رایگان شروع کنید
درخواست استخدام
درخواست مشاوره
اصل پارکینسون
همه ما عادت های پنهان خاصی داریم و بدون اینکه به آن ها واقف باشیم روزانه آن ها را تکرار می کنیم. جالب است بدانیم که بسیاری از عادات ما نه تنها در بسیاری از افرادِ دیگر هم وجود دارند، بلکه دارای نام و تعریفِ ویژه نیز هستند. یکی از این عادات با نام قانون یا اصل پارکینسون در مدیریت و اقتصاد شناخته می شود. اصل پارکینسون می گوید: "هر کار به اندازه زمانی که برای آن تخصیص داده شده، طول می‌کشد". و این یعنی شما چه برای پروژه پایان ترم خود یک ماه وقت بگذارید چه یک هفته، در نهایت این پروژه را در آخرین روز تعیین شده به اتمام خواهید رساند. سایریل نورث کوت پارکینسون تاریخ شناس و نویسنده انگلیسی در سال 1955 برای اولین بار این تعریف را در مجله ی طنز اکونومیست ارائه داد. او در زمانی که سیستم اداری انگلیس تابع بروکراسی های زیادی بود به این اصل دست یافت. چرا که در آن زمان در انگلیس دیدگاه عمومی غالب بر ادارات این بود که هر کسی در زمان بیشتری کاری را به انجام برساند، بهتر کار کرده است. این دیدگاه برای ما چیز ناملموس و عجیبی نیست، چرا که همواره عده ی زیادی را با این عقیده می بینیم. اکنون با رشد علم مدیریت و بازخوردگیری از روش های سنتی، می دانیم که کار خلاقانه و هوشمندانه بر کار کردن در زمان طولانی رجحان دارد. پس می توانیم اصل پارکینسون را برای بهبود نتایج امور خود به کار ببریم.
اصل پارکینسون در زندگی روزمره
گر چه اصل پارکینسون رویکردی مدیریتی دارد اما از مصداق های اصل پارکینسون که به حوزه ی سازمانی و مدیریتی مربوط نمی شود هم در زندگی بسیار میبینیم. به مثال های زیر توجه کنید، حتما تا به حال بسیاری از آن ها را در خود و یا در دیگران یافته اید.
- وقتی انجام یک پروژه را به آخرین روز و دقایق تعیین شده برای تحویل موکول میکنیم، اصل پارکینسون را به کار برده ایم. چنان چه برای تحویل این کار یک سال وقت هم داشته باشیم، باز هم عمده فعالیت مربوط به آن را در روزهای پایانی انجام می دهیم.
- وقتی برای آزمون شش ماه فرصت داریم، اما در یک ماه پایانی تمام تلاش مان را معطوف به قبولی می کنیم یعنی اصل پارکینسون را به کار برده ایم.
- وقتی برای رفتن به ملاقات یا قرار ساعت ها وقت داریم اما آماده شدن را میگذاریم در دقایق آخر و با عجله مسیر را تا رسیدن به جلسه طی میکنیم یعنی اصل پارکینسون را ناخواسته رعایت کرده ایم.
- وقتی درآمدمان چند برابر می شود و همچنان پس انداز نداریم. یعنی میزان پولی که خرج می کنیم به اندازه ای است که درآمد داریم و این مصداقی از اصل پارکینسون است.
- وقتی منزل بزرگی می خریم که مطابق لوازم منزل‌مان است و حتی گاهی وسایل کمی برای پر کردن آن داریم، به مرور آن قدر وسایل منزل‌مان زیاد می شود که باز هم منزل‌مان نسبت به اسباب‌مان کوچک به نظر می رسد. و این هم یک مثال از اصل پارکینسون است.
قانون پارکینسون چیست و چرا وجود دارد؟
این اصل از بستر مدیریت و اقتصاد شکل گرفته و در ابعاد گسترده تری تعمیم یافته، علت پیدایش این اصل همان طور که ذکر شد، سیستم بروکراسی انگلستان در زمانی ست که پارکینسون کارمند بوده است. نکته مهمی که پارکینسون به آن اشاره می کند این است که هر گاه شما زمان زیادی را برای کاری ساده تخصیص دهید، آن کار به همان اندازه کش می آید و نه تنها تاثیری در کیفیت کار ندارد، بلکه استرس و بار فکری آن کار را به مدت طولانی تری باید تحمل کنید. بسیاری از ما شاهد کارمندانی هستیم که تا ساعات بیشتری حتی بعد از ساعات رسمی کاری در شرکت ها و ادارات می مانند و کار میکنند، چه بسا خودمان هم از این دسته افراد باشیم. گاهی کار زیادی برای انجام دادن وجود دارد اما در بسیاری از موارد کارمندان کارهای ساده را در بازه ی زمانیِ بیشتری انجام میدهند. اغلب این امر کارفرمایان را به این فکر می اندازد که کارمندی که ساعات بیشتری کار میکند، فرد شایسته تری است. اما نکته این جاست که این طولانی بودنِ مدت کار دلیل بر کیفیت کار نیست و گاهی شاهدِ ضعف در مدیریت زمان و اتلاف زمان است.
چطور از قانون پارکینسون به نفع خودمان استفاده کنیم؟
اگر شما هم به این نتیجه رسیده اید که باید هر کار را با راندمان بالا انجام داد با ما همراه باشید. داشتن راندمان یا بازده بالا یعنی هر کاری را با کیفیت مطلوب و در زمان کوتاه انجام دهیم. یکی از راهبردی ترین روش ها این است که بدون در نظر داشتن مهلت انجام یک کار، برای به اتمام رساندن آن کار یک زمان ساختگی اما قراردادی تعیین کنیم. یعنی برای مثال اگر یک هفته برای کاری فرصت داریم، برای خودمان زمان قراردادی را سه روز تعیین کنیم و خود را موظف کنیم که در این بازه ی زمانی کار را به نتیجه برسانیم. از دیگر راه های اثربخش در این زمینه خرد کردن کارهای بزرگ است. به این شکل که اگر یک کار با بخش های مختلف داریم، آن را به زیربخش های جداگانه و با بازه های زمانی مجزا تقسیم کنیم تا به راندمان بالاتری برسیم.
از زمانی که در روز داریم به درستی استفاده کنیم
از زمانی که در روز داریم به درستی استفاده کنیم، این یک اصل مهم است. یعنی چه؟ اگر برنامه ریزی درستی داشته باشیم و اهداف روزانه مان را مبهم بیان نکنیم، می توانیم خیلی موفق تر عمل کنیم. طبیعتا اگر زودتر از خواب بلند شویم زمان بیشتری برای به انجام رساندن کارها داریم و اگر به جای تعیین یک ساعت مطالعه، برای خودمان قرارداد کنیم که یک ساعت مشخصی در روز را باید مطالعه کنیم، برنامه ی مفیدتری داریم.
یکی از مسائلی که این روزها ما را به خود درگیر کرده است و به طور جد جوری زمانمان را هدر میدهد که خودمان هم متوجه آن نمی شویم، شبکه های اجتماعی است. اگر متوسط زمانی که روزانه صرف گشتن در فضای مجازی و شبکه های اجتماعی می کنیم را برآورد کنیم متوجه می شویم که زمان زیادی را ناخواسته صرف کاری بی نتیجه می کنیم و از کارهای اصلی باز می مانیم. لذا باید بیشتر روی مدیریت زمان نظارت کنیم.
عملکرد مهم دیگر این است که برای خودتان زمانی مشخص کنید، مثلا تا ساعت پنج عصر باید تمام کارهایتان را انجام داده باشید و بعد از این زمان را استراحت کنید. حتی اگر کارمند نیستید. میدانید علت زیاد کار کردن چیست؟ ساختن تصویر موفق و مثبت از خود. این یعنی ما برای اینکه وجدانمان پیش خودمان راحت باشد که خوب کار میکنیم و حس کنیم فرد موفقی هستیم، زمانمان را بیهوده هدر میدهیم و هر کار ساده را در زمانی طولانی انجام میدهیم. یک بار برای همیشه باید با خودمان روراست باشیم و باور کنیم که صرفا همیشه کار کردن نمی تواند دلیل بر مثبت بودن و موفق بودن ما باشد. پس فرد موفق کسی است که در زمان کوتاه کارها را به اتمام می رساند.
نکته ای که باید رعایت کنیم این است که اگر کارمند هستیم، کاری را برای انجام در منزل در نظر نگیریم. چرا؟ چون با این تفکر آن قدر به خودمان فرصت داده ایم که حتی بعد از تایم کاری هم وقت برای انجام کارها داریم. این جاست که قانون پارکینسون عمل می کند و کارها مدام کش پیدا می کنند.
مسائل جالبی اصل پارکینسون
از مسائل جالبی که در کنار اصل پارکینسون مشاهده می شود، میتوان به موارد زیر اشاره کرد که حاصل بسط این قانون می باشد.جالب است که تمامی این موارد دارای نمودهای بسیاری هستند و مصداق های متعددی از آن ها را می توانیم پیدا کنیم. اصطکاک سازمانی چیزی ست که در مورد آن می خواهیم صحبت کنیم. اتفاقی که در رابطه با تعداد افراد درگیر یک پروژه می افتد. به این صورت که اگر حس کنیم کاری برای به انجام رسیدن نیاز به پنج نفر دارد، این کار دیگر با تعداد کمتر از پنج نفر در مهلت مقرر انجام نمی شود. حتی اگر آن کار را بشود با دو نفر در همان مدت زمان انجام داد.
نکته ای که پارکینسون در یکی از مقالات خود به آن اشاره کرده، این است که سالانه 5 الی 7 درصد به تعداد کارمندان سازمانِ بروکراتیک اضافه می شود، هر چند کار سازمان تغییری پیدا نمیکند. بحث دیگر مربوط به بودجه است. وقتی برای کاری حس کنیم بودجه ی زیادی لازم است، به طور قطع کل آن بودجه را صرف آن کار میکنیم. حتی اگر در واقعیت با نصف آن مقدار هم بشود پروژه را با همان کیفیت به اتمام رساند.
جمع بندی:
علت وجود اصل پارکینسون در واقع یک سیستم روانی است که به ذهن دستور میدهد نهایت استفاده از هر چیزی باید انجام بگیرد. نهایت استفاده از زمان، بودجه، افراد، فضا و ... . از نکاتی که در بعد سازمانی اصل پارکینسون را تقویت می کند سیستم پاداش و دستمزد است. همه ی ما میدانیم که زود به اتمام رساندن کارها هیچ پاداشی ندارد ولی کش دادن کار و اضافه کاری چهره ی مثبتی از کارمند را در دید خودش و مدیر شرکت به وجود می آورد. جالب این است که اگر فردی کارهای محوله به خودش را در زمان کوتاهی انجام دهد، پس از مدتی آن قدر مسئولیت های بیشتری بر دوش وی گذاشته می شود که دیگر واقعا زمان کافی برای انجام آن ها ندارد. در بسیاری از شرکت ها یا سازمان ها این مساله را دیده ایم که کارمندان در روز مقدار کار خیلی محدودی را انجام می دهند که این امر یا ناشی از حس درونی آن هاست که زمان دارند و به اصل پارکینسون باز میگردد. و یا اینکه می دانند در اثر خوب کار کردن باید تعداد کارهای بیشتری را به عهده بگیرند. در هر صورت اصل پارکینسون در این جا دخیل است و بازده کار را به طور گسترده ای دچار نقصان می کند.
