۱۴ نکته برای برگزاری رویداد کاری فوق العاده

نکاتی مهم برای برگزاری رویداد

در این مطلب برایتان از نکاتی مهم درباره برگزاری رویداد گفته‌ایم. چه ضیافت شام برای بهترین مشتری‌هایتان باشد، چه کنفرانس یا ورکشاپی برای مدیران مرتبط با حیطهٔ فعالیت شما، یا همایش رونمایی از کتاب کودکان جدیدی در کتابفروشی شما، یا فقط یک مهمانی برای قدردانی از مشتریان‌تان باشد، برگزاری رویداد راهی بسیار مناسب برای جلب توجه مشتریان جدید، تحکیم ارتباط با مشتریان قبلی و مطرح کردن کسب و کار است.

حتی فکر کردن به برپایی یک مراسم هم می‌تواند باعث استرس و اضطراب در ما شود. بله؛ بخش‌های مختلفی باید با هم همکاری داشته باشند تا یک رویداد برگزار شود؛ اما اجازه ندهید این امر شما را بترساند.

این ۱۴ نکته به شما کمک می‌کند که رویداد بعدی خود را به راحتی برنامه ریزی و برپا کنید:

در روز مراسم، تا جایی که می‌شود از قبل آماده باشید، اما این را هم بپذیرید که احتمالا برای همه اتفاقات پیش بینی نشده، برنامه ریزی نکرده‌اید. اگر اشتباهی رخ بدهد، چیزی که بیشتر از همه اهمیت دارد طرز برخورد شما است.

۱. تنظیم هدف برگزاری رویداد

آیا قصد شما جلب توجه رسانه‌های منطقه، معروف شدن، تهیه یک لیست از مشتری‌های احتمالی یا فروش برخی از محصولات است؟ ابتدا هدف خود را مشخص کنید و بعد بهترین راهکار را برای رسیدن به هدفتان انتخاب کنید.

۲. حوزه فعالیت رویداد

این رویداد با چه فعالیت‌هایی برگزار خواهد شد؟ مراسم شما همراه با فعالیت‌های سرگرم کننده، برگزاری کارگاه یا سخنرانی خواهد بود؟ مقیاس این رویداد را بسته به تجربیاتتان طراحی کنید. اگر اولین باری است که یک ایونت برگزار می‌کنید، نیازی نیست کنفرانسی یک روزه برای صدها نفر در تالار یک هتل بزرگ برگزار کنید. با برگزاری یک ورکشاپ یک ساعته در دفترتان هم می‌توانید به خیلی از اهداف مشابه برسید.

۳. از ایوند برای دعوت مخاطبان استفاده کنید

وقتی هدف و حوزه فعالیت رویدادتان را مشخص کردید، می‌توانید بفهمید مخاطب این ایونت چه کسی است و  دقیقا چه نوع افرادی را باید دعوت کنید. برای ثبت نام افراد می‌توانید از ایوند استفاده کنید. ایوند ابزار راحت و خوش‌دستی را برای شما فراهم می‌کند که در ضمن بسیار حرفه‌ای است و امکانات خوبی برای ثبت نام شرکت کننده‌ها دارد و آمار و گزارش خوبی از روند ثبت نام‌ها به شما می‌دهد.

۴. زمان‌بندی درست برای برگزاری رویداد

برای دستیابی به حداکثر موفقیت، لازم است در زمان بندی رویداد خود دقیق باشید. تاریخ‌های مهم مانند تعطیلات و مناسبتهای سالانه را مد نظر داشته باشید؛ زیرا ممکن است با رویداد شما تداخل داشته باشند. اما نکتهٔ دیگر این است که از این تداخل می‌توانید استفاده کنید و با اشاره به آن اتفاق، مراسم خود را برگزار کنید. مسئله بعدی که نیاز به زمان‌بندی دارد، محاسبه زمان لازم برای رسیدن مدعوین به محل مراسم است. همچنین، باید مد نظر داشته باشید که آماده‌سازی و برگزاری رویداد چه مقدار زمان نیاز دارد.

۵. تیم اجرایی‌تان را انتخاب کنید

چه کسی مسئول برگزاری این مراسم خواهد بود؟ چه خود شما و یا چه یکی از کارکنان ارشد، لازم است یک نفر مسئولیت رهبری و برگزاری مراسم را به عهده داشته باشد. این فرد باید تمام مسائل کلی و جزئی را مدیریت کند و دیگران او را در این امر یاری کنند. حصول اطمینان از تفهیم وظایف به شما کمک می‌کند که در مراسم دچار هیچ اخلالی نشوید.

۶. پیش بینی کنید

قبل از اجرای رویداد، تمام اعضای اجرایی باید دور هم جمع شوند و قدم به قدم مراسم را بررسی کنند. لازم است همه چیز به خوبی برای دیگران تصویر سازی شود تا تصویر ملموس و دقیقی از وظایف خود داشته باشند. در این بخش می‌توانید تخمین بزنید به چه تعداد نیروی انسانی در بخشهای مختلف این رویداد نیاز دارید.

۷. از تسکولو برای مدیریت کارها استفاده کنید

بعد از اینکه همراه تیم‌تان مسیر را پیش بینی کردید، برای ایونت‌تان یک پروژه در تسکولو بسازید. پروژه را به قسمتهای کوچکتر بشکنید و در صفحه‌ها، لیست‌ها و کارها تقسیم کنید. برای هر کار، مشخص کنید باید توسط چه کسانی انجام شود و آن کار را در تسکولو به افراد واگذار کنید. می‌توانید زمان پایان هر کار (ددلاین) را هم مشخص کنید. تصویر زیر نمونهٔ یک ایونت واقعی است که در تسکولو پیاده شده:

۸. تنظیم بودجه برای برگزاری رویداد

پس از بررسی دقیق جوانب برپایی این رویداد، می‌توانید متوجه مخارج آشکار و پنهان آن بشوید. در این بخش است که در صورتی که نیاز به مخارج بیشتری داشته باشید که از عهده شما خارج است، می‌توانید به تامین آن از سایر منابع هم فکر کنید. بسته به نوع ایونت، تامین یک اسپانسر، بلیط فروشی و یا همکاری با یک شرکت مکمل می‌تواند ایده خوبی برای تامین هزینه‌ها باشد.

۹. تهیه یک نقشه کسب و کار

بسته به نوع رویدادی که قصد دارید برگزار کنید، طرح کسب و کار شما می‌تواند شامل ارسال ایمیل، نامه، ثبت نام درون فروشگاه یا استفاده از رسانه‌ها و جراید باشد.

۱۰. به رسانه‌ها خبر بدهید

رسانه‌های محلی برای اطلاع رسانی به دیگران بسیار ضروری هستند. توجه گزارشگران رسانه‌های اینترنتی و سنتی را به این رویداد جلب کنید تا گزارشی مبسوط از این ایونت تهیه کنند. آنها را رسما دعوت کنید تا این مراسم را پوشش دهند. عمومی کردن جزئیات این رویداد می‌تواند به تبلیغ دهان به دهان کسب و کار شما منجر شود.

۱۱. برای برگزاری رویداد باید سر و صدا به پا کنید!

از شبکه‌های اجتماعی برای شناسایی مخاطبِ هدف خود استفاده کنید و به آنها در ارتباط با رویداد خود اطلاعاتی بدهید. می‌توانید پس از اجرای مراسم، اطلاعات و تصاویری دربارهٔ آن در شبکه‌های اجتماعی منتشر کنید و مراحل آماده سازی را به سایرین نشان دهید. حتی می‌توانید از این راه اقدام به جلب مشتری کنید. انرژی رسانه‌های اجتماعی را بالا نگه دارید و در طول برگزاری مراسم هم خبر و محتوای مرتبط منتشر کنید. می‌توانید یکی از کارمندان را مسئول انتشار توییت، عکس و ویدیو کنید.

۱۲. بازاریابی کنید

راهی برای معرفی محصولاتتان به حاضران در رویداد پیدا کنید. کارت ویزیت، بروشور، بن‌های تخفیف یا کارت هدیه، اشانتیون محصولات، مسابقه، و یا هر راه دیگری که آنها را به خرید محصولات یا استفاده از خدمات شما ترغیب کند. یادتان نرود که مشخصات تماس شرکت کنندگان را جمع آوری کنید. این کار به سادگی امکان پذیر است. می‌توانید از آنها بخواهید که آدرس ایمیلشان را در یک فرم، یا روی برگه‌های دریافت بن تخفیف بنویسند؛ یا اینکه کارت ویزیتشان را در یک تُنگ بیندازند.

۱۳. مثبت باشید

در روز برگزاری رویداد ، آماده باشید. این را هم بدانید که شما نمی‌توانید برای تمام احتمالات برنامه‌ریزی کرده باشید. در صورت وقوع هر گونه اشتباهی، نگرش شما به مسئله مهمترین چیز است. اگر نگاه شما به آن مسئله مثبت باشد، احساسی خوشایند به مهمانان تزریق میشود و از این که برای مثال به آنها صندلی نرسیده است، ناراحت نخواهد بود. به هر اتفاق خارج از برنامه‌ای به عنوان یک درس برای مراسم بعدی نگاه کنید و مطمئن باشید که دفعه بعد بهتر خواهید بود.

۱۴. پی‌گیری کنید

با پایان رویداد، کار شما به پایان نرسیده است. در حقیقت، بعد از مراسم تازه کار شما شروع شده! از تمام مشتری‌هایی که در رویداد شما شرکت کرده‌اند به نحوی تشکر کنید. برای مثال می‌توانید از اختصاص دادن تخفیف و یا ارسال دعوتنامه برای رویداد بعدی استفاده کنید. از آنها بخواهید که به مراسم شما نمره بدهند تا با استفاده از نمرات آنها نقاط ضعف و قوت خود را مشخص کنید. تخمین بزنید که تا چه اندازه به اهداف خود رسیده‌اید. چند مشتری جدید جذب کرده‌اید؟ در ماه بعد از این ایونت، چند نفر از حاضران در آن مراسم اقدام به خرید کرده‌اند؟ با توجه به معیارهایی که برای خودتان دارید پیشرفت کنید. ظرف مدتی خواهید دید که این رویدادها چگونه به پیشرفت کسب و کار شما کمک خواهند کرد.

بسیار خب. حالا که گام‌های برگزاری رویداد را مرور کردیم، کاری که باید بکنیم «اقدام» است. همین حالا به وب‌سایت ایوند بروید و شروع کنید یک رویداد را ثبت کنید. این کار خیلی آسان است. اولین قدم را همین حالا بردارید!