در مدیریت استرس، اضطراب و فرسودگی شغلی به تیمتون کمک کنین

مدیریت کردن استرس‌هایی که خودمون داریم می‌تونه سخت باشه. اما به عنوان یک مدیر چطور می‌تونین به اعضای تیمتون کمک کنین که احساساتی مثل استرس، فرسودگی شغلی و عدم مشارکت رو مدیریت کنن؟ به خاطر اینکه کارها مدام سخت‌تر و پیچیده‌تر می‌شن و بسیاری از ما هم مجبوریم ۲۴ ساعت، هفت روز هفته رو کار کنیم، دیگه اضطراب و فرسودگی شغلی چندان هم چیز غیرمعمولی به حساب نمیاد. در محیط‌های کاری پرفشار ما، پربازده‌ بودن و تعامل داشتن می‌تونه یک چالش باشه.

اگر چه بعیده که سرعت و یا شدت کارها به این زودی‌ها کاهش پیدا کنه اما نتایج یک تحقیق نشون می‌ده که نوع خاصی از فعالیت‌های توسعه‌ای می‌تونه باعث ایجاد ظرفیت لازم برای انعطاف پذیری بشه.

یکی از راهکارها اینه که روی رشد و توسعه‌ی شخصی کارمندان تمرکز کرد. مثلا وقتی که من به عنوان مدیر توسعه اجرایی در گوگل مشغول به کار بودم، ما روی کمک به مدیران برای خلق شاد‌ترین، سالم‌ترین و پربازده‌ترین نیروی کار تمرکز می‌کردیم. سرمایه‌گذاری روی رشد و توسعه‌ی شخصی کارمندان از این دیدگاه، اولین قدم در آزادکردن خلاقیت، فعالسازی ظرفیت‌ها و حمایت از بهره‌وری پایداره.

خبر خوش اینکهرویکردهای ساده و عملی وجود دارن که مدیران و اعضای تیم می‌تونن به کار بگیرن، و این رویکردها و روشها اصلا زمان، بودجه، یا منابع خاصی نیاز ندارن. من در  طول دو دهه سعی کردم به مدیران مشاوره بدم و بهشون کمک کنم تا انعطاف‌پذیری و اثربخشی کارکنانشون رو افزایش بدن. در اینجا به تعدادی از این روشها اشاره می‌کنم.

شیوه‌های خوب زندگی کردن رو ایجاد کنین و گسترش بدین

سطح استرس کارمندان در حال افزایشه. طبق نتایج تحقیقاتی که گروه Regus از ۲۲ هزار کارگر در ۱۰۰ کشور جهان به عمل آورده، بیش از نیمی از نیروی کار در دنیا (%۵۳) گزارش کردند که اونها نسبت به ۵ سال قبل بیشتر به فرسودگی شغلی نزدیک هستن. و از اونجایی که استرس می‌تونه مسری باشه، به نظر این صحبت که “وقتی یکی از احساس اعضای گروه احساس خوشحالی می‌کنه، تاثیرش در تمام اعضای تیم پخش میشه” چندان هم صحبت دور از ذهنی نیست. بر اساس تحقیقی که موسسه‌ی گالوپ روی ۱۵۰ تیم در بازه زمانی شش دوره سه ماهه انجام داده، اعضای تیم های فردی که گزارش شده که خوشحالی رو تجربه می‌کنن، ۲۰ درصد بیشتر احتمال داره که اعضای تیمی که شش ماه بعد همین حس رو تجربه کردن رو بپذیرن. نتیجه: فعالیت هایی که باعث ترویج حس خوشحالی برای خودتون و اعضای تیمتون میشه رو درک و اولویت بندی کنین. این فعالیت ها می‌‎تونه شامل ارائه‌ی یک ابزار برای توسعه‌ی شخصی باشه. ابزار‌هایی مثل تمرکز حواس و آموزش انعطاف‌پذیری، تشویق صریح اعضای تیم به اختصاص دادن وقت برای ورزش کردن و فعالیت‌های بهبوددهنده مثل جلسات سرپایی و یا اختصاص دادن یک زمان استراحت به کارمندان در تقویم کاری که باعث میشه اونها در یک محیط منعطف و در سرعت کنترل شده کار کنن.

به کارمندها زمانی بدین که ازفضای کار دور بشن

بر اساس گزارشی که سازمان همکاری اقتصاد و توسعه (OECD) منتشر کرده، کارگران در دنیا بطور متوسط بین ۳۴ تا ۴۸ ساعت در هفته کار می‌کنن و بسیاری از اونها بعد از ساعت های کاری هم درگیر کار یا فعالیت های مربوط هستن. به عقیده‌ی مک کیزنلی- یک شرکت مشاوره در زمینه مدیریت – همیشه در دسترس بودن و انجام چند کار همزمان در محیط های کاری، بهره‌وری رو از بین می‌بره، باعث کاهش خلاقیت میشه و البته ما رو هم ناراضی و عصبانی می‌کنه.  یکی از مهم‌ترین یافته‌ها در بررسی کارمندانی که در شرکت های بزرگ و کوچک در چنین محیط هایی کار می‌کنن اینه که کارمندان زمانی برای دست از کار کشیدن و استراحت در اختیار ندارن.

در حالی که سختی‌‌های یک فرهنگ عملکردی بالا به تمرکز مداوم نیاز داره، همیشه در دسترس بودن یک ذهنیت خطرناک و نابهره‌وره.  چون باعث میشه زمان بهبودیابی از کارمندان گرفته بشه و عملا فرصتی برای بهبود باقی نمونه. حتی بهترین ورزشکارا در بهترین تیم‌ها هم نیاز به استراحت و بهبود دارن. پس وقتی از کارمندان و یا خودتون انتظار دارین در دفتر باشن و یا دورکاری کار کنن، چنین موضوعی رو مد نظر داشته باشین. و حتی زمانی که سر کار نیستین هم به این موضوع توجه داشته باشین. برای مثال هیچ ایمیلی رو بعد از ساعت ۸ شب و یا اخر هفته ها پاسخ ندین.  

ذهن رو برای مقابله با هرج و مرج آموزش بدین

تحقیقاتی که در حوزه‌ی علوم اعصاب انجام شده نشون میده که تمرین تمرکز حواس می‌تونه به صورت سیستماتیک مغز رو آموزش بده و باعث ایجاد عادت های ذهنی مفیدی بشه که انعطاف پذیری و بهره‌وری رو در کار و زندگی افزایش میده. در Wisdom Labs ما متوجه شدیم که مدیران و تیم هایی که ذهنشون رو برای توسعه تمرکز حواس به منظور همکاری بهتر آموزش می‌دن، می‌تونن بصورت موثرتری استرس رو پشت سر بگذارن و عملکرد بالاشون رو حفظ کنن. برای کمک کردن به خودتون و تیمتون برای توسعه‌ی این ظرفیت ذاتی انسان لازم نیست که شما یک متخصص در حوزه‌ی تمرکز حواس باشین. تکنولوژی می‌تونه به کمک شما بیاد. می‌تونین از اپلیکیشن های تمرکز حواس یا ابزارها استفاده کنید. از نمونه‌ی این اپلیکیشن ها میشه به Calm،Headspace  و  Muse  اشاره کرد.  

برای تمرکز بهتر تک‌کاری کنین

انجام همزمان چند کار (یا multi-tasking) یک افسانه‌ست. انسان‌ها به اندازه‌ی پردازنده های موازی کامپیوتر مؤثر و کارامد نیستن. به عقیده‌ی عصب شناسان، محققان آموزشی و دکتر جوان دیک، چندکاری معمولا زمان انجام یک کار و اشتباهات رو تا دوبرابر افزایش میده. اما افراد در تک‌کاری یا تک وظیفگی‌های سریالی بهتر عمل می‌کنن. مدیران می‌تونن با انجام کارهایی مثل الویت بندی یک به یک وظایف، تعریف نقاط عطفی که با هم هم پوشانی ندارند، و به طور کلی اجتناب از دام اضطرار برای مسائل مهم، تک‌‌کاری رو بجای چندکاری در سازمان گسترش بدن.

از زمان‌های خالی بین ساعات کار هدفمند استفاده کنین

به عنوان یک مدیر باید به کارمنداکمک کنین تا درطول یک روز کاری، در زمان‌هایی که حجم کار در میزان پایینی قرار داره و آرامش برقراره، توقف کنن وباطری‌هاشون رو دوباره شارژ کنن. اگر هیچوقت از حجم کار کاسته نمی‌شه، به عنوان یک مدیر سخت کار کنین تا حجم کار رو کم کنین و این زمان رو ایجاد کنین. بر اساس صحبت‌های لیندا استون- مدیر سابق دانشگاه مایکروسافت- در اکثر آدمها گرایشی وجود داره که سر کار یک ریشه گسترده‌شونده باشن و هرگز متوقف نشن. اینکه همیشه همه‌جا، همه‌وقت در هر مکانی در دسترس باشن. این باعث ایجاد شرایطی کمتر از حد انتظار و نامطلوب در سطح تمرکز آنها می‌شه، و همیشه در حالتی نیمه متمرکز هستن. به کارمنداتون زمانی بدین تا بتونن توانشون رو بازیابی کنن و تمرکزشون رو دوباره به دست بیارن.

به عقیده‌ی تونی شوارتز که یک نویسنده و مشاور مدیریته، مدیران درک می‌کنن که کار، یک مسابقه دوی ماراتن نیست، اما مجموعه‌ای از دوهای سرعته که به بهبود و بازیابی نیاز داره. ( به عقیده‌ی شوارتز هر ۹۰ دقیقه کار با تمرکز، به ۱۰ دقیقه استراحت نیاز داره). تعداد ساعات کاری کارمندا اهمیتی نداره. بلکه ارزشی که اونها در این زمان تولید می‌کنن مهمه. پس نگران این نباشین که یک شخص چند ساعت رو پشت میزش می‌گذرونه. بلکه به این فکر کنین که “برای کمک به این شخص برای طراحی برنامه زمانیش موقعی که اون داره کار می‌کنه چه کار می‌تونم بکنم؟ اصلا اون واقعا داره کار می‌کنه؟”.

همدلی و دلسوزی رو تمرین کنین

مهربون بودن هزینه‌ای نداره اما مزایای بزرگی برای مدیران داره. همدلی و دلسوزی به طور قابل توجهی عملکرد، تعامل و سودآوری کارمندان رو بهبود می‌ده. یک پروژه‌ی تحقیقاتی در دانشگاه نیو سات ولز که روی ۵۶۰۰  نفر در ۷۷ سازمان مختلف انجام شده نشون داد که اون چیزی که بیشترین تاثیر رو در سودآوری و بهره‌وری یک سازمان داره، توانایی مدیران در صرف زمان و تلاش بیشتر برای توسعه و به رسمت شناختن کارمندان و استقبال از باخوردها از جمله انتقادها و ترویج همکاری در میان کارمندانه.  به علاوه این تحقیقات نشون داد که توانایی یک مدیر در دلسوزی کردن و درک محرک‌ها، امیدها و مشکلات کارمندان و انجام یک پشتیانی اصولی برای ایجاد زمینه برای افراد که تمام سعیشون رو به کار بگیرن، ارتباط زیادی با سودآوری و بهره‌وری داره. همبستگی و دلسوزی هم برای کارمندان خوبه و هم برای کسب و کار.

نکته اینجاست که مدیران در نتیجه‌ی این تلاش‌هاشون باید منتظر چه نوع بازگشت سرمایه‌ای باشن؟ در یک برنامه‌ی تمرکز حواس که شرکت بیمه‌ای Aetna برای ۱۲.۰۰۰ کارمندش ترتیب داد، مشخص شد که بطور متوسط ۶۲ دقیقه افزایش بهره‌وری در هفته باعث صرفه جویی ۳ هزار دلاری به ازای هرکارمند در سال میشه. بر اساس تحقیقی هم که موسسه‌ی iOpener انجام داد، مشخص شد که در شرکت‌های متوسط، یک محیط کار شاد باعث کاهش ۴۶ درصدی خروج و جایگزینی کارمندا، کاهش ۱۹ درصدی مرخصی استعلاجی و افزایش ۱۲ درصدی کارایی و بهره‌وری میشه. شاد‌ترین کارمندان ۴۶ درصد بیشتر  روی وظایف کاری تمرکز می‌کنن و ۶۵ درصد انرژی بیشتری نسبت به همکاراشون دارن. و در نهایت در سطح کلان و در تحقیقی که بخش مشاوره منابع انسانی  – Towers Watson یک شرکت خدمات حرفه‌ای-  انجام داد، مشخص شد که در شرکت‌هایی که کارمنداشون تعامل پایدار، که می‌شه به عنوان تعامل احساسی و یا حس فعال و انرژیک بودن هم تعریفش کرد، رو تجربه می‌کنن، دو برابر درامد و تقریبا سه برابر سود ناخالص بیشتری رو نسبت به شرکت هایی که سطح تعامل پایین‌تری دارن، کسب می‌کنن.

ممکنه از خودتون بپرسید ” به عنوان یک مدیر واقعا این وظیفه منه که برای تشویق کارمندا به تمرکز حواس روی انعطاف پذیری اونها تمرکز کنم؟” طبق جدیدترین تحقیقاتی که توسط موسسه‌ی گالوپ انجام شده این دیدگاه که کارمندا باید زندگی شخصیشون روتوی خونه بگذارن (یعنی زندگی شخصی رو درگیر کار نکنن)  ممکنه معقول به نظر بیاد اما کاملا غیر واقعیه. تحلیل مؤسسه‌ی گالوپ نشون داد اینکه ما احساس خوبی داشته باشیم، هم روی کسانی که با ما کار می‌کنن تاثیر داره و هم روی کسانی که برای ما کار می‌کنن. و مدیران باید روی چیزی که به عنوان “ارتقای قابلیت های روحی و روانی” تعریف می‌شه تمرکز کنن.

کلام پایانی برای مدیران اینه که توسعه‌ی شخصی، هر کارمند و کل تیم رو بهتر میکنه و در طول زمان باعث افزایش عملکرد و تعامل میشه. عملکرد خوب در محیط کار و تشویق کارمندا به اینکه احساس خوبی داشته باشن فقط یک احتمال نیست. بلکه سنگ بنای یک تیم با عملکرد بالاست.