رایگان شروع کنید
درخواست استخدام
درخواست مشاوره
فرق مدیریت ارتباط‌ها در یک پروژه با یک خط تولید روتین چیه؟ می‌دونید که علتِ خیلی از تأخیرها، دوباره کاری‌ها، بی دقتی‌ها و بی‌کیفیت بودنِ ساختمان‌ها، همین دشوار بودن ارتباطات بین گروه‌های کاری مختلف یک پروژه است؛ و متأسفانه منجر به خیلی از دعاوی، شکایات، خسارات و ورشکستگی‌ها میشه. در این مقاله روش‌های مدرن بهبود ارتباطات در مدیریت پروژه و راه حل‌های اون رو بررسی می‌کنیم.
صنعت ساخت
روز به روز شاهد پیشرفت و نوآوری‌های فوق‌العاده تو صنایع مختلف هستیم و صنعت ساخت هم از این ماجرا استثنا نیست. ساختمان ها هر روز بلند‌تر ساخته می‌شن، زیبا‌تر می‌شن و همچنین پیشرفته‌تر. این صنعت مثل هر زمان، یکی از فعال‌ترین و پر‌سود‌ترینِ صنایع به حساب میاد و شرکت‌ها، گروه‌ها و افراد زیادی در این صنعت، مشغول آبادانی ایران عزیز هستند.
پروژه‌محور بودن صنعت ساخت
این صنعت یه تفاوت جالبی با دیگر صنایع، مثلا خودرو سازی داره. بر خلاف کارخانه که افراد با کارایی‌های مختلف، در کنار هم، روز های روز در قالب فعالیت‌های روتین کار میکنن تا هزاران محصول مشابه هم تولید کنن؛ در صنعت ساخت، افراد و گروه‌های مختلف، برای مدت محدودی با هم همکار می‌شن تا در پایان یه محصول منحصر‌به‌فرد به اسم ساختمان تولید کنن. تعریف پروژه هم همینه و با تولید محصول تکراری تفاوت داره.
این تفاوت باعث عواقب خیلی جالبتری میشه، توی یه کارخونه بعد از مدتی کارها رو روال مناسبی میوفته؛ گروه‌ها با نیاز‌ها، شیوه‌ی کار، سرعت و روحیه‌ی همدیگه آشنا می‌شن و بعد از مدتی تقریبا همه می‌دونن هر کسی مسئول چه کاریه. اما به خاطر شیوه انجام کارِ پروژه‌محور تو صنعت ساخت، هیچ کدوم این موارد، به این راحتی‌ها به دست نمیان و عواقبِ ناگوارِ نرسیدنِ بهشون، بر عقل سلیم، پوشیده نیست.
اهمیت ارتباطات مؤثر
اینجاست که اهمیتِ وجود ارتباطاتِ مناسب بین گروه‌های مختلف خودشو نشون میده. جالبه که بدونین، علتِ خیلی از تأخیرات، دوباره کاری‌ها، بی دقتی‌ها و بی کیفیت بودنِ ساختمان‌ها، همین عدم وجود ارتباطات مناسب و بهنگام بین گروه‌های کاری مختلف هست؛ و متأسفانه منجر به خیلی از دعاوی، شکایات، خسارات و ورشکستگی‌ها میشه.
این مسئله خودشو نه تنها تو پایین اومدن کیفیت ساختمان‌ها نشون میده، بلکه حفظ امنیت افراد در سایت هم بستگی شدیدی به اطلاع‌رسانی‌های شفاف و به موقع داره.
طبق تحقیقات به عمل اومده توسط موسسه PMI در آمریکا:
«شرکت‌ها به ازای هر ۱ میلیارد دلار هزینه روی پروژه‌های ساخت، ۱۳۵ میلیون دلار ریسک متحمل می‌شن، که ۷۵ میلیون دلار اون (٪۵۶)، به خاطر ارتباطات نامؤثر به خطر میوفته.»
«ارتباطات نامؤثر، در یک سوم موارد، دلیل اصلی شکست پروژه بوده و در نیمی از موارد، روی موفقیت پروژه تاثیرِ بد گذاشته.»
«سازمان‌های موفق(اونهایی که بیش از ٪۸۰ پروژه‌هاشونو به موقع، با بودجه پیش‌بینی شده و در چهارچوب اهداف از پیش تعیین شده به اتمام رسوندن)، تقریبا ۲ برابر رقبای ناموفق‌تر شون، نقشه‌های ارتباطات رسمی ایجاد کرده بودن.»
ارتباطات مؤثر نه تنها به بهتر شدن انجام پروژه‌ها کمک می‌کنه. بلکه مدیریت درست اونها، می‌تونه تحلیل‌های زیادی در خصوص مسائل مختلف، به مدیران و سازمان‌ها بده که اونها رو در پیشرفت در انجام پروژه‌های آینده یاری کنه.
مدیریت ارتباطات پروژه
در صنعت ساخت، با توجه به نوع و مشخصات پروژه، مدیران پروژه‌ها، نقشه‌های ارتباطات پروژه تهیه میکنن که درون اونها تقریبا به تمامی نیاز‌های ارتباطی پروژه فکر شده و نحوه و زمان ارتباطات و اشخاص و تمامی ریزه‌کاری‌ها مشخص می‌شن. تمامی مکاتبات پروژه توسط تیم مدیریت پروژه، مدیریت و بایگانی میشه که در مواقع لزوم بهشون دسترسی داشته باشن و در آخر برای بررسی و تحلیل و افزودن به دارائی‌های نهفته سازمان استفاده بشن.
شاید شما آشنایی نسبی با نحوه مدیریت ارتباط در صنعت ساخت داشته باشید و پیش خودتون فکر کنید که خب همه موارد بالا تو شرکت‌ها پیگیری و انجام می‌شن، نقشه‌های ارتباطات تهیه میشه، مکاتبات در زمینه‌های مختلف انجام میشه و برای هر موردی فرم مخصوصی تهیه شده و به مرجع مربوطه ارسال و بایگانی میشه. چه اشکالی تو این نحوه انجام مدیریت ارتباطات پروژه وجود داره؟ خب شکی نیست که تمامی موارد ذکر شده مهم و شایان پیگیری هستن ولی شیوه انجام این فرآیند‌ها است که هنوز در کشور ما به شکل سنتی صورت می‌گیره و علاوه بر هزینه‌های فراوان برای رسیدگی، بازده مورد نظر رو ارائه نمی‌ده.
کاستی‌های شیوه سنتی مدیریت ارتباطات پروژه
صدمه فراوان به محیط زیست
مکاتبات و اسناد کاغذی صدمه فراوانی به محیط زیست می‌زنه. نقشه‌ها، فرم‌ها و مکاتبات بارها و بارها روی کاغذ چاپ می‌شن. تغیرات در طراحی و نقشه‌ها منجر به چاپ دوباره اون سند میشه، بعضا نقشه‌ای ۵۰ بار چاپ مجدد میشه.اگر در نظر بگیریم که به طور تقریبی با قطع هر درخت، ۱۰،۰۰۰ برگ کاغذ A4 تولید میشه. تعداد زیاد درختانی که برای تهیه این حجم کاغذ قطع می‌شن، واقعا صدمه شدیدی به محیط زیست ما وارد می‌کنه.
هزینه زیاد
تهیه، ارسال و بایگانی مکاتبات به روش سنتی نیازمند رسیدگی مستمر افراد و مدیران پروژه هست. هزینه‌های زیادی صرف پرسنل، چاپ و تهیه کاغذ، انتقال و ارسالِ مکاتبات و بایگانی اونها میشه.
زمان‌بر بودن
مدیریت ارتباطات به صورت سنتی شاید تاخیر کمی در ارسال و دریافت از طریق فکس و ایمیل داشته باشه اما زمانی که صرف بایگانی و مدیریت اونها میشه خیلی زیاده؛ به ویژه هنگامی که میخواید به مکاتبات یا اسنادی از پروژه یا پروژه‌های قبل که همراه خودتون نیاوردید دسترسی داشته باشید.
سختی تجمیع و بازدهی پایین مدیریت ارتباطات
وقتی این مقدار از وقت مدیریت صرف جمع‌آوری و بایگانی اطلاعات میشه. با توجه به سختی دسترسی و کنار هم آوردنِ انواع مکاتبه‌هایی که انجام شده، از ایمیل و فکس و نامه و غیره.
رسیدن به نقطه‌ای که عملا بشه ارتباطات رو تحلیل کرد یا به صورت آماری بررسی‌شون کرد خیلی مشکل میشه.
نداشتن قابلیت جابجایی
دسترسی به اطلاعات و اسناد و مکاتبات صورت گرفته، خارج از سازمان، شرکت و دفتر کار و بایگانی بسیار مشکله. دسترسی به صورت‌حسابی که براتون فرستاده شده، یا متن دقیق نامه‌ای که دریافت کردین، خارج از محل کار، مگر اینکه قبلا اونارو به موبایل یا کامپیوتر شخصیتون منتقل کرده باشید، امکان‌پذیر نیست. نقشه‌ها و اسناد پروژه حتی اگه چاپ شده و در سایت پروژه موجود باشه، باز هم خارج از کانکس یا دفتر در دسترستون نیست، و باید برای ویرایش یا علامت گذاری اونها به دفتر برگردید.
پراکندگی نسخه‌های مختلف اسناد
در صنعت ساخت، معمولا نسخه‌های مختلفی از یک سند یا نقشه پروژه موجوده و گروه‌های زیادی با اون سند سر و کار دارن. طی رفت و آمد ها بین گروه‌های مختلف، اون سند به روز میشه و نسخه به‌روز شده باید به تمام گروه‌های درگیر فرستاده بشه تا تداخل و اشتباهی به وجود نیاد. این پروسه در روش سنتی زمان بر هست و به دلیل پراکندگی نسخ بین گروه‌های مختلف، ایجاد هماهنگی و تشخیص نسخه جدید‌تر مشکل و به تبحر خاصی احتیاج داره.
بیشتر بخوانید: وظایف مدیر پروژه ساختمانی چیست؟
ابزارهای نوین مدیریت ارتباطات پروژه
با پیشرفته‌تر شدن جوامع و ترویج روز‌افزون استفاده از ابزارهای نوین فناوری اطلاعات، گستره‌های جدیدی برای حل مشکلات گذشته و ممکن ساختن ایده‌های جدید، به روی جوامع گشوده شده. اینگونه که با بررسی کاستی‌های موجود ابزارهای جدیدی برای رفع اون نواقص، طراحی و ارائه میشه. ابزارهای کاربردی مختلفی ایجاد شده، که هر کدوم مختص کاری هستند و اون رو به نحو احسن انجام میدن. ابزارهای اجتماعی و ارتباطی هم که هر روز، تعداد و امکانات‌شون بهتر و بیشتر میشه. در ادامه به ابزارهایی اشاره می‌کنیم که می‌تونن تو مدیریت بهتر ارتباطات، مدیران رو یاری کنن.
ایمیل
بجای فکس و نامه و پست می‌تونید از سرویس پست اینترنتی برای انجام مکاتبات‌تون استفاده کنید. نه تنها استفاده از ایمیل رایگان هست، شما می‌تونید مکاتبات انجام‌گرفته‌تون رو به سرعت در اون جستجو کنید.
ابر CLOUD
با سرویس‌های ابری می‌تونید اطلاعات و اسنادتون رو به جای ذخیره روی کامپیوتر شخصی، روی فضایی مجازی در اینترنت و به اصطلاح ابر، ذخیره کنید و بدون نیاز به حمل اونها با خودتون، در هر جا و با هر دستگاهی که به اینترنت دسترسی داره، از اسنادتون بهره‌مند بشید.
ابزارهای پیغام‌رسان
با کمک این ابزارها به سرعت و به راحتی می‌تونید متن، عکس، فیلم و فایل‌هاتون رو توسط موبایل یا تبلت به افراد انتقال بدید، مکالمه صوتی و تصویری ایجاد کنید و ارتباطاتِ گذشتتون رو مرور کنید. راحتی استفاده و دسترسی به این ابزار از طریق موبایل و تبلت باعث محبوبیت فراوان اونها در جامعه شده و تقریبا هر کسی حتی اگه ایمیل هم نداشته باشه، ولی از این ابزارها استفاده می‌کنه.
نرم‌افزارهای مدیریت دانش و پروژه
نرم‌افزارهایی وجود دارن که با تهیه اونها می‌تونید نقشه‌های ارتباطی پروژه و سازمان رو ایجاد و مدیریت کنید، با آموزش افراد از اونها بخواین دانش سازمان رو به دُرستی به این نرم‌افزارها انتقال بدن و همچنین ارتباطات پروژه رو در اونها وارد کنید تا بعد از مدتی از بانک اطلاعاتی بزرگ و ارزشمندی از دانش بدست آمده در پروژه‌های گذشته سازمان، انواع اطلاعات، گزارشات، آمار و تحلیل‌ها و … بهره‌مند بشید. تسکولو نرمافزار مدیریت پروژه است که امکان مدیریت اطلاعات پروژه‌های گوناگون رو به شما میده.
آیا مشکل حل شده؟
خب هنوز هم مشکل بیشتر شده که حل نشده، اون‌همه پیچیدگیِ قبل، کاغذ و فکس و … کم بود، ایمیل و پیغام موبایلی و نرم افزار مخصوص مدیریت که باید همه اطلاعات و مکاتبات و … رو بهش وارد کنیم هم اضافه شد. شاید بگید خب بعله، حالا پیغام‌ها زودتر می‌رسه ولی کلی بیشتر باید وقت صرف کنیم تا اینها رو هم جدا، دسته بندی و مدیریت کنیم، دسترسی به دانش و تحلیل اون آسون‌تر میشه، ولی کلی زمان برای وارد کردن اطلاعات به سیستم و هزینه اضافی پرسنل و نرمافزار و ایجاد زیرساخت آی‌تی اون تو سازمان باید صرف بشه. درسته، ولی برای اینها هم به تازگی، راه حل هایی به وجود اومده که در ادامه به توضیحش می‌پردازیم.
درونی‌سازی (Integration)
امروزه ابزارهای مختلفی برای کارهای گوناگون طراحی و ارائه شدن، اما مشکل اینجاست که مدیریت چندین نرمافزار ایزوله خودش چالش بزرگی به حساب میاد. برای مثال شما نامه‌ها رو در نرمافزار word تایپ می‌کنید بعد دستی باید به درایو یا ایمیلتون انتقال بدید بعد میخواید همه رو به نرمافزار مدیریت دانش‌تون انتقال بدید باید دونه، دونه و دستی اینکارو بکنید. هرچقدر گستره ابزارهایی که استفاده می‌کنید وسیع‌تر باشه، با چالش بزرگتری برای مدیریت و انتقال اطلاعات بین اونها مواجه می‌شین.
راه‌کار
راه‌کاری که برای حل این مشکل توسط توسعه‌دهندگان ابزارهای کامپیوتری به وجود اومده بکاربستن یا ترکیب‌کردن ابزارهای مختلف با هم و مدیریت این انتقال و ارتباط توسط خود نرمافزار هست. با اینکار توسعه دهندگان بجای اینکه در تولید یک سیستم جامع، مجبور به طراحی تمام بخش‌های از قبل تهیه شده و کاربردی موجود باشند، با دانش فنی و اطلاعاتی که از اون سیستم‌ها دارن، اونها رو به نرمافزار خودشون به اصطلاح می‌دوزن (tailoring) و باهاش ترکیب میکنن. به این ترتیب ابزارهایی به وجود میان که ترکیبی از ابزارهای پرکاربرد موجود، که مورد استقبال عموم توی اون عرصه قرار گرفتن رو به کاربر عرضه میکنن. ترکیب‌هایی که آن‌قدر مفید به نظر میان که کاربرها قبلا خودشون اونها رو با هم ترکیب می‌کردن. و این شروع انقلابی شگفت‌انگیز در توسعه ابزارهای فن‌آوری اطلاعات به حساب میاد. با این درونی‌سازی‌ها دیگه مشکلی در انتقال و ارتباط میان ابزارهای مختلف و مدیریت چند ابزار پرکاربرد در کنار هم، وجود نخواهد داشت؛ و به راحتی از تمام بازدهی که فن‌آوری اطلاعات می‌تونه در اختیار سازمان شما بگذاره بهره‌مند خواهید شد.
در پست‌های بعدی شما رو بیشتر با تسکولو و درونی‌سازی‌هایی که برای مدیریت بهتر ارتباطات پروژه، به کار بسته آشنا خواهیم کرد.
