رایگان شروع کنید
درخواست استخدام
درخواست مشاوره
آمادگی برای مصاحبه مهمترین قدم برای جذب فرد جدید
مصاحبه و انجام امور مختلف جهت آمادگی برای مصاحبه، مثل تنظیم وقت، هماهنگی با مدیران مختلف برای حضور در جلسه مصاحبه، فعالیت‌های اداری و پیگیری از طریق تلفن یا ایمیل در کنار هم فرآیند جذب یک فرد جدید را تبدیل به یک کار طاقت‌فرسا می‌کنند.
از طرف دیگر فرآیند استخدام، انتخاب فرد نامناسب و به دنبال آن تلاش برای جایگزینی کارمندان جدید می‌تواند هزینه‌های زیادی را به کسب و کار وارد کند. بر اساس گزارش مجله‌ی گالوپ جایگزینی یک کارمند می‌تواند حدود 50 درصد تا 5 برابر هزینه‌های معمول را به سیستم مالی تحمیل کند.
طی گزارشی در سال 2021 حدود 49 درصد از کارمندان در کانادا ظرف سه ماه به امید یافتن شغلی بهتر، از کارشان استعفا می‌دهند. تمام این موارد در کنار هم باعث می‌شود که لزوم توجه به سوالات مصاحبه و فرآیند انتخاب افراد برای شغل جدید و آمادگی برای مصاحبه بیش از پیش حس بشود.
مجله‌ی هیس
در این مطلب تسکولو به سراغ بررسی 12 سوال مهمی که باید هنگام مصاحبه از کاندیداها بپرسید، و از فرآیند آمادگی برای مصاحبه شغلی ویژه مدیران منابع انسانی گفتیم.
چرا توجه به فرآیند استخدام و آمادگی برای مصاحبه مهم است؟
به‌طور متوسط استخدام یک کارمند در آمریکا حدود 40000 دلار هزینه دارد. آمار دقیقی از هزینه‌های استخدام در ایران نیست. با این وجود یک استخدام نادرست نه تنها هزینه‌های بسیاری را به شرکت تحمیل می‌کند بلکه در دراز مدت باعث می‌شود که:
- آزردگی و مشکلات میان کارمندان بیشتر بشود؛
- در صورت بروز اشتباه اعتماد مشتری از بین برود.
- هزینه‌های ناشی از کارکرد نادرست مثل افزایش زمان پروژه‌ها، تصمیم‌گیری نادرست راجع به سرمایه‌گذاری و... بیشتر بشود.
بنابراین بازنگری و تدوین برنامه‌ای درست برای استخدام و آمادگی برای مصاحبه شغلی در کنار کاهش هزینه‌های جاری باعث کاهش هزینه‌های مادی و معنوی به شکل غیرمستقیم هم می‌شود.
نگاهی به فرآیند آمادگی برای مصاحبه شغلی
بسیاری از صاحبان کسب و کار فکر می‌کنند نوشتن یک آگهی تجاری ساده یا حتی خلاقانه و چیدن سوالات مختلف جهت آمادگی برای مصاحبه کافی است. در حالیکه استخدام درست، یک فرآیند است که چند پله قبل از جلسه‌ی مصاحبه شروع می‌شود و بعد با یک یا چند جلسه مصاحبه شغلی درست به ثمر می‌نشیند.
در این بخش با توجه به آمار سعی کردیم نگاهی کلی به این فرآیند داشته باشیم.
فرآیند آمادگی برای مصاحبه شغلی
- با یک نام تجاری قوی شروع کنید: بر اساس گزارش‌ها بیش از 75 درصد از افرادی که آگهی‌های استخدامی را نگاه می‌کنند، متخصصان شاغل در شرکت‌های معتبر هستند؛ این افراد با بررسی آگهی‌های استخدام در واقع دوست دارند با مصاحبه شغلی به موقعیت کاری بهتری برسند.
با یک برندسازی موفق و طراحی آگهی استخدام درست، پاسخگویی آنلاین به سوالات کاربران در کنار ارائه‌ی تصویری شفاف از فرهنگ سازمانی در واقع می‌توانید این افراد را بهتر جذب کنید. از طرف دیگر به این ترتیب می‌توانید تا 28 درصد در هزینه‌ها صرفه‌جویی کنید؛ هزینه‌هایی که به خاطر عدم برند سازی درست و جذب کارمندی با دیدگاهی متفاوت نسبت به برند شما، ممکن است بعد از چند مصاحبه شغلی با روند غیراستاندارد، به کسب و کار تحمیل شود، چراکه کارمند به‌محض مشاهده‌ی عدم تطابق محیط کار با برند و داستان ارائه‌شده از کسب و کار، استعفا می‌دهد و به دنبال شغل جدیدی می‌رود.
اما مزایای معرفی و برندی سازی درست به همین‌جا ختم نمی‌شود؛ بر اساس آمار 69 درصد از متقاضیان یک شغل، به کسب و کارهایی که به سوالاتشان راجع به شغل و برند پاسخ می‌دهند، وفادارترند. و امکان ارسال درخواست موقعیت شغلی از طرف این افراد بیشتر است. به این ترتیب به‌تدریج شما تعداد زیادی متقاضی وفادار دارید و می‌توانید با دست باز از میانشان بهترین گزینه‌ها را انتخاب کنید.
- شرح شغل مناسبی بنویسید: محققان کانادایی و آمریکایی در طول یک تحقیق 56 آگهی شغلی با دو رویکرد متفاوت تهیه کردند. در بخشی از آگهی‌ها آن‌ها تنها به توانایی‌های مورد نیاز و شرح شغل بر اساس مهارت‌های کارجو پرداختند. در بخش دیگری از آگهی‌ها اما به سراغ وظایف شرکت در مقابل کارکنان رفتند. این تحقیق نشان داد که تعداد متخصصانی که به آگهی‌های نوع دوم پاسخ مثبت دادند، بیشتر بود.
بنابراین شاید بهتر باشد که در شرح شغل علاوه بر توجه به توانایی‌های مورد نیاز شرکت و سمت شغلی، به خدماتی که شرکت به کارمند ارائه می‌دهد هم توجه کنید.
- سریع انتخاب کنید: نیروهای خلاق و ماهر با توجه به ماهیت شغل و فوریت ثبت‌نام‌ها به‌طور میانگین حدود 10 تا 24 روز کاری بی‌کار می‌مانند. (درواقع به‌طور میانگین حدود 24 روز کاری میان مصاحبه اولیه تا پیشنهاد شغل فاصله است) بر اساس سایر آمارها نیز 51 درصد مدیران منابع انسانی کاندیدای موردنظرشان را بعد از بررسی و گفتگو با تنها سه کاندیدا پیدا می‌کنند.
بنابراین اگر در انتخاب یک گزینه میان چند گزینه‌ی عالی شک دارید بهتر است که گزینه‌های موردنظر را در جریان امور قرار بدهید، با آن‌ها راجع به جزییات شغل صحبت کنید تا مطمئن بشوید، که برای انتخاب شغل، همچنان در ذهنشان به کسب و کار شما هم فکر می‌کنند. اما مهم‌تر از همه‌ی این موارد بهتر است که خیلی زود دایره‌ی انتخاب‌هایتان را محدود کنید تا بتوانید به نتیجه‌گیری نهایی برسید.
- تصویری واقعی از شرکت و سیستمتان ارائه دهید: ایجاد جو صمیمانه هنگام مصاحبه، برخورد معقول، حضور سر وقت در جلسات مصاحبه و پیش بردن گفتگو به‌عنوان یک جلسه‌ی گفتگو محور (نه صرفاً جلسه‌ای که در آن به سوالاتی از پیش تعیین شده پاسخ داده شود.) باعث افزایش رغبت کارجو و تاثیر مثبت بر او می‌شود.
بر اساس آمار 58 درصد از کارجویان باتجربه‌ی مصاحبه‌‌ای با حس مثبت، کار پیشنهادی را می‌پذیرند. از طرف دیگر 86 درصد از کارجویان قبل از شرکت در مصاحبه‌های شغلی، تجربه‌های سایر کاربران در مصاحبه‌های قبلی کسب و کارها را می‌خوانند.
بنابراین شاید بهتر باشد قبل از آمادگی برای مصاحبه و دادن آگهی به موارد زیر توجه کنید:
- دقت و توجه به زبان بدن افراد حاضر در جلسه و مدیران ارشد؛
- توجه به لحن پرسش‌ها؛
- دقت به نظرات منتشرشده در رابطه با شرکت و کسب و کار در وب‌سایت‌ها و شبکه‌های اجتماعی مثل لینکدین.
درنهایت با توجه به تمام این موارد اگر برآیند نظرات منتشر شده از مصاحبهها و کارجوهای قبلی چندان مثبت نبود، شاید وقتش است که نگاهی به فرهنگ سازمانی‌تان داشته باشید. شاید وقت آن رسیده که با یک تغییر بزرگ کارمندهای فعلی‌تان را به شکل مطلوب‌تری حفظ کنید.
توجه به ویژگی‌های اخلاقی و شخصیت‌شناسی، کلید مفقوده آمادگی برای مصاحبه شغلی
مثال معروفی هست که می‌گوید: «شخصیت را انتخاب کنید نه مهارت را، چرا که مهارت آموختنی است اما شخصیت افراد عوض نمی‌شود.» واقعیت این است که توجه به خصوصیات اخلاقی در برخی از شغل‌ها و موقعیت‌ها حتی مهم‌تر از مهارت است.
برای مثال هیچ فردی به یک مدیر فروش با خلق‌وخوی تند اعتماد نمی‌کند. البته توجه به موارد رفتاری اخلاقی اصلی پذیرفته‌شده در طول مصاحبه شغلی است به طوریکه 75 درصد از مدیران سوالات مختلفی در رابطه با رفتار داوطلب می‌پرسند.
در این میان 70 درصد کارفرمایان ترجیح می‌دهند به زبان بدن کارجو هم دقت داشته باشند و البته خوب است بدانید که سوالاتی با عنوان طرح موقعیت خاص هم همچنان طرفدار دارند و حدود 58 درصد مدیران منابع انسانی در طول جلسات مصاحبه حداقل در رابطه با مدیریت یک چالش مرتبط با شغل و کسب و کار از کارجو سوال می‌پرسند.
درواقع آمارها نشان می‌دهد که تعداد زیادی از کارمندان شکست‌خورده در شغل جدید، در جریان مصاحبه شغلی قابل شناسایی بودند. اما توجه نکردن به
- ویژگی‌های رفتاری و شخصیتی؛
- تمرکز روی مسائل کم اهمیت؛
- اعتمادبه‌نفس بالای مصاحبه‌کننده و اطمینان از اصولی بودن شیوه‌ی مصاحبه؛
باعث می‌شوند تا مدیر منابع انسانی یا سایر افراد حاضر در مصاحبه نشانه‌های ناکارآمدی داوطلب را نادیده بگیرند.
نشانه‌هایی مثل
- بی‌اعتمادی به همکاران؛
- ناتوانی در کنترل رفتار هنگام بروز چالش‌های مختلف کاری؛
- بی‌انگیزه بودن؛
- علاقه‌مند نبودن به کار تیمی و...
که در درازمدت می‌تواند باعث آسیب جدی به کسب و کار می‌شوند.
هدف از سوالات شخصیت‌شناسی و موقعیت سنجی
هدف از سوالات رفتاری کشف واقعیت‌ها و جزییات مختلفی است که ممکن است در طول گفتگو و خواندن و مطالعه‌ی رزومه‌ها برای آن‌ها پاسخ روشنی پیدا نکنید این پرسش‌ها کمک می‌کنند تا واکنش کارجو را در موقعیت‌ها و چالش‌های مختلف بسنجید و به بینش و اعتقاد او راجع به فرهنگ سازمانی خودتان پی ببرید.
از طرف دیگر پرسیدن سوالات دقیق در حوزه‌ی رفتار یا مهارت باعث می‌شود تا داوطلب دیدی بهتر نسبت به کسب و کار پیدا کند. در این مرحله کارجو به‌راحتی متوجه می‌شود که این کسب و کار برای مهارت‌ها و استعدادهایش ارزش زیادی قائل است. و مدیران این کسب و کار تلاش فراوانی کرده‌اند تا مناسب‌ترین گزینه را برای موقعیت شغلی‌شان انتخاب کنند. درنتیجه در صورت موفقیت در مصاحبه‌ی ورودی، به برند وفادارتر است و انگیزه‌ی بیشتری برای ادامه همکاری و موفقیت دارد.
آمادگی برای مصاحبه شغلی و تدوین سوالات مربوط به حوزه رفتار و شخصیت
فرصت شما برای انجام مصاحبه محدود است؛ بنابراین باید با یک استراتژی درست به سراغ سوالات شخصیت‌شناسی و رفتار سنجی بروید.
قبل از هر چیز ویژگی‌های رفتاری لازم برای شغل موردنظر را بنویسید. و به هرکدام امتیاز بدهید. اولویت‌هایتان را مشخص کنید. آیا خوش‌برخورد بودن برایتان مهم‌تر است یا وقت‌شناسی؟ آیا توانایی کار تیمی برایتان اولویت دارد یا کنترل شرایط سخت؟ با توجه به تمام این موارد سه شاخصه اصلی و ویژگی رفتاری و مهارتی موردنظرتان را انتخاب کنید.
نکته‌ی دوم که نباید فراموشش کنید توجه به ارزش‌های حاکم بر کسب و کارتان است. شاید خوب باشد که ارزش‌های حاکم بر فرهنگ کسب و کار را هم بنویسید و بعد آن‌ها را در قالب رفتار تجسم کنید؛ تا ببینید در صورت انجام چه رفتار یا چه نوع نگرشی، داوطلب می‌تواند نشان بدهد که از نظر ذهنی با ارزش‌ها و فرهنگ سازمانی شما هماهنگ است؟
چرا که اگر بهترین کاندیدای دنیا را هم انتخاب کنید؛ تا زمانی که تفکراتش باارزش‌های شما هماهنگ نباشد، احتمال پیشرفت او و به دنبالش کمک به بهبود کسب و کار بسیار اندک است.
12 سوال مهم در جلسه مصاحبه شغلی از نگاه تیم منابع انسانی
- بزرگ‌ترین دستاورد شما در این حرفه چه بوده است؟
چرا این سوال را می‌پرسیم؟ این سوال کمک می‌کند تا گفتگو و مصاحبه با یک خاطره‌ی شیرین شروع شود و داوطلب اعتماد به نفس لازم برای صحبت کردن را داشته باشد. از طرف دیگر طبق آمار یک مصاحبه شغلی بین 30 دقیقه تا پنج ساعت طول می‌کشد؛ این اختلاف زمانی فاحش برای چیست؟ شاید یکی از دلایلش در پرسیدن همین سوال بالا باشد. چراکه با پرسیدن این سوال به راحتی می‌توانید به سطح توانایی‌ها و بلندپروازی‌های کارجو پی ببرید.
- اگر شما مدیرعامل شرکت بودید، بعد از بیدار شدن بلافاصله کدام خبرها راجع به کسب و کارتان را دنبال می‌کردید؟
- از آخرین چالشی که در محیط کارتان داشتید، بگویید، چطور آن را حل کردید؟
چرا این سوال را می‌پرسیم؟ سوالاتی با محوریت موقعیت‌های ناممکن یا موقعیت‌های پیچیده در واقع کمک می‌کند تا سطح خلاقیت و مهارت حل مسئله داوطلب را بسنجید. و بدانید تا چه حد در شناسایی مشکلات، توصیف دقیق موقعیت و آماده کردن استراتژی موثر در حل کردن مشکل توانایی دارد. در این موقعیت و با این سوال خاص(سوال دوم) می‌توانید میزان آگاهی کارجو از رقبای کسب و کار، عوامل تاثیر گذار بر شرکت و... را نیز ارزیابی کنید.
- اگر در موقعیت الف بودید، چطور این مشکل را حل می‌کردید؟
چرا این سوال را می‌پرسیم؟ سوالاتی با محوریت توضیح شرایط نوعی فرمول پاسخگویی به نام star دارند که شامل شرح موقعیت، وظیفه، عمل و نتیجه است. بسیاری از متخصصان از این روش برای پاسخ به سوالات و شرح موقعیت‌های حساس کاری استفاده می‌کنند. بااین‌وجود ممکن است که کارجو نتواند به هر علتی به سوال پاسخ بدهد؛ می‌توانید برای سنجش بیشتر از همین فرمول برای شروع گفتگو استفاده کنید.
این سوال علاوه بر نشان دادن سرعت عمل و تسلط داوطلب می‌تواند سنگ محک خوبی برای مقایسه کاندیداهای مختلف باشد.
بهتر است برای مقایسه در شرایط یکسان، دایره‌ی سوال را تا حد امکان محدود کنید. مثلا از همه‌ی کارجوها بپرسید: اگر بودجه 20 درصد کاهش پیدا کند، اولین قدم برای کاهش هزینه‌ها چیست؟ با توجه به سطح اختیارات چطور می‌خواهید کیفیت را مثل قبل حفظ کنید؟
به‌این‌ترتیب می‌توانید بر اساس یک متر مشخص سطح تسلط کاندیداها را بسنجید.
- اگر می‌توانستید به گذشته برگردید، چه چیزی را تغییر می‌دادید؟
چرا این سوال را می‌پرسیم؟ این سوال معمولا در خارج از کشور به‌عنوان سوالی برای درک عمیق‌تر و شناخت بهتر از کارجو و ذهنیاتش پرسیده می‌شود. اما با توجه به خط قرمزها و عرف جامعه‌ی ایرانی بهتر است که انتخاب کنید پرسش این سوال مناسب فرهنگ و سیستم سازمانی شما هست یا خیر؟ پاسخ این سوال واقعا می‌تواند به پذیرفتن یا نپذیرفتن یک داوطلب منتهی بشود؟ پاسخ این سوال و درک شرایط ذهنی مصاحبه شونده تا چه حد برای سیستم شما مهم است؟
با توجه به پاسخ این سوالات می‌توانید سوال را بپرسید و بر اساس جواب به نگاهی جدیدتر نسبت به کارجو برسید. این سوال کمک می‌کند تا با درس‌هایی که کاندیدا از گذشته‌اش گرفته است، فضای ذهنی، آمال و آرزوهایش و… آشناتر بشوید.
- موقعیت شغلی ایده‌آل شما چیست؟ و چرا؟
چرا این سوال را می‌پرسیم؟ با پرسیدن این سوال کارجو تلاش می‌کند مهارت‌ها و توانایی‌هایش را شرح بدهد. ضمن اینکه باکمی خودآگاهی می‌تواند در کنار نشان دادن نقاط ضعفش نشان بدهد که این نقاط ضعف چندان مهم نیستند و می‌تواند بر اساس کدام مهارت بخش‌های منفی را پوشش بدهد.
نکته‌ی مهم‌تر اینکه گاهی در شرح موقعیت ایده‌آل مصاحبه‌کننده‌ها و داوطلب به یک نقطه‌ی مشترک می‌رسند. آن‌ها در یک‌لحظه‌ی خاص متوجه می‌شوند که این شغل و موقعیت خاص اصلاً مناسب کارجو نیست و مصاحبه شونده هم احتمالاً متوجه می‌شود که برای دنبال کردن رویاهایش باید شانسش را درجایی دیگر امتحان کند.
- بزرگ‌ترین شکستتان در حوزه کسب و کار چه بود؟
چرا این سوال را می‌پرسیم؟ همان موضوع خودآگاهی که در بخش قبل مطرح بود، اینجا به شکل دیگری می‌تواند خودش را نشان دهد. اینکه کارجو با درس از گذشته و بدون دفاع بی‌جا از تصمیماتش ماجرای شکستش را شرح بدهد و بعد بیان کند از این شکست چه درس‌هایی گرفته است، می‌تواند ضمن نشان دادن صداقتش تلاش و پشتکار او در حل مشکلات قبلی را نشان بدهد.
- در کدام حوزه توسعه فردی، برای رشد و شکوفایی بیشتر تلاش می‌کنید؟
چرا این سوال را می‌پرسیم؟ کاترین لورنزن مسئول شناسایی استعدادها و مربی حرفه‌ای حوزه منابع انسانی می‌گوید که بهترین راه برای شناخت نقاط ضعف یک داوطلب دعوت از او برای بیان یک داستان یا قصه است.
در واقع پرسیدن این سوال باعث ایجاد حس مثبت در کارجو می‌شود. چراکه او فکر می‌کند همین حالا هم ازنظر منابع انسانی شرکت، در حوزه توسعه فردی گام‌هایی برداشته است و حالا لازم است کمی بیشتر تلاش کند.
در واقع این سوال جایگزین خوبی برای پرسش مستقیم این سوال است:
نقاط ضعفت چیست؟ و برای از بین بردنشان چه راه‌حلی دارید؟
- دو مورد از دستاوردهای شغلی مهمتان را بگویید؟ برایمان بگویید چرا این دو دستاورد برایتان مهم هستند؟
چرا این سوال را می‌پرسیم؟ در واقع با ین پرسش تلاش می‌کنیم پنجره‌ای به ذهنیات و دایره‌ی ارزش‌های مصاحبه شونده بازکنیم. آیا او موفقیت را تنها در اضافه حقوق و مزایا می‌بیند؟ آیا از اینکه توانسته شرکت را ارتقا بدهد خوشحال است؟ آیا از اینکه فقط خودش توانسته از یک مهلکه‌ی خاص نجات پیدا کند یا اسمش به‌عنوان نجات‌دهنده یک تیم سر زبان‌ها افتاده است، لذت می‌برد؟ آیا از اینکه تلاشش را کرده تا در یک موقعیت عجیب اصولش را حفظ کند؛ راضی است؟
پیدا کردن پاسخ این سوالات ا میان داستان‌های کاندیداها تکلیفتان را تا حد زیادی با دایره‌ی ذهنی و واکنش او به پاداش و سایر محرکه‌ای پیشرفت روشن می‌کند.
- بهترین و بدترین رییس/همکارتان را توصیف کنید.
چرا این سوال را می‌پرسیم؟ این سوال به ما نشان می‌دهد که بلوغ رفتاری، توانایی کار تیمی، وفاداری به تیم و… در چه سطحی است.
- مسیرتان برای رسیدن به این جایگاه کاری را چطور توصیف می‌کنید؟
چرا این سوال را می‌پرسیم؟ با این سوال به درک بهتری از پشتکار و توانایی‌های کارجو می‌توان رسید. ضمن اینکه ممکن است مصاحبه شونده اشاره‌‌ای به آینده‌ی موردنظرش در جایگاه شغلی داشته باشد که در این صورت بلندپروازی‌ها و سطح تلاشش هم تا حد زیادی روشن می‌شود.
در کنار این موضوع می‌توانید نگاهی به چگونگی شرح موقعیت‌ها و مسیرش داشته باشید؛ آیا کارجو صرفا خودش را عامل موفقیت می‌داند؟ آیا برای تیم، هم‌گروهی‌ها و سایر افرادی که او را به موفقیت رساندند ارزشی قائل است؟
با نگاهی به پاسخ این سوالات می‌توانید تا حد زیادی به روحیات داوطلب پی ببرید و تصمیم نهایی را بگیرید.
چند نکته در رابطه با آمادگی برای مصاحبه شغلی
- قبل از شروع مصاحبهها سوالات را به شکل تخصصی میان اعضاس تیم مصاحبه‌کننده تقسیم کنید، مثلا مهندس سرپرست در رابطه با مطالب فنی سوال بپرسد و در مقابل مدیر ارشد یا مسئول نیروی انسانی سوالات رفتاری و پرسش‌های مربوط به شخصیت را مطرح کند.
- جهت آمادگی برای مصاحبه شغلی بهتر است که یک سیستم امتیازدهی عینی برای داوطلب‌ها در نظر بگیرید. به‌این‌ترتیب امکان سوگیری سلیقه‌ای میان اعضای هیئت انتخاب و تیم منابع انسانی به حداقل می‌رسد.
- اگر موقعیت شغلی شما نیاز به خلاقیت یا شوخ‌طبعی دارد، بهتر است چند سوال خلاقانه هم میان سوالات اصلی بگنجانید.
آمادگی برای مصاحبه شغلی در یک نگاه
در این مطلب به سراغی بررسی گام‌به‌گام فرآیند آمادگی برای مصاحبه شغلی رفتیم. با توجه به آمار و درصدهای مختلف لزوم استفاده از شیوه‌های نوین برای استخدام را بیان کردیم و در بخش آخر با توجه به موارد مطرح‌شده به سراغ سوالاتی رفتیم که با پرسیدنشان می‌توان تا حد زیادی به کاندیدای موردنظر و مناسب رسید.
درنهایت یادتان باشد که سرمایه‌گذاری برای انتخاب یک کارمند شایسته و وفادار به برند می‌تواند درنهایت بسیار سودمندتر از یک فرآیند انتخاب و مصاحبه ارزان باشد.
