رایگان شروع کنید
درخواست استخدام
درخواست مشاوره
اصول مدیریت پروژه، تسکولو در مدیریت همراه شماست!
مدیریت پروژه و هدایت فعالیت‌ها و در نهایت کنترل پروژه کار مهمی است که هر مدیر موفق در زمینه کاری خود باید انجام دهد. شناختن اصول مدیریت پروژه کمک می‌کند که نظم فعالیت‌ها به خوبی تامین شود و هر پروژه به شکل امن و مطمئن به پایان برسد. اما مدیریت درست و کامل، نیازمند اصول مشخصی است که با دانستن آن می‌توانید بهترین شکل از کار خود را ارائه دهید.
آیا تا به حال به قوانین و اصولی که برای اجرای کارها و پروژههای خود نیاز دارید فکر کرده‌اید؟ چطور می‌توان این اصول را به خوبی اجرا کرد؟ اگر دوست دارید درباره اصول مدیریت پروژه و ابزارهای اجرای آن بیشتر بدانید، ما را در ادامه مطلب همراهی کنید.
مدیریت پروژه چیست؟
بهتر است پیش از آن که درباره اصول مدیریت پروژه صحبت کنیم، بدانیم که مدیریت و ساماندهی پروژه و کارها به صورت دقیق چیست؟
مدیریت پروژه یک فعالیت ترکیبی یا چند بعدی است. هر چه کلاس و مرتبه پروژه‌ها بالاتر باشد، مدیریت آن‌ها نیز سخت‌تر و یا پیچیده‌تر خواهد بود. به طور کلی نظم دادن، برنامه‌ریزی، ساماندهی، ایجاد امنیت و کنترل کردن منابع برای رسیدن به یک هدف خاص، مدیریت پروژه نام دارد.
تصور کنید که شما به عنوان مدیر یا سرپرست یک تیم پروژه‌ای را کلید زده‌اید. برای پیشبرد کارها به چه چیزهایی نیاز دارید؟ چطور باید اعضای گروه را دور هم جمع کنید و آن‌ها را در یک مسیر مشخص هدایت کنید؟ بهترین ابزار سازمانی برای مدیریت و پیشبرد برنامه‌هایتان چه چیزی است؟
پاسخ به سوالات بالا می‌تواند اصول مدیریت پروژه را برایتان روشن و شما را به یک مدیر موفق تبدیل کند.
مدیر پروژه چه ویژگی‌هایی دارد؟
مدیریت پروژه کار چندان آسانی نیست و در مواردی سخت و پیچیده خواهد بود. مدیر پروژه با ویژگی‌های مشخصی که دارد، می‌تواند یک تیم را به خوبی هدایت و آن را به مسیر مشخص و درست وارد کند.
ویژگی‌های مهمی که هر مدیری برای ساماندهی پروژه‌ها نیاز دارد عبارتند از:
- دانش و تخصص لازم در زمینه پروژه
- درک مفاهیم مدیریت
- مهارت ارتباط میان فردی برای برقراری ارتباطات با اعضا
- توانایی دیدن پروژه به عنوان یک سیستم باز و درک تعامل‌های کاری
قوانین و اصول مدیریت پروژه را بشناسیم!
پروژه‌ها و فعالیت‌هایی که به صورت مقطعی در شکل و قالب خاص و زمان محدود به شما محول می‌شوند، نیازمند تلاش موقتی و شروع و پایان تعریف شده هستند. یعنی هنگامی که شما یک پروژه را قبول می‌کنید، باید در یک زمان مشخص با پلتفرم‌های معینی آن را شروع کنید و به پایان برسانید. محدودیت‌‌ها و چالش‌هایی که ممکن است در مسیر مدیریت پروژه‌ها برای شما رخ دهد، معمولا سه ضلع یک مثلث را در برمی‌گیرد و در زمان، کیفیت و بودجه خلاصه می‌شود. به این ترتیب شما باید راه‌هایی را برای فعالیت‌های خود انتخاب کنید که به بهترین صورت این چالش‌ها را حل کند و شما و تیم‌تان را به همه اهدافی که در نظر دارید برساند.
برای آنکه ساماندهی پروژه‌ها را به شکل درست و جامع انجام دهید، بهتر است اصول زیر را به درستی به کار ببندید:
۱. ساختار پروژه
ساختار هر پروژه، همانطور که گفتیم، حول محور زمان، کیفیت و بودجه یا منابع مالی می‌چرخد. بنابراین بهتر است از پیش از شروع کار، هر سه مورد را به شکل تقریبا دقیقی تخمین بزنید. ایجاد یک چشم‌انداز کامل از پروژه به شما و تیم‌تان کمک می‌کند که عملکرد بهتری برای انجام پروژه‌ها داشته باشید. تسکولو به عنوان یک پلتفرم سازمانی جامع، می‌تواند امکان ترسیم چشم‌اندازهای کاری را در اختیارتان قرار دهد. به این صورت دید کامل‌تری نسبت به پروژه و اجرای آن پیدا خواهید کرد.
۲. هدف پروژه
در ابتدای انجام هر کاری از خودتان بپرسید که چه چیزی باید انجام بگیرد و محصول نهایی چه خواهد بود. با طرح این سوال و پاسخ به آن می‌توانید به راحتی یک پلتفرم سازمانی دقیق را ایجاد و اعضای متخصص را برای انجام کار انتخاب کنید. به این صورت هم هدف پروژه را پیدا می‌کنید و هم منابع انسانی و پرسنل را به شکلی انتخاب می‌کنید که برای پیشرفت پروژه‌ها مفید باشند.
۳. جدول زمانبندی
جدول زمانبندی و تعیین تاریخ بهترین چیزی است که به پیشرفت پروژه شما کمک می‌کند. زمانی که تسکولو را به عنوان پلتفرم سازمانی خود انتخاب می‌کنید، می‌توانید این جدول زمانبندی را به شکل دقیق‌تری طراحی کنید. ایجاد محدودیت زمانی، مشخص کردن روز و ساعت تحویل هر بخش از کار و... اعضای تیم را ملزم می‌کند که کارها را به موقع تحویل دهند. به این ترتیب با مشکل زمانی و تحویل پروژه هم برخورد نخواهید کرد.
۴. مشخص کردن نقاط مهم پروژه
اگر می‌خواهید یک مدیریت پروژه درست و قوی را انجام دهید، باید نقاط مهم هر بخش از پروژه را به درستی مشخص کنید. زمانی که اهمیت هر بخش از کار را معین می‌کنید، می‌توانید فعالیت‌های کوچک‌تر را به گونه‌ای نظم دهید که در نهایت به تحقق هدف فرعی کار خود کمک کنید.
۵. تعریف دقیق
مهم‌ترین اصول مدیریت پروژه تعریف دقیق کار است. بسیاری از اوقات به دلیل کج‌فهمی درباره هدف و نوع پروژه، کارها به شکل دیگری رقم می‌خورند و نتیجه مورد نظر شما را نخواهند داشت. بنابراین بهتر است در ابتدای مسیر کارها، تعریف دقیقی از پروژه، خواسته‌ها و انتظارات مطرح کنید. این کار را می‌توانید در طول جلسات خود با اعضای تیم‌تان انجام دهید و یا اصول و قواعد و تعریف دقیق پروژه را در صفحه مربوط به هر عضو، در تسکولو قرار دهید. زمانی که از نرم افزار آنلاین تسکولو استفاده می‌کنید، به راحتی امکان انجام این کار را دارید و می‌توانید قوانین و قواعد کارها را در صفحات مربوط به اعضا منتشر کنید.
۶. پیگیری اعضا و مراحل انجام کار
یک مدیر موفق نیاز دارد که فعالیت اعضای تیم خود را به طور منظم پیگیری کند. این پیگیری باعث می‌شود که کارها هرچه بهتر و منظم‌تر انجام شوند و اعضای تیم فعالیت را با جدیت بیشتری پیش ببرند. استفاده از یک پلتفرم مدیریتی که بتوان به وسیله آن مراحل انجام کار را به طور دقیق مشاهده و بررسی کرد، به کمک شما می‌آید. تسکولو این امکان را به شکل کاملی در اختیار شما قرار می‌دهد و به وسیله آن می‌توانید وضعیت هر عضو را در انجام هر مرحله از پروژه به راحتی ببینید.
۷. تشخیص خطرات و چالش‌ها
یک مدیر موفق به طور دائمی باید خطرات و چالش‌های پیش روی پروژه را رصد و آن‌ها پیش از رخ دادن شناسایی کند. این کار کمک می‌کند که پروژه شما از انواع آسیب‌ها در امان بماند و مشکلات هر چه زودتر در آن رفع شوند. شما می‌توانید هر خطر یا چالش را در پلتفرم تسکولو با اعضای خود در میان بگذارید و نظر و بازخورد خود را درباره هر مرحله از کار به آن‌ها ارائه دهید.
جمع‌بندی
اصول مدیریت پروژه همان چیزی است که هر مدیر موفقی برای انجام کارها و پروژههای خود به آن نیاز دارد. در واقع این اصول شبیه به یک چراغ راهنما برای پیشبرد کارها و اهداف عمل می‌کنند و مدیران و اعضا را در مسیر روشن‌تری از کارها قرار می‌دهند. تسکولو به عنوان یک نرم افزار مدیریت کار و پروژه به کمک مدیران آمده و فعالیت‌های مدیریتی را برای آن‌ها آسان کرده است. با استفاده از تسکولو می‌توانید اعضا را به راحتی دور هم جمع کنید و فعالیت‌ها را میان آن‌ها تقسیم کنید. بازخورد خود را نسبت به هر مرحله از کار با آن‌ها در میان بگذارید و پیشرفت هر مرحله از فعالیت را به خوبی ببینید. تسکولو می‌تواند بهترین پلتفرم سازمانی برای اعمال اصول مدیریت پروژه باشد.
