رایگان شروع کنید
درخواست استخدام
درخواست مشاوره
تمام چیزهایی که باید در مورد مدیریت تیم و تیم‌سازی بدانید
استفان کاوی، نویسنده و تاجر موفق آمریکایی می‌گوید: «مدیریت، کارایی در بالا رفتن از نردبان موفقیت است؛ رهبری تعیین می‌کند که آیا نردبان به دیوار درستی تکیه داده است یا خیر.» حتماً شنیده‌اید که یک دست صدا ندارد؛ این ضرب‌المثل در سازمانها و اداره‌ها هم صدق می‌کند.
در این مراکز هم وجود تیم‌های قوی می‌تواند نتیجه‌های غیرقابل‌تصوری به دنبال داشته باشد؛ اما تیم‌های قوی چطور شکل می‌گیرند؟ شاید بگویید با اعضای قوی، یعنی جذب کارمندان متخصص و حرفهای. این جواب درست است اما کافی نیست. نباید مدیریت تیم را فراموش کرد و نقشش را نادیده گرفت. مثلاً یک تیم فوتبال را تصور کنید که از بهترین بازیکن‌های دنیا تشکیل شده است اما مربی ندارد، تکنیکی ندارد و بازیکن‌ها نمی‌دانند در کدام پست بازی کنند؛ آیا این تیم می‌تواند موفق شود؟ احتمالش نزدیک به صفر است.
تحقیقات می‌گویند تنها 35 درصد از پروژه‌های سرتاسر جهان به نتیجه می‌رسند؛ این آمار نشان می‌دهد ما زمان، پول و فرصت زیادی را از دست می‌دهیم؛ در حالی‌که یک مدیریت آگاهانه و حرفهای، می‌تواند با استفاده از تمام پتانسیل‌های کارکنان، به نتایج درخشانی برسد. تسکولو در این مقاله به همین موضوع پرداخته است؛ این‌که مدیریت تیم چطور می‌تواند نتیجه را از زمین تا آسمان تغییر دهد.
مدیریت تیم چه معنایی دارد؟
جان وودن، مربی بسکتبال و نویسنده آثار موفقیت می‌گوید: «اگر می‌خواهید سریع برسید، به تنهایی حرکت کنید اما اگر می‌خواهید به دوردست‌ها بروید، به یک تیم قوی احتیاج دارید.»
تیم شامل دو یا چند نفر از افراد است که برای هدف خاصی کنار هم قرار گرفته‌اند؛ هر کس وظیفه‌ی مشخصی دارد و بخشی از کار به‌عهده‌ی اوست. اعضای تیم مهارت‌های همدیگر را تکمیل می‌کنند، کارشان به همدیگر وابسته است و برای رسیدن به هدف مشترک تلاش می‌کنند. کیفیت تیم در واقع تعیین کننده‌ي میزان موفقیت کلی سازمان است. پژوهش‌های دانشگاه استنفورد نشان داد افراد در شرایط کار تیمی ۶۴ درصد کارآمدترند و بهتر می‌توانند از استعدادهایشان استفاده کنند، پس تیم سازی و تشکیل یک تیم، بازی دوسربرد و نردبان موفقیت است.
اما یک تیم موفق تنها با جمع شدن اعضای کارآمد در کنار هم شکل نمی‌گیرد؛ یک ضرب‌المثل می‌گوید: «گرد هم آمدن تازه اول کار است، کنار هم باقی ماندن پیشرفت است.» هرچقدر هم اعضا ماهر باشند، تیم بدون یک مدیر نمی‌تواند پیشرفت کند؛ ممکن است هر کس حرف خودش را بزند، بین اعضا بر سر تقسیم کارها مشکل پیش بیاید، زمان‌بندی درست پیش نرود و تیم نتیجه‌ی لازم را نگیرد. در این‌جا اهمیت مدیریت تیم مشخص می‌شود. مدیریت تیم به‌معنای رهبری و هدایت تیم برای گرفتن بهترین نتیجه است؛ همان‌کاری که یک مربی در زمین فوتبال انجام می‌دهد.
مدیریت تیم چه‌طور می‌تواند باعث موفقیت شود؟
- انتخاب اعضای تیم
اولین و مهم‌ترین وظیفه در مسیر مدیریت تیم انتخاب اعضا است. اعضای لزوماً نباید شبیه به هم باشند، ولی باید مکمل هم باشند و بتوانند به رشد کلی تیم کمک کنند. یک مدیر آگاه با توجه به نقش‌های مختلف اعضا را انتخاب می‌کند و سعی می‌کند مجموعه‌ای از آدم‌های متنوع ولی هم‌راستا را انتخاب کند.
- تعیین نقش‌ها و تقسیم وظایف
یک مدیر موفق توانایی‌ها، استعدادها و نقاط قوت و ضعف کارکنانش را می‌داند؛ دوباره یک مربی فوتبال را فرض کنید، آیا می‌تواند یک هافبک را صرف این‌که قد بلندی دارد در دروازه‌ي تیم بگذارد؟ مسلماً نه. پس تعیین نقش‌ها باید بسیار هوشمندانه صورت بگیرد؛ تحقیق‌ها نشان می‌دهند افراد در پست‌هایی که مطابق با روحیات و علائقشان است، حدود ۲۰ تا ۴۰ درصد بهتر عمل می‌کنند. پس برای تعیین نقش به رزومه و عنوان شغلی افراد بسنده نکنید، سعی کنید فعالیت‌هایشان را زیر نظر بگیرید و روحیاتشان را بشناسید.
- نظارت دوستانه بر عملکرد اعضای تیم
نظارت بر عملکرد تیم هم یکی از پله‌های نردبان موفق است؛ چرا؟ نظارت به‌معنای تمرکز روی بازدهی نیست، شما برای مدیریت تیم باید به اعضا نزدیک شوید؛ یعنی آنها به جای این‌که حس کنند باید به شما جواب پس بدهند، حس کنند شما دوستی هستید که همیشه برای کمک آماده‌اید و در مشکلات و ابهام‌ها می‌توانند روی شما حساب باز کنند. نظارت دوستانه یعنی شما در فاصله‌‌های زمانی کوتاه و از نزدیک در جریان روند طی شدن وظایف اعضا قرار بگیرید؛ این کار باعث می‌شود تیم همیشه پویا باشد و در صورت بروز مشکل، قبل از تبدیل شدن به بحران، با همکاری هم راه‌حلی پیدا کنید.
- برقراری رابطه‌ي صمیمانه و گرم
طبق گزارش مدیریت منابع انسانی انجمن رضایت شغلی آمریکا، روابط دوستانه اصلی‌ترین محرک برای حضور انجام وظایف است؛ پژوهش این انجمن نشان می‌دهد برای ۷۷ درصد کارمندان روابط جاری در محیط کار تعیین‌کننده‌ي میزان علاقه به آن محیط است. مدیریت تیم باید روی برقراری روابط صمیمانه تمرکز زیادی داشته باشد؛ چرا؟ چون روان‌شناسان می‌گویند حاکم شدن فضایی گرم باعث کاهش استرس و تقویت خلاقیت افراد می‌شود. در ضمن یک مطالعه در ناسا نشان داد کارمندان خسته‌ای که سابقه‌ي دوستی و همکاری با یکدیگر را داشته‌اند، بهتر از کارمندان تازه‌نفسی که تابه‌حال همدیگر را ندیده‌اند کار می‌کنند. این نشان می‌دهد رابطه‌ی بین اعضای تیم هم می‌تواند نتیجه را زیرورو کند. سعی کنید به اعضای تیم نزدیک شوید، حرف‌هایشان را بشنوید و طوری رفتار کنید که در رقابت ناسالم و در تقابل با همدیگر قرار نگیرند.
- بخشیدن انگیزه به اعضای تیم
انگیزه نقش نخ تسبیح را دارد و کارکنان یک تیم را کنار هم نگه می‌دارد؛ در واقع بدون انگیزه و بدون ترسیم چشم‌انداز، نمی‌توان انتظار پیشرفت و نوآوری داشت. مدیریت تیم باید به انگیزه توجه ویژه‌ای داشته باشد؛ اعضای تیم را خوب بشناسد و بداند چه‌چیزی باعث افزایش انگیزه‌ي آنها می‌شود. پژوهش‌ها نشان می‌دهند افراد در تیم‌هایی که به انگیزه‌بخشی توجه دارند، ۴۷ درصد بهتر عمل می‌کنند و ۸۷ درصد بیشتر به تیم و اهداف آن وفادار می‌مانند.
- فراهم آوردن فرصت پیشرفت
یک نکته‌ی حیاتی برای ساختن یک تیم قوی، دیدن آینده است؛ یعنی شما فرصتی فراهم کنید تا اعضای تیم مدام پیشرفت کنند و حس کنند حضور در این تیم برای آینده‌شان دستاوردهایی دارد. یعنی مدیریت تیم تنها برای رسیدن به اهداف تیم یا سازمان نباشد، وضعیت افراد را هم در نظر بگیرید و به آنها القا کنید تیم به آینده‌ی آنها هم فکر می‌کند و نمی‌خواهد محدودشان کند یا آنها را مصرف کند.
تیم سازی ؛ یک تکنیک شگفت‌انگیز
تیم سازی یکی از تکنیک‌های مدیریت تیم است که باعث افزایش کارایی تیم می‌شود؛ تیم سازی در واقع مجموعه‌ای از اقدامات است که باعث می‌شود تیم قوی‌تر شود و اعضا شوق بیشتری برای پیش بردن اهداف پیدا کنند. تیم سازی باعث می‌شود گروه شما از یک تیم خشک کاری تبدیل به تیمی دوستانه شود که اعضا همدیگر را می‌شناسند، احساس امنیت شغلی بالایی دارند، می‌توانند آزادانه نظراتشان را بیان کنند و در نهایت می‌توانند خلاقیتشان را بروز دهند. دوستی و احساس نزدیکی از مهم‌ترین شگردهای رشد تیم است.
رازهای تیم سازی موفق کدام‌اند؟
- کارمندان از روی هم کپی نشده‌اند
یکی از نکات بسیار مهم در تیم سازی توجه به ویژگی‌های شخصیتی افراد و فردیت آن‌هاست؛ کارمندان یا اعضای تیم از روی هم کپی نشده‌اند و هر کدام ویژگی‌های خودشان را دارند. برای مدیریت تیم هیچ نسخه‌ی ثابتی بین تیم‌ها و حتی بین اعضای یک تیم وجود ندارد. یک مدیر آگاه با توجه به شرایط تیمش و توانایی‌های اعضای آن، برنامه‌ای متناسب برای تمام اعضا و در نهایت تمام تیم می‌چیند.
- برنامه‌های تفریحی را دست کم نگیرید
ارتباط صمیمانه و انگیزه از اصلی‌ترین شروط موفقیت یک تیم است؛ سعی کنید با در نظر گرفتن برنامه‌های تفریحی حتی ساده، اعضای تیمتان را به هم نزدیک‌تر کنید و با آنها ارتباط دوستانه برقرار کنید. همین کار ساده تزریق انرژی به تیم است و بازدهی را از این‌رو به آن‌رو می‌کند.
- سیستم پاداش در نظر بگیرید
در مسیر تیم سازی و برای مدیریت تیم قدردانی را فراموش نکنید. تحقیقاتی در آمریکا نشان داد ۸۲ درصد کارمندان حس می‌کند تلاش‌هایشان دیده نمی‌شود و نقش آنها در موفقیت سازمان نادیده گرفته می‌شود؛ همچنین ۴۰ درصد کارمندان گفتند اگر مورد قدردانی قرار بگیرند، شوق و انگیزه‌ی بیشتری پیدا می‌کنند. در نظر گرفتن سیستم پاداش اعضای تیم را دلگرم نگه می‌دارد؛ خودشان را در موفقیت سهیم می‌بینند و حس نمی‌کنند برای موفقیت دیگری تلاش می‌کنند. البته نیاز نیست پاداش همیشه مالی باشد، گاهی یک جمله‌ي محبت‌آمیز یا خلاقانه می‌تواند معجزه کند. اعضای تیم باید بدانند تلاش‌هایشان دیده می‌شود.
- انعطاف‌پذیری را فراموش نکنید
اگرچه نظم اهمیت زیادی در کار دارد، اما اعضای تیم نباید حس کنند ربات‌هایی بدون آزادی هستند. پژوهش موسسه FWI و انجمن مدیریت منابع انسانی نشان داد ۸۷ درصد افراد به انعطاف‌پذیری اهمیت زیادی نشان می‌دهند؛ در ضمن ۶۰ درصد کارمندان حس می‌کنند محیط کار آنها را بلعیده و وقتی برای زندگی شخصی‌شان ندارند.
انعطاف‌پذیری باید در تمام ابعاد وجود داشته باشد؛ چه در روند کار، چه ساعت آن و چه در نقش‌های تعیین شده. مدیریت تیم در واقع وظیفه‌ي هم‌راستا سازی اعضا را برعهده دارد، نه این‌که در نقش ناظم قرار بگیرد و خشک و سخت اعضا را محدود کند.
- مشارکت معجزه می‌کند
همیشه مشارکت ذهن‌های مختلف در کنار هم معجزه می‌کند؛ اعضای تیم را به مشارکت در مسائل مختلف دعوت کنید؛ به آنها القا کنید همگی جز یک تیم هستید و نظر همه در پیشبرد کارها اهمیت دارد. مشارکت به اعضای تیم احساس نزدیکی القا می‌کند و آنها را دلگرم می‌سازد. نکته‌ي طلایی دیگر این‌که مدیریت تیم نباید به‌تنهایی تمام تصمیم‌ها را بگیرد، بلکه باید نظر اعضا را هم بپرسد، چون ممکن است آنها به نکاتی توجه کرده باشند که از چشم شما پنهان مانده است.
فرهنگ سازمانی را دست کم نگیرید
یکی دیگر از مهم‌ترین شرایط موفقیت هر سازمانی، فرهنگ سازمانی است. فرهنگ سازمانی به زبان ساده شیوه‌ي خاص و فضای حاکم در یک سازمان است؛ به‌طور مثال رفتار اعضای سازمان با همدیگر، رفتار رهبر با کارمندان، ارزش‌ها، قانون‌ها، باید و نبایدها و... فرهنگ سازمانی هر سازمان را تعریف می‌کند. شما به‌عنوان مدیریت تیم می‌توانید با برقراری و تعریف فرهنگ سازمانی ، ثبات تیم را حفظ کنید و راه هموارتری برای رسیدن به هدف بسازید. برای فهم بهتر فرهنگ سازمانی یک استادیوم و یک سالن تئاتر را تصور کنید؛ قطعا فضا و جو حاکم بر این دو مکان با هم تفاوت دارد و هر کدام فرهنگ مخصوص خودشان را دارند. سازمانها هم به همین صورتند؛ هر سازمان با توجه به شیوه‌ي مدیریت و هدفش فرهنگ خاص خود را دارد. پژوهش‌ها می‌گویند فرهنگ سازمانی تا ۴۷ درصد روی کیفیت اخلاق حرفهای تاثیرگذار است. در واقع قوانین سازمان حدود و مرزهای کار رسمی هر کس را مشخص می‌کند و فرهنگ سازمان حدود و مرزهای رفتارهای غیررسمی و شخصی.
پس در شکل دهی فرهنگ سازمان در هر بخش از آن، دقت کنید که در عین حفظ نظم، صمیمیت و همدلی لازم را حاکم کنید.
اگر می‌خواهید یک مدیر بد باشید...
- بداخلاق و جدی و خشک باشید
دکتر کیل فرد در مسیر نوشتن کتابش ۸۴ مدیرعامل را زیر نظر گرفت؛ او به این نتیجه رسید مدیرعامل‌های خوش اخلاق ۹.۴ درصد بازدهی بیشتری دارند. پس برای این که یک مدیر بد باشید و مدیریت تیم را به بدترین شکل ممکن انجام دهید، بداخلاق و خشک باشید تا کسی جرات نکند با شما صحبت کند.
- فقط خودتان تصمیم بگیرید
اگر جز مدیرهایی هستید که اصلاً از مشورت دل خوشی ندارید، به حرفهای اعضای تیم گوش می‌دهید اما حتی نگاهشان نمی‌کنید، می‌توانید در لیست بدترین مدیرهای دنیا قرار بگیرید.
- مرز پیگیری و دخالت را نمی‌دانید
اگر در تمام کارهای اعضای تیم دخالت می‌کنید و برایشان تصمیم می‌گیرید و در نهایت فکر می‌کنید مدیر خیلی پیگیری هستید، باید بگوییم مسیر مدیر بد بودن را درست طی کرده‌اید. مدیریت تیم به معنای سرک کشیدن در کوچکترین جزئیات کار نیست، مرز بین پیگیری و دخالت و القای حس بی‌اعتمادی، از مو باریک‌تر است.
- نمی‌توانید مهربانی و خوش‌اخلاقی را از بی‌نظمی جدا کنید
برقراری ارتباطات صمیمانه اهمیت بسیار زیادی دارد؛ شما این را می‌دانید و کارها را رها کرده‌اید تا هر کس هرچه می‌خواهد بکند. مدیریت تیم باید تنها فضایی صمیمانه برقرار کند و همیشه برنامه‌های تفریحی برقرار کند و توجهی به نظم نداشته باشد.
فوت‌وفن مدیریت تیم در یک نگاه
تد ترنر می‌گوید رهبر کسی است که اشتیاق مسری ایجاد می‌کند. مدیریت تیم جدا از نظارت بر روند انجام کارها، در ترغیب اعضای تیم و برانگیختن شور و اشتیاق نقش مهمی دارد. ما تنها در مواقعی بهترین خودمان هستیم که دلمان برای کاری بتپد و موفقیت آن را موفقیت خودمان بدانیم.
بنابراین نکته‌ي مهم مدیریت تیم و تیم سازی این است که به‌غیر از وظایف کاری، روی روحیات و شخصیت افراد هم کار کنیم و در واقع یک تیم دوستی بسازیم که برای رسیدن به هدفی خاص تلاش می‌کنند. تنها در این صورت است که می‌توانیم تلاش صمیمانه‌ي افراد و تعهد قلبی‌شان را شاهد باشیم و به بهترین نتیجه‌ها برسیم.
