فرانش با داشتن بیش از ۵۰ هزار دقیقه ویدیوی آموزشی، یکی از مهم‌ترین و معروف‌ترین پلتفرم‌های آموزشی در ایران است. وب‌سایت فرانش مجموعه متنوعی از دوره‌های آموزشی با موضوعات متفاوتی را عرضه می‌کند. در عرض مدت کوتاهی این وب‌سایت از یک پروژه کوچک دانشجویی به سایتی تبدیل شده که سال گذشته بیش از هفتصد و پنجاه هزار بار از آن بازدید شده است.

بخش تولید محتوا در فرانش مسئول تولید ویدیوهای آموزشی برای وب‌سایت است. برای هر تیم موفق تولید محتوا دو هدف اهمیت بسیار زیادی دارد: اول تولید محتوای باکیفیت و دوم ارائه آن در زمان تعیین شده. برای دستیابی به این دو هدف،  ایجاد یک روند گردش کار کارآمد برای تولید محتوا و همچنین مدیریت اثرگذار، پیش نیازهای اساسی به شمار می‌روند.

قبل از استفاده از تسکولو، تیم فرانش  برای مدیریت کارها، برنامه‌ریزی برای پروژه‌ها و همچنین برای ارتباط درون‌تیمی از ابزارهای مختلفی استفاده می‌کردند. مشکل از زمانی شروع شد که تعداد نفرات در تیم آنها بیشتر شد و استارتاپ کوچک آن‌ها شروع به رشد کرد.

استفاده از چند ابزار مختلف برای همکاری تیمی، همسو نگه داشتن اعضای تیم با هم را بسیار سخت می‌کند. بعد از مدتی گیجی و سردرگمی افراد تیم از حد معمول فراتر می‌رود و غیرقابل تحمل می‌شود.

شاید بشود گفت در خیلی از مواقع کمتر، بهتر است! مخصوصاً وقتی درباره مکان‌های ذخیره و دسترسی اطلاعات صحبت می‌کنیم. استفاده از ابزارهای بیشتر پیدا کردن اطلاعاتی که به آن نیاز دارید یا می‌خواهید با دیگران به اشتراک بگذارید را سخت‌تر می‌کند، و در نتیجه پیدا کردن دید کلی نسبت به پروژه بسیار دشوار می‌شود.

همکاری شفاف، متمرکز و قابل انعطاف

ابزارهای مدیریتی  که در حال حاضر وجود دارند و مورد استفاده مدیران پروژه قرار می‌گیرند یک ایراد کلی دارند. اگر مدیر پروژه بخواهد همزمان روی چند تیم مدیریت داشته باشد که روی پروژه واحدی کار می‌کنند اما حوزه کاری متفاوتی دارند،  ناگزیر مجبور به ساختن چندین پروژه زیرمجموعه پروژه اصلی خواهد شد. امکانات این ابزارها این اجازه را به مدیران پروژه نمی‌دهد که همه‌چیز را در یک‌جا نگه دارند. ابزاری با این مشکل در بهترین حالت توان مدیریت پیچیدگی‌های پروژه‌های بزرگ را ندارد، و البته در بدترین حالت خود ابزار به عامل ایجاد اضافه‌بار اطلاعاتی، ثبت چندباره اطلاعات  و سردرگمی اعضای تیم تبدیل می‌شود.

تسکولو ابزاریست که مدیریت کارها، ارتباطات درون‌تیمی و ثبت زمان‌های کاری را با هم در یک‌جا جمع می‌کند، و با داشتن قابلیت کنترل دسترسی اعضا، به مدیر پروژه امکان می‌دهد که همه‌ اطلاعات و همه اعضای تیم را در یکجا نگه‌ دارد. تسکولو ابزاریست که از ابتدا برای مدیریت و کنترل پروژ‌ه‌ها و تیم‌های بزرگ طراحی شده است.

سال گذشته در برنامه استخدامی ما بود که هفت نفر ادیتور جدید به تیم‌مان اضافه کنیم تا بتوانند حجم کاری بالای این بخش را مدیریت کنند. بعد از اینکه استفاده از تسکولو را آغاز کردیم، گردش کار ما در فرانش آنقدر روان و راحت جلو می‌رفت که برنامه استخدامی‌مان را تغییر دادیم و در نهایت فقط یک ادیتور استخدام کردیم. تسکولو میزان کارایی افراد تیم را به حداکثر رساند و به ما کمک کرد که از تمام توانمان در کار بهره ببریم.

در شرکت فرانش تمام تیم‌‌های کاری‌ای که به تولید محتوا ربط پیدا می‌کنند (‌طراحی سایت، تدوین ویدیویی، طراحی گرافیک و کپی‌رایترها) همه در یک پروژه واحد کار می‌کنند. این به مدیران واحدها اجازه می‌دهد که به سادگی روند پیشرفت کار هر کدام از اعضا را به سادگی در پروژه دنبال کنند. همچنین با استفاده از کنترل سطوح دسترسی در تسکولو مدیران می‌توانند دسترسی هر کدام از تیم‌ها را به بخش‌هایی که به کار آن‌ها ارتباطی ندارد، مسدود کنند و در نتیجه از ایجاد اضافه‌بار اطلاعاتی جلوگیری نمایند.

صفحات، جایی که تیم‌ معنای واقعی خود را پیدا می‌کند

فرانشی‌ها در ابتدای استفاده از تسکولو سه پروژه جدا برای مدیریت واحدهای طراحی، تدوین ویدیویی و کپی‌رایترها داشتند ولی با توجه به امکانات تسکولو تصمیم گرفتند این سه پروژه را با هم تلفیق کرده و از صفحات برای جداسازی بخش‌های مختلف استفاده کنند.

این پروژه سه صفحه دارد: طراحی، اسکرین‌کپچر و کپی‌رایتینگ. این سه صفحه به آن‌ها کمک می‌کند تا پیشرفت پروژه را در کل تیم‌ها رصد کنند.

لیست‌ها، مانند خط تولید کارخانه

بخش تولید محتوا در فرانش از لیست‌ها برای تنظیم سیستم گردش کار خود استفاده می‌کند

ما تقریباً هیچوقت خودمان ویدیو‌ها را تولید نمی‌کنیم. برای همین، کار ما با تدوین ویدیوهایی که از مشتری تحویل گرفته‌ایم آغاز می‌شود. از اینجا به بعد لیست‌های ما به ترتیب ویدیوهای تولید شده را مرحله به مرحله تا انتهای انتشار آن‌ها روی وب‌سایت فرانش جلو می‌برند. دقیقا مثل خط تولید یک کارخانه.

مثلا در صفحه اسکرین‌کپچر ترتیب لیست‌ها اینگونه است: تدوین ویدیویی، آماده‌سازی جزییات دوره آموزشی، طراحی بنر، انتشار و آرشیو و در انتها ویرایش و اصلاحات.

بخش‌ها، راهنماها و کارها

لیستها در تسکولو سه بخش پیش‌فرض به نامهای برای انجام یا todo، درحال انجام یا doing و انجام شده یا done  دارند، اما کاربران می‌توانند در صورت نیاز یک بخش دیگر هم به این سه بخش اضافه کنند.

تمام لیست‌های پروژه فرانش  چهار بخش دارند. مدیر پروژه در اولین بخش هر لیست که در  بالای هر لیست قرار دارد توضیحات کلی و راهنمایی‌های لازم درباره گردش کار را می‌نویسد. مثلا اینکه استفاده از لیست‌ها در هر قسمت از کار چطور باید باشد و هر کدام از تیم‌ها چه نکاتی را باید حتماً رعایت کنند. در واقع این توضیحات به همه اعضای تیم کمک می‌کند که جزییات مهم را از یاد نبرند و از اشتباهات احتمالی اعضا جلوگیری می‌کند.

با داشتن این بخش دیگر نیازی به پرسیدن سؤال‌های تکراری درباره روند کار نیست.

در بعضی از لیست‌ها به جای نوشتن توضیحات از این بخش برای نوشتن ایده‌ها و نظرات کلی درباره وب‌سایت و گردش کار استفاده می‌شود. این به مدیر پروژه کمک می‌کند که دائم گردش کاری را بسنجد و در صورت نیاز آن را تغییر دهد.

سه بخش دیگر لیست همان بخش‌های پیش‌فرض تسکولو هستند: برای انجام، درحال انجام و انجام‌شده.

آماده حرکت

با این گردش کاری منظم و دقیق تمام تیم می‌توانند به آسانی کارهای خود را مدیریت کرده و انجام دهند.

مثلا در صفحه اسکرین‌کپچر، سفر درون‌سازمانی هر کار وقتی آغاز می‌شود که مدیر پروژه  درون اولین لیست (لیست تدوین ویدیویی) کار جدید را ایجاد، و آن را به یکی از اعضای تیم تدوین واگذار می‌کند. از اینجا به بعد همه افراد تیم می‌دانند که چه کاری باید انجام دهند، و اگر هم سؤالی داشته باشند تنها کافیست که به اولین بخش لیست‌ها، که توضیحات کامل در آن‌ها نوشته شده، نگاه کنند.

وقتی کار انجام شد، اعضای تیم تدوین آن را به بخش انجام‌شده منتقل می‌کنند و در بخش دیدگاه‌ها نفر بعدی را نام می‌برند تا کار خود را آغاز کند. نفر بعدی آن کار را به لیست بعدی (آماده‌سازی جزییات دوره آموزشی) منتقل می‌کند، کار را به خودش واگذار کرده و کار روی آن را شروع می‌کند. این روند ادامه پیدا می‌کند تا اینکه در انتها ویدیو و محتوا روی وب‌سایت فرانش منتشر شود.

پلتفرمی برای توانمندسازی تیم

چیزی که شرکت‌ها و تیم‌های مختلف را به تسکولو جذب کرده نیاز و علاقه آن‌ها به بیشتر کردن میزان همکاری تیمی و افزایش بهره‌وری در تمام سطوح و تمامی تیم‌های یک مجموعه – از مارکتینگ گرفته تا توسعه محصول – می‌باشد.

خلاقیت و کیفیت بالا، دو ویژگی‌ای که برند فرانش با آن‌ها شناخته‌ می‌شود، در واقع از توانمندی اعضای تیم آن نشات می‌گیرد.

تسکولو  بیشتر از قبل، حس نزدیکی و همبستگی تیمی را در میان تیم تولید محتوا در فرانش ایجاد کرده، و همزمان اعضای این تیم را برای همکاری هرچه بهتر در کنار هم توانمند ساخته است.