. وقتی کاغذ کوچک باشد، به صورت فیزیکی باعث می‌شود که از نوشتنِ فهرست‌های طولانی خودداری کنید.

۳. کارهایتان را با فعل بنویسید. یکی از مربیان فهرست کارها به نام دیوید الن پیشنهاد می‌دهد که کارها با فعل نوشته شوند. این کار باعث می‌شود در هنگام نوشتنِ لیست از واژه‌های غیرصریح استفاده نکنید.

مثلاً به جای «پیدا کردن دکتر» بنویسیم «به مادر زنگ بزن که یک دکتر معرفی کند». یا به جای «شروع کردن و اتمام تحقیق برای سارا» بنویسیم «در مجله‌ها با کلمه‌های الف ب ج تحقیق کن.». یکی از راه‌هایی که می‌توانید چک کنید کارهایتان را به شکل خوبی نوشته‌اید، این است که هر بار کار جدیدی را یادداشت کردید، از خودتان بپرسید: قدم اول برای انجامِ این کار چیست؟ قدم اول را به عنوان کار جدید بنویسید.

۴. هر بار فقط به یک کار نگاه کنید. اگر انجامِ سه کار در هر روز تغییری نسبت به قبل در شما ایجاد نمی‌کند، می‌توانید برای افزایش راندمان خود در هر زمان فقط به یکی از کارها توجه کنید. اگر از کاغذ چسب‌دار استفاده می‌کنید، می‌توانید هر کار را روی یک برگ کاغذ بنویسید و آنها را روی هم بچسبانید تا کارِ بعدی مشخص نباشد.

قبل از اینکه شروع به نوشتنِ لیست کنید، عواملی که هر صبح موجب حواس‌پرتی و تصمیم‌گیری‌های پیش‌پاافتاده می‌شوند را حذف کنید تا قدرت اراده و خودکنترلی شما به حداکثر برسد. مثلاً صبحانه را از شب قبل آماده کنید. از تایمری که روی ماشین قهوه‌ساز تعبیه شده استفاده کنید. و صبح‌ها اینترنت را قطع کنید (می‌توانید از نرم‌افزارهای  Freedom  یا  Write Room استفاده کنید). ایوی لی کمی اشتباه می‌کرد؛ انجام ۶ کار در یک روز خیلی زیاد است. اما در کل، دیدگاهی که داشت درست بود. چارلز شواب کارِ خود را ادامه داد و Bethlehem Steel را به عنوان دومین شرکت بزرگ و مستقل تولید فولاد تأسیس کرد و ایوی لی هم به طور مرتب با خاندان مشهور راکفلر ملاقات می‌کرد و به آنها مشاوره می‌داد.

برگرفته از crew.co