رایگان شروع کنید
درخواست استخدام
درخواست مشاوره
در این مطلب از نحوه برنامه ریزی پروژه برایتان گفته‌ایم. خیلی از کارآفرین‌ها و مدیران کسب و کار، به خصوص اونهایی که تازه کارشون رو شروع کردن، پروژه‌هاشون رو به اندازه کافی اولویت‌بندی نمی‌کنن بلکه سعی می‌کنن همه کاراشون رو همزمان با هم انجام بدن. این کار باعث میشه استرس‌تون زیاد بشه و کارهای ضروری به موقع تموم نشن. بنابراین موفقیت کاریتون به خطر می‌افته. در این مقاله ۵ نکته برنامه‌ریزی پروژه رو بخونین تا به این مشکل دچار نشین.
اصوال برنامه ریزی پروژه چیست؟
به عنوان یک کارآفرین، شما دائم پروژه قبول می‌کنین. ممکنه خودتون متوجه نشین ولی شغل شما به گروه‌هایی از وظایف جداگانه حول یک هدف خاص تقسیم میشه. (چیزی که من بهش می‌گم “پروژه”) به طورایده‌آل، وظایف شما به تکمیل شدن پروژه‌هاتون ، و پروژههای شما به موفقیت در اهداف بزرگتر تجاری‌تون منجر میشه. اما بیشتر مواقع، کارآفرین‌ها، به خصوص اونهایی که تازه کارشون رو شروع کردن ، پروژه‌هاشون رو به اندازه کافی اولویت‌بندی نمی‌کنن. در عوض، می‌خوان همه کاراشون رو همزمان با هم انجام بدن. این ایده خوبی نیست. باعث افزایش استرس میشه و احتمال تموم کردن کاری که شما بهش احتیاج دارین رو کم می‌کنه، و راه رو برای پیشرفت یک هدف تجاری موثر سخت می‌کنه. برای کمک به شما که به این بلا دچار نشین، از نحوه برنامه ریزی پروژه گفتیم. از اینکه چطور مرحله به مرحله جلو برید تا یه برنامه عالی و بی عیب و نقص داشته باشین. برنامه‌ای که زمان، هزینه و ملزومات مورد نیاز شما برای رسیدن به هدف رو مشخص می‌کنه. درواقع طبق همین برنامه ریزی که تیم شما مسیر رو طی می‌کنه پس خیلی مهمه که درست و اصولی انجام شده باشه.
۱- پروژه‌هاتون رو تعریف کنین
اولین و مهمترین چیزی که باید تو برنامه‌ریزی پروژه بدونین اینه که باید بسنجین با چه پروژه‌هایی سر و کار دارین. اول، پروژه چیه؟ تعریف من از پروژه اینه: کاری که از انجام دادن چندتا کار آسون فراتر میره. راه انداختن یه نرم‌افزار جدید فروش؟ این یه پروژه ست. رشد شبکه ارتباطات؟ آره، اینم یه پروژه‌ست. رشد دادن کسب‌وکارتون؟ این مجموعه‌ای از پروژه‌هاست!
بعضی از پروژه‌هاتون خیلی واضح خواهند بود، اما بقیه ناشناخته و محو باقی خواهند موند. برای اینکه تمام پروژه‌هاتون رو از زیر خاک دربیارین، هر چیزی رو که الان دارین انجام می‌دین، وهر چیزی که می‌خواین روش کار کنین رو یادداشت کنین. اونوقت اون فهرستی که از کارهاتون ایجاد کردین رو حول یک هدف خاصی گروه‌بندی کنین.
این عمل به احتمال زیاد شما روبه سمت لیست پروژه‌هاتون هدایت می‌کنه. شما شاید ۱۰ تا ۲۰ (یا حتی بیشتر) پروژه توی این لیست داشته باشین، اما برای تاثیرگذار بودن، شما باید ۲ تا ۵ پروژه رو که از همه مهمتر هستن انتخاب کنین، و روی اونها برای نکات باقیمونده تمرکزکنین.
۲- برای پروژه‌هاتون تاریخ شروع و پایان تعیین کنین
باید بدونین (یا تصمیم بگیرین) که هر پروژه چه موقع باید شروع و تموم بشه. این براتون این امکان رو فراهم می‌کنه که پروژه‌هاتون رو بر اساس زمانی که لازمه اونا شروع و تموم بشن اولویت بندی کنین. تاریخ شروع و پایان همچنین به شما کمک می‌کنه که چرخه کسب‌و‌کار خودتون رو برنامه‌ریزی کنین و اینکه از طولانی‌تر شدن بیش از حد زمان انجام پروژه‌ها جلوگیری می‌کنه.تکنیک‌های برآورد زمان برای مدیریت پروژه
۳- یه برنامه یک صفحه‌ای بسازین
یه برنامه‌ریزی کوچیک به موفقیت یه پروژه کمک خیلی زیادی می‌کنه. برای ایجاد برنامه‌ریزی یک صفحه‌ای، جوابها یا یادداشت‌هاتون رو برای هرکدوم از سؤالهای زیر بنویسین:
- این پروژه چه مشکلی رو می‌خواد حل کنه؟
- چه سودی برای سازمان داره؟
- چه‌جور کارمندی و یا چه میزان بودجه لازم دارم؟
- نقاط عطف مهمش چی هستن؟
- موانعی که باعث لغزش میشن کدوما هستن؟
- چه خطراتی توی پروژه مطرحه؟
- برنامه کاری من چطوریه؟ (فهرست کارها و اینکه بخش‌های کوچکتر کار باید تا چه زمان تکمیل بشن)
- معیارهای خاص موفقیت چه چیزایی هستن؟
- چه‌جوری میفهمین که پروژه انجام شده؟
توجه: اگه می‌خواین برنامه‌ریزی رو در حد یک صفحه نگه دارین، جواب‌هاتون باید مختصر و مرتبط باشه!
۴- الگوهای ارتباطی ایجاد کنین
برای هر پروژه‌ای که تعدادی عضو داره، از قبل الگوهای ارتباطی رو ایجاد کنین. گزارش پیشرفت هفتگی باشه یا ماهانه؟ آیا امکان تماس مکرر برای اعضا وجود داره که بتونن بررسی کنن؟ کی مسئول اینه که بررسی کنه پروژه روی نقاط عطفش قرار داره یا نه؟شیوه‌های نوین مدیریت ارتباطات پروژه رو میشناسین؟ یکی از اونها ابزازهای آنلاین که در مدیریت چندین پروژه و گروه به صورت همزمان خیلی کمک‌تون می کنه.
۵- بدونین که کی باید بی‌خیال بشین
در حالی‌که بهترین حالت اینه که کاری که شروع می‌کنین رو تموم کنین، بعضی وقتا لازمه که کار رو متوقف کنین. اگر همه پروژه‌هاتون رو جلوی خودتون بذارین، همراه با تاریخ شروع و پایان و یک برنامه واضح یک صفحه‌ای که شامل نقاط عطف و راهنمایی‌های ارتباطی باشه، شما تمام اطلاعات مورد نیازتون رو یک‌جا دارین که بدونین چه موقع باید پروژه رو متوقف کنین.
به طور حتم همیشه آسون نیست که این کار رو انجام بدین، بخصوص اگر زمان انرژی و احساس زیادی رو تا الان صرفش کردین. اما اگر یه پروژه داره کش پیدا می‌کنه، سوال‌های زیادی اینجا مطرح میشه که بهتون کمک می‌کنه که فکر کنین آیا کار رو ترک کنین یا نه:
- آیا هدف این پروژه برای شرکت من هنوز اهمیت داره؟
- برای بازده سرمایه این پروژه چه برنامه‌‌ریزی‌ای وجود داشته ؟ الان چقدر از سرمایه برگشت داشته ؟
- زمانی که روی این کار میذارم چقدر باعث از دست رفتن بقیه فرصتهام میشه؟ آیا می‌تونم با صرف این مقدار زمان روی پروژههای دیگه بهتر به اهدافم برسم؟
- زیان احساسی ناشی از ادامه این پروژه چقدره؟
مرحله اصلی برنامه ریزی پروژه
پس از تعریف پروژه و تعیین تیم درگیر در پروژه، شما آماده ورود به مرحله دوم چرخه عمر مدیریت پروژه یعنی مرحله برنامه ریزی دقیق پروژه هستید. برنامه ریزی پروژه در قلب چرخه روند انجام شدن پروژه‌اس و به همه افراد درگیر میگه که به چه سمت حرکت می کنن و چه جوری قرار به اونجا برسن. مرحله برنامه ریزی زمانی اتفاق می افته که برنامه های پروژه مستند میشن ، محصولات قابل تحویل و الزامات پروژه تعریف میشن و برنامه زمان بندی پروژه ایجاد میشه.
تمامی اینها شامل ایجاد مجموعه‌ای از برنامه ها برای کمک به تیم شما در مراحل پیاده سازی و تعطیلی پروژه است. برنامه های ایجاد شده در این مرحله به شما کمک می‌کنه زمان ، هزینه ، کیفیت ، تغییرات ، ریسک و مسائل مرتبط رو مدیریت کنید. اونها همچنین به شما کمک می‌کنن کارکنان و تأمین کنندگان خارجی رو کنترل کنین تا اطمینان حاصل کنین که پروژه رو به موقع، در بودجه و در زمان مقرر تحویل شما و شرکت شما میدن. مرحله برنامه ریزی پروژه اغلب چالش برانگیزترین مرحله برای یک مدیر پروژه است. برای اینکه شما باید تعداد کارکنان مورد نیاز ، منابع و تجهیزات مورد نیاز برای تکمیل پروژه رو حدس بزنین. همچنین ممکنه لازم باشه فعالیت های ارتباطی و تدارکاتی رو تنظیم کرده و در عین حال با تهیه کنندگان شخص ثالث قرارداد ببندین.
اما قبل از هرچیز باید بدونین مهم ترین اصل نحوه برنامه ریزی پروژه عجله نکردنه. شما باید برای مرحله برنامه ریزی زمان زیادی بزارید، هم واقع بین باشید و هم در عین حال خوشبین، منابع و ملزومات مورد نیاز رو به خوبی پیش‌بینی کنین و اهداف رو با اعداد و به صورت کیفی و کمی تعریف کنین. درواقع انجام دادن این قسمت از کار سهمی زیادی در تعیین موفیت یا شکست پروژه داره. نباید فراموش کنید که تمامی قدم هایی که شما و تیم تون در ادامه کار برمیدارین طبق همین برنامه اس. بنابراین حتی اگر لازم هست از افراد باتجربه تر راهنمایی بگیرین.
هدف از مرحله برنامه ریزی پروژه اینه که:
- الزامات تجاری باید ایجاد بشه
- هزینه ، برنامه ، لیست محصولات قابل تحویل و تاریخ تحویل رو تعیین کنیم
- برنامه های منابع رو باید تعیین کنیم
- تأیید مدیریت رو دریافت کنیم تا بتونیم به مرحله بعدی بریم
فرایندهای اساسی در نحوه برنامه ریزی پروژه عبارتند از:
برنامه ریزی محدوده: تعیین الزامات محدوده پروژه برای تسهیل ایجاد ساختار شکست کار
آماده سازی ساختار تجزیه کار : بیان تقسیم پروژه به وظایف و کارهای فرعی
توسعه برنامه زمان بندی پروژه : لیست کل برنامه فعالیتها و جزئیات ترتیب اجرای آنها
برنامه ریزی منابع : مشخص کردن چه کسی ، در چه زمانی و چه مهارت خاصی برای انجام وظایف پروژه مورد نیاز است
برنامه ریزی بودجه : مشخص کردن هزینه بودجه ای که در پایان پروژه انجام می شود
برنامه ریزی تدارکات : تمرکز بر فروشندگان خارج از شرکت شما و پیمانکاری فرعی
مدیریت ریسک : برنامه ریزی برای خطرات احتمالی و در نظر گرفتن برنامه های احتمالی اختیاری و استراتژی های تخفیف
برنامه ریزی کیفیت : ارزیابی معیارهای کیفیت برای پروژه استفاده می شود
برنامه ریزی ارتباطی : طراحی استراتژی ارتباطی با همه ذی‌نفعان پروژه
حالا که این اهداف به رسمیت شناخته شدن ، باید بتونن به وضوح جزئیات دقیق بررسی هر یک از اهداف شناخته شده رو شرح بدن. با چنین موشکافی ممکنه درک ما از اهداف در جت=هت مثبتی تغییر کنه. غالباً همین اقدام ها درک بهتری از اونچه پیش روی ما هست رو می دهه. این بیان به عنوان پایه ای برای توسعه نیازها عمل می‌کنه. معنی این امر اینه که پس از بیان صحیح یک هدف ، می تونیم اون رو به صورت ملموس (قابل اندازه گیری) توصیف کنیم و مشخص کنیم برای رسیدن به اون باید چه کار کرد. بدیهی که اگر ما در بیان هدف ضعیف باشیم ، پروژه در مسیر اشتباه پیش میره.
مثال 1
یک کاربر وب ممکنه تنها بگه که یک سیستم سریع از ما بخواد. اما این مدیر پروژه‌اس که باید بدونه این حرف ممکنه هزاران معنی بده و به همین خاطر هم باید یه عدد مشخص رو تعیین کنه. مثلا مقدار کمی ما باید این باشه که تمام صفحه ها باید در کمتر از سه ثانیه بارگیری بشن. توصیف محدودیت زمانی که صفحه باید در اون بارگیری بشه ، خاص و ملموسه. به همین دلیل ، می دونیم که با تحقق هدف ، این شرط با موفقیت انجام میشه.
چطور وقتی همه جوابها رو نداریم برنامه ریزی کنیم
بله خیلی وقت ها این اتفاق می افته، اون هم تقریبا همیشه. کم پیش میاد که ابتدای راه برنامه ریزی پروژه ما تمام اطلاعات رو داشته باشیم. اما خب تکنیک هایی برای اینکه مشکلات تو مسیر رو به حداقل برسونیم وجود داره. شما باید تصور کنید که منابع در دسترس خواهند بود.
فرض کنین که بودجه مورد نیاز برای پروژه فراهمه. فرض کنین که نیروهای متخصص مورد نیاز رو دارین و ... با این روش به یک تصویر بزرگتر می‌رسین که مسیر رسیدن به هدف رو مشخص کرده. خب حالا وقتشه که تمام موارد که فراهم نیست، فراهم بشه. بنابراین این نحوه برنامه ریزی پروژه به شما کمک می کنه که راحت تر سرمایه گذارها رو برای فراهم کردن بودجه و ملزومات قانع کنین.
چگونه تسکولو به به برنامه ریزی پروژه شما کمک می کنه
نرم افزار برنامه ریزی پروژه ابزاریه که به برنامه ریزی ، سازماندهی و مدیریت برنامه و منابع مورد نیاز برای تکمیل پروژه کمک می کنه. تسکولو یکی از بهترین برنامه های مدیریت پروژه اس که به کمک اون می تونید پروژه هاتون رو از زمان برنامه ریزی تا پایان سازماندهی کنین. بنابراین همین حالا شروع کنید.
وظایف عناصر سازنده هر پروژه هستن و هر برنامه با شناسایی تمام وظایفی که شما رو به هدف نهایی می رسونه برنامه ریزی میشه. هر کار رو به فردی که باید انجام بده محول کنید. برای اون زمان انجام و سررسید تعیین کنید . به صورت آنلاین نحوه عملکرد تیم رو رصد کنید. تسکولو نه تنها به شما کمک می کنه که در زمان اجرای پروژه در وقت و هزینه ها صرفه جویی کنید. بلکه قل از استارت پروژه با مشخص کردن نحوه برنامه ریزی پروژه، کارها و ملزومات مورد نیاز به پیش بینی هرچه دقیق تر کمک می کنه.
شما می تونین به صورت حدودی اما باز هم دقیق تاریخ شروع و پایان پروژه رو مشخص کنید. اهداف و اعدادی که رسیدن به اونها به معنی رسیدن به هدف رو مشخص کنین. اعضا تیم نیز موظف هستن طبق زمان بندی داده شده کار رو جلو ببرن. می تونین درباره کار اونها نظر بدین و هروقت لازم بود جلسه فوری داشته باشید، با استفاده از ابزار مکالمه تصویری، خارج از دفتر حتی جلسه رو برگزار کنین. شما می تونین برای هر تیم حتی پروژه ای جداگانه تعریف کنید. کارکنان رو در اونها عضو کنین و سطح دسترسی مشخصی به هرکدوم بدین. اینجوری خیلی راحت تر و به صورت همزمان، می‌تونین چندین پروژه رو مدیریت می کنین. بنابراین اگر به دنبال این هستید که نحوه برنامه ریزی پروژه و مدیریت پروژه خودتون رو ارتقا بدین، همین حالا تسکولو رو امتحان کنید.
منبع: entrepreneur.com
