ارتباطات موفق، یه پروژه‌ موفق می‌سازه

سوء تفاهم پیش میاد! در واقع خیلی از سوءتفاهم‌ها نتیجه‌ی ارتباط ضعیف هستن. راجع به این موضوع ناراحت و عصبانی نباشید، فقط سعی کنید متوجه بشید که چرا این اتفاق می‌افته. در ارتباطات تیمی دو مشکل اصلی وجود داره که تقریبا همه ‌ی تیم‌ها باهاشون مواجه میشن. یکی صحبت درباره‌ی انتظارات و بعدی اینکه تو پروژه چه خبره. در نظر گرفتن این دو جنبه‌ی ارتباط میتونه باعث موفقیت یه پروژه بشه. اجازه بدید راجع به این دو بیشتر براتون توضیح بدم:

۱. انتظارات متفاوت

تمام افراد مرتبط با پروژه باید درباره‌ی چیزی که ارائه می‌کنن، یک جور انتظارات مشترک و شبیه به هم داشته باشن. برای مثال چه موقع قراره اون رو ارائه کنن و ارائه‌ی اون چقدر هزینه داره. اگر در طول پروژه انتظارات افراد یا تیم یا کسب‌وکار تغییر کرد، تمام افراد مرتبط به پروژه رو با خبر کنید. به اضافه اگه درباره‌ی موارد قابل ارائه در پروژه تصوری دارید اون رو برای بقیه هم مشخص کنید تا کارها همون طوری که شما انتظار دارید انجام بشن و آدم‌ها با نتیجه‌ی اشتباه پیش شما برنگردن. اگه شما ارتباط تیمی ضعیفی برقرار کنید ممکنه داخل تیمتون ناسازگاری انتظارات اتفاق بیفته، پس حسابی مراقب باشید.

برای درک بهتر فرایند ارتباط، دو نفر که باهم راجع به انتظاراتشون صحبت می‌کنن رو تصور کنید. یکی فرستنده و دیگری گیرنده است.

فرستنده درباره‌ی انتظاراتش راجع به کاری که می‌خواد به گیرنده واگذارکنه ایده‌ای داره، تو ذهنش از اون ایده یه تصوری می‌سازه و آخر سر نتیجه رو با گیرنده بازگو می‌کنه و انتظاراتش رو عنوان می‌کنه. گیرنده اول اون نتایج رو می‌گیره (که همون شنیدن حرف‌های فرستنده است) بعد راجع به شنیده‌هاش برای خودش تصوری می‌سازه و از انتظارات فرستنده نسبت به خودش به یه ایده می‌رسه. امیدوارم که اون ایده شبیه ایده‌ی فرستنده باشه اما لزوما اینطور نیست!

تمام این موارد باعث کار بیشتر می‌شه و هم برای مدیر پروژه و هم برای بچه‌های تیم خستگی و فرسودگی بیش از حد به دنبال داره.

۲. وضعیت نامعلوم پروژه

جوری همه رو راجع به اتفاقاتی که قراره اتفاق بیفته با خبر کنید که خبر تغییرات اتفاق افتاده برای هیچ کس سورپرایز نباشه. آدم‌ها وقتی که خبرهای مربوط به خودشون رو دقیقه‌ی نود می‌‌شنوند احساس ناامیدی و خستگی می‌کنند – تصور کنید شما آخرین نفر در تیم هستید که راجع به تاخیر زمان سررسید کاری که به شما مربوط می‌شه و وظیفه‌ی شما بوده با خبر می‌شید. به اضافه، کمبود اطلاعات نمی‌ذاره مردم تصمیم درستی بگیرن.

در کنار این دو مشکل،

۳. ارتباطات ضعیف می‌تونه براتون گرون تموم شه

در سال ۲۰۰۸، در تحقیقی که بین ۱۰۰،۰۰۰ کارمند از ۴۰۰ شرکت در آمریکا و انگلیس انجام شد، هزینه‌ی درک اشتباه و سوء تفاهم‌هایی که برای کارمندها به خاطر ارتباط ضعیف پیش میاد، ۳۷ میلیارد دلار در سال تخمین زده شد. یعنی این برداشت‌های اشتباه به طور متوسط برای هر شرکت سالیانه ۶۳ میلیون دلار هزینه داشته. همین تحقیق اعلام می‌کنه که شرکت‌ها سالیانه به خاطر ارتباط ضعیف بیش از ۲۶۰۰۰ دلار بابت درک اشتباه وکارایی از بین رفته‌ی هر کارمند از دست می‌دهند.

خوب چطور از این مشکل‌ها رها شیم و یه پروژه موفق داشته باشیم؟

۱. بدترین چیز در پروژه انتظارات ناگفته است

انتظاراتتون رو یک به یک به هم بگید،‌ تعریف کنید که هرکس از اون یکی توقع داره که چه کنه؟ (۱:۱) ، بعد توقعات تیم رو در مقابل هر فرد مشخص کنید (تیم:۱) ، و بعد تعریف کنید از هر فرد انتظار میره برای کسب‌وکار چیکار کنه (کسب‌وکار:۱) بین سه نوع انتظاراتی که گفتم یه انتظار مشترک پیدا کنید، سعی کنید چیزی رو که واسه همه‌ی تیم معنی داره پیدا کنید. با توجه به فرایند ارتباط که در بالا توضیح دادم، سعی کنید نتیجه رو تا اونجا که ممکنه واضح کنید –نتیجه همون چیزیه که شما با گیرنده تعامل میکنید. می‌تونید با در نظر گرفتن زبان بدن و یا توضیح جزئیات بیشتر منظورتون رو واضح‌تر بگید. اگر تعجب یا شگفتی توی صورتشون دیدید ازشون بپرسید که متوجه شدن یا بخواهید اگه میشه چیزی که بهشون گفتید رو براتون تکرار کنن تا ببینید متوجه شدن یا نه. اگر می‌تونید چیزی به عنوان صورت جلسه هم داشته باشید تا از بحث‌های غیر ضروری جلوگیری شه.

۲. از یه ابزاری استفاده کنید که بهتون کمک کنه همه‌ رو ردگیری کنید

در تجربه‌هایی که ما بررسی کردیم، تیم‌ها مجبور بودند مردم رو به روش‌های مختلف باخبر کنند. بعضی‌ها رو با ایمیل و بعضی‌ها رو با نوشتن یادداشت روی تخته‌ی دفتر. برای همین ما تمام ابزارهای ضروری برای مدیریت بهتر تیم رو در تسکولو جمع کردیم.تسکولو پلتفورمی هست که به شما اجازه می‌ده افراد تیمتون رو در یه پروژه نگه دارید. شما می‌تونید داخل پروژه برای آدم‌ها نقش تعریف کنید و دسترسی‌های مختلف بهشون بدید. همینطور بهتون اجازه میده که هر کدوم از اطلاعات رو با کسی بیرون از پروژه هم به اشتراک بذارید.از ابزارهایی استفاده کنید که به شما اجازه می‌دن همه رو ردگیری کنید. اگه تیم کوچیکی هستید و با اعضای تیمتون تو یه اتاق هستید، ممکنه بهترین چیز براتون همون وایت بورد باشه در غیر این صورت شما می‌تونید از ابزارهای ارتباطی آنلاین استفاده کنید.

فراموش نکنید استفاده کردن از ابزارهای زیاد باعث می‌شه ارتباطتون حتی سخت‌تر هم بشه – نتیجه‌اش می‌شه سر و کله زدن شما با مکاتبات و مکالمات پراکنده، تکه پروژه‌های متعدد و ایمیل‌های تمام نشدنی.

در تسکولو یه پلتفورم یکپارچه برای آسون کردن مدیریت تیم و پروژه‌تون وجود داره. شما می‌تونید همه کس و همه چیز رو یک جا روی یک پروژه داشته باشید. با استفاده از نقش و دسترسی تسکولو اجازه می‌دید که هرکس تنها کارهای مربوط به خودش رو ببینه و انجام بده. شما می‌تونید کارها واطلاعاتتون رو با افراد مرتبط با پروژه که بیرون از تیمتون هستند هم به اشتراک بذارید بدون اینکه بهشون اجازه بدید به همه‌ی پروژتون دسترسی داشته باشند.

ما همینطور یه چت درونی هم اضافه کردیم که اجازه میده گفتگو و ارتباطتون آسون‌تر باشه واین ساخته شده برای اینکه شما از حرف‌هاتون کارهای اجراپذیر بسازید.

راستی شما برای آسون‌تر کردن ارتباط تیمتون از چه راه‌هایی استفاده کردید یا می‌کنید؟ خوشحال می‌شیم تجربه‌تون رو بشنویم!