تاثیر چک لیست روزانه بر روی افزایش بهره‌وری

در این مطلب از اهمیت داشتن چک لیست روزانه گفته‌ایم. مغز شما برای فکر کردن خلق شده و نه ذخیره‌سازی یک فهرست رندوم از کارهایی که می‌خواین انجام بدین. تهیه کردن لیست از کارها و اولویت‌هایی که در طول روز دارین، می‌تونه به تمرکز و نظم ذهنی، و در نتیجه به افزایش بهره‌وری و بهبود کارایی شما در کار و زندگی روزمره کمک زیادی بکنه. امروزه ابزارهای مدیریت کار به شما کمک می‌کنن تا به راحتی کارهاتون رو در لیست ها مرتب و منظم بنویسین و برای همه بخشهای زندگی‌، برنامه‌ریزی زمان بندی کامل داشته باشین. در ادامه از همیت چک لیست روزانه بیشتر می‌گوییم.

اهمیت چک لیست روزانه

پائولا ریزو، نویسنده کتاب Listful Thinking: Using Lists to Be More Productive, Highly Successful, and Less Stressed، درباره اهمیت داشتن چک لیست روزانه می‌گه: وقتی دارین با تعداد زیادی از وظایف سر و کله می‌زنین، برخی از این وظایف نادیده گرفته می‌شن و آن‌وقت فهرستی که از کارهاتون تهیه‌ کردین به یک لیست خارق العاده برای تمرکز روی اهداف و انجام دادن کارها تبدیل می‌شه. پائولا ریزو در شبکه فاکس نیوز به عنوان تهیه‌کننده ارشد برنامه‌های سلامتی و طراح چک‌لیست‌ (لیست انتخاب) از سؤالات و شات‌‌های تصویربرداری هم فعالیت کرده. وقتی که او می‌خواست در شهر نیویورک یک آپارتمان اجاره کنه، فهمید که لیست‌ها در تمامی شرایط می‌تونن مهم و موثر باشن؛ اما فقط در صورتی که از اونها درست استفاده بشه.

“خیلی از افراد می‌خوان که سازنده لیست باشن، اما اونها مطمئن نیستن که چطور لیستی رو بسازن که بهشون کمک کنه. راه‌حل این هست که یک لیست درست و صحیح رو بسازیم و در مورد چگونگی کاربردش بصورت استراتژیک عمل کنیم”

در ادامه ۶ لیستی که به نظر پائولا ریزو می‌تونن برای رهبران کسب وکارها مفید باشن و همچنین نحوه استفاده از این لیست‌ها برای افزایش بازدهی آورده شده.

۱. یک لیست خاص و هدف‌گذاری شده از کارهای روزانه تهیه کنید

در حالیکه شاید اینطور استنتاج بشه که داشتن یک لیست از کارها به تلاش ذهنی زیادی احتیاج نداره، اما ریزو می‌گه که بسیاری از افراد در تنظیم لیست کارهای روزانه‌شون برای دست‌یابی به موفقیت شکست می‌خورن. به عقیده پائولا ریزو، لیست کارهای روزانه باید خاص و هدف‌گذاری شده باشه و شما فقط باید کارهایی رو در این لیست قرار بدین که برای بدست آوردن‌شون وقت و منابع لازم رو در اختیار دارین. همچنین اهداف و پروژه‌های بزرگ باید به بخش‌های عملی‌تر (کوچک‌تر) تقسیم بشن.

قدم اول در این مسیر این هست که به زمان توجه کنین: لیست کارهاتون رو قبل از پایان روز و ترک کردن میز کارتون بنویسین. ریزو می‌گه:

باید به روز آینده نگاه کنین و هرچیزی که قرار هست اتفاق بیفته (تماس‌های تلفنی، ایمیل‌های ارسالی و تمامی قرارهای ملاقات) رو مشخص کنین. بنابراین وقتی که صبح به سر کار میاین، شما یک نقشه راه در اختیار دارین و می‌تونین با سرعت تمام به کارهاتون برسین و وقتی هم که به سراغ انجام دادن کارهای موجود در لیست میرین، چنین روشی بهتون کمک می‌که که کارهاتون رو با سطح بهره‌وری تنظیم کنین. خود پائولا ریزو ترجیح می‌ده که در ابتدا به کارهایی بپردازه که تمرکز بالاتری نیاز دارن، مثل نوشتن و او این کار رو در ابتدای روز و زمانی که هنوز ذهنش تازه‌ هست انجام میده. کارهای کوچک مثل تماس‌های تلفنی و یا ایمیل‌ها در قعر لیست جای می‌گیرن تا در زمانی مثل بعد از ناهار و زمانی که فرسودگی ذهن پائولا بیشتره بهشون رسیدگی بشه. اما وقتی در طول روز با اتفاقات پیش‌بینی نشده‌ای مواجه می‌شین که ممکنه شما رو از مسیرتون دور کنه، باید به لیست کارهاتون مراجعه کنین و اون رو مورد بازبینی قرار بدین.

پائولا ریزو میگه: اگر در پایان روز، از چک لیست روزانه کار انجام نشده‌ای باقی مونده بود، اون رو مجددا ارزیابی کنین. از خودتون بپرسین: “آیا این کار به لیست کاری امروز تعلق داشت؟ آیا من زمان و منابع کافی در اختیار دارم؟ آیا می‌تونم این کار رو به فرد دیگه‌ای محول کنم؟ کامل نشدن کارها ممکنه که حس شکست خوردن رو بهتون منتقل کنه، اما خیلی به خودتون سخت نگیرین، اگر هنوز هم اون کار براتون اهمیت داره، در لیست کاری فردا جاش بدین.

۲. چک لیست روزانه خارجی

به عقیده پائولو ریزو، رهبران موفق و کارآفرینان فقط کارهایی رو انجام می‌دن که از قبل مشخص کردن؛ چون این کار فقط دقایقی طول می‌کشه. اما به صرف اینکه شما قادر به انجام کاری هستین، به این معنی نیست که شما “باید” این کار رو انجام بدین.

کارهای سطح پایین مثل آپلود یک مطلب روی وردپرس یا ترتیب دادن یک مسافرت، همیشه بهترین استفاده از وقت و استعداد نیستن. به تمام موجودی لیست کارهاتون نگاه کنین و از خودتون بپرسین: “آیا من تنها کسی هستم که می‌تونه این کار رو انجام بده؟”

هرکاری که میشه انجامش رو به دیگران محول کرد باید در لیست خارجی قرار بگیره. در حالی که محول کردن کارها می‌تونه کمی هم از وقتتون رو بگیره، اما از یک سو هم می‌تونه باعث صرفه‌جویی در زمان بشه و این زمان رو می‌تونین روی کارهایی که باید انجام بدین صرف کنین. در واقع، لیست خارجی شما به لیست کاری یه شخص دیگه تبدیل می‌شه.

۳. لیست اهداف بلند مدت

پائولو ریزو عقیده داره که نوشتن یک لیست از اهداف بلند مدت و رویاپردازی می‌تونه در دست‌یابی به موارد بیشتر بهتون کمک کنه. حتی اگر فکر می‌کنین که یک رویا بسیار بزرگ و دست نیافتنی هست، اما این رویا چیزیه که شما واقعا اون رو می‌خواین، باید اون رو بنویسین. براساس مطالعات انجام گرفته، وقتی که چیزی رو می‌نویسین تمایلتون برای انجام اون کار تا ۳۳ درصد افزایش پیدا می‌کنه. چون نوشتن باعث می‌شه که اون کار مورد نظر در مرکز توجه شما قرار بگیره. بنابراین از همین الان می‌تونین یک لیست از اهداف بلند مدت رو برای خودتون و کمپانی‌تون بنویسین و بعد یک یادآور رو برای بازبینی و ارزیابی مجدد این اهداف مشخص کنین.

پائولو ریزو می‌گه که همیشه زمانی رو در تقویم برای بازبینی لیستش مشخص می‌کنه. او می‌گه که اهداف بدست اومده رو کنار می‌گذاره و اهداف جدید رو به لیست اضافه می‌کنه و یا کارهایی که دیگه نمی‌خواد انجام بده رو از لیستش حذف می‌کنه. نوشتن و تعیین اهداف بلند یک تمرین خوب برای دست‌یابی به چیزهایی‌ هست که می‌خواین.

۴. یک لیست از مزایا و معایب تهیه کنین

وقتی که دارین یک تصمیم مهم، مثل تشکیل یک همکاری دوجانبه یا ورود به یک حوزه جدید کسب و کار، رو می‌گیرین باید یک لیست از معایب و مزایا تهیه کنین. پائولو ریزو میگه که این لیست می‌تونه شما رو به عمق موضوع هدایت کنه. همچنین فراموش نکنین که صرفا به دلیل اینکه تعداد مزایا از معایب بیشتر هست، به این معنی نیست که تصمیم شما قطعا درست هست و راه درستی رو انتخاب کردین.

بهترین روش برای استفاده از این لیست این هست که اون رو بنویسین و بگذارینش کنار و روز بعد و وقتی که دیدگاه‌تون تازه‌تر هست به سراغش برگردین. همچنین می‌تونین لیست‌تون رو با یک دوست یا همکار هم به اشتراک بگذارین تا اگر لازم بود اونها هم نظرشون رو بگن و شاید هم تونستن که مزایا و معایبی رو به لیست اضافه کنن. تهیه لیست معایب و مزایا می‌تونه شفافیت لازم برای اتخاذ تصمیمات درست رو بهتون بده.

۵. یک لیست از پروژه‌ها تهیه کنین

وقتی که دارین به همراه دیگران روی یک پروژه کار می‌کنین، یک لیست از پروژه‌ها به همراه جزئیات و مسئولیت‌های تفویضی تهیه کنین.

استفاده از نرم‌افزارهای آنلاین مدیریت کارها می‌تونه از ارسال انبوهی از ایمیل‌های گیج کننده جلوگیری کنه و همچنین می‌تونین تمامی موارد مورد نیاز برای یک پروژه رو در یک مکان کنار هم داشته باشین.

۶. یک لیست برای جلسات تهیه کنین

اگر قرار هست که یک جلسه رو برگزار کنین و یا یک تماس تلفنی داشته باشین، یک لیست از موضوعاتی که می‌خواین در موردش صحبت کنین رو تهیه کنین؛ در این صورت دیگه هیچ چیزی رو فراموش نخواهید کرد. این لیست رو روی میز و دم دستتون داشته باشین تا وقتی نکته جدیدی به ذهنتون رسید بتونین اون رو سریعا یادداشت کنین. تهیه یک لیست از موضوعاتی که می‌خواین در موردش صحبت کنین می‌تونه تاثیرگذاری جلسات رو افزایش بده، چون در این صورت مطمئن هستین که در مورد تمام موارد نیاز صحبت کردین. این مطلب توسط Stephanie Vozza در وب‌سایت fastcompany نوشته شده. استفانی بیشتر در حوزه‌هایی مثل کسب و کار و بهره‌وری برای مجلات، وب‌سایت‌ها و شرکت‌ها می‌نویسه. همچنین او مؤسس یک پلتفرم تجارت الکترونیک هم بوده.

راهکارهایی برای حفظ انگیزه :

داشتن چک لیست روزانه و برنامه ریزی هفتگی یک مورده و پایبند موندن نسبت به اون یه چیز دیگه. بنابراین خیلی مهمه که انگیزه خودتون رو برای ادامه دادن مسیر حفظ کنید. به همین خاطر هم می‌خوایم چند تا راه روش اثبات شده رو معرفی کنیم.:

گفتگوی آرام با خود

گفتگوی با خود یعنی همون حرف هایی که از ذهن‌مون می‌گذره. اگر گفتگوی خودکار عادی شما با خودتون پر از کلمات منفی و خشن و قضاوته درنتیجه احساسات دشواری مثل احساس گناه ، اضطراب ، ناامیدی و غم و اندوه هم میشه نتیجه‌اش که همه انگیزه طبیعی شما رو برای رسیدن به اهداف از بین میبره. پس به خودتون سخت نگیرید و درعوض، با آرامش با خودتون صحبت کنید. خودتون رو درصورتی که خسته بودین یا کاری رو اشتباه انجام دادنی و فراموش کردین قضاوت نکنین و به خودتون فرصت جبران بدین. زمانی که کم کاری یا تنبلی می‌کنید به خودتون بگید : من به این کار ادامه میدم حتی اگر گاهی درست پیش نره همه چیز، چون میدونم که ترک عادت‌های قدیمی سخته. با تمام اینها ولی من به چک لیست روزانه خودم وفادار می‌مونم.

روش صحیح برای حمایت اجتماعی

ایده حمایت اجتماعی میگه که وقتی نفر دومی باشه که شما رو تشویق کنه همه چیز بهتر پیش میره. فردی که چک لیست روزانه شما رو میدونه، همراهتونه و شما می‌دونین که باید در جریان روند پیشرفت‌تون باشه. البته برای اینکه نتیجه عکس نگیرید و انیگزه به احساس گناه تبدیل نشه یه سری موارد باید رعایت بشه. هدف نهایی خودتون رو به اون ها نگید. به عنوان مثال ، اگر هدف نهایی شما از دست دادن 10 کیلو وزنه، به فرد حامی اجتماعی خودتون بگید که قراره بهتون کمک کنه تا مرتب، 5 روز در هفته ورزش کنید. درواقه فقط چک لیست روزانه خودتون رو به اونها بگید. اینجوری از قضاوت نمی‌ترسید و با ادامه دادن 5 روز ورزش در هفته، نهایتا به کاهش وزن هم می‌رسید. حامی اجتماعی شما باید شما رو تشویق کنه، همین. قرار نیست رفت و آمد شما به باشگاه رو چک کنه. اما اگر روزی شما رو تو باشگاه دید، تشویق‌تون کنه که ادامه بدین. حامی اجتماعی نباید شما رو قضاوت کنه یا بهتون احساس گناه بده. وظیفه‌اش فقط اینه که از شما حمایت کنه و در هر شرایطی بهتون انگیزه ادامه دادن چک لیست روزانه رو بده.

به جنگ حواس پرتی بروید

بزرگترین مانع در برابر توانایی ما برای حفظ انگیزه و پیشرفت درانجام چک لیست روزانه ، حواس پرتیه. حواس پرتی بیش از اندازه باعث میشه شما به چک لیست روزانه و هفتگی خودتون نرسید و بی انگیزه بشید. پس یه لیست از حواس‌پرتی‌های اطراف‌تون درست کنین و سعی کنید با کنترل و محدود کردن اونها انگیزه‌تون رو حفظ کنین.

قانون پنج ثانیه

تا به حال صحنه پرتاب موشک به فضا رو دیدین؟کاری که سال ها برای اون برنامه‌ریزی شده و حالا وقت انجام دادنش رسیده. وقتی شمارش معکوس به نیمه میرسه دیگه هیچ راه برگشتی نیست و قراره سر عدد یک، بودن چون و چرا، موشک پرتاب بشه. شما هم باید با کارها همینطوری برخورد کنید. بدون اینکه به چیزی فکر کنید، به خستگی، بی انگیزه بودن یا هرچیز دیگه‌‌ای، فقط از پنج تا یک بشمرید و بلند شید برید سراغ چک لیست روزانه ‌تون. فاصله شما با موفقیت فقط پنج ثانیه‌اس.