رایگان شروع کنید
درخواست استخدام
درخواست مشاوره
۸ مشکل که نشان می‌دهد شما به ابزار مدیریت پروژه مناسب نیاز دارید
در این مقاله ۸ نشانه از اینکه شما به یک نرم‌افزار مدیریت پروژه ساخت و ساز نیاز دارید آمده است. اگر هنوز هم در استفاده از یک نرم‌افزار برای مدیریت پروژه‌های ساختمانی مردد هستید، پیشنهاد می‌کنیم که هشت مورد گفته شده در زیر را مطالعه کنین.
امروز دیگه تقریبا تمامی افراد فعال در زمینه‌ی ساخت و ساز با این این نکته موافق هستن که پروژه‌های بزرگ و دارای درجه اهمیت بالا، روز به روز دارن پیچیده‌تر می‌شن. این پیچیده‌تر شدن پروژه‌های ساختمانی می‌تونه دلایل مختلفی داشته باشه که از جمله‌ی این دلایل می‌شه به پیشرفت‌های سریع و خیره کننده در زمینه‌ی ساخت و ساز و مهندسی، بالا رفتن سطح مهارت نیروی کار، افزایش نیروی متقاضی کار، افزایش هزینه برای مواد اولیه و بالارفتن انتظارت از سازه نهایی اشاره کرد.
همچنین نباید فراموش کنین که تعداد اعضایی که در تیم‌های ساختمانی مشارکت دارن، تعدادشون روز به روز داره بیشتر می‌شه و پیمانکاران در حال حاضر باید انواع مختلفی از تخصص‌ها رو در کنار خودشون داشته باشن. وقتی که تعداد افرادی که در یک یا چندین پروژه مشارکت دارن بیشتر می‌شه، قطعا مدیریت کردن این افراد هم به تبع اون سخت‌تر هست. در چنین تیم‌هایی حجم زیادی از اطلاعات باید در میان اعضای تیم رد و بدل بشه و اعضا باید این فرصت و امکان رو داشته باشن که در هر لحظه‌ای که بخوان بتونن با هم ارتباط بگیرن و در مورد موضوعی با هم مشورت کنن.
به علاوه گاهی اوقات حجم دیتاها و اطلاعاتی که برای تنها یک پروژه نیاز هست، به چندین گیگابایت می‌رسه که این خودش می‌تونه برای سازمان یک چالش باشه. البته این رو هم نباید از یاد برد که مدیریت کردن اطلاعات و اسناد یک پروژه بصورت دستی، خطرات و ریسک‌های خاص خودش رو هم داره، از جمله گم شدن اسناد یا از بین رفتن اونها به هر دلیلی.
اگر تمام موارد گفته شده در بالا رو در کنار هم قرار بدین، به این استنتاج می‌رسین که قطعا به یک نرم‌افزار مدیریت ساخت و ساز نیاز دارین. نرم‌افزاری که در نهایت سادگی و کارایی، امکان مدیریت چندین پروژه و تیم رو به شما بده و همچنین با کمک اون بتونین حجم زیادی از اطلاعات و دیتاهای مورد نیاز برای هر پروژه رو مدیریت کنین. ما ۸ نشانه از نیاز به نرم افزار مناسب رو براتون جمع آوری کردیم:
۱. زمان طولانی در ساخت و پردازش اطلاعات
همونطور که در بالا هم گفتم، هر پروژه‌ی ساختمانی شامل حجم زیادی از اطلاعات می‌شه. از اطلاعات نقشه گرفته تا حساب و کتاب‌های مالی و… مدیریت کردن این حجم عظیم از اطلاعات که گاهی به چندین گیگابایت هم می‌رسه قطعا در صورت عدم استفاده از یک نرم‌افزار مناسب می‌تونه یک چالش باشه. سرویس‌های مدیریت پروژه و ساخت و ساز مثل تسکولو، این امکان رو فراهم می‌کنن تا فارغ از هرگونه نگرانی‌های امنیتی، به راحتی تمامی اطلاعات مورد نیاز هر پروژه رو در لاین مخصوص اون پروژه قرار بدین و در هر مکان و زمانی که خواستین به این اطلاعات دسترسی داشته باشین. در پنل تسکولو می‌شه حتی اطلاعاتی تا حجم چندین گیگابایت رو هم آپلود کرد.
۲. اسناد کامل نشده، غیردقیق و تاریخ گذشته
اسناد و مدارک یکی از مهم‌ترین بخش‌ها در پروژه‌های ساختمانی محسوب می‌شن. اسناد و مدارک باید در هر مکان و زمانی در اختیار تیم باشه تا بتونه بصورت درست از اونها جهت به پیش بردن پروژه استفاده کنه. اما گاهی پیش میاد که به دلیل حجم بالای این اسناد و مدارک و کاغذ بازی‌های رایج اداری، این اسناد به موقع به دست تیم‌ها نمی‌رسه یا حتی اگر هم می‌رسه، ممکنه ناقص، غیردقیق و تاریخ گذشته باشه. اما اگر از یک نرم‌افزار مدیریت ساخت و ساز استفاده کنین، می‌تونین تمامی اسناد و مدارک مورد نیاز برای هر پروژه رو در یک مکان مشخص و در کنار هم داشته باشین و در اختیار هربخش قرار بدین.
۳. گم شدن ایمیل‌ها و عدم پاسخگویی به موقع
اگر برای ارتباطات کاری مثل گفتگو با مشتری، گزارش کار، سفارش مصالح و… از ایمیل استفاده می‌کنین، مدیریت کردن این حجم عظیم از ایمیل‌ها، دقیقا مثل اسناد و مدارک، می‌تونه یک دردسر بزرگ باشه. حالا بیایین فرض کنیم به اشتباه یک ایمیل مهم که قرار بوده از طرف مشتری یا پیمانکار دریافت کنین گم یا حذف شده. خب می‌خواید چیکار کنین؟ شما یکی از اسناد مهم کاری رو از دست دادین. یا حتی بیایین فرض کنیم به دلیل مشغله زیاد، نتونستین به موقع به ایمیل شرکت تامین کننده مصالح پاسخ بدین و تامین مصالح با تاخیر روبرو شده. محتمل‌ترین اتفاق این هست که پروژه به دلیل عدم رسیدن مصالح تعطیل می‌شه.
اما یک راه ساده برای جلوگیری از تمام اینها وجود داره و اون این هست که به سراغ پلتفرم‌های مدیریت پروژه و ساخت و ساز برین و از اونها کمک بگیرین. اگر از تسکولو استفاده می‌کنین، می‌تونین با ساخت یک کلاینت، ایمیل‌هاتون رو به پنل متصل کنین و ایمیل‌ها و پروژه‌ها رو در یک مکان داشته باشین.
۴. عدم نظارت بر تیم و روند کار
یکی از دغدغه‌هایی که اغلب پیمانکاران و مدیران پروژه باهاش روبرو هستن اینه که ممکنه به هر دلیلی نتونن به موقع به پروژه سر بزنن و روی کار اعضا نظارت داشته باشن. در این صورت ممکن هست که روند پروژه با تاخیر روبرو بشه و حتی به دلیل عدم نظارت، مشکلات جدی در نحوه ساخت بوجود بیاد. اما اگر به هر دلیلی نمی‌تونین برای مدتی بالای سر پروژه باشین، می‌تونین به راحتی از طریق پنل پروژه در نرم‌افزار تسکولو، روی روند کار و کارهایی که داره انجام می‌گیره، بصورت لحظه‌ای و آنی نظارت داشته باشین و دستورالعمل‌های لازم رو هم از طریق همون پنل به اعضای هر بخش اعلام کنین.
۵. عدم دسترسی به موقع به اطلاعات و اسناد
زمان در پروژه‌های ساختمانی حرف اول رو می‌زنه. مالک پروژه انتظار داره که در زمان مقرر، پروژه رو بهش تحویل بدین و اگر نتونین این کار رو بکنین شاید حتی مجبور به پرداخت خسارت هم بشین. یکی از عمده‌ترین دلایل تاخیرها در پروژه‌های ساختمانی، عدم دسترسی به موقع به اسناد و اطلاعات اون پروژه‌ست. پیکانکار و سرتیم‌ها باید این امکان رو داشته باشن که در هر لحظه به اطلاعات و اسنادی از قبیل نقشه‌ها، مصالح مورد نیاز و مورد استفاده و… دسترسی داشته باشن که روند پروژه با کندی مواجه نشه. در پلتفرم‌های مدیریت ساخت و ساز می‌تونین اطلاعات مورد نیاز هر بخش رو در اختصاصا در اختیار اون بخش قرار بدین.
۶. عدم پیشرفت کار در اثر زمان‌بندی اشتباه
حتی افراد تازه کار در زمینه ساخت و ساز هم می‌دونن که ساخت و ساز شغلی هست که باید تمام کارها در اون طبق روال و زمان‌بندی مشخص انجام بشه. اما اگر این زمان‌بندی‌ها به درستی انجام نگیره و یا شخصی که وظیفه‌ای بهش محول شده، کارش رو در زمان مقرر انجام نده، حتی احتمال تعطیل شدن پروژه هم وجود داره. اگر از یک نرم‌افزار مدیریت ساخت و ساز مثل تسکولو استفاده می‌کنین، می‌تونین برای هر وظیفه یک ددلاین معین کنین و مشخص کنین که این کار باید در چه زمانی به پایان برسه.
۷. فقدان ارتباط میان اعضای تیم
ارتباط مهم‌ترین فاکتور در زمینه ساخت و ساز به حساب میاد. اعضای تیم‌ها باید بصورت مداوم با هم در ارتباط باشن و در زمینه‌های مختلف از نظرات و پیشنهادات هم آگاه بشن. اگر ارتباطات درستی بین اعضا وجود نداشته باشه، قطعا روند پیشرفت پروژه با مشکل و کندی روبرو می‌شه. اما عدم ارتباط بین اعضا، مشکل چندان بزرگی نیست و در تسکولو به راحتی می‌شه با ایجاد چت روم‌های اختصاصی برای اعضای هر تیم، ارتباط بین اونها رو تسهیل کرد. همچنین در صورت نیاز در پنل تسکولو امکان برقراری ارتباط تصویری (چت ویدئویی) هم بین اعضا وجود داره.
۸. بروز مشکل در مدیریت هزینه‌ها
شاید سخت‌ترین بخش یک پروژه‌ی ساختمانی، مدیریت کردن هزینه‌ها باشه. صاحب پروژه در ابتدا در قرارداد قید می‌کنه که فقط حاضر هست تا این سطح از هزینه رو برای پروژه تقبل کنه و همین محدودیت بودجه‌ای می‌تونه برای پیمانکار دردسرساز بشه. شما به عنوان پیمانکار باید تا حد امکان از هزینه‌های اضافی جلوگیری کنین و مانع از هدررفت بودجه بشین. اگر در این مورد نگران هستین باید بهتون بگم که ابزارهایی وجود دارند که می‌تونن به شما کمک کنن، پس بهتره هرچه زودتر از یک ابزار مناسب برای این کار استفاده کنین.
