تسکولو به خاطر کاربری آسان و انعطافی که دارد، ابزار مناسبی برای شرکت‌هایی است که زیادی کارها و پیچیدگی فرآیندهایشان معمولا باعث از قلم افتادن بعضی از کارها می‌شود. برای همین است که بین شرکت‌های تبلیغات، بازاریابی دیجیتال و تولید محتوا از اقبال خوبی برخوردار شده‌است. طبیعت متغیر و حجم زیاد کاری در شرکت‌های این حوزه باعث می‌شود برنامه‌ریزی مشکل شود و در نهایت اعضای شرکت به جای رسیدن به کارها، باید وقت خود را صرف رفع اختلاف‌نظرهای پیش‌آمده کنند.

شرکت مدیریت رسانه «توانا رسانه نوین» یکی از کاربران ما در این صنعت است که اتفاقا یکی از فعال‌ترین شرکت‌های کاربر در تسکولو هم هستند. به سراغ آن‌ها رفتیم تا بیشتر با نحوه کارشان آشنا شویم. آقای توانا عسگری معتقد است، روشی که او برای کار کردن دارد می‌تواند برای خیلی از شرکت‌های تبلیغاتی مفید باشد. و راستش بعد از مصاحبه متوجه شدیم این حرف فقط یک ادعا نیست. آقای عسگری حتی هماهنگی‌ها و برنامه‌ریزی کارهای شخصی مثل عروسی خودش را روی تسکولو پیش برده‌است.

این حجم از فرآیند را اگر می‌خواستیم بدون تسکولو انجام بدهیم، اصلا ممکن نبود. من به همکاران خودم هم همیشه تسکولو رو توصیه می‌کنم، چون می‌دونم برای انجام دادن همه این کارها بدون یک ابزار همکاری آنلاین بسیار اذیت می‌شدیم.

این مطالعه موردی را بخوانید تا بیشتر با نحوه فعالیت‌های آن‌ها آشنا شوید.

از توسعه نرم‌افزار تا تولید محتوا، با یک شرکت چند مهارته آشنا شوید

توانا رسانه پانزده سال پیش به عنوان یک شرکت متخصص در طراحی سایت و SEO شروع به کار کرد. اما از سال ۹۴ متوجه شدند شرکت‌ها دیگر فقط به طراحی وب‌سایت احتیاج ندارند، بلکه مدیریت شبکه‌های اجتماعی، مدیریت محتوا و در مجموع حضور پویاتر در اینترنت هم برای موفقیت آنلاین ضروری است. به همین دلیل توانا رسانه شروع به ارائه خدمات مدیریت رسانه کرد که شامل تهیه محتوای متنی و گرافیکی برای شبکه‌های اجتماعی برای مشتریان و بهبود حضور آنلاین آن‌ها می‌شود.
علاوه بر این توانا رسانه روی دو استارت‌آپ هم کار می‌کند: اَسِنت‌وی (ascentway.com) و تضمین اپ. اسنت‌وی یک نرم‌افزار مدیریت شبکه‌های اجتماعی است که به کاربرانش سرویس آنالیز، تبلیغات و برنامه‌ریزی و انتشار پست روی اینستاگرام و تلگرام ارائه می‌دهد، تضمین اپ که برای تضمین خرید و فروش الکترونیک روی شبکه‌های اجتماعی از قبیل اینستاگرام و دیوار کاربرد دارد.
هر کدام از این واحدها چالش‌های خود را داشته است و برای تقویت همکاری در بین افراد تیمش ابزارهای مختلفی را آزموده‌است، از ترلو (Trello) و آسانا (Asana) تا جیرا (JIRA)، مایکروسافت پروجکت (MS Project) و وان نوت (Microsoft OneNote). در ادامه با چالش‌های توانا رسانا آشنا می‌شویم و خواهیم دید چرا تسکولو را به عنوان مرجع نهایی کارها، اطلاعات و ارتباط‌هایشان انتخاب کرده‌اند.

توسعه چابک نرم‌افزار با ماجراهای مشتری

پروژه اسنت‌وی، زودتر از همه واحدهای دیگر به دنبال ابزار مناسبی برای مدیریت کارهایش افتاد. آن‌ها قبلا برای انجام پروژه‌های طراحی وب با MSP کار می‌کردند، اما به خاطر ماهیت متغیر پروژه‌های نرم‌افزاری برای این پروژه به ترلو مهاجرت کردند که مدیریت چابک را ممکن می‌کند. اما در نهایت آن‌طور که آقای امیرحسین صباحی، مدیر محصول پروژه، می‌گوید در نهایت تسکولو جایگزین ترلو شد:

ما در تیم‌مون نیاز به سرعت داشتیم چون خیلی مواقع کارها ورودی و خروجی بودند، یعنی باید به محض ورود و بدون تاخیر انجام می‌شدند. ما با متد کانبان پیش می‌رفتیم و اول با بردهای فیزیکی شروع کردیم. اما در ادامه احساس کردیم نیاز داریم فایل‌های الکترونیکی و بردهامون سینک باشه وگرنه نظم برقرار نمی‌شد. برای همین اول رفتیم سراغ ترلو. ولی من بقیه ابزارهای مدیریت پروژه رو هم معمولا چک می‌کردم. بعد از مدتی دیدیم تسکلو به میزان پختگی رسیده که بتونیم به جای ترلو از تسکولو استفاده کنیم. چون زبانش فارسیه و به خاطر لایه‌های بیشتر، انعطاف بیشتری داره که با نیازهای ما هماهنگ بشه. به علاوه می‌تونستیم با پشتیبانی به سادگی صحبت کنیم تا مشکلاتمون رو برطرف کنن. از طرفی چون محصول ایرانی بود و در واقع ما تو یک بازار همکار بودیم، این یک جنبه حمایتی هم داشت.

حالا در تیم توسعه اسنت‌وی MSP برای برنامه‌ریزی کلان پروژه یعنی زمان‌بندی کلی، تخصیص منابع و تهیه گانت چارت‌ برنامه‌ای استفاده می‌شود و تسکولو برای مدیریت کارها استفاده می‌شود. ایده‌های جدید و باگ‌های نرم‌افزار معمولا در تلگرام به اطلاع مدیر محصول می‌رسد. اما در تلگرام به راحتی ممکن است ایده‌ها و اطلاعات گم شوند. برای همین مدیر محصول در انتهای هر روز کاری، ابتدا همه ورودی‌ها را به زبان «ماجرای مشتری» تعریف می‌کند سپس این ماجرا را به کارهای قابل اجرا خرد می‌کند و در لیست «بک‌لاگ» در تسکولو وارد می‌کند.
در ابتدای هر اسپرینت کارهای موجود در بک‌لاگ اولویت‌بندی می‌شوند و تعدادی از آن‌ها به لیست «در حال انجام» منتقل می‌شود. برای این لیست محدودیت تعداد کار در نظر گرفته شده است، که این محدودیت براساس حجم هر کار و عملکرد قبلی تیم تعیین می‌شود.
پس از انجام، کار از لیست «در حال انجام» به ترتیب در لیست‌های «تست و QC» و «انتقال به محصول» جابه‌جا می‌شوند و پس از پایان پیاده‌سازی در محصول، در لیست «اجرا در محصول» قرار می‌گیرند.
برای نظم دادن به کارها، بخشی از نرم‌افزار که کار به آن مربوط است (مثل UI یا Backend) با تگ مشخص می‌شود و به افراد مرتبط واگذار می‌شود. همچنین با کمک برچسب‌ها نوع کار را جدا می‌کنند، مثل ویژگی‌ها، باگ‌ها، موارد بحرانی. به عقیده آقای صباحی خوبی برچسب‌ها این است که در یک نگاه می‌توانند کارها را از هم تشخیص دهند.

ارتباط با مشتریان و مدیریت فرآیندهای خدمات وب‌سایت

یکی دیگر از واحدهای کاری توانارسانه خدمات طراحی وب‌سایت و SEO است. این واحد برای فعالیت‌های ارتباط با مشتری (CRM)، مثل برنامه‌ریزی تمدید‌های وب‌سایت مشتریان، هم از تسکولو استفاده می‌کند. در واقع تیم طراحی وب‌سایت علاوه بر مدیریت کارهای خود، فعالیت‌های پشتیبانی خود را نیز در تسکولو هماهنگ می‌کند. برای مثال وضعیت فاکتورها از مرحله ارسال برای مشتری و پاسخ مشتری تا فعالیت‌های مربوط به پاسخ به تیکت‌ها و تمدید هاست در تسکولو پیگیری می‌شود.
برای انجام این کارها، یک بار همه کارهای متعارف ارتباط با مشتری (مثل تغییرات دامین یا صدور فاکتور جدید) ایجاد شده و مراحل مختلف کار در یک چک‌لیست داخل کار تعریف شده‌است. بچه‌های تیم پشتیبانی برای هر مشتری جدید یک کپی از کار می‌سازند و کارهای انجام شده را در چک‌لیست تیک می‌زنند. مضاف بر این، از قسمت دیدگاه‌های کار برای ثبت لاگ تماس با مشتری استفاده می‌شود. به علاوه همه دستورالعمل‌ها و فرآیندها و حتی پیگیری‌های داخلی در تسکولو وارد شده‌اند. برای همین نیروهای جدید هم به راحتی می‌توانند کل فرآیند را به راحتی درک کنند و شروع به کار کنند. به علاوه مدیران همیشه در جریان آخرین اتفاقات مربوط به هر مشتری قرار می‌گیرند.

همکاری با سرمایه‌گذارها و فری‌لنسرها: هماهنگی‌های داخلی و خارجی همه در یک جا

پروژه تضمین اپ در نوع خود بی‌نظیر است. در این پروژه حجم زیادی از همکاری‌ها با شرکت‌ها و افراد خارج از توانارسانه انجام می‌شود، و اگرچه جنبه برنامه‌نویسی آن از اسنت‌وی کوچک‌تر است، اما تنوع کارها در آن فراتر از فقط توسعه نرم‌افزار است. همه ایده‌ها، جلسه‌ها، جنبه‌های اجرایی داخلی، جنبه‌های اجرایی خارجی، بحث‌های مالی پروژه، مستندات مربوط به قراردادهای پروژه همه در تسکولو ثبت و نگهداری می‌شوند. می‌توان گفت پروژه تضمین اپ عملا مثل یک شرکت پرجنب‌وجوش کل کارش روی تسکولو انجام می‌شود.
برای مثال تضمین اپ به کمک تسکولو همه فعالیت‌های مالی خود را مدیریت کند. از آنجا که تامین مالی پروژه توسط چند سرمایه‌گذار انجام می‌شود، می‌توانند تمام گزارش‌ها، مستندات و اطلاعات مربوط به هزینه‌ها را در کارهای تسکولو پیوست کنند و سرمایه‌گذارها را با شفافیت در جریان همه اتفاقات قرار دهند. به این صورت دیگر نیازی به خرید یک نرم‌افزار مالی مجزا برای یک پروژه استارت‌‌آپ از بین رفته است و اطلاعات هر لحظه در دسترس همه افراد دخیل قرار دارد.
از طرف دیگر قسمت عمده‌ای از توسعه نرم‌افزار این پروژه توسط فری‌لنسرها انجام شده است. تسکولو به تیم پروژه کمک کرده است کارهای برون‌سپاری شده را در یک صفحه جدا قرار دهند، فری‌لنسرها را به پروژه اضافه کنند و کارها را روی تسکولو به آن‌ها بسپارند و پیگیری کنند. از طرف دیگر امکان گفتگوهای پروژه تسکولو هم همکاری بین فری‌لنسر و مدیران را آسان‌تر کرده است.

تسکولو: یک میز کار کامل برای تحریریه رسانه‌ها

اگر در پروژه‌های طراحی وب‌سایت، ارتباط با کارفرما به صورت مداوم ضروری نیست و پس از یک مرحله دریافت اطلاعات لازم بقیه کارها بدون حضور او انجام می‌شود، برای پروژه‌های «مدیریت رسانه» ارتباط هر روزه با وی اجتناب ناپذیر است. بدون هماهنگی منظم و همیشگی، کارفرما از آخرین پست‌ها و نتیجه آن‌ها بی‌خبر می‌ماند و  این موضوع بالاخره جایی به نارضایتی او از سرویس و حتی فسخ قرارداد منجر خواهد شد.
در توانارسانه برای رسیدن به این هماهنگی، ابتدا با وایبر کارها را هماهنگ می‌کردند. اما تولید محتوا نیاز به یک زمان‌بندی دقیق و پایش مدام دارد که نرم‌افزارهای پیام‌رسان برای آن طراحی نشده‌اند، برای همین شروع به استفاده از ترلو کردند. اما تعداد محدود لایه‌های دسته‌بندی کارها در ترلو، باعث شد ترلو انعطاف کافی برای ساختاربندی کارها آنطور که یک تیم مدیریت رسانه می‌خواهد را نداشته باشد. از طرف دیگر نیاز به تقویم فارسی مزید بر علت شد تا توانارسانه شروع به استفاده از تسکولو کند.

بدون تسکولو امکان نداره بتونیم کار کنیم و به شدت برای پیش بردن کارهای مدیریت رسانه‌مون اذیت می‌شیم. من حتی به همه رقیب‌هام هم آموزش میدم این روش رو. هر کسی از من می‌پرسه، من سریع تسکولو رو باز میکنم و میگم ما این‌جوری کار می‌کنیم، شما هم با تسکولو کار کنید که مشکلی نداشته باشید.

اگر می‌خواهید در مورد این که تیم مدیریت رسانه چطور کارهای خود را در تسکولو چیده‌است، این پست را بخوانید.

الان خیلی از تیم‌های دیجیتال مارکتینگ هستن که بدون برنامه‌ریزی کار می‌کنن و هر روز مطالب مربوط به همان روز را آماده می‌کنن. اما برای موفقیت در استراتژی تولید محتوا باید حداقل دو هفته زودتر محتوا آماده باشد. این موضوع به یک برنامه‌ریزی شفاف و چابک داره که بدون تسکولو ممکن نبود.

مزیت‌های تسکولو برای شرکت‌های بزرگ

بعد از این که با فعالیت‌های توانا رسانه و نحوه استفاده‌اشان از تسکولو آشنا شدیم، آقای عسگری در مورد این صحبت کرد که چرا شرکت‌ها باید از تسکولو استفاده کنند و چرا او به همه تسکولو را پیشنهاد می‌دهد.

مطمئنا هر تیم ایرانی اگر با تسکولو کار کنه موفق‌تره. من این رو همه جا گفتم و باز هم میگم.

دورکاری آسان شده است

اولین کمکی که تسکولو به توانارسانه کرده است، آسان شدن دورکاری است. قبلا لازم بود همه نفرات حتما در دفتر حاضر باشند تا کارها انجام بشود، اما حالا دیگر دغدغه‌ای در این مورد وجود ندارد. گرافیست‌ها و نویسنده‌ها می‌توانند از خانه کارهایی که به آن‌ها سپرده شده را پیش ببرند. این نه تنها به کارمندان کمک می‌کند در فضایی که راحت‌تر هستند کار کنند، بلکه شرکت هم می‌تواند خیلی راحت‌تر با فری‌لنسرها و افراد دور از دسترس کار کند. دیگر کافی است کارها در تسکولو به افراد خارج از شرکت سپرده شوند، تا آن‌ها به سرعت خبر دار شوند و کار خودشان را انجام و تحویل دهند.
به علاوه مدیرها می‌توانند به راحتی خارج از وقت اداری و از خانه یا در مسیر به کارهای مهم خود برسند، هر زمان که وقت داشتند، کارها را جلو بیاندازند و از تاخیرهای غیرضروری جلوگیری کنند.

مدیریت کارهای روزانه شرکت

بعضی شرکت‌ها فکر می‌کنند حتما باید پروژه‌ای داشته باشند که برای مدیریتش به یک ابزار مدیریت کار‌ها احتیاج باشد. اما انعطاف تسکولو آن را برای کارهای روتین اداری و دفتری هم تبدیل به ابزاری مناسب می‌کند. مثلا یک پروژه استارت‌آپ فقط کارهای مربوط به پروژه را ندارد. کارهای لجستیکی و آماده‌سازی مثلا از خرید میز و صندلی و نصب پرده،‌ تا باز کردن حساب بانکی هم کار هستند و باید پیگیری و انجام شوند. در توانارسانه همه اطلاعات اداری هم روی تسکولو قرار دارد و از آنجا قابل دسترسی است. مثلا اطلاعات پستی شرکت،فرمت نامه‌ها و درخواست‌ها و حتی اسکن مدارک شناسایی مدیرعامل برای امور حقوقی.

ما از تسکولو به عنوان یک ساز و کار شرکتی استفاده می‌کنیم، نه فقط مدیریت کار. چون کل شرکت براساس یک سری کارها پیش میره، هرچیزی که باشه: چه پروژه، چه کارهای اداری.

کاربری آسان تسکولو، آموزش سریع نفرات جدید

به علاوه تسکولو دوره آموزش نفرات جدید را هم به مقدار قابل توجهی کاهش می‌دهد. کسی که تازه به تیم اضافه شده است، می‌تواند با فرآیندها و روش کار در شرکت به سرعت آشنا شود و با کمترین ابهام تبدیل به عضوی از تیم شود.

قبلا باید یک هفته می‌نشستیم به نفرات جدید توضیح می‌دادیم که چی به چی است و روندهای کاری چگونه است. اما الان نفر جدید فقط ده دقیقه لازم دارد تا با تسکولو آشنا شود و کارش را شروع کند. با اینکه هنوز خیلی‌ها با تسکولو آشنایی ندارند، اما این زمان کافی است. در همین زمان ایمیل جدید سازمانی برایش ساخته می‌شود، به تسکولو اضافه می‌شود و کارهای مربوط به او واگذار می‌شود. اینطوری در نهایت بعد از یک ساعت نفر جدید عضوی از تیم شده است و دیگر لازم نیست وقت زیادی برای بریف کردن اینکه چی هست و کجا هست صرف شود. زیرا خودش به راحتی می‌تواند در تسکولو پیدا کند.

به علاوه هر شخص اول روز همه کارهایی که آن روز به او سپرده شده را می‌بیند. برای همین زمان‌های بی استفاده کمتر خواهد شد، و همه می‌دانند باید چه کار کنند.
نکته مهم دیگر این است که چون تمام اتفاقات روی هر کار ثبت شده‌است، تاریخچه‌ای از اتفاقات همیشه در دسترس است. این به خصوص به گرافیست‌های جدید کمک می‌کند. یکی از چالش‌های ورود به محیط جدید در کارهای خلاقانه، این است که طول می‌کشد تا افراد جدید با طرز تفکر و سلیقه مدیر هنری آشنا شوند.

اتفاقی که با تسکولو افتاده اینه که الان مدیران نظرات و ترجیح‌های خود را روی هر کار به صورت کامنت می‌کنن. برای همین نفر جدید می‌تونه کامنت‌های مدیر روی کارهای قبلی رو بخونه و سریع‌تر با روش‌ها آشنا بشه. سردبیر به راحتی می‌تونه سبک‌های نوشتاری و گرافیکی را زود به نفرات جدید منتقل کنه.

یک نمونه موفق تحول دیجیتال

در مورد مقاومت سازمان‌ها و کسب‌وکارها نسبت به تحول دیجیتال بسیار شنیده‌ایم. ورود یک تکنولوژی جدید، که قرار است کارها را آسان‌تر کند، به محیط کار می‌تواند بسیار چالش‌برانگیز باشد. زیرا این تغییر فقط به نصب و آموزش یک نرم‌افزار جدید، محدود نمی‌شود و قبل از هرچیز تحولی در فرهنگ سازمانی را می‌طلبد. اگر این فرآیند به درستی پیش نرود، ممکن است به جای آسان شدن کارها، حجم کاری هر نفر بیشتر شود. این موضوع باعث نارضایتی اعضای سازمان می‌شود و یک هزینه اضافی به خاطر کاهش بهره‌وری هم به سازمان تحمیل می‌کند.
تجربه توانارسانه نشان می‌دهد با یک تفکر پیشرو، یک ابزار منعطف و مطالعه درست فرآیندهای کاری می‌توان یک پروژه تحول دیجیتال موفق را پیش برد.

اعضای سازمان معمولا گرایش به بی‌نظمی دارند و به تدریج ممکنه کارهای شرکت به سمت بی‌نظمی بره. اگر ابزاری مثل تسکولو بخواد تو شرکت جا بیفته، اول مدیر باید پاش واسته! اگر مدیرعامل به نظم اهمیت نده و فرآیندمحور محور نباشه، این اتفاق هم هیچ وقت نمی‌افته. ممکنه بعضی تیم‌ها خودجوش یک کارهایی بکنن، مثل تیم‌های برنامه‌نویسی که اگر منظم نباشن، اذیت می‌شن. ولی اگر سازمانی بخواد موفق باشه، باید تسکولو رو در همه قسمت‌ها وارد کنن.

در توانارسانه تیم‌های محتوا نسبت به تسکولو مقاومت می‌کردند، زیرا می‌ترسیدند جلوی کارشان را می‌گیرد و سرعتشان را پایین می‌آورد. اما در نهایت با کمک خود آقای عسگری ظرف دو روز موفق شدند فرآیندها و ساختارهای کاری را روی تسکولو تعریف کنند و پروژه را راه بیندازند. بعد از آن هم یک هفته پابه‌پای اعضای تیم همراه شدند و فعالیت آن‌ها را پایش کردند تا مطمئن شوند همه چیز درست کار می‌کند. کار به جایی رسیده که امروز در توانا رسانه، کار کردن بدون تسکولو ممکن نیست.

الان تسکولو رو از توانا رسانه حذف کنیم، همه اعتراض می‌کنن، چون دیگه کسی نمی‌دونه باید چه کار کنه. اگر تسکولو نباشه، این حجم از محتوایی که هر روز در مجموعه ما تولید می‌شه رو مدیریت کرد و خیلی چیزا گم میشه. چون محتوای تولیدشده، تقریبا ۴ برابر چیزیه که تایید میشه و منتشر می‌کنیم. این همه کار رو نمیشه بدون یک ابزار هدفمند پیش برد.