سه کار مهم که مدیران موفق باید انجام بدهند

در این مطلب درباره عادات مدیران موفق صحبت می‌کنیم. سه اصل ضروری در رهبری و مدیریت وجود داره که  برای عملکرد موثر یک فرد در مقام رهبر تیم یا مدیر، بسیار مهم و اساسی هستند. اونها عبارتند از: ایجاد اعتماد، ساختن یک تیم واقعی و مدیریت کردن اون، و ساختن شبکه روابط. اما اینکه چرا مجله کسب و کار هاروارد این سه موضوع را انتخاب کرده و چگونه باید به اونها برسیم رو در مقاله زیر بخونید.

رفتار و عادات مدیران موفق

وقتی برای مدیر‌های جدیدی که مدت کمی  از پست جدیدشون می‌گذره توضیح می‌دیم که ایجاد اعتماد، تشکیل تیم و ایجاد شبکه‌ ارتباطی گسترده‌ برای موفقیت در رهبری سه تا شرط اساسیه، معمولا این سؤال رو می‌پرسن: «کی قراره این همه کارو انجام بدیم؟» چیزی که نگرانشون می­‌کنه اینه که بیشترشون حتی یک روز هم نبوده که بتونن کاری که براش برنامه‌­ریزی کردن رو سر وقت انجام بدن. اونها معمولا بیشتر وقتشون رو صرف حل کردن مشکلات غیرمنتظره می‌کنن و همینطور صرف اینکه مطمئن بشن گروهشون کار رو به موقع، با صرفه جویی در بودجه و با استانداردهای لازم انجام می­‌د‌ه.

اونها ناامیدانه حس می‌­کنن کنترل از دستشون خارج شده، چون به نظر میاد همیشه کارهای «فوری» روزانه ، از کارهای «مهم» و مداومی که باید در مقام مدیر انجام بدن، بیشتر وقتشون رو می‌گیره. پس عقب نشینی می‌کنن چون فکر می‌کنن ما لیست کارهایی که باید انجام بدن رو طولانی‌تر کردیم. این سه عنصر کلیدی، که ما بهشون می‌گیم «سه اصل ضروری در رهبری و مدیریت» راحت و سریع به دست نمیان. این سه عنصر برای موفقیت رهبران بسیار با اهمیت هستن. دلیلش اینه:

۱. چرا اعتماد؟

سرمنشاء رهبری موفقیت آمیز، تاثیر گذاشتن روی دیگران هست. و اعتماد، اساس توانایی در تحت‌تاثیر قرار دادن دیگران. شما نمی‌تونین روی کسی که به شما اعتماد نداره تاثیر داشته باشین. بنابراین، مدیران موفق باید اعتماد کسانی که باهاشون کار می‌کنن رو جلب کنن. مدیران موفق این کار رو با به نمایش گذاشتن دو عامل اساسی اعتماد انجام می‌دن: مهارت و شخصیت.

• مهارت به معنی خبره بودن در هر کاری که گروه انجام می‌ده نیست، بلکه به معنی داشتن میزان درک کافی از کار هست، تا از طرفی  فرد بتونه تصمیمات محکمی درباره‌ش بگیره و از طرف دیگه شجاعت سوال پرسیدن رو در هر جایی که دانشش کمتره داشته باشه.
• شخصیت به این معنیه که فرد، تصمیمات و عملکردها رو بر پایه ارزش‌هایی بذاره که فراتر از منافع شخصی خودشه، و واقعا به کار ، به مشتری‌ها (چه در داخل و چه در بیرون از سازمان) و همینطور به کسانی‌که کار رو انجام می‌دن توجه داشته باشه. اگه دیگران مهارت و شخصیت شما رو باور داشته باشن، در مورد انجام کار درست بهتون اعتماد می‌کنن.

۲. چرا کار تیمی؟

یک تیم تاثیرگذار، با یک هدف مشترک که بر اساس ارزش‌های مشترک هست به هم وصل شده. در یک تیم واقعی ، پیوندهای بین اعضا اونقدر قویه که واقعا باور دارن که همه اونها با هم موفق می‌شن یا شکست می‌خورن، و اگر تیم شکست بخوره، فرد به تنهایی نمی‌تونه برنده بشه. علاوه بر اهداف و ارزشها، تیم‌های قوی قانون  تعامل رو هم دارن، درک صریح و غیر صریح از اینکه اعضا چطور با هم کار می‌کنن- برای مثال، چه کشمکش‌هایی مجاز هست که بین اعضا اتفاق بیفته و چه کشمکش‌هایی مجاز نیست.

مدیران موفق مطمئن می‌شن که همه مواردی که یک تیم واقعی رو تشکیل می‌ده – اهداف، ارزشها و قانونها – در جای خودشون قرار گرفتند، و اون موقع هست که تیم رو مدیریت می‌کنن. پس به جای گفتن «این کارو انجام بده چون من رئیسم» می‌گن «به خاطر موفقیت تیم این کارو انجام بده.» و این روش رویکرد قوی‌تریه. در یک تیم واقعی، اعضا عضویتشون رو ارزشمند می‌دونن و قدرتمندانه تلاش می‌کنن که هم‌تیمی‌هاشون رو ناامید نکنن. یک رهبر باهوش پیوندهای محکمی می‌سازه و از اونها برای شکل دادن به رفتار صحیح استفاده می‌کنه.

۳. چرا شبکه روابط؟

هر تیمی به حمایت و همکاری مردم و گروههای بیرون وابسته‌س. فقط رهبرای گروههای تاثیرگذار فعالانه شبکه‌ای از بیرونی­‌ها رو تشکیل می‌دن و حفظ می‌کنن . شبکه‌ای که نه فقط شامل افراد مفید برای زمان حال هست، بلکه  شامل کسانی هم می‌شه که گروه برای دنبال کردن اهداف آینده به اونها نیاز خواهد داشت. این قاعده بدون شک چیزیه که مدیران تازه کار رو به دردسر میندازه.  اونا تصور میکنن شبکه سازی یه جور «فعالیت سیاستمدارانه و کلک بازی سازمان دهی شده» هست و اونها باید وانمود کنن به مردم علاقه دارن چون می‌خوان ازشون بهره کشی کنن. اونها تلاش می‌کنن خودشون رو آلوده این بازی‌ها نکنن. اما متاسفانه توی این پروسه بی هیچ دلیلی توانایی خود و گروهشون رو در تاثیرگذاری روی دیگران محدود می‌کنن. ایجاد شبکه روابط می‌تونه یه رفتار سیاستمدارانه باشه، اما اگر صادقانه و آشکار، و با هدف ایجاد رابطه‌ای به سود دو طرف باشه لازم نیست سیاستمدارنه باشه .

اینجاست که ما بعد از اینکه این قوانین رو گفتیم این سوال رو می‌شنویم “چه موقع باید این اعتماد رو ایجاد کنیم، گروه رو تشکیل بدیم و شبکه رو بسازیم؟ چطور این کارها رو در کنار همه کارهای جانبی دیگه‌ای که داریم انجام بدیم؟”

جواب ما اینه که این سه اصل و هرآنچه نمایانگر این سه اصل هست، کارهای جدا و مستقلی که باید توی لیست کارهای روزانه قرار بگیرن نیستند. در عوض مدیران قوی و تاثیرگذار در بین کارهای روزانه‌شون مدیریت و رهبری می‌کنن. اونها از طریق  توصیف ، تعیین وظایف، ساختار دادن، حرف زدن، مرور کردن و راهنمایی کلی در کارها این کار رو انجام می‌دن. اونها در استفاده از کار روزانه و بحران‌های اجتناب ناپذیر مربوط به اون برای اجرای کارشون به عنوان مدیر رهبر و خبره هستن.

مدیران موفق چطور این کارها رو انجام می‌دن؟

۱. اعتماد ایجاد می‌کنن

مدیران موفق در حین انجام کارهای روزانه از هر فرصتی استفاده می‌کنن تا با پرسیدن سوالای آگاهانه و دادن پیشنهادهای هوشمندانه ، توانمندی خودشون رو نشون بدن. مدیران موفق انتخابها و تصمیمات روزانه رو به کار می‌گیرن تا ارزشهاشون رو شکل بدن و دغدغه‌ رو برای کسایی که براشون کار میکنن یا کسایی که گروه براشون کار انجام می‌ده رو توضیح بدن. مدیران موفق خودشون رو ابراز می‌کنن، اما نه به روش خودپسندانه که بخوان نشون بدند چقدر دانش دارند یا به چی اعتقاد دارن و ارزشهاشون چیه – و حین انجام دادن این کارها قابل اعتماد بودن خودشون رو اثبات می‌کنن.

۲. تیم تشکیل می‌دن

مدیران موفق با استفاده از  مشکلات و بحرانهای کاری روزانه ، هدف و ارزشهای تیم رو به اعضا یادآوری می‌کنن. اونها تصمیماتشون رو اینجوری توضیح می‌دن. اونها اعضایی که قانون تعامل رو رعایت نکردن -برای مثال با هم رفتارهای نامحترمانه داشتن – و یا کسانی که  منافع شخصی خودشون رو به منافع تیم ترجیح دادن رو  به سرعت مورد خطاب قرار می‌دن. و چون این قانون برای همه اعضا، حتی خود رهبر، اجرا میشه، اونها از اعضای تیم می‌خوان که حتی اگه رهبرشون یکی از اون قوانین رو فراموش کرد ازش بازخواست کنن.

۳. شبکه می­‌سازن

مدیران موفق از فرصتهایی که در فعالیت های روزمره پیش میاد – مثلا یه ملاقات عادی با رییس اداره یا حتی یه ملاقات شانسی توی آسانسور- برای ساختن و حفظ کردن روابط با بیرونی ها برای ساختن شبکه کاری استفاده می‌کنن. اونها آگاهانه مشکلاتی که به یک رییس گروه دیگه برمی‌گرده رو هم بررسی می‌کنن که هم مشکل گروه حل بشه هم رابطه این دوستانه و طولانی مدت رو ایجاد بشه. اونها فعالانه اطلاعاتشون رو با بیرونی ها سهیم می‌شن تا اونها هم ازش نفع ببرن. اون ها اعضای گروهشون رو تشویق میکنن که همین روش رو در مورد روابطشون با بیرونی­ها پیش بگیرن.

روشنه که اینها فقط تعداد کمی از روشهایی بود که مدیران خوب درکارهای روزمره شون به کار می‌گیرن تا اصول ریشه‌ای‌تر رهبری رو اجرا کنن، اما شما ایده کلی رو گرفتین. در واقع،  اگر “رازی” وجود داشته باشه که کمکتون کنه از چالش‌های تبدیل شدن به یک مدیر موفق عبور کنین و دچار استیصال نشین، این مطلب مطمئنا همون رازه. ما مدیران تازه کاری رو دیدیم که وقتی سرانجام به این اصل که “کارهای روزانه مانعی برای انجام فعالیتهایی که مدیران خوب انجام می‌دن نیست” تسلط پیدا کردن، برجسته شده‌اند . در عوض، این راه  ابزار مناسبیه برای آنچه بیشتر مدیران خوب انجام می‌دن.

وقتی این درس رو یاد گرفتن، دیدگاه متفاوتی نسبت به کارهای روزانه‌شون پیدا می‌کنن. برای هر کار جدید یا مشکل غیر منتظره، کمی وقت می‌ذارن تا یه قدم به عقب بر‌دارن و بپرسن: چطور می‌تونم از این فرصت استفاده کنم تا اعتماد ایجاد کنم؟ چطوری می‌تونم تیمم رو تشکیل بدم و قویترش کنم؟چه‌جوری می‌تونم شبکه م رو گسترش بدم و محکم‌ترش کنم؟

منبع: مجله کسب و کار هاروارد