رایگان شروع کنید
درخواست استخدام
درخواست مشاوره
چرا تک کاری کردن بزرگترین عامل بهره‌وری شما است؟
علم و نتایج آن در این باره بسیار روشن است. چند کاری برای کارٍ شما مثل سیگار برای سلامت شما مضر است. تلاش برای انجام بیش از یک فعالیت در لحظه، بهره وری شما را به شدت کاهش می‌دهد. در این مطلب می‌خوانیم چرا باید چند وظیفه‌ای بودن (انجام چند کار همزمان) را فراموش کنید و تک وظیفه ای بودنو جایگزین کنید.
این ها فقط تعدادی از آمارهایی است که در این باره ارائه شده‌اند:
- تلاش برای تمرکز روی بیش از یک فعالیت در لحظه، بهره وری شما را تا ٪۴۰ کاهش می‌دهد، درست همانند کار کردن شب تا صبح.
- یک کارمند پشت میز نشین، روزانه ۲/۱ ساعت زمان مفیدش را به خاطر پرت شدن حواس و چیز هایی که در کارش وقفه ایجاد می‌کنند از دست می‌دهد. این مقدار در طول هفته مجموعا بیش از یک روز کاری خواهد شد.
- به طور معمول کارمندانی که میزان زیادی از کارشان را پشت کامپیوتر انجام می‌دهند، هر ۱۰/۵ دقیقه حواسشان از کار پرت می‌شود.
- پرت شدن حواس با ایمیل و تماس های دریافتی می‌تواند تا ۱۰ نمره از IQ افراد کاهش دهد.
خوشبختانه همه آمارها خبر های بد نیستند. ٪۴۴ حواس پرتی ها توسط خود فرد و ٪۲۳ آنها از ایمیل ها ایجاد می‌شوند. این به آن معنی است که شما برای حذف یا حداقل کاهش شدید ٪۶۷ حواس پرتی هایی که روی بهره وری تان تاثیر منفی می‌گذارند، کنترل کامل دارید.
مهارت شماره یکی که شما را از ٪۹۹ کارکنان حوزه دانش مستثنی می‌کند، مهارت تک-کاری کار کردن است. چرا که:
وقتی شما در لحظه فقط روی یک چیز تمرکز می‌کنید، احتمالا روی بخش درستی از آن کار خواهید کرد. تک-کاری موثر نیازمند برنامه ریزی است. شروع روز بدون برنامه درست مثل این است که درخواست کرده باشید حواستان را پرت کنند و بازدهی پایینی داشته باشید. زمانی که صبج پشت میز می‌نشینید یا بهتر از آن، شب قبل که برنامه کارهایتان را تهیه می‌کنید، مجبور می‌شوید که کارهایتان را اولویت گذاری کنید و متوجه باشید که کدامین کارها بیشترین تاثیر را روی پیشرفت کارتان می‌کذارند. به جای به دام افتادن در شاخ و برگ های بی پایان کارهایی که اورژانسی به نظر می‌رسند اما در کار شما بسیار بی اهمیت هستند، شما فردی خواهید شد که کارهای مهم را به پیش می‌برد.
هنگامی که تک-کاری می‌کنید موفق می‌شوید کار بیشتری را در زمان کمتر و با استرس پایین تر انجام دهید. ما قبلا آمار ناراحت کننده تاثیرات منفی چند-کاری کار کردن را با هم مرور کرده‌ایم، تمرکز عامدانه روی یک کار در لحظه ثابت شده که بهترین راه برای پیشروی در لیست کارهایی که باید انجام دهید است. این روش همچنین احساس استرس و نا امیدی شما را کاهش داده و در شما حس پیشبرد کار و تلاش موفق ایجاد می‌کند. نهایتا این گونه بیان کنیم که پیشروی در لیست کارهایی که باید انجام دهید به صورت تمرکز روی یک کار در لحظه، راه موثری برای تبدیل شدن به فردی خوشحال، موفق و کارآمد در کارتان است.
چگونه عادتی به محکمی سنگ برای تک-کاری کار کردن در خود ایجاد کنید؟
من نمی‌خواهم به شما دروغ بگویم، تک کاری کار کردن در ابتدا کار مشکلی است. من خودم هنوز استاد این هنر نشده‌ام و هیچ میانبر جادویی برای آن پیدا نکرده‌ام(نگران نباشید به جست و جو ادامه خواهم داد)
در خلال این جست و جو من ٪۹۹ اطمینان دارم که کامل ترین لیستی از استراژی های موجود اینترنت برای تک-کاری کار کردن را تهیه کرده ام. (اگر لیست بهتری پیدا کردید، لطفا آن را با من در میان بگذارید. این استراتژی ها هیچ کدام به تنهایی کافی نیستند و بهتر آن است که تمام آنها را با هم به کار ببندید تا تک-کاری را در خود به عادتی نهادینه تبدیل کنید) این ها به ۴ بخش اساسی تقسیم می‌شوند:
- بستن راه حواس پرتی ها
- برنامه ریزی برای انجام یکی یکی کارهایتان که واقعاآن را انجام دهید
- یاد بگیرید چگونه با حواس پرتی های غیر قابل پیش بینی برخورد کنید
- یاد بگیرید چگونه وقتی از خط خارج شدید، دوباره خود را روی غلطک تک کاری بیاندازید
۱- ممانعت از پرت شدن حواس
به طور میانگین ۲۳ دقیقه طول می‌کشد تا هر کارمند بعد از پرت شدن حواسش دوباره به همان جای کاری که در حال انجامش بوده باز گردد. اولین قدم برای تک کاری کار کردن آن است که تا آنجا که می‌توانید از پرت شدن حواستان ممانعت کنید.
برای مقابله با تکنولوژی از تکنولوژی استفاده کنید.
ابزارهایی وجود دارند که برای مدتی معین جلوی دسترسی کامپیوتر شما به وبسایت ها و جاهایی که ممکن است در کار شما اخلال ایجاد کنند را می‌گیرند. Freedom و Anti Social گزینه های خوبی برای مسدود کردن دسترسی خود در زمان هایی خاص در روز به این سایت ها هستند.
آگاه سازی ها را خاموش کنید
این نصیحتی بسیار قدیمی است اما به خاطر اینکه بسیار موثر است جدا آن را انجام دهید. یک هفته تمام آگاه سازی ها و اعلانات موبایل و کامپیوتر شخصی خود را خاموش کنید و خودتان به تاثیر وحشتناک آنها روی بهره وری تان پی خواهید برد. البته لزومی ندارد آنها را به کلی خاموش کنید، موبایل ها و سیستم های عامل همگی گزینه ای دارند که توسط آن می‌توانید این اعلانات را فقط زمان هایی از روز غیر فعال کنید و از به روز رسانی های مهم در زمان دیگری از روز آگاه شوید.
از ۲ کامپیوتر یا سیستم استفاده کنید
Amir، موسس Todoist، سوگند می‌خورد که استفاده از ۲ کامپیوتر کمک شایانی به بهبود بهره وری اش کرده است. وی از آی‌پد اش برای گشت و گذار در هر جایی که حواسش را از کار پرت می‌کند استفاده می‌کند، از سایت ها بگیر تا ارتباطات خارجی و تیمی اش. اما برای انجام کارهای متمرکز و مهم اش از کامپیوتر شخصی اش استفاده می‌کند.
یکی از کارهایی که اخیرا متوجه شده ام زیاد انجام میدهم(به خصوص وقت هایی که درگیر مشکلات سخت و ضرب العجل ها هستم) این است که آنها را با باز کردن ایمیلم، وبسایت هکر نیوز یا چیزی مشابه آن به تعویق بیاندازم. یکی از راه هایی که برای جلوگیری از این رفتار غلط پیدا کرده ام استفاده از دو کامپیوتر است، یک کامپیوتر جایی است که کار و چیز های مهم را آنجا انجام میدهم و چیز های نا کارآمد روی این سیستم مسدود هستند. دستگاه دیگری (آی‌پد) دارم که کارهای نا کارآمد و تفریحی ام را روی آن انجام میدهم.
فقط یک برگه را در مرورگرتان باز کنید
این ساده اما بسیار موثر است. یکی از موسسان Buffer، ابزار انتشار و مدیریت شبکه های اجتماعی، Leo Widuch، برای متمرکز ماندن و کارایی در طول روز از این روش استفاده می‌کند. استفاده تک صفحه ای از مرورگر سدی در مقابل پریدن از کاری به کار دیگر ایجاد می‌کند و برای اینکار باید صفحه ای که در آن هستید را ببندید و صفحه جدید را باز کنید. این روشی پایدار برای مطمئن شدن از اینکه شما فقط روی چیزی که قصد کار کردن روی آن را داشته اید کار می‌کنید، است.
از فضا های جدا در کامپیوتر خود استفاده کنید
با اینکه راجع به استفاده تک صفحه ای از مرورگر به شما گفته ام اما خودم هنوز نتوانسته ام این کار را عملی کنم. من خودم از استراتژی شاید با تاثیر کمتر اما واقع گرایانه تر جدا کردن کارهای مهم و حواس پرت کننده ها به وسیله استفاده از فضا های جدا از هم استفاده می‌کنم تا اینها را از هم جدا نگه دارم. سیستم های عامل جدید معمولا از این امکان پشتیبانی می‌کنند، من از یک فضا برای ارتباطات ( Gmail , Social , ..) استفاده می‌کنم و فضا های دیگر را برای کارهای مهم و متمرکز جدا جدا استفاده می‌کنم، هر صفحه یک کار. از تصویر پس زمینه خاصی برای هر فضا استفاده می‌کنم که به راحتی متوجه شوم کجا حضور دارم و چه کاری باید اینجا انجام دهم. متوجه شده ام که اینکار برای اینکه در میان راه کارم را تغییر ندهم به من بسیار کمک کرده است.
اینترنت را هر موقع توانستید قطع کنید
متوجه هستم که بیشتر زمانی که پشت کامپیوتر کار می‌کنید به معنی کار به صورت آنلاین است، با این حال هر زمان که کاری در دست انجام داشتید که نیازی به اینترنت نداش، هیچ بهره ای از متصل ماندن به اینترنت در انجام این کار نخواهید گرفت. من زمان نوشتن پست در وبلاگم را با این روش یه نصف کاهش داده ام.
رسیدگی به ایمیل ها را زمانبندی کنید
هنگامی که عاقلانه استفاده شود، ایمیل احتمالا بزرگترین ابزار بهره وری از زمان حضورش است. اما اگر بی دقت استفاده شود شهر فرنگی از پرت کنندگان حواس و چبز های بدرد نخور برای از خط خارج کردن روز کاری شما است. اما می‌توانید آن را رام کنید. زمان های خاصی در طول روز برای رسیدگی به ایمیل ها اختصاص دهید. برای من چک کردن ایمیل هایم ۲ بار در روز کافی بوده است. هر روز ۱۵ الی ۳۰ دقیقه برای چک کردن همه ایمیل هایم طول می‌کشد. در حین انجام این کار از قانون ۲ دقیقه David Alen استفاده کنید. هر ایمیلی که ۲ دقیقه یا کمتر برای رسیدگی به آن کافی است را رسیدگی کنید و بقیه را به لیست کارهایی که باید انجام دهید منتقل کنید تا بعدا تک تک روی آنها تمرکز کنید.
۲- تهیه برنامه تک کاری ای که واقعا به آن بچسبید
برای اینکه به صورت موثر تک کاری کار کنید باید کاملا بدانید که چه کاری است که می‌خواهید و باید روی آن کار کنید. در طول روز هرگز نباید مجبور شوید که از خود بپرسید «بعد از این باید روی چی کار کنم؟»
لیست کارهایی که باید انجام دهید را با ایتم های متمرکز و قابل انجام بچینید.
زمانی را چه در اول روز و یا در پایان روز کاری به رسیدگی به پروژه ها و مشخص کردن کارهایی که برای جلو بردن چیز ها باید انجام دهید اختصاص دهید. آن کارها را به لیست کارهایی که باید انجام دهید اضافه کنید. با اینکه بازبینی روزانه نیازمند اختصاص زمان است اما در طول روز که می‌خواهید تک کاری روی کار های لیست تان کار کنید خیلی مفید واقع خواهد شد. مانند تصویر زیر، می‌توانید در تسکولو، خیلی از کارهایی که در ادامه می‌گیم را برای مدیریت کارهاتون رو استفاده کنید.
کارهایی را که باید رویشان کار کنید با نوشتن روی برگه های چسبان (sticky notes) متصور کنید.
هر کدام را تک تک به تصویر بکشید تا با یک نگاه متوجه شوید باید روی چه چیزی تمرکز کنید.
هنگامی که تک کاری کار می‌کنید این به شما کمک می‌کند که فقط یک فعالیت را در لحظه ببینید. یک راه آسان انجام این کار این است که لیست خود را یکی یکی به نوشته های چسبان لیست خود منتقل کنید.( برای اطلاعات بیشتر در مورد این روش کارآمد به وبلاگ Crew مراجعه کنید)
من خودم دوست دارم در کنار نوشته چسبانی که کاری که در حال انجامش هستم را نشان می‌دهد، کارهایی که امروز انجام داده‌ام را هم قرار دهم تا با دیدن پیشرفتی که داشته ام انگیزه ام بیشتر شود و استرس پایین تری داشته باشم، در نتیجه هر لحظه احساس کنم که بهره وری ام را افزایش داده ام. به هر حال تلقین هم موثر است.
ضرب العجل های غیرواقعی کوتاه برای خود تعیین کنید
وقتی به خودتان زمان کمتری برای پایان دادن به کاری می‌دهید، کمک می‌کند که روی آن کار متمرکز بمانید. آنگونه که متخصص رهبری Peter Bergman در مقاله HBR خودش راجع به تجربیاتش در تک کاری کار کردن این گونه می‌نویسد:
هیچ چیز مانند ضرب العجل باعث در حرکت ماندن کارها نمی‌شود و حالا که کارها با سرعت به حرکت در آمدند، چاره ای جز متمرکز شدن روی آنها نداریم. چند نفر می‌توانند در حالی که به دیگران پیغام می‌نویسند در مسابقه دو هم برنده شوند؟ وقتی برای تهیه یک معرفی و ارائه که یک ساعت زمان می‌برد تنها نیم ساعت زمان داشته باشید آیا باز هم به یک تماس نا مربوط پاسخ خواهید داد؟
روزهای خود را موضوع بندی کنید
بیشتر ما پروژه ها و مسئولیت های چند گانه ای داریم که در یک زمان باید آنها را مدیریت کنیم. خیلی مشکل است وقتی در طول روز بین کارهای مختلف جابجا می‌شوید تمرکز بالایی داشته باشید. یک کار برای تک کاری کار کردن در پروژه های مختلف و همزمان این است که به روز خود موضوعی الحاق کنید. مشاور بهره وری Mike Vardy از این تکنیک برای اولویت دادن به کارهایش در طول روز بهره می‌برد:
یکی از بهترین کارهایی که برای رسیدن به انجام و تمرکز روی کارهای زیادم انجام دادم و خیلی به من کمک کرد این بود که به هر روز هفته موضوعی خاص اختصاص بدم. با این کار خود به خود به ذهنم سر نخ هایی حدودی از اولویت ها و تقدم های روز قبل از نگاه کردن به لیست کارهایم دادم. حالا به جای پاسخ دادن به پرسش کلی «امروز باید چه کار کنم؟» حالا از خودم پرسشی آسان تر با احتمالات کمتر می‌پرسم «امروز یکشنبه روز وبلاگ نویسی است، حالا در راستای موضوع چه فعالیتی انجام بدهم؟»
۳- دست و پنجه نرم کردن با حواس پرتی ها
هر چقدر هم در حذف حواس پرتی ها و برنامه ریزی روزتان منضبط باشید، چیز های غیر متقربه ای حتما اتفاق خواهند افتاد. اینها استراتژی هایی است برای اینکه مطمئن شوید حواس پرتی ها شما را از روی غلطک به پایین پرتاب نمی‌کنند.
عمدا به تعویق بیاندازید
تحقیقات نشان داده که ٪۷۳ کارمندان بلافاصله به وقفه ها و حواس پرتی ها رسیدگی می‌کنند، چه کارشان خیلی عقب باشد یا نه وقت داشته باشند. با اینکه بعضی وقفه ها اجتناب ناپذیر هستند اما شما می‌توانید تاثیر آنها را با انتقالشان به لیست کارهایی که باید انجام دهید کم کنید.
لیستی از چیزهایی که باید بعدا مطالعه کنید داشته باشید
یکی از حواس پرتی هایی که شخصا خود من درگیری زیادی با آن دارم، خواندن مطالب مفید و جالب اما نامربوطی است که وقتی دنبال چیز دیگری می‌گردم به آنها برخورد می‌کنم.
خوشبختانه اینگونه حواس پرتی ها یک راه مقابله ساده دارند. هرگاه به مطلبی مفید، هیجان انگیز و خوب رسیدید که حتما باید آن را بخوانید، در لیست خواندنی هایتان ذخیره اش کنید و بدون ایجاد وقفه در کاری که در حال انجامش هستید بعدا آن را مطالعه کنید.
ابزارهای مختلف زیادی برای کمک به این کار وجود دارند، من Pocket را به شما توصیه می‌کنم که با برچسب گذاری در لحظه ذخیره سازی، خواندنی هایتان را دسته بندی می‌کنید و ظرف یک لحظه برگه حواس پرت کن را ببندید.
انباری از ایده های درخشان داشته باشید
لیستی از ایده هایی که ناگهان به ذهنتان می‌رسد تهیه کنید تا بعدا سر فرصت راجع به آنها فکر کنید.
تا حالا شده که مدت زیادی برای دستیابی به راه حل یه مشکل با ذهنتون کلنجار برید و راه حل آن وقتی که حتی به موضوع فکر هم نمی‌کردید به ذهنتان برسد؟ ذهن ما عادت دارد در لحظه های غیر منتظره چیز ها را به هم ربط دهد و ایده بیافریند، معمولا زمانی که روی چیز دیگری تمرکز می‌کنیم یا در بین خواب و بیداری هستیم. در هر حال اگر هر زمان این چیز ها به ذهنتان می‌رسد کار را رها کرده و آنها را پیگیری کنید، هیچ کاری را به انجام نخواهید رساند.
بجای بلافاصله همراه شدن با ایده هایتان، یک لیست برای ایده هایی که باید بعدا به آنها فکر کنید داشته باشید. ابزارهای زیادی در موبایل یا کامپیوتر شخصی برای کمک به تهیه این لیست ها وجود دارند، اما استفاده از قلم و یک دفتر شخصی هم خالی از لطف نیست.
زمانی را به کارهای خلاقانه و اکتشافی تان اختصاص دهید
لیست خواندنی ها و ایده هایتان اگر نتوانید زمانی برای بازبینی و رسیدگی به آنها اختصاص دهید، کاربردی نخواهند داشت.
زمان های بدون تمرکز و بی هدف برای خلاقیت و پیشرفت حرفه ای حیاتی هستند. اگر ما با سر پایین همواره در حال به انجام رساندن کارها باشیم، ممکن است فرصت هامون رو از دست بدیم و از تصویر کلی کارمون غافل بشیم.
موسس سرویس خدمات مشتریان Groove، الکس ترنبیل توضیح می‌دهد که چرا زمانهایی را برای یادگیری برنامه ریزی می‌کند.
توصیه من این است که زمان هایی را در تقویم خود به مطالعه اختصاص دهید. اگر به مطلب جالبی در خارج از زمان مطالعه برخورد کردید، آن را ذخیره کنید تا در زمان مطالعه تان به آن بپردازید. این کار مطالعه را از یک رویه بی پایان و وقت گیر به یک فعالیت با دقت مدیریت شده تبدیل می‌کند. درست مثل جلسات، زمان های کاری و همه کارهای دیگری که برای کسب و کارتان انجام می‌دهید.
۴- بازگرداندن خود به روی غلطک
بی بر و برگرد روزهایی خواهند بود که وسوسه چندگانه کار کردن بر شما چیره می‌شود. نگران نباشید، اینها دو راه برای برگرداندن شما روی غلطک تمرکز است:
در طول روز زمان های استراحت منظم به خود اختصاص دهید
متاسفانه یا خوشبختانه ذهن انسان برای تمرکز طولانی مدت روی یک چیز تکامل پیدا نکرده و تحقیقات نشان داده که هرچقدر طولانی تر بدون استراحت دادن به خودمان، کار کنیم، بیشتر ممکن است درگیر حواس پرتی ها بشویم. داشتن وقت های استراحت منظم، برای متمرکز ماندنتان روی کاری که در دست انجام دارید مفید خواهد بود.
وقتی بی وقفه روی موضوعی کار می‌کنید، خیلی راحت تمرکزتان را از دست می‌دهید و درگیر حواس پرتی ها می‌شوید. در مقابل پیروی از وقفه ای کوتاه و برگشتن به جایی که قبلا روی آن بوده اید، شما را مجبور می‌کند که چند ثانیه ای عمومی و از بیرون راجع به چیزی که در تلاش برای دستیابی به آن هستید فکر کنید. این تمرینی است که ما را تشویق می‌کند تا اهدافمان در فکرمان حضور داشته باشند و آنچنان که نویسندگان مطلب بیان کرده اند منجر به بهبود در بهره وری ما خواهد شد.
زمانی که روزتان آن طور که برنامه ریزی کرده بودید پیش نرفت، سعی کنید خودتان را ببخشید.
زمانی که روزتان آن طور که برنامه ریزی کرده بودید پیش نرفت و دچار چند کاری شدید و بخش زیادی از لیست کارهایی که باید انجام می‌دادید را نتوانستید به انجام برسانید. به خودتان اجازه دهید تا فقط بی خیال آن روز شوید. فکر چند باره به گذشته و درگیر آن بودن یکی از کم بازده ترین کارهایی است که می‌توانید انجام دهید. تحقیقات نشان داده که تمرین همدردی با خود، زمانی که نتوانستید آن قدر که برنامه ریزی کرده بودید بازخورد داشته باشید منجر به رفتار های پربازده تری در انجام فعالیت مشابه در آینده خواهد شد. با ناراحتی و استرس گذشته جبران نمی‌شود، فقط به این بیاندیشید که اشتباهاتتان کجا بوده و سعی کنید آینده را از آن خود کنید. حتی پر بازده ترین افراد، روزهای کمتر پر بازده ای در کارنامه خود دارند. (یا من ترجیح میدهم اینطور فکر کنم)
خودتان را ببخشید و خود را دو برابر مقید کنید تا در فردایتان از استراتژی های تک کاری کار کردنی که در این پست یاد گرفتید ، بهره ببرید.
خلاصه برنامه تک کاری کار کردن
- از شر حواس پرتی ها خلاص شوید از Freedom برای مسدود کردن دسترسی تان به حواس پرت کن ها در زمان های کاری استفاده کنید، اعلانات و آگاه سازی ها را خاموش کنید و برای رسیدگی به ایمیل ها برنامه ریزی کنید.
- برنامه ای برای تک کاری کار کردن هر روزتان ایجاد کنید هیچ وقت نباید از خودتان بپرسید چه کاری باید انجام دهید (شاید الان این به نظر غیر ممکن برسد اما تک کاری کار کردن به شما کمک می‌کند که این کلاف در هم پیچیده ذهنتان را از هم باز کنید) لیست کارهایی را که باید انجام دهید، یکی یکی به برگه‌های چسبان منتقل کنید تا جلوی چشمتان باشد.
- حواس پرتی های شخصی تان را محدود کنید مطالب جالب و خواندنی و ایده هایتان را در لیست هایی اضافه کنید و بعدا زمانی برای رسیدگی به آنها اختصاص دهید.
- دوباره خود را به روی غلطک باز گردانید در طول روز زمان های استراحت منظم برنامه ریزی کنید تا بهتر روی کارتان متمرکز بمانید. خودتان را زمانی که روزتان را به خاطر درگیر شدن با حواس پرتی ها از دست می‌دهید ببخشید و بجای خوردن غم گذشته، روی این تمرکز کنید که فردا برای دریافت نتیجه بهتر چه تفاوتی ایجاد خواهید کرد.
پی‌نوشت:
ما قصد داریم دانش عمومی در رابطه با تک کاری و افزایش بهره وری را در یک جا متمرکز کنیم و خوشحال می‌شیم اگر مطلبی مرتبط پیدا کردید یا نظری در اینباره داشتین با ما در میون بگذارین.
منبع: todoist.com
