مدیریت استودیو دیزاین با تسکولو

رضا بعد از مدتی فعالیت در حوزه گرافیک و تولید محتوای بصری توانست تیم خودش رو جمع کند و در قالب یک استودیوی دیزاین سفارش‌های متعدد و متنوعی دریافت کند، و اما کار سخت از آنجایی شروع شد که می‌بایست سفارش‌ها به کارهای ریزتری تقسیم شوند و با توجه به تخصص افراد به فرد مورد نظر سپرده شود و سخت‌تر هم شد وقتی که مشتریان مرتب پیگیری سفارش‌هایشان را می‌کردند و علاقه داشتند نظراتشان را تا نهایی شدن کار دریافت اعلام و اعمال کنند، رضا توانسته است با تسکولو مدیریت استودیو را به خوبی انجام دهد ما از رضا خواستیم نحوه مدیریت کارهای استودیو با تسکولو را برای ما کمی بیشتر توضیح دهد.

صنعت : استودیو دیزاین و گرافیک
تعداد اعضای استودیو: 18 نفر

اغلب استودیوهای هنری چه گرافیک، انیمیشن و چه در حوزه طراحی وبسایت و اپلیکیشن نیازمند یک مدیر پروژه پیگیر و منظم هستند، ارتباط دو سویه با تیم و مدیریت و مشتریان کاریست که نظم بسیار زیادی نیاز دارد و بدون این نظم تیم کاملا تمرکز خود را از دست می‌دهد و می‌توان نارضایتی مشتری و یا از دست رفتن همیشگی‌اش را حدس زد.
حالا تصور کنید هر مشتری ممکن است چندین پروژه داشته باشد، تجربه نشان داده وقتی یک تیم کار خوبی ارائه می‌کند کارفرما ترجیح می‌دهد همچنان با همان تیم که شناخت کاملی از آنها دارد ادامه دهد.
حساس‌تر از آن معضل ورود و خروج یک مدیر پروژه است که می‌تواند تاثیر بسیار زیادی بر عملکرد تیم و استودیو داشته باشد. اما زمانی که کارها با همه به اشتراک گذاشته می‌شود و نحوه پیش‌برد کار و ارتباط با کارفرماها برای همه شفاف است ریسک پیش آمدن مشکل بسیار تا بسیار کاهش پیدا می‌کند.
تصور کنید مدیر پروژه ی شما تصمیم به خروج از کشور گرفته باشد و بخواهد با دلی تنگ استودیو را ترک کند. استودیو می‌ماند با کلی کار و کارفرما که می‌تواند با تصمیم شخصی یک نفر کاملا درهم و آشفته شود. این موقعیت به نفع هیچ‌کس نخواهد بود مگر آنکه برنامه منظمی برای مدیریت کار و پروژه‌ها وجود داشته باشد. در اینجا می‌توانید نوع پروژه بندی یک استودیو را ببینید. در این نمونه برای هر کارفرما پروژه تعریف شده و هر کارفرما به نسبت تعداد کارهای سفارشی لیست جداگانه دارد.
یکی از سختی های کار استودیو گرافیک ددلاین هاست. یک مدیر پروژه خوب با توجه به نیاز کارفرما همه ی ددلاین‌ها را در نظر میگیرد و با حفظ بازه‌ی مناسب برای دریافت نظر از کارفرما کارها را مدیریت می‌کند. 

یکی از مواردی که در این سیستم برای تقسیم یک کار به کارهای ریزتر بسیار مهمه اینه که هر کار به یک نفر داده بشه و کار تعریف شده یک خروجی مشخص داشته باشه، در مثال زیر تفاوت تقسیم کار رو ببینید:

مثال: کارفرما یک موشن گرافیک یک دقیقه ای برای تبلیغ در شبکه های اجتماعی سفارش می‌دهد. 

کار تعریف شده از یک مدیر پروژه ی نابلد: 
ساخت موشن گرافیک یک دقیقه ای برای تبلیغات - انجام دهنده (کیاندخت - سروش - علی)
ددلاین - دو هفته

در مثال بالا کیاندخت، سروش و علی قطع به یقین گیج خواهند شد که خب حالا از کجا شروع کنیم. توی این دو هفته چطوری کار رو جمع کنیم. 
کار تعریف شده از یک مدیر پروژه ی فوق العاده:

برگزاری جلسه برای طوفان فکری - انجام دهنده (مدیر پروژه)
خروجی جلسه طوفان فکری بصورت داکیومنت - انجام دهنده (مدیر پروژه)
انتخاب یک استوری از جلسه طوفان فکری (مدیر پروژه)
نوشتن سناریو استوری انتخاب شده - انجام دهنده (علی)
طراحی استوری بورد - انجام دهنده (سروش)
طراحی کاراکتر بر اساس سناریو - انجام دهنده (کیاندخت)طراحی بکگراند بر اساس سناریو - (علی)
و الی آخر …

اگر بگوییم بعضی از افراد این تیم دور کار هستند و وظیفه مدیریت دورکاری هم به عهده شماست !