چگونه یک مدیر پروژه خوب باشیم ؟

چگونه یک مدیر پروژه خوب باشیم ؟

جواب سوال چگونه یک مدیر پروژه خوب باشیم همون چیزی که در این مطلب درباره‌اش صحبت می‌کنیم؟ در طول دوره کاری حرفه‌ای‌تون تا الان چند نفر مدیر و رهبر رو دیدین که زورگو و سختگیر باشن؟ چند نفرشون رو دیدین که آسون‌گیر و تحت تاثیر باشن؟ حقیقت اینه که هم سخت‌گیری بیش از حد و هم آسون‌گیری زیاد از حد برای یک رهبر خوب نیست. رهبرانی که چنین ویژگی‌های شخصیتی‌ای رو داشته باشند از حمایت تیمشون برخوردار نیستند. در عوض، موثر‌ترین رهبران از عنصر قاطعیت برای انگیزه‌دهی به تیم و کنترل کردن شرایط بحرانی به طرزی کارآمد  استفاده می‌کنن. قبل از اینکه سراغ این مطلب و پیشنهادهای ما بریم بهتره برگردین و به دوران کارمندی خودتون نگاهی بندازید. قطعا زمان‌هایی رو پیدا می‌کنید که از همکاری در یک پروژه لذت بریدن و زمان‌هایی که احساس کردین هیچکس ارزش کار شما رو نمیدونه. خب حالا شما مدیر پروژه‌ای هستید که کارمندان شما تفکرات و توقع‌هایی شبیه به سال‌های قبل خودتون رو دارن. چی از این بهتر؟ الان بهتر می دونید که در موقعیت‌های متفاوت چه‌طور باید احساس بهتری به اعضا تیم بدین. در کنار تمامی اینها باید یک سری مهارت هم به دست بیارید، مثلا قاطع بودن، زمان‌بندی و اولویت‌بندی صحیح کارها، قبول کردن شکست و انگیزه دادن به تیم برای شروع دوباره. پس با ما همراه باشید در این مطلب تا جوابی برای سوال چگونه یک مدیر پروژه خوب باشیم ؟ پیدا کنیم.

قاطعیت، ویژگی مهم برای یک مدیر موفق

اما قاطعیت دقیقا به چه معناست و چه موقع باید در برابر تیمتون ازش استفاده کنین؟ برای درک بهتر مفهموم قاطعیت باید اول خیلی سریع چهار الگوی رفتاری که روزانه باهاشون سروکار دارین رو بررسی کنیم.

منفعل:

افرادی که از تعارضات و تضاد‌ها اجتناب میکنن، ازشون استفاده می‌شه و اغلب به خاطر مسائل پیش اومده عذرخواهی می‌کنن.

پرخاشگر:

بسیاری از افراد کسانی رو که رفتار تهاجمی دارن رو افرادی همیشه حق به جانب و سریع الانتقاد از دیگران می‌دونن و همچنین کسانی هستن که عقاید دیگران رو تحقیر می‌کنن.

منفعل-پرخاشگر:

علی رغم اینکه از برخورد اجتناب می‌کنن، در عین حال می‌تونن دیگران رو بازی بدن و تلاش می‌کنن روی بقیه سلطه پیدا کنن.

قاطع:

این یک رفتار مناسب و متعادل و چیزی بین منفعل و پرخاشگر هست. افراد قاطع احساسات و عقایدشون رو کاملا بیان می‌کنن اما به دنبال یک الگوی برد-برد هستن. طبق تحقیقات موسسه مایو کلینیک، قاطعانه برخورد کردن هسته‌ی اصلی مهارت‌های ارتباطی هست و به این معنیه که شما دیدگاه‌هاتون رو شفاف و بی پرده بیان کنین و ازش دفاع کنین، و در عین حال به حقوق و عقاید دیگران هم احترام بگذارین. قاطع بودن خودباوری رو افزایش، و استرس رو کاهش می‌ده و می‌تونین مطمئن باشین که با درپیش گرفتن قاطعیت افراد به وضوح منظور شما رو متوجه می‌شن.

چه زمان با تیم قاطعانه برخورد کنیم؟

یکی از راهکارها برای اینکه چگونه یک مدیر پروژه خوب باشیم برخورد قاطعانه است. قاطع بودن یک خصیصه مشترک بین تمام رهبران تاثیرگذار هست. رهبران قاطع قبل از هرچیزی نگرش “ما می‌توانیم برنده شویم” دارن  و عقاید و احساساتشون رو به‌ طور صادقانه به اشتراک می‌گذارن. در عین حال، به تمام اعضای تیم احترام گذاشته می‌شه و وقتی که مشکلی پیش میاد، اونها به دنبال راه‌ حل می‌گردن. رهبران قاطع قادر هستن که اعتماد به نفسشون رو بسازن. شما به عنوان یک رهبر قاطه به حرف اعضای تیم‌تون گوش می‌دین، و  اونها هم انتظارات شما رو می‌دونن و همین مورد بهتون کمک می‌کنه که بتونین بعضی اعضای پرخاشگر و سلطه ‌جو در تیم‌تون رو کنترل کنین. اما این به این معنی نیست که شما باید در کل مدت با اعضای تیم به صورت قاطعانه برخورد کنین. اینکه بدونین در چه زمانی قاطعیت به خرج بدید و در چه زمانی کوتاه بیاین یکی از چیزهاییه که باید در مورد قاطعیت در رهبری در موردش آگاهی داشته باشین. در زیر موقعیت‌هایی که باید با تیم با قاطعیت برخورد کنین آورده شده.

مدیریت جدید و چابک را یاد بگیرید

متد Agile که به معنی فرز و چابک است یکی از راهکارها در جواب این سوال است که چگونه یک مدیر پروژه خوب باشیم ؟ مهم ترین نکته در این روش این هست که هرچه سریعتر به اهداف تعیین شده برسیم. در واقع این روش روی خروجی تاکید داره. اما این چند کلمه و تعریف صریح به معنی این نیست که کار می تونه بی کیفیت انجام بشه. در این روش روندها و ساختارها و وظایف به شکلی تعریف میشن که رسیدن به خروجی سریع تر باشه و درعین حال محصول نهایی بی عیب و نقص باشه. برای مثال جلسه های طولانی، کاغذ بازی ها، دوباره کاری ها و ... همه مثل دیوارهایی هستن که در این روش باید از سر راه سریع تر رسیدن به محصول و نتیجه برداشته بشن. بنابراین جواب چگونه یک مدیر پروژه خوب باشیم ؟ میشه اینکه به عنوان مدیر یک سازمان، روندها رو بررسی کنیم و هرجایی که وقت، انرژی یا هزینه غیرضروری ازمون میگیره رو حذف کنیم. گاهی با یک تغییر کوچک در روندها و روش ها، اصلاحات قوانین و ... می تونیم خیلی سریع به نتیجه مورد نظر برسیم.

زمان بندی و اولیوت‌بندی

یکی از مهم‌ترین اصول مدیریتی پایبند بودن به برنامه زمانی برای رسیدن به نتیجه تعریف شده است. شما می‌تونید با استفاده از تسکولو خیلی راحت یک پروژه ایجاد و اعضا تیم رو عضو کنید، برای هرکدوم وظایفی با زمان مشخص برای تحویل تعریف کنید و روی تمام کارها نظارت داشته باشید. زمانی که برنامه ریزی پروژه رو انجام میدین به مواردی مثل نیروهای انسانی و بودجه‌ای که دارید حسابی دقت کنید. برای مشکلات فنی و ناهماهنگی ‌های بین تیم‌ها هم یه زمان از دست رفته درنظر بگیرید. درنهایت اینجوری به زمان‌بندی منطقی می‌رسید و حالا وقتش که قاطع باشید. سر ددلاین ها منتظر گرفتن نتیجه کارها باشید و تمام حواستون به تایم لاین کارها باشه. پیشنهاد می کنیم برای تعریف ددلاین با خود کارمندها هم مشورت کنید. گاهی شما حتی به عنوان مدیر از دوباره کاری‌ها یا زمانبر بودن یک کار اطلاع ندارین. بنابراین به جای فشار آوردن و توقع بی جا، دوستانه با کارمندان‌تون صحبت کنید و مطمئن باشید اونها صادقانه باهاتون رفتار می کنن.

حمایت همه رو درباره برنامه و هدفتون به‌ دست بیارین

بیاید فرض کنیم شما یک ایده ناب برای کمپین فروش دارین. وقتی که ایده رو برای اعضای تیم شرح می‌دیدن به نظرات و پیشنهادات اونها هم گوش می‌دین. در بین این پیشنهادات ممکنه پیشنهادات خوبی هم وجود داشته باشه که کمپین‌تون رو پرقدرت‌تر کنه. این  پیشنهادات ممکنه یه چیز خیلی ساده مثل رهگیری کردن کاربران برای دوره‌های سه تا شش ماهه باشه. در هدف از اینکار اینه که نه تنها حمایت تیم‌تون از برنامه رو به دست بیارین، بلکه با کار تیمی این ایده رو بهبود هم بدین. به این صورت عمل کردن خیلی مؤثرتر از اینه که تهاجمی باشین و هروقت یکی از اعضای تیم نظرش رو اعلام می‌ کنه بهشون بگین “اینکار عملی نیست”. بنابراین یکی از جواب‌ های چگونه یک مدیر پروژه خوب باشیم داشتن گوش شنوا و توجه به تمامی افراد است.

برای تیم انگیزه ایجاد کنین

بعضی وقت ‌ها روحیه تیم پایینه و تیم نیاز به انگیزه داره. به نظر خودتون انجام کارهایی مثل قبول کردن شرایط موجود یا فریاد زدن سر بقیه می‌تونه باعث ایجاد انگیزه براشون بشه؟ البته که نه. در عوض می‌تونین با استفاد از عنصر قاطعیت روحیه تیم رو بالا ببرین و شور و اشتیاق رو بین‌شون گسترش بدین.

این کار مهم می‌تونه با شرکت دادن تمام اعضای تیم در پروژه‌های جاری بدست بیاد. برای مثال:

• اعضای تیم‌تون رو تشویق کنین که خودشون مالکیت یک پروژه رو بر عهده بگیرن، و بهشون آزادی بدین که راه‌حل‌های مختلفی رو برای انجام پروژه تجربه کنند.
• اجازه ندین که فقط افراد دارای ویژگی‌ های تهاجمی و با اعتماد به نفس، متکلم وحده باشن. شانس صحبت کردن رو برای همه قائل بشین؛ به خصوص برای افراد منفعل و ساکت.
• با واگذاری مسئولیت‌های مختلف به اعضای مختلف تیم، اجازه بدین که رهبری رو تجربه کنن.
• با مثبت بودن برای بقیه یک الگو باشین. ایده‌هاتون رو با دیگران به اشتراک بگذارین و به سخنان اعضای تیم گوش بدین.
• سعی کنین بفهمین آیا اونها کارآفرین هستن یا نه، و بهشون کمک کنین تا یک کارآفرین درون سازمانی برای شرکت شما باشن.

اعضای تیم رو تحت نظر داشته باشین

آیا بعضی از اعضای تیم‌تون مدام دیر میان؟ آیا کارشون شلخته‌ست؟ آیا سایر اعضای تیم از این بی احترامی‌های آشکار به ستوه اومدن؟ اگر اینطور هست، شما می‌تونین از دو طریق مختلف با این مسائل برخورد کنین. اینجا در جواب چگونه یک مدیر پروژه خوب باشیم باید یتونید خیلی خوب قاطعیت و جدی بودن خودتون رو نشون بدین. اما راهش چی هست؟ روش اول اینه که منفعل باشین و با بهانه تراشی برای این فرد  چشم‌تون رو روی تمام این مسائل ببندین و ازش سرسری عبور کنین. و روش دوم اینه که با تحکم برخورد کنین و فرد خطارکار رو جلوی جمع تحقیر کنین.

چگونه یک مدیر پروژه خوب باشیم ؟ قاطع باشید!

بله قاطع بودن یکی از بهترین جواب ها برای سوال « چگونه یک مدیر پروژه خوب باشیم » است. در جلسات خصوصی می‌شه با اعضای تیم نشست و بهشون گفت که چرا رفتارشون نامناسبه و این رفتار چطور روی دیگران تاثیر می‌ گذاره. بهشون فرصت صحبت کردن بدین. شاید مشکلی در زندگی شخصی‌شون وجود داره که روی کارشون تاثیر می‌گذاره. شاید حتی خود شما در راهنمایی کردن‌ ها روراست نبودین. در این صورت می‌تونین برای مشکلات به وجود اومده راه حلی رو پیدا کنین. اگر این موارد هم کارساز نبود و فرد خاطی باز هم کارهای گذشته‌ رو تکرار کرد، می‌شه جلسات هفتگی رو ترتیب داد که شاید راه حلی برای برون رفت از این مشکلات پیدا بشه.

اختلافات رو حل کنین

ما معمولا زمان زیادی رو با همکاران‌مون می‌گذرونیم. پس طبیعی هم هست که گاهی اوقات از کوره در بریم و عصبانی بشیم. در بعضی از محیط‌های کاری این از کوره در رفتن‌ها ممکنه به یک تضاد و تعارض تبدیل و به لطمات احساسی، فکری و فیزیکی برای کارمندان ختم بشه. قبل از اینکه چنین چیزی پیش بیاد، پا در کفش قاطعیت بکنید و قبل از اینکه اوضاع از کنترل خارج بشه به فکر راه‌حل باشین. بنابراین یکی از راهکارهای برای اینکه چگونه یک مدیر پروژه خوب باشیم این هست که باز در یک جلسه خصوصی به صحبت‌های تمام اعضای گوش بدین. حقایق رو بشنوین و آرامش خودتون رو حفظ کنین. زمانی رو به فکر کردن در مورد بهترین پیامد ممکن با اشاره به مشکل اختصاص بدین. برای مثال، شما به عنوان مدیر متوجه می‌شین که دو نفر از کارمندان آبشون توی یک جوب نمیره. در این صورت می‌تونین اونها رو به دو بخش مجزا از هم بفرستین. اگر اونها نمی‌تونن روی یک پروژه با هم کار کنن، اونها به تیم‌های جدا از هم منتقل کنین. اگر مشکل از یکی از اون دو نفره، فکر کنین که یک گردن‌کشی زودگذر بوده و بعد بهش توضیح بدین که چرا چنین رفتار‌هایی مناسب محیط کار نیستن.

شکست، شروع دوباره

مهم ترین مورد در جواب سوال چگونه یک مدیر پروژه خوب باشیم شاید این باشه که شکست جزئی از مسیر رسیدن به هدفه. گاهی با تغییرات فنی که روی یه سایت یا نرم افزار ایجاد میشه نه تنها اتفاق مثبتی نمی افته بلکه تمام نتایج درخشان قبلی هم زیر سوال میره. اما شما به عنوان مدیر پروژه نباید سرخورده بشید و ناامید. باید بگید خب، بروزرسانی بعدی راه حل مشکله، تیم رو جمع کنید، جسله بزارید و برای رفع مشکل اقدامات لازم رو انجام بدین. نه اینکه به دنبال پیدا کردن مقصر و تنبیه و اخراج کردن افراد باشید فقط. باید بدونین کجای مسیر چه کاری اشتباه انجام شده اما درنهایت قبول کنید که شکست هم قسمتی از مسیر رسیدن به هدفه. البته که درس گرفتن از این اتفاق‌ها ضروریه. بنابراین به عنوان مدیر باید تمام تلاش‌تون رو بکنید و از اعضا تیم بخواین که یک اشتباه، دوبار تکرار نشه.

جوابی کوتاه برای سوال چگونه یک مدیر پروژه خوب باشیم ؟

اگر به دنبال جواب کوتاه باشید باید بگیم که مهم‌ترین ویژگی یه مدیر موفق نحوه روبه رو شدن با شکست و رسیدن به زیان به جای سود هست. اینجاست که یه مدیر موفق با نگاه کردن به روند و مسیری که طی شده متوجه میشه کجا پروژه از کنترل خارج شده. یک مدیر موفق باید سعی کنه اعضای تیم رو تشویق کنه نه تنها فقط برای رسیدن به نتیجه بلکه برای پیشرفت کردن در جایگاه خودشون حتی. بنابرین گوش دادن رو تمرین کنید. با گذاشتن جلسات ایده‌پردازی و برین استورم به کارمندهاتون حس دیده شدن و شنیده شدن بدین. گاهی پروژه‌های میلیاردی از همین جلسات و از ایده‌های کوچک و بزرگ کارمندانی شروع شده که نیاز بازار رو بهتر از مدیرها میشناختن. برای اینکه اعضا تیم به زمان بندی و اولیوت‌بندی‌ها وفادار باشن، جلسه‌های هفتگی و ماهانه داشته باشید و از دور با ابزارهای مدیریت پروژه مثل تسکولو، روندهای کاری رو چک کنید. یادتون باشه که قاطعیت شما همون چیزیه که از آشوب جلوگیری می‌کنه. گاهی باید تصمیم‌های سخت و سریع گرفته بشه و اینجور مواقع نگاه همه به شما، یعنی مدیر پروژه هستش.