رایگان شروع کنید
درخواست استخدام
درخواست مشاوره
سرپرست تیم؛ راهنمای مسیر موفقیت
شاید فکر کنید برای داشتن یک تیم خوب و همیشه روبه‌جلو، انتخاب بهترین اعضا کافی است؛ اما باید بگوییم سخت در اشتباهید. انتخاب اعضا تنها یکی از خان‌های رسیدن به یک تیم منسجم است؛ خان‌های زیادی پیش رویتان دارید که یکی از مهم‌ترین و حیاتی‌ترین‌شان، حضور یک سرپرست تیم حرفه‌ای و کاربلد است.
سرپرست کسی است که مدیریت و هدایت تیم را برعهده دارد؛ اگرچه تیم با تمام اعضایش تعریف می‌شود و موفقیت‌ها و شکست‌هایش متعلق به همه هستند، اما راهنمای مسیر هر تیمی، سرپرست آن است. هرچقدر تیمی حرفه‌ای باشد، هرچقدر در انتخاب اعضا سخت‌گیری شده باشد، بدون یک سرپرست حرفه‌ای نمی‌تواند به هدف برسد؛ چرا؟ تصور کنید تیمی از بهترین بازیکن‌های دنیا را بدون مربی به زمین مسابقه بفرستیم؛ هرکس ساز خودش را می‌زند و هیچ تکنیکی در تیم وجود ندارد. تیم سردرگم است و تمام پتانسیل‌هایش به باد می‌روند.
پژوهش‌ها می‌گویند عملکرد سرپرست تیم تا ۷۰ درصد در میزان تعهد و خلاقیت اعضا تاثیرگذار است؛ تد ترنر می‌گوید: «سرپرست کسی است که اشتیاق مسری ایجاد می‌کند.»
تسکولو در این مقاله نقش سرپرست تیم را زیر ذره‌بین برده است؛ وظایف سرپرست چیست؟ چه نقشی در موفقیت تیم دارد؟ و چطور می‌تواند نردبان موفقیت باشد؟
سرپرست تیم کیست؟
پیش از هرچیزی باید مرور کنیم که سرپرست کیست؟ در ساده‌ترین تعریف سرپرست کسی است که مسئولیت نظارت بر یک تیم یا یک بخش سازمانی را برعهده دارد. در واقع سرپرست کسی است که روی جزئیات کار نظارت دارد، مسیر تیم را تعیین می‌کند و به‌نوعی راهنمای راه است. از نگاه دیکشنری کمبریج هم سرپرستی این تعریف را دارد: «نظارت بر یک شخص یا یک فعالیت برای اطمینان از این‌که همه‌چیز به‌صورت صحیح و امن انجام شود.»
به‌عبارت دیگر سرپرست پلی بین کارمندان و مدیران رده بالاتر است؛ هم جزئی‌تر روی کارها نظارت دارد و هم حامی و همراه کارمندان است. تحقیقات نشان می‌دهند تنها ۵۸ درصد از سازمان‌ها از اهمیت نقش سرپرست آگاهی دارند؛ در حالی که انتخاب سرپرست خوب می‌تواند در روند کاری هر سازمان و اداره و شرکتی معجزه کند و نقش آسانسور پیشرفت را داشته باشد.
نگاهی به وظایف و مسئولیت‌های سرپرست تیم در سازمان
- نظارت بر روند انجام کارها به‌صورت جزئی و دقیق
نظارت ستون و پایه‌ی اصلی خوب پیش‌رفتن کار است؛ سرپرست تیم در وهله‌ی اول باید سراپا چشم باشد؛ روند پیش رفتن کار را ببیند و ارزیابی عملکرد مداوم داشته باشد، مشکلات را ببیند، پتانسیل‌ها و امکان‌های پیشرفت را ببیند، رابطه‌ي بین کارمندان را ببیند و ناراحتی‌ها و پیشنهادهای اعضای تیم را هم ببیند.
نظارت یکی از اصلی‌ترین وظایف سرپرست تیم است، چون سرپرست درواقع پل بین کارمندان و مدیران است و در مقیاس کوچک‌تری کار را مدیریت می‌کند. فکر می‌کنید چرا طبق پژوهش‌ها تنها ۳۵ درصد از پروژه‌های دنیا به سرانجام می‌رسند؟ قطعاً یکی از دلایل حیاتی دست‌کم گرفتن نقش نظارت است؛ در واقع نظارت مداوم به سرپرست کمک می‌کند مشکلات را پیش از این‌که تکثیر شوند و یک بحران بسازند، در نطفه از بین ببرد.
شما میتوانید برای نظارت موثر و کارآمد تر از تسکولو برای مدیریت آنلاین پروژه‌ی خود استفاده کنید.
«نظارت یعنی تحت‌نظر قرار دادن فعالیت‌ها به‌منظور حصول اطمینان از این‌که آنها همان‌طور که برنامه‌ریزی شده‌اند، پیش می‌روند.»
استیفن رابینز، مدیر چند شرکت مطرح و دانش‌آموخته‌ي دانشگاه آریزونا
نکته‌هایی طلایی برای نظارت بر تیم:
- اولین و مهم‌ترین دلیل اهمیت نظارت، ارزیابی عملکرد کارکنان است. سرپرست تیم نحوه‌ی پیش رفتن کارها را پیگیری می‌کند؛ اگر کارها به‌خوبی پیش می‌روند، ضمن حفظ نظارت بر آنها، به‌دنبال امکان‌های بهتر شدن می‌رود و اگر روند پیش رفتن کارها با اخلال مواجه است، جز‌ءبه‌جز مراحل را بررسی می‌کند تا نقطه‌ی ضعف را پیدا و برطرف کند.
- از جایی‌که نظارت در سازمان‌ها اکثراً دست‌کم گرفته می‌شود، ممکن است شما به‌عنوان سرپرست تیم در گام‌های اول نظارت با واکنش‌های عجیب از سوی کارکنان روبه‌رو شوید؛ ولی اگر به روند نظارت ادامه دهید و بهش وفادار بمانید، کم‌کم کارکنان به آن عادت می‌کنند و حتی با شما همراه می‌شوند.
- از جایی‌به بعد میتوانید به جای ماهی دادن به اعضای تیمتان، بهشان ماهی‌گیری یاد بدهید؛ یعنی به آنها کمک کنید به خودنظارتی و خودارزیابی برسند و روی روند کار خودشان نظارت دائم داشته باشند. از اعضای تیمتان بخواهید به پیش رفتن کارهای هم کمک کنند و همدیگر را تحت‌نظر بگیرند.
- از دام‌های بزرگ سر راه نظارت دوری کنید؛ مثلاً کارکنان نباید حس کنند شما در کارهایشان دخالت می‌کنید، نباید افراد را با هم مقایسه کنید و در مقابل دیگران از عملکردشان انتقادهای تند کنید.
مرز بین انعطاف و جدیت بیش‌ازحد را بشناسید و روی آن حرکت کنید. مثلاً ۶۸ درصد از کارمندان معتقدند کارفرما مرز بین دخالت و نظارت را زیر پا می‌گذارد و باعث از بین رفتن تمرکزشان می‌شود؛ فراموش نکنید نظارت نباید به افراد حس بی‌اعتمادی القا کند.
- ارائه‌ی بازخورد و پیشنهاد به اعضای تیم
یکی دیگر از وظایف سرپرست تیم ارائه‌ی بازخورد به اعضا و انتقادهای سازنده از عملکرد آن‌هاست. بازخورد اهمیت زیادی دارد، چرا؟ چون وقتی خودمان در بطن کاری هستیم، شاید نتوانیم همه‌ی جوانب را ببینیم، به‌همین دلیل دیگران می‌توانند به نکات مهمی اشاره کنند. در ضمن هر ذهن، دنیایی متفاوت و یگانه است و چیزهای متفاوتی از یک موضوع می‌بیند. پژوهش‌ها و نظرسنجی‌ها نشان می‌دهند دوسوم کارمندان دنیا تجربه‌ی دریافت بازخورد سازنده نداشته‌اند! همچنین در پژوهش دیگری مشخص شد تنها ۴۱ درصد از کارمندان از سرپرستشان بازخورد دریافت می‌کنند.
بازخورد در بیشتر سازمان‌ها با تعریف یا ایراد گرفتن اشتباه گرفته می‌شود! اما بازخورد در واقع نظر صادقانه و بی‌پرده و درعین‌حال دوستانه‌ی شما در مورد نحوه‌ی انجام یک کار است. سرپرست تیم برای ارائه‌ی بازخورد با چند سد بلند روبه‌رو است؛ سدهایی مثل «نکند ناراحت شود؟»، «چطور مطرح کنم؟»، «آیا در جمع بگویم یا در خلوت؟» و... اما انتخاب شیوه‌ی بیان این سدها را از بین برمی‌دارد.
نکته‌ي اصلی این است که شما به‌عنوان سرپرست تیم باید انتقاد سازنده و ارائه‌ي بازخورد را به فرهنگ سازمانی تبدیل کنید؛ یعنی بازخورد بدهید و از دیگران بازخورد بخواهید.
نکته‌هایی طلایی برای بازخورد دادن (اهمیت فیدبک)
- در گام اول برای جا انداختن ارائه‌ی بازخورد در تیمتان باید رابطه‌ای گرم و صمیمی با اعضای تیم برقرار کنید؛ رابطه‌ی که در عین حفظ چهره‌ي رابطه‌ي کاری، به سمت رابطه‌ي دوستانه هم حرکت کند و کارمندان توانایی پذیرش انتقادها را داشته باشد.
- انتخاب لحن و زمان مناسب برای ارائه‌ي بازخورد (فیدبک) اهمیت بسیار زیادی دارد؛ لحن می‌تواند کاری کند که انتقاد تبدیل به پیشنهاد شود یا پیشنهاد یک انتقاد تند به نظر بیاید. پژوهش‌ها نشان می‌دهند تنها ۳۰ درصد از افراد بازخوردها را در کارشان اجرایی می‌کنند؛ این آمار نشان می‌دهد نحوه‌ي بیان بازخورد می‌تواند نتیجه را کاملاً برگرداند.
- وقت انتقاد یا بیان نتیجه‌ي ارزیابی عملکرد اعضا، طوری رفتار کنید که انتقاد شما تنها و تنها کار فرد را نشانه بگیرد نه شخصیتش. در حین انتقاد یا دادن بازخورد از اشاره به شخصیت فرد اکیداً خودداری کنید.
- برای این‌که تاثیر بازخوردهایتان چند برابر شود، از حربه‌ی تشویق کمک بگیرید. میتوانید بازخورد را بین دو جمله‌ي تشویقی بپیچید تا زهر انتقادش گرفته شود. تشویق اهمیت زیادی دارد و یک سرپرست تیم حرفه‌ای این فرصت طلایی را از دست نمی‌دهد؛ یک پژوهش در آمریکا نشان می‌دهد ۸۲ درصد از کارمندهای دنیا حس می‌کنند از کارهایشان قدردانی نمی‌شود و مورد تشویق قرار نمی‌گیرند.
- سعی کنید همیشه کفه‌های بازخوردهای مثبت سنگین‌تر باشد؛ یعنی حدود ۷۰ تا ۸۰ درصد بازخوردها به نقاط قوت کارکنان اشاره کنند. این فرمول باعث می‌شود بازخوردهایتان موثرتر و برنده‌تر شوند.
- روبه‌رو شدن با چالش‌ها و مشکلات در روند کار
یکی دیگر از چالش‌های مسیر سرپرست تیم که کم‌تکرار هم نیست، روبه‌رویی با مشکلات کاری و غیرکاری است؛ این مشکلات از اخلال در روند کار تا اختلاف بین دو عضو تیم، متفاوت و متنوع‌اند. در این موقعیت مهم‌ترین گام حفظ آرامش و خونسردی است؛ سعی کنید به سراغ ریشه‌ی مشکل بروید و راهکارهای متفاوت را بررسی کنید.
نکته‌هایی طلایی برای روبه‌رو شدن با مشکلات تیم
- اگر مشکل پیش آمده در روند کار است، سعی کنید در یک جلسه با کارمندان مربوطه هم‌فکری کنید. مشورت یکی از ارزشمندترین ابزارهای یک سرپرست تیم حرفه‌ای است؛ طبیعتاً چند فکر بهتر از یک فکر می‌توانند از پس حل مشکلات کاری بربیایند.
- اگر مشکل پیش آمده از سمت یکی از کارمندان است، گام‌به‌گام پیش بروید؛ اول از تذکر و بازخورد استفاده کنید، بعد جلسه بگذارید و بعد میتوانید موضوع را با مدیرهای رده‌بالاتر درمیان بگذارید.
- در صورتی که با چالش اختلاف بین دو کارمند مواجه شدید، صحبت‌های هر دو طرف را بشنوید و به گفت‌وگو دعوتشان کنید.
- پیش‌گیری بهتر از درمان است را آویزه‌ی گوشتان کنید؛ یعنی به‌عنوان سرپرست تیم اوضاع را تحت‌نظر داشته باشید تا مشکلات را وقتی ضعیف و کوچک هستند شناسایی کنید. بخش قابل‌توجهی از مشکلات در واقع چالش‌های ساده‌ای بوده‌اند که بر اثر عدم نظارت تبدیل به مشکلات بزرگ شده‌اند.
- برقراری پیوند بین کارکنان و مدیران رده‌بالاتر
از دیگر وظایف سرپرست تیم هماهنگی و برقراری ارتباط بین مدیرهای رده‌بالاتر و کارمندان است؛ یعنی شما باید با شفافیت و انعطاف اهداف سازمان و مدیرها را به اعضای تیم انتقال بدهید و عملکرد اعضای تیم را در قالب گزارش به گوش مدیران برسانید. شرکت‌هایی که از نظر هماهنگی و ارتباط بین بخش‌های مختلف خوب عمل می‌کنند، ۲۱ درصد موفق‌تر از بقیه هستند.
نکته‌هایی طلایی برای برقراری پیوند بین کارکنان و مدیران رده‌بالاتر
- سعی کنید به‌عنوان سرپرست تیم طی بازه‌های مشخصی، گزارش شفاف، کامل و مفیدی از روند کار اعضای تیم به مدیران ارائه دهید.
- در انتقال اطلاعات گزینش کنید و تنها اطلاعاتی را انتقال دهید که مهم و تاثیرگذارند؛ در واقع نقش سرپرست تیم به‌همین دلیل تعریف شده که فردی در یک بخش یا تیم مشخص وضعیت را اداره کند و با جزئیات کار سروکله بزند؛ پس مسائل کوچک و حاشیه‌ای را انتقال ندهید.
- جلسه‌های منظمی با مدیرهای رده‌بالاتر و بعد با اعضای تیم یا بخشتان داشته باشید و اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدت سازمان یا اداره را کاملاً شفاف و بی‌پرده منتقل کنید.
- در چهارچوب کاری حامی اعضای تیمتان باشید؛ یعنی از حقوقشان دفاع کنید و حواستان به مشکلاتشان باشد. یک نظرسنجی در آمریکا نشان داد حدود ۴۱ درصد از کارکنان حس می‌کنند حمایت مدیرشان را ندارند و این مسئله باعث دلسردی‌شان شده است.
- انگیزه‌بخشی و حفظ روحیه‌ی تیم
انگیزه برای انسان در واقع حکم بنزین برای ماشین را دارد؛ بدون داشتن انگیزه و شوق نمی‌توانیم لحظه‌ای حرکت کنیم و جلو برویم. شما به‌عنوان سرپرست تیم و کسی که راهنما و راه‌بلد تیم است، باید همیشه انگیزه را زنده نگه دارید. میتوانید در این مسیر از ابزارهایی مثل پاداش کلامی، پاداش مادی، اشاره به نقش هر یک از اعضای تیم در پیشرفت‌ها و ترسیم چشم‌انداز استفاده کنید. در ضمن به پویایی و شادابی محیط کار دقت کنید؛ یعنی از شوخی‌ها و گفت‌وگوهای کوتاه کمک بگیرید و برنامه‌های تفریحی طراحی کنید تا کارکنان احساس نشاط کنند. نتایج یک پژوهش بزرگ نشان می‌دهد ۹۴ درصد از مدیران ارشد و ۸۸ درصد از کارمندان بر این باورند که پویایی محیط کار نقش زیادی در شادابی آنها و بهتر پیش رفتن روند کار دارد.
نکته‌هایی طلایی برای انگیزه‌بخشی و حفظ روحیه‌ی تیم
- قدردانی به‌صورت مداوم را آویزه‌ي گوشتان کنید؛ هیچ‌چیز مثل این‌که حس کنیم تلاش‌هایمان دیده نمی‌شوند یا نردبانی برای پیشرفت دیگران هستند، شوق را در ما نمی‌کشد. ۶۳ درصد کارمندهای دنیا حس می‌کنند زحماتشان دیده نمی‌شود؛ شما باید کاری کنید تا اعضای تیمتان جز ۳۷ درصد باقی‌مانده محسوب شوند.
- بعد از هر فشار کاری یا پروژه‌ی سنگین، یک استراحت کوتاه برای کارمندان درنظر بگیرید؛ این کار اگرچه شاید در ظاهر چندان ساده نباشد، اما می‌تواند معجزه کند. دوسوم کارمندهای دنیا معتقدند کارفرما یا مدیر ارزشی برای استراحت آنها قائل نیست و گاهی مجبور شده‌اند در تعطیلات هم کار کنند.
- در هر شرایطی نگذارید حرمت کارکنان خدشه‌دار شود. شما به‌عنوان سرپرست تیم وظیفه‌ی حمایت از اعضا را برعهده دارید؛ احساس بی‌ارزشی نه‌تنها برای فرد بسیار آسیب‌زاست، بلکه سازمان و تیم را هم به بی‌راهه می‌برد. نظرسنجی‌ها در آمریکا نشان داد تنها ۴۵ درصد کارمندان حس می‌کنند برای مدیرشان ارزشمندند.
با مانیتورینگ (Monitoring) تیم یک سرپرست حرفه‌ای باشید
یکی از میان‌برهای عملکرد درخشان برای هر تیمی، توجه به مانیتورینگ است؛ مسئله‌ای که متاسفانه بیشتر مدیرها و سرپرست‌های دنیا از آن غافل‌اند و اهمیتش برای تیم را نمی‌دانند. مانیتورینگ به‌زبان ساده به‌معنای زیرنظر داشتن و ارزیابی عملکرد مداوم است؛ در واقع مانیتورینگ یک نظارت سیستماتیک است که بر اساس یک‌سری معیار مشخص و ازقبل‌تعیین شده عملکرد کارکنان را ارزیابی می‌کند. شما به‌عنوان سرپرست تیم میتوانید با مانتیورینگ حرفه‌ای، بازدهی فوق‌العاده‌ای داشته باشید و با یک تیر نشان‌های بسیار ارزشمندی را بزنید و به رضایت همه‌جانبه برسید. برای یک مانیتورینگ حرفه‌ای باید مراحل زیر را طی کنید:
- شفافیت در شروع کار
در روز اول کار خودتان یا روز اول کاری هر یک از اعضای تیم، انتظارات، اهداف و وظایف هرکس را به‌درستی برایش شرح دهید. وقتی در روز اول اتمام حجت داشته باشید، در روند مانیتورینگ به مشکلات کمتری برمی‌خورید. در ضمن برای هر یک از اعضای تیم یا کارکنان شرح دهید که مانیتورینگ جز روند کار است و عملکردشان به‌صورت مداوم بررسی می‌شود.
- کمیت را مبنا قرار ندهید
متاسفانه در بعضی از فضاهای کاری، کمیت جای کیفیت را پر می‌کند؛ مثلاً ساعت کاری بیشتر، بازدهی بیشتر را شکست می‌دهد. سعی کنید در نقش سرپرست تیم اول به کیفیت نگاه کنید و خلاقیت و نتیجه را مدنظر قرار دهید.
- از نرم‌افزار مانیتورینگ استفاده کنید
نرم‌افزار مانیتورینگ که Employee monitoring software نام دارد، یک روش ساده و بسیار مفید برای انجام فرایند مانیتورینگ است. این نرم‌افزار ابزارهایی دارد که به‌صورت دقیق عملکرد کارکنان را ارزیابی می‌کنند و باعث می‌شوند وقت کمتری برای ارزیابی با ابزارهایی مثل پرسشنامه از دست بدهید. خروجی این نرم‌افزار آماری بسیار دقیق است که به سرپرست تیم و خود فرد تصویری روشن می‌دهد. البته مسئله‌ي مهمی که باید بدانید این است که یک نرم‌افزار صرفاً بر اساس اعداد و ارقام قضاوت می‌کند و اندازه می‌گیرد و نمی‌تواند در تمام موارد بهترین انتخاب باشد.
- بازخورد ۳۶۰ درجه بگیرید
روش بازخورد ۳۶۰ درجه یعنی از تمام زوایا و از تمام نگاه‌ها عملکرد کارکنان را ارزیابی کنید؛ می‌پرسید چطور؟ میتوانید برای ارزیابی هر کدام از کارکنان، فرم‌هایی را بدون نام بین همکارانش، سرپرست‌هایش، مشتری‌هایش و تمام افراد اطرافش پخش کنید و از آنها بازخورد بخواهید. از مزایای بازخورد ۳۶۰ درجه این است که فرد را از تمام لحاظ‌های کاری، اخلاقی و... می‌سنجد و نتیجه‌ای کامل به دست می‌دهد. این روش به توسعه‌ي فردی کمک می‌کند اما پروسه‌ای طولانی دارد و نباید در فواصل کوتاه صورت بگیرد.
در مورد مانیتورینگ خطرهایی هم وجود دارد؛ مثلاً ممکن است به کارکنان تیم احساس بی‌اعتمادی القا کند، ارتباط بین شما به‌عنوان سرپرست تیم با بقیه‌ي اعضا برهم بخورد یا باعث اختلاف بین کارکنان شود. پس باید حساب‌شده و آگاهانه جلو بروید و اهمیت برقراری رابطه‌ی دوستانه و سرشار از اعتماد را فراموش نکنید.
سرپرست تیم باید به کدام مهارت‌های فردی مجهز باشد؟
هر شغل و سمتی ملزومات خودش را دارد؛ اگر می‌خواهید سرپرست تیم بشوید یا سرپرست تیم هستید و می‌خواهید سرپرست بهتری بشوید، باید روی توسعه‌ی فردی تمرکز کنید. سرپرست تیم که نقش رابط بین کارکنان و مدیران را دارد، باید به بعضی از مهارت‌های فردی مجهز باشد تا بتواند عملکرد درخشانی داشته باشد. این مهارت‌ها عبارت‌اند از:
- علاقه به کار و سرپرستی
در وهله‌ی اول از خودتان بپرسید تا چه حد به این شغل علاقه دارید؟ در وهله‌ي دوم هم بروید سراغ این‌که آیا اصلاً دوست دارید در این شغل نقش سرپرست تیم را داشته باشید؟ پاسخ به این سوال‌ها وضعیت شما را روشن می‌کند. بدون علاقه هیچ‌کاری در بهترین شکل خودش پیش نمی‌رود.
- مهارت‌های ارتباطی قوی
سرپرست تیم در واقع مفصل آن است؛ مفصلی که وظیفه‌ی حفظ ارتباط بین اجزای مختلف را برعهده دارد و بدون حضورش تیم یا بخش ساکن باقی می‌ماند. پس شما دائم با همه در ارتباط هستید، با اعضای تیمتان و مدیران سازمان. به‌همین دلیل یکی از مهارت‌هایی که برای سرپرست خوب بودن لازمش دارید، توانایی برقراری ارتباط است. اگرچه بخشی از اجتماعی بودن به شخصیت افراد برمی‌گردد، اما خبر خوش این‌که مهارت‌های ارتباطی تا حد بسیار زیادی اکتسابی هستند و میتوانید با تمرین کسبشان کنید.
- تیزبینی و دقت
یکی از وظایف سرپرست تیم نظارت بر روند انجام کار است و برای یک نظارت همه‌جانبه، شما باید سراپا چشم و گوش و فکر باشید؛ باید بتوانید مو را از ماست بیرون بکشید و هیچ‌چیز از دستتان در نرود. تیزبینی هم می‌تواند تا حدودی اکتسابی باشد؛ کافی است در ابتدای هر کار یا پروژه برای خودتان لیستی از کارها و وظایف تهیه کنید و تیک بزنید.
- خلاقیت و جسارت
اگر همیشه روی یک خط صاف حرکت کنید، کارها جلو می‌روند ولی شما پیشرفتی نمی‌کنید و درجا می‌زنید. خلاقیت شاید جز وظایف سرپرست تیم نباشد، اما از ملزومات یک سرپرست خوب بودن است. شما باید هر لحظه از فکرها و ایده‌های جدید استقبال کنید تا کار یک قدم از قبل بهتر شود. سرپرست‌های محتاط نمی‌توانند به پیشرفت تیمشان کمک زیادی کنند.
- شناخت از تیم و مدیریت آن
شما باید شناخت بسیار دقیقی از اعضای تیمتان داشته باشید؛ اگر از توانایی‌ها و نقاط قوت و ضعفشان خبر نداشته باشید، نمی‌توانید از استعدادهایشان استفاده کنید و نه‌تنها در کار به مشکل می‌خورید، بلکه به‌زودی آنها را از دست می‌دهید. ۳۶ درصد کارمندهای دنیا معتقدند مدیرشان هیچ شناختی از آنها ندارد و به آنها به چشم یک ربات نگاه می‌کند. سرپرست تیم باید بداند کارمندان افرادی متفاوت‌اند، پس نحوه‌ي تعامل با آنها هم باید متفاوت باشد. همچنین شناخت از تیم به شما کمک می‌کند هر کس را در جایی از تیم بگذارید که بهترین نتیجه را داشته باشد و هم باعث پیشرفت کار شود و هم رضایت خود شخص.
- صبوری و آرامش
کار با خودش چالش‌های زیادی به همراه دارد و اگر صبوری پیشه نکنید، نمی‌توانید در مقام سرپرست تیم دوام بیاورید. چه مشکلات و چالش‌ها کاری باشند و چه به مسائل حاشیه‌ای ربط پیدا کنند، شما نباید هیجان‌زده واکنش نشان دهید. صبور باشید و آرامشتان را به اعضای تیم یا بخش هم منتقل کنید.
- روحیه‌ی قوی و مثبت
در هر کاری روزهای سخت و تیره‌ای وجود دارند، اما در این شرایط این سرپرست تیم است که باید ایستادگی کند و نگذارد روحیه‌ي تیم از دست برود؛ حتی اگر احتمال باخت بالاست و تیم در شرایط بدی قرار دارد، شما باید مثل یک مربی فوتبال حرفه‌ای کنار زمین بایستید و تیمتان را تشویق کنید. بگویید تا آخرین دقیقه‌ها بجنگند و از نتیجه نگرفتن نترسند. برای این کار سعی کنید اعتمادبه‌نفس و عزت‌نفس خودتان را تقویت کنید و به نقاط قوت خودتان و تیمتان فکر کنید.
- انتقادپذیری
سرپرست تیم نباید از نقد شدن بترسد وگرنه فرصت پیشرفت را از دست می‌دهد. فراموش نکنید که سرپرست تیم هم یک انسان است و به‌صرف دریافت این مقام ابرانسان و عاری از اشتباه نمی‌شود. اتفاقاً انتقادپذیری شما باعث می‌شود روحیه‌ی انتقادپذیری و مشارکت در تیم بالا برود که این خود به پیشرفت کار می‌انجامد.
- یادگیری مداوم
ایستادن در پست سرپرست تیم نباید شما را از توانایی‌هایتان مطمئن کند؛ شما حالا نه‌تنها مسئول خودتان هستید بلکه به‌عنوان سرپرست و مدیر برای اعضای تیمتان هم الگو به شمار می‌روید. سعی کنید به داشته‌هایتان بسنده نکنید و به‌دنبال یادگیری مداوم باشید. به دنبال اطلاعات و داده‌های به‌روز بروید و مدام مطالعه کنید و با اعضای تیم به اشتراک بگذارید. این روحیه مسری است و باعث می‌شود کارکنان هم مثل شما به دنبال یادگیری باشند و در نتیجه کل تیم به نتیجه‌هایی باورنکردنی برسد. نظرسنجی‌ها می‌گویند تنها ۴۱ درصد از کارکنان دنیا معتقدند کارفرما و سرپرستشان به یادگیری بیشتر و پیشرفت تشویقشان می‌کند.
- همدلی و همراهی
همان‌طور که گفتیم کارکنان یا اعضای تیم ربات نیستند؛ آنها انسان‌های متفاوتی هستند با شرایط متفاوت. شما باید از محیط کار یک خانواده بسازید که اگر عضوی به هر دلیلی دچار مشکل شد، بقیه به کمکش بروند. این روحیه باعث می‌شود کارکنان احساس امنیت شغلی داشته باشند و فکر نکنند تیم یا سازمان قصد بلعیدن یا مصرف کردنشان را دارد. همدل و همراه باشید و گلایه‌های اعضای تیم را بشنوید؛ همچنین شرایط را در ارزیابی عملکرد آنها در نظر بگیرید.
چند توصیه برای مدیرهای کسب‌وکارها و تیم‌های کوچک
اگر تصمیم گرفته‌اید یک تیم بسازید و کسب‌وکاری به راه بیندازید، به‌عنوان سرپرست تیم با چالش‌های مختلفی روبه‌رو هستید. ممکن است در اوایل راه به مشکلات زیادی بخورید و تیم مدام دچار تغییر و تحول شود، اما کمی صبوری باعث می‌شود تیم به‌مرور شکل بگیرد و قوی شود. در این مسیر باید گام‌های زیر را بردارید:
- مشخص کردن هدف
در گام اول و پیش از تیم‌سازی، هدفتان را مشخص کنید. حدود ۷۷ درصد از کارکنان دنیا معتقدند نبود شفافیت آنها را دلسرد می‌کند. پس به‌عنوان سرپرست تیم و پیش از انتخاب اعضا تعیین کنید که هدف این تیم و کسب‌وکار چیست؟ به چه پست‌هایی نیاز دارد؟ چه مسیری را می‌خواهد طی کند؟ چه چشم‌اندازی برایش وجود دارد؟
- انتخاب اعضای تیم
برای انتخاب اعضای تیم باید تمام هوش و دقتتان را به همکاری بخواهید؛ یک حقیقت در مورد انتخاب اعضای تیم این است که رزومه‌ها هیچ‌وقت نمی‌توانند معرف‌های کاملی باشند! ممکن است فردی با یک طومار رزومه نتواند در کار مدنظر شما بهترین عملکرد را داشته باشد و از طرفی نیرویی تازه‌نفس یکی از ستو‌ن‌های تیم شود. بهتر است مصاحبه‌ای شفاهی با اعضا داشته باشید و آنها را از جوانب مختلف بسنجید.
توصیه می‌کنیم معیارهایی از نظر کاری و اخلاقی در نظر بگیرید تا بتوانید هوشمندانه و منطقی تصمیم‌گیری کنید.
- اعطای وظایف و نقش‌ها
یکی از مرحله‌هایی که هرچقدر برایش زمان بگذارید، بعداً نتیجه‌اش را می‌بینید، اعطای نقش‌هاست. اعضای تیم نقش عضوهای بدن را دارند و اخلال در یکی‌شان به اخلال کلی می‌انجامد! هر کدام از اعضای تیم را در موقعیت مناسب بگذارید و شرح وظیفه کنید؛ یعنی در شروع کار استراتژی جنگ اول را پیشه کنید و به هرکس بگویید چه انتظاراتی از او می‌رود و نقشش در این تیم چیست.
- صداقت در زمینه‌های مالی
اگر در آستانه‌ي شروع کسب‌وکار هستید، با اعضای تیم صادق باشید و به‌هیچ‌عنوان وعده‌های غیرقطعی ندهید. کسب‌وکارها مسیر خودشان را می‌روند و نمی‌شود پیش‌بینی قطعی از وضعیتشان داشت. ممکن است شما قول افزایش حقوق بدهید و مسیر آن‌طور که فکرش را می‌کردید طی نشود؛ پس صادق باشید و وضعیت را برای اعضای تیم شرح دهید.
- روبه‌رویی با مشکلات
تفاوت کسب‌وکارها با عشق این است که اول آسان نمی‌نمایند و مشکلات خیلی زود سر راه شما می‌افتند. مهم این است که در روزهای شکل‌گیری تیم تاب بیاورید و به‌عنوان سرپرست تیم روحیه‌ی اعضا را حفظ کنید. بااین‌حال جای نگرانی نیست، تنها کافی است نظارت دائمی را پیشه کنید و در روزهای اول انتظار معجزه نداشته باشید، راز موفقیت در تداوم است.
ترفندهایی برای سرپرست تیم در یک نگاه
یک نویسنده می‌گوید: «می‌توان در ظرف دو سال یک کارخانه ذوب‌آهن ساخت، ولی برای تربیت یک مدیر برای این صنعت باید بیست سال وقت صرف کرد.» سرپرست تیم یا مدیر تیم قرار نیست همیشه بی‌اشتباه و بی‌عیب و نقص باشد؛ مدیریت نیاز به تجربه و شکست‌های پی‌درپی دارد؛ تنها کافی‌ست هوشیار باشید، به کارتان عشق بورزید، بتوانید خودتان را جای اعضای تیم بگذارید، از ارزیابی عملکرد غافل نشوید و آینده را ببینید. چه سرپرست تیم یک سازمان بزرگ هستید چه سرپرست یک تیم و کسب‌وکار نوپا، برای موفقیت باید صبور باشید، مطالعه کنید و هیچ‌وقت فکر نکنید همه‌ی زیروبم مدیریت را می‌دانید.
