رایگان شروع کنید
درخواست استخدام
درخواست مشاوره
تسکولو؛ بهترین ابزار مدیریت پروژه برای امور دفترداری و منشی گری بدانید
منشی‌ها و دفتردارها پل ارتباطی میان مدیریت یک مجموعه با سایر افراد و کارمندان هستند. شرح وظایفشان هم تا دلتان بخواهد مفصل و طولانی است. از هماهنگی جلسات و قرار ملاقات تا بایگانی نامهها، پاسخگویی به ارباب‌رجوع یا پیگیری موارد خاص و... همه و همه کوه وظایف و فعالیتهای یک منشی یا دفتردار را می‌سازند.
با این اوصاف به نظرتان یک منشی چطور می‌تواند با دقت تمام از ارتفاع این کوه کم کند بدون این‌که هیچ کاری روی زمین نماند؟
ازآنجایی‌که پشت سر هر سازمان موفقی یک مدیریت هماهنگ و یک منشی همه‌فن‌حریف وجود دارد. در این مطلب تسکولو به سراغ معرفی بهترین ابزار مدیریت پروژه برای امور دفترداری و منشی گری رفتیم تا بدانید چطور می‌شود با یکدست چند هندوانه بلند کرد و اتفاقا موفق هم شد!
بیشتر بخوانید: مدیریت پروژه محتوای سایت، اهمیت تسکولو را بدانید!
تسکولو چطور می‌تواند در امور دفترداری و منشی‌گری به شما کمک کند؟
تنظیم کارها و فعالیت‌ها: در هر شرکتی چند پروژه کاری به شکل دائمی در جریان است. بعضی از فعالیت‌ها هم برای شروع نیاز به زمان یا بودجه دارند و لازم است که جلساتی در آینده برای شروع به کار پروژهها برگزار بشود.
قطعا وظیفهی شما به‌عنوان یک دفتردار یا منشی مشخص کردن زمان دقیق این جلسات و البته آگاهی از جزییات مرتبطی مثل کارمندان مجاز به حضور در هر یک از جلسات و... است.
- برای شروع می‌توانید در تسکولو برای هر یک از فعالیتهای جداگانه یک پروژه تعریف کنید. بعد در هر پروژه جلسات یا قرارهای مهم و کارهایی که به اتمام رسیدند، در دسته‌ی کارهای انجام شده یا done، جلسه‌هایی که برنامه‌ریزی شدند یا بخشی از روند برنامه‌ریزی‌شان طی شده در دسته‌ی doing یا انجام شده و فعالیت‌هایی که در آینده باید انجام شوند در دسته‌ی کارهای to do ، قرار بدهید.
- بعد از پیشرفت پروژهها هم می‌توانید با کلیک روی هر یک از وظایف، تغییر وضعیت آن‌ها از doing به done را ثبت کنید.
اولویت‌بندی قرارهای ملاقات و جلسات: مشخص کردن زمان دقیق جلسات بر اساس هماهنگی‌ها و تعیین اولویت برای برگزاری جلسه‌ها یا قرارهای ملاقات و سایر فعالیت‌ها یکی دیگر از وظایف منشی است.
در تسکولو خیلی ساده می‌توانید با کمک رنگ‌ها کارها را اولویت‌بندی کنید. کافی است که روی هر یک از فعالیت‌هایی که تعریف کردید کلیک کنید و از بخش سررسید تاریخ جلسه را مشخص کنید. بعدازآن هم می‌توانید با رنگ‌بندی‌های مختلف میزان اهمیت جلسه یا اولویت قرار ملاقات را مشخص کنید.
این رنگ‌‌بندی به شما کمک می‌کند تا در روزهای شلوغ بتوانید با خیال راحت کارهایی با اولویت کمتر را حذف کرده و زمان را بهتر مدیریت کنید.
اشتراک اطلاعات با سایر همکاران: گاهی باید اطلاعات خاصی از جلسات را در اختیار سایر گروه‌ها یا کارمندان قرار بدهید. در این حالت می‌توانید:
- وارد بخش تنظیمات شوید و از بخش تیم‌ها و سطوح دسترسی، افراد مختلف را به تیم اضافه کنید. در همین قسمت با تعیین سطح دسترسی افراد مثل مدیر یا ناظر می‌توانید مشخص کنید که هر فرد به چه اطلاعاتی دسترسی داشته باشد.
- اگر برای هماهنگی بیشتر، به گفتگو با سایرین نیاز دارید، می‌توانید از قسمت گفتگوی همگانی در رابطه با پروژه یا جلسات با یکدیگر صحبت کنید. گاهی هم لازم است تنها با رئیس و معاونان موضوع خاصی را حل‌وفصل کنید، در این صورت روی قسمت گفتگوها کلیک کنید و بعد از مشخص کردن افراد و تیم ویژه، با همان تیم به شکل اختصاصی صحبت کنید.
- ممکن است بخواهید بعد از جلسات تعدادی فایل ویژه را برای یک فرد خاص یا یخشی از کارمندان ارسال کنید، یا نکات فراموش‌شده در جلسه را به دست سایر کارمندان برسانید. در این حالت هم م روی هر پروژه یا فعالیت کلیک کنید و نظرات یا دیدگاه‌ها را بنویسید. یا بعد از آپلود فایل، تصویر یا صدا را ارسال کنید. بعدازآن می‌توانید با مشخص کردن اعضا، نکات و فایل ارسالی را به دست کارمندان برسانید.
- بعضی اوقات نیاز دارید یک موضوع خاص را در طول جلسه یادآوری کنید. یا با یکی از شرکای کاری تماس بگیرید و... برای تجمیع کارها خوب است که وارد قسمت زمان‌های کاری بشوید. توضیحات و جزییات را بنویسید و بعد با کلیک روی تجمیع و انتخاب پروژه موردنظر، دو کار را به شکل هم‌زمان انجام بدهید. در ضمن اگر مدیرتان هم از تسکولو استفاده کند، می‌توانید وظایف محول شده به خودتان را در همین قسمت مشاهده کنید.
بیشتر بخوانید: آموزش تسکولو ، نرم‌افزاری برای مدیریت تمام پروژهها
مشخص کردن جزییات: پاسخ به نامهها، تایپ کردن صورت‌جلسه‌ها و... به چه مقدار زمان نیاز دارد؟ جلساتی با محوریت یک موضوع خاص، چند ساعت طول می‌کشد؟ دفتردارهای باتجربه معمولاً خیلی ساده می‌توانند زمان دقیق جلسات را تخمین بزنند.
- شما هم می‌توانید در ماه‌های اول از طریق بخش تعیین وزن، زمان اختصاص داده‌شده به هر فعالیت را ثبت کنید. (روی پروژه‌ی موردنظر کلیک کرده و از منوی بازشده گزینه‌ی تعیین وزن را انتخاب کنید.)
- اگر میز کارتان در تسکولو خیلی شلوغ شده است، می‌توانید بخشی از فعالیتهای انجام‌شده را بایگانی کنید. برای این کار هم کافی است که روی فعالیتهای موردنظرتان کلیک کرده و با انتخاب گزینه‌ی بایگانی میزتان را خلوت کنید.
- برخی از کارها در طول ماه یا پروژه‌های مختلف دائم تکرار می‌شوند. برای صرفه‌جویی در وقت لازم نیست دوباره جزییات هر فعالیت را بنویسید. بلکه کافی است که روی وظایف و جلسات تکراری کلیک کنید و بعد از گزینه‌ی تنظیمات روی قسمت کپی فعالیت کلنید. و کار موردنظرتان را در سایر پروژهها کپی کنید.
ارسال گزارش هفتگی و مدیریت فعالیت‌ها: هیچ‌چیز به‌اندازه‌ی یک گزارش دقیق نمی‌تواند شمارا از مسیری که طی کردید، مطلع کند.
- برای ارسال گزارش هفتگی می‌توانید از منوی پایین صفحه گزینه‌ی تنظیمات پروژه را انتخاب کرده و گزینه‌ی ارسال گزارش هفتگی را فعال کنید.
- برای این‌که متوجه بشوید در هرروز یا طی هر پروژه چندوظیفه‌ی اساسی و مهم دارید هم می‌توانید گزینه‌ی شماره‌گذاری کارها را فعال کنید تا بدانید دقیقا چه تعداد وظیفه برای هر پروژه تعریف کردید.
- شاید دوست داشته باشید لینکی از تمام فعالیت‌ها، فایل‌های به اشتراک گذاشته‌شده و... تمام پروژه در اختیارتان قرار بگیرد. (برای نوشتن گزارش دقیق‌تر یا...) خوب است که از قسمت تنظیمات پروژه گزینه‌ی پیشرفته را انتخاب کنید و بعد روی گزینه‌ی دریافت کنید تا لینک تمام فایل‌ها و فعالیتهای انجام‌شده در پروژه برایتان ارسال شود.
- بعد از پایان هر پروژه هم کافی است که روی گزینه‌ی بستن کلیک کنید تا پروژه از میز کارتان در تسکولو حذف بشود.
بازنگری جزییات فعالیت‌ها: گاهی لازم است تمام فعالیت‌هایتان را در یک نگاه ببینید. برای شروع می‌توانید به سراغ نوار کنار صفحه‌ی تسکولو بروید.
- از قسمت فعالیت‌ها در یک فایل کشویی، تمام‌کارهای انجام‌شده را ببینید. و از بخش اطلاعیه‌ها در جریان آخرین تغییراتی که انجام‌شده، قرار بگیرید.
- اگر به دنبال یک وظیفهی تعریف‌شده‌‌‌ی قدیمی هستید و به‌آسانی پیدایش نمی‌کنید هم می‌توانید وارد قسمت جستجو شوید و عنوان وظیفه و فعالیت را بنویسید. بعدازآن وظیفهی تعریف شه با جزییات برای شما نمایش داده می‌شود.
بیشتر بخوانید: اصول دورکاری، تجربه دورکاری لذت‌بخش با تسکولو
حرف آخر
منشی یا دفتردار وظایف زیادی دارد که در این مطلب به سراغ بعضی از آن‌ها رفتیم. قطعا توانایی مدیریت تمام این وظایف کار آسانی نیست و خیلی بهتر است که از یک ابزار مدیریت پروژه برای بازنگری در فعالیت‌ها کمک بگیرید تا بتوانید زمان خود و رئیستان را به بهترین شکل مدیریت کنید.
تسکولو با ایجاد فضایی امن برای گفتگوی مجازی بین کارمندان، امکان ایجاد پروژه‌های مختلف و تقسیم‌بندی وظایف، ایجاد میز کار شخصی برای اولویت‌بندی فعالیت‌ها و ....می‌تواند به‌عنوان دستیار شخصی شما عمل کرده و مسیر را برایتان هموارتر کند.
