ای‌نتورک در سال ۱۳۸۹ به عنوان یک شرکت تبلیغاتی CPC شروع به کار کرد، و تنها پس از مدت کوتاهی تبدیل به یکی از  بزرگترین شرکتهای تبلیغات دیجیتال درخاورمیانه شد. در سال ۱۳۹۴، ای‌نتورک تصمیم گرفت خدمات خود را افزایش داده  و تبدیل به اولین آژانس بازاریابی دیجیتال در ایران شود. درحال حاضر ماهانه بیش از دو میلیارد تبلیغ از طریق ای‌نتورک  برای بیش از ۹ میلیون و پانصد هزار کاربر فرستاده می‌شود. امروز این شرکت ۵۵ نفری ، بزرگترین آژانس تبلیغاتی دیجیتال در ایران است.

در سال ۱۳۹۳، و قبل ازینکه ای‌نتورک شروع به استفاده از تسکولو کند، این شرکت۲۰ نفر کارمند داشت و آنها از چهار ابزار مختلف برای مدیریت کارها و ارتباط تیمی استفاده می‌کردند.

به نظر من اکثر ابزارهای مدیریت وظایف بیشتر برای تیمهای کوچک مناسب هستند و اگر بخواهید از آنها برای مدیریت تیم بزرگ استفاده کنید خیلی پیچیده و سخت می‌شوند. تصور کنید  پروژه‌ای دارید و آن را به  بیش از بیست پروژه کوچکتر تقسیم کرده‌اید.  همه آنها به هم مربوطند، اما باز هم نیاز دارید که آنها را به نحوی از هم جدا کنید. خیلی زود همه‌چیز کاملا به هم می‌ریزد و هیچ‌کس نمی‌داند که چه اتفاقی دارد در پروژه میفتد.

یک شبکه متمرکز برای مدیریت تیم و پروژه

مهمترین تفاوت تسکولو با بقیه ابزارهای مدیریت کار ، داشتن یک لایه اضافه در تقسیم‌بندی ‌‌پروژه،  به نام صفحات است. در محیط تسکولو شما می‌توانید در هر پروژه خود بی‌نهایت صفحه ایجاد کنید و بعد لیست‌ها را داخل این صفحات بسازید.

صفحات، در کنار ابزارهای مدیریت تیم و مدیریت دسترسی تسکولو، راه حلی قدرتمند برای مدیریت پروژه‌های بزرگ فراهم آورده‌اند. به جای مدیریت کردن چندین پروژه کوچک مجزا، که زیر مجموعه پروژه اصلی هستند، کافیست تنها یک پروژه ساخته و چندین صفحه در آن ایجاد کنید، و برای جلوگیری از اضافه بار اطلاعاتی و همچنین حفظ امنیت بیشتر، دسترسی تیم‌های مختلف به بخش‌های مختلف پروژه‌تان را مدیریت کنید.

همه اینها به تیم ای‌نتورک کمک کرد تا بتواند بیش از بیست پروژه کوچک را در یک پروژه واحد جمع کند. این باعث آسانتر شدن کار مدیر پروژه‌ها در پیگیری کارها شد بدون اینکه امنیت اطلاعات از دست برود یا اطلاعات بیش از حد در افراد تیم ایجاد سردرگمی نماید.

تسکولو به تیم مدیریتی ما کمک کرد تا یک دید کلی‌تر نسبت به پروژه پیدا کنند، و به جای سردرگمی همیشگی برای همسو کردن تیم، زمان خود را برای پیش بردن تیم به جلو صرف کنند. تسکولو تنها ابزاریست که بدون اینکه تیم مدیریت ما را گیج کند و مشکلاتمان را افزایش دهد، به ما اجازه داده سریعتر و آسانتر با هم همکاری کنیم.

مرجع واحد حقیقت: همه‌چیز در جای درست خودش قرار دارد

در تمام سازمانها، چه بزرگ و چه کوچک، دوباره کاری و اطلاعات تکراری از مهمترین دلایل ایجاد هزینه‌های اضافی و سردرگمی افراد است. داشتن فقط یک مرجع حقیقت تاثیر بسیاری در کاهش این مشکلات دارد. مرجع واحد حقیقت به شیوه‌ای گفته می‌شود که در آن اطلاعات به گونه‌ای ساختاربندی شوند که هر عنصر داده تنها یک بار ذخیره گردد و هرگونه پیوند با این عنصر داده تنها از راه بازگشت به مکان ذخیره امکان‌پذیر باشد. به دلیل اینکه تمام مکانهای مختلف این داده به مرجع حقیقی اصلی بازگشت داده می‌شوند، هرگونه به روز رسانی روی عنصر داده در مکان اصلی، در سراسر سیستم تکثیر خواهد شد و امکان اینکه جایی از قلم بیفتد نخواهد بود.

در ا‌ی‌نتورک، وقتی پای همکاری تیمی و کارها درمیان است هر پروژه‌ای در تسکولو یک مرجع حقیقی به حساب می‌آید. بیش از پنجاه نفر در تیمها و واحدهای مختلف ا‌ی‌نتورک، پروژه‌ها و همچنین کارهای روزمره شرکت را تنها با یک پروژه انجام می‌دهند.

اختصاص هر صفحه به هر بخش

پروژه ای‌نتورک هفت صفحه دارد که هرکدام مربوط به یکی از بخشهای داخلی شرکت هستند. این صفحه/بخش‌ها به شرح زیر طبقه بندی شده اند : امور اداری، مشتریان و ناشرین، محتوا و شبکه‌های اجتماعی، طراحی، بازاریابی و رویدادها، توسعه وب سایت، توسعه کسب‌وکار. کارکنان هر بخش تنها به صفحه واحد خودشان دسترسی دارند.

مدیریت انعطاف‌پذیر

برای ساده‌تر کردن مدیریت کل شرکت و در عین حال جلوگیری از ایجاد اضافه بار اطلاعاتی، انعطاف‌پذیر بودن تسکولو و داشتن صفحات مجزا برای هر بخش به واحدهای شرکت اجازه داده که هرکدام بتوانند کارهای خود را به شیوه‌ای که بیشترین میزان بهره‌وری را برای آنها دارد مدیریت کنند. این مورد را می‌توان به سادگی با دیدن ساختاربندی صفحات هرکدام از بخشها متوجه شد.

در اکثر بخش‌ها لیستها بر اساس فعالیت‌های معمول هر بخش تقسیم‌بندی شده اند. مثلا بخش طراحی فعالیتهای خود را در پنج لیست‌ مختلف تقسیم‌بندی کرده است: کارهای عمومی، طراحی بنر، طراحی صفحه فرود (Landing Page)، کدنویسی صفحه فرود و طراحی پروپوزال.

بعضی از بخشهای شرکت روش کاملا متفاوتی برای استفاده از لیست‌ها در پیش گرفته‌اند. مثلا در بخش محتوا و شبکه‌های اجتماعی لیست‌ها برای هر نفر از اعضای تیم درست شده اند. این تقسیم‌بندی باعث می‌شود هرنفر از اعضا بتواند کارهای مربوط به خودش را به آسانی پیدا کرده و روند پیشرفت آنها را پیگیری کند.

همکاری در امنیت کامل

با اینکه جمع کردن همه اطلاعات داخل یک پروژه واحد مزایای زیادی دارد، اما همراه با خود سؤالات زیادی درباره حفط امنیت اطلاعات می‌آورد که باید به آنها پاسخ داده شود.

در پروژه‌های کاری نیازی نیست که تمام افراد حاضر در پروژه به تمامی جزییات توسعه کسب‌وکار یا به کارهای بخش مالی شرکت دسترسی داشته باشند. حتی وقتی مسئله امنیت هم درمیان نیست، دسترسی اعضا به اطلاعاتی که به کارشان ارتباطی ندارد تنها باعث افزایش سردرگمی شده، و تمرکز روی کارها را برای افراد سخت خواهد کرد.

ای‌نتورک با استفاده بسیار حرفه‌ای از امکانات کنترل سطح دسترسی در تسکولو این مشکلات را برای خود حل کرده است. در قسمت نقش‌ها و دسترسی‌های پروژه هر نفر از اعضا یک نقش مخصوص به خود دارد و سطح دسترسی هرکدام از اعضا جداگانه تعیین می شود. دلیل اصلی برای این انتخاب این روش این است که بیشتر اعضا در بیش از یک بخش ادار یکار می‌کنند و باید به صفحات مختلف و قسمتهای متفاوت هر واحد دسترسی داشته باشند. این روش تعیین نقش برای هر فرد ساده‌ترین و کارامدترین راه است که مدیر پروژه بتواند دسترسی را به دقت کنترل کند.

یک پلتفرم خودکار

سال گذشته ای‌نتورک امکان جدیدی به وب سایت خود افزود که به کاربران و مشتریان اجازه می‌داد از طریق وبسایت طراحی بنر و صفحه فرود خود را به ای‌نتورک سفارش دهند. پس از مدت کوتاهی که از اضافه شدن این امکان جدید گذشت کاملا مشخص شد که اداره کردن و رسیدگی به درخواستهای ثبت شده از طریق ایمیل کاری نشدنی است.

ایمیلهای ردوبدل شده بین تیم ای‌نتورک و مشتریان بسیار زیاد بود و گفتگوهای مهم میان این حجم از ایمیل گم می‌شدند. دریافت  بازخوردها و درخواستهای ویرایش طراحی که از طرف مشتریان فرستاده می‌شدند نیز بی‌نهایت سخت بود و  برای مدیرپروژه غیرممکن بود که بتواند میزان پیشرفت روی کارها را پیگیری و دنبال کند.

در آن زمان تسکولو به ابزاری کلیدی برای انجام کارها و به عنصری مهم در ساختار گردش کارهای ای‌نتورک تبدیل شده بود، پس مدیران پروژه به این نتیجه رسیدند که می‌توان برای اداره کردن این درخواستها نیز از آن استفاده کرد. به هرحال هر درخواستی در نهایت به یک کار در تسکولو تبدیل می‌شد. در ابتدا  این کار به صورت دستی انجام می‌شد. یعنی برای هر درخواست یک کار داخل تسکولو می‌ساختند. اما باز هم به روز نگه‌ داشتن مشتری درباره آنچه درون سازمان روی کارها درحال انجام بود نیز کار آسانی نبود.

راه حل این مشکل استفاده از API  تسکولو بود تا با کمک آن به صورت خودکار در‌خواستهای مشتری در سایت ای‌نتورک به صورت یک کار در تسکولو ثبت شود. مشتریان در سایت ای‌نتورک وارد داشبورد شخصی خود می‌شوند و درخواست خود برای طراحی بنر یا صفحه فرود را ثبت می‌کنند. دقیقا پس از ثبت درخواست، کار مربوط به آن درون لیست مشخصی در تسکولو ساخته می‌شود. تمام توضیحات و جزییاتی که مشتری در درخواست خود ثبت کرده است به صورت توضیحات روی کار نوشته می‌شود، و کار به طور خودکار با مشتری به اشتراک گذاشته می‌شود تا بتواند هر زمان که خواست روی کار دیدگاه بگذارد، نکته‌ای را تغییر دهد و بازخورد بدهد.

قبلا یک نفر از اعضای تیم ما تمام وقت مشغول پیگیری و بررسی درخواست‌ها بود. حالا همه این فرایند به صورت خودکار انجام می‌گیرد. از وقتی بخش  داشبورد وب سایت ای‌نتورک را با تسکولو درونی‌سازی کرده‌ایم، میزان رضایت مشتری‌ها و همچنین تعداد سفارشات دریافتی ما به میزان قابل توجهی بالاتر رفته است.

ابزاری برای رشد سریعتر کسب‌وکار

در طول این سالها تمرکز ای‌نتورک روی رشد بوده، هم  رشد خود شرکت و افزایش تعداد کارکنان و هم رشد درامد مالی. همزمان  با بزرگتر شدن یک تیم، مهمترین چیز این است که از ابزاری استفاده شود که کار کردن با آن برای همه آسان است و در عین حال این امکان را دارد که در صورت نیاز و برای پروژه‌های خاص پیچیده‌تر شود. تنها در طول دوازده ماه گذشته، از جنبه منابع انسانی ای‌نتورک دو برابر رشد داشته ، تعداد مشتریان آنها سه برابر و درآمد مالی شرکت ۶ برابر شده است.

تسکولو امکانی برای  ای‌نتورک فراهم آورده تا بتوانند سرعت کاری خود را حفظ کرده و این رشد ناگهانی را با همان سرعت قبل اداره کنند. تسکولو ابزاری آسان برای تازه‌واردین به شرکت است که می‌توانند به سرعت آن را یاد گرفته و با آن کار کنند، و در عین حال در حدی توانمند و انعطاف پذیر است که می تواند بر اساس نیاز مدیران پیچیده تر گردد. “تسکولو بخش جدانشدنی از روند گردش کار در ای‌نتورک است. تسکولو درواقع بخشی ازهدف بزرگتر ماست. یعنی تمرکز روی همکاری تیمی برای ساختن محصول و ایجاد رضایتمندی در مشتریان. نه اینکه مانند خیلی از ابزارهای همکاری تیمی‌ دیگر خودش عاملی باشد که  تمرکز تیم را از بین ببرد”.