صفر تا صد مدیریت تیم های چند تخصصی Cross-Functional

با فوتبال که ‌آشنا هستید؟ ورزش جذابی که می‌تواند هم‌زمان شوق و ناامیدی را در دل میلیون‌ها آدم بکارد و کاری کند که ضربان قلبمان به بالاترین حد خودش برسد.

صرف‌نظر از هیجان خالص فوتبال، این ورزش یک کلاس مدیریتی قوی است. چرا؟ نگاهی به اعضای تیم فوتبال بیندازید؛ چند مهاجم، یک تیم دفاعی و البته چند یار یا بازیکن میانی که وظیفه‌ی بازی‌سازی را به عهده دارند.

تمام اعضای تیم فوتبال در کار و پست خودشان متخصص هستند اما برای هماهنگی نیاز به یک رهبر قوی و قدرتمند دارند.

CFT یا team Cross Functionalیا تیم‌ های چند تخصصی هم چند ده سالی است که در شرکت‌های مختلف سروکله‌شان پیداشده است. این تیم‌ها از چند فرد متخصص در حوزه‌های مختلف تشکیل‌شده‌اند و قرار است مثل چرخ‌های یک خودرو، خیلی هماهنگ ماشین کسب‌وکار را به مقصد برسانند.

اما مدیریت تیم های چند تخصصی یا CFT هم تا دلتان بخواهد سخت است. و روش های حل مساله در تیم های چند تخصصی با تیم‌های عملکردی و انواع دیگر

تیم‌های کاری کمی تفاوت دارد.

خب اگر دوست دارید به پاسخ سوالاتی مثل چگونگی مدیریت تیم های چند تخصصی یا cross functional team را پیدا کنید یا با مفهوم CFT بیشتر آشنا شوید، خواندن این مقاله را از دست ندهید.

بیشتر بخوانید: چگونه میان تیم‌های بازاریابی و فناوری اطلاعات پل ارتباطی بزنیم؟

CFT یا cross functional team یا تیم چند تخصصی چیست؟

اگر از ویکی‌پدیا بپرسیم تیم چیست؟ خیلی زود و سریع این پاسخ را کف دستمان می‌گذارد:« یک تیم گروهی از افراد است که در ارتباط با هدف مشخصی گرد هم آمده‌اند.»

خب با توجه به این تعریف بیایید ببینیم تیم چند تخصصی چیست؟ تیم چند تخصصی در واقع گروهی از افراد با تخصص‌های مختلف است که برای رسیدن به یک هدف مشترک (که معمولا توسط کارفرما مشخص می‌شود) تلاش می‌کنند.

افراد این تیم‌ها به شکل موازی روی یک پروژه‌ی خاص کار می‌کنند و هر عضو تیم وظیفه دارد که به مسئول مشخص شده پاسخ بدهد.

به نظر ساده می‌آید، اما در واقعیت خبری از ساده بودن ماجرا نیست. هماهنگ کردن افراد مخصوصا وقتی پای پروژه‌های بزرگ در میان باشد، بسیار دشوار است.

برای این‌که موضوع بیشتر روشن بشود بیایید نگاهی به تیم‌های چند تخصصی یک شرکت ساخت لوازم‌خانگی بیندازیم، در این شرکت‌ها معمولا تیم‌های طراحی(خود به چند تیم کوچک‌تر تقسیم می‌شود)،تیم تولید(شامل تیم‌های کنترل و تضمین کیفیت و...)، تیم مالی، تیم بازاریابی و تبلیغات، و... در کنار هم فعالیت می‌کنند و درنهایت تولید و فروش یک محصول را رونق می‌دهند. حالا خطی جدید برای تولید محصول در این شرکت ایجاد می‌شود و یک فرد متخصص از هر یک از این تیم‌ها وارد تیم ساخت وسیله‌ی جدید می‌شود و سعی می‌کند متناسب با تخصصش سود پروژه را تامین کند.

با این اوصاف می‌توانیم بگوییم که با توسعه‌ی علوم به شکل تخصصی در یک کسب‌وکار (صرف‌نظر از بزرگ یا متوسط بودن بنگاه تجاری) صاحبان مشاغل سعی کردند با ترکیب کردن افراد با تخصص‌های مختلف در قالب یک تیم، به این نیاز اساسی کسب‌وکار یعنی تخصصی شدن فرآیندهای تولید و... پاسخ بدهند.

چه چالش‌هایی بر سر راه مدیریت تیم های چند تخصصی (CFT) وجود دارد؟

1. تیم‌ها و گروه‌ها اولویت و زمان‌بندی متفاوتی دارند: تیم‌های چند تخصصی معمولا موازی با فعالیت‌های دائمی و در جریان یک کسب‌وکار، پروژه‌شان را پیش می‌برند.

مثل یک تیم فوتبال که بازیکنانش باید علاوه بر بازی در لیگ کشور، برای رقابت در مسابقات جام جهانی آماده شوند. بنابراین خیلی طبیعی است که اعضای تیم گاهی تمام‌وقتشان را صرف پروژه‌های جاری شرکت کنند و وقت کمتری را برای انجام پروژه‌ی اختصاصی کنار بگذارند.

از طرف دیگر اولویت‌های تیم‌ها هم گاهی متفاوت است. مثلا تیم محتوا وظیفه دارد در پایان هر ماه محتواها و مجموعه مقاله‌ها را ارسال کند و بر همان مبنا هم اعضا مقاله‌ها را می‌نویسند. اما تیم بازاریابی به خاطر فوریت ایجادشده در کمپین تبلیغاتی نیاز دارد تا هر چه سریع‌تر رپورتاژهایی متناسب با محتوای کمپین نوشته و آماده کند. در چنین شرایطی شاید تیم محتوا نتواند به موقع با تیم بازاریابی و تبلیغات هماهنگ شود و اوضاع آن‌چنان درست پیش نرود.

ناهماهنگی در طبقه‌بندی اولویت‌ها و انجام وظایف جاری و وظایف اختصاصی یکی از چالش‌های اصلی در مدیریت تیم های چند تخصصی (Cross-Functional) است که برای موفقیت، باید برایش راه حلی اساسی پیدا کنید.

• مهارت‌های اعضای تیم متناسب و هماهنگ نیست: آن بخش ماجرا که گفتیم اعضای تیم های چند تخصصی باید در کنار فعالیت‌هایشان به پروژه‌ی اختصاصی هم بپردازند، یادتان هست؟ خب گاهی این موضع در ذهن مدیران پررنگ‌تر می‌شود پس برای تمام شدن پروژه، افراد را نه بر مبنای مهارت و استعداد بلکه بر مبنای میزان وقت آزادی که دارند، وارد پروژه می‌کنند.

در چنین شرایطی خیلی طبیعی است که توانایی و استعداد بخشی از اعضای تیم کمتر از سایرین باشد.گاهی هم اعضا از توانایی کافی برخوردار هستند و اتفاقا سابقه‌ی درخشانی هم در حوزه‌ی کاری خودشان دارند، اما مثل یک ساز ناکوک در گروه و تیم به نظر می‌رسند. چرا؟ جواب ساده است، این افراد به کار انفرادی عادت کرده‌اند و نمی‌توانند درست و به موقع با تیم هماهنگ بشوند. و درنهایت توانایی و مهارتشان هم در سایه‌ی همین ناهماهنگی گم می‌شود و به تمام پروژه آسیب می‌زند.

• افراد تیم از مسیرهای مختلف به سمت هدف حرکت می‌کنند: ازآنجایی‌که همه‌ی راه‌ها به رم ختم می‌‌شود، گاهی اعضای تیم تصمیم می‌گیرند راه‌های مختلف را برای رسیدن به هدف امتحان کنند. این روش شاید در ابتدا باعث افزایش خلاقیت تیم بشود و حتی در حل مساله به آن‌ها کمک کند.

اما اگر با آن ماجرای تضاد اولویت‌ها ترکیب بشود، نتایج ترسناکی به بار می‌آورد. مثلا تصور کنید که تیم بازاریابی اصرار دارد که هر چه زودتر سایت راه‌اندازی شود و فروش محصولات را شروع کنند. درحالی‌که تیم مدیریت دوست دارد موارد ثبت برند را با قت بیشتری بررسی کند و البته تیم طراحی سایت هم می‌خواهد کمی بیشتر روی جزییات سایت کار کند.

حتما شما هم موافق هستید که بدون مشخص کردن یک مسیر روشن و اهداف شفاف، تیم نمی‌تواند موفق باشد و بعد از چند بار آزمون‌وخطا ممکن است کار به یک بن‌بست بزرگ بخورد.

بیشتر بخوانید: ۱۱ + ۱ دلیل که همکاری تیمی، شما را موفق‌تر می‌کند

رشد و توسعه‌‌ی تیم های چند تخصصی چند مرحله دارد؟

شکل‌گیری یا FORMING: در این مرحله اعضا از بخش‌های مختلف انتخاب می‌شوند تا در پروژه‌ی جدید کارشان را شروع کنند. برای انتخاب اعضا خوب است که

• در کنار توجه به استعدادها و توانایی‌‌های افراد به مواردی مثل مسئولیت‌پذیری و توانایی‌ کار تیمی توجه کنید.
• اهداف پروژه و ارتباطش با فعالیت‌های در جریان هر بخش را بیان کنید.
• به‌وقت آزاد اعضا دقت کرده و چند عضو را به شکل ثابت در جریان پروژه قرار دهید.
• اولویت فعالیت‌ها را بر اساس هدف نهایی پروژه و فعالیت‌های در جریان سازمان مشخص کنید.

 کشمکش یا STORMING: در مرحله‌ی اول اعضا شناخت چندانی نسبت به هم نداشتند، بنابراین ترجیح می‌دادند تا در سکوت کامل وظایفشان را انجام بدهند. اما در مرحله‌ی تلاطم، طوفان اصلی در تیم به پا می‌شود و افراد سعی می‌کنند فکرهایشان را بیان کنند و از نقطه نظراتشان دفاع کنند.

وجود یک رهبری قوی و بیان ارزش‌ها و هنجارهای پذیرفته‌شده در تیم در کنار ایجاد تعامل بیشتر میان اعضای گروه ازجمله فعالیت‌ها و روش های حل مساله در تیم های چند تخصصی  است که می‌تواند تیم را به‌سلامت از این طوفان عبور بدهد.

تعادل یا NORMING: شعار یکی برای همه، همه برای یکی را شنیده‌اید؟ اگر تیم چند تخصصی بتواند از مرحله‌ی قبل و طوفان عبور کند، درنهایت به همین شعار کتاب سه تفنگدار می‌رسد. در مرحله سوم:

• اعضای تیم منصفانه و بر اساس تخصصشان انتقادها و راهکارهای کارگشا ارائه می‌دهند.
• تیم صدا و شخصیت منحصربه‌فرد خودش را پیدا می‌کند.
• اهداف پروژه توسط اعضا به رسمیت شناخته می‌شود و مقدم بر اهداف فردی قرار می‌گیرد.

بهره‌وری یا PERFORMING: در این مرحله تیم به بالاترین سطح از کارایی‌اش می‌رسد و افراد بر اساس وظایف از استراتژی تعریف‌شده، به‌درستی پیروی می‌کنند. در همین مرحله‌ است که اعضا به کمال و پختگی در کار می‌رسند و دیگر نیازی به نظارت واحدهای مدیریتی نیست.

بیشتر بخوانید: ۶ مهارت زندگی که یادگیری آنها موفقیت آینده شما را متحول خواهد کرد

روش های حل مسال در تیم های چند تخصصی چیست؟

1. اهداف و مسیر را مشخص کنید: همان اول ماجرا یک جلسه‌ی معارفه بگذارید و اهداف و مسیر پروژه را مشخص کنید. یادتان باشد که اهداف شما باید:
2. جزیی‌نگر باشد و با نگاهی به آینده و استراتژی کلی سازمان تدوین بشود.
3. به اعضای تیم شما برای اجرا آزادی عمل و اختیار بدهد.
4. قابل سنجش و اندازه‌گیری باشد.

برای مدیریت تیم های چند تخصصی Cross-Functional) ) بهتر است که مسیر دستیابی به اهداف را هم در قالب وظایفی که باید انجام شوند، تابه‌حال انجام‌شده‌اند و وظایفی که در مرحله‌ی اجرا هستند، دسته‌بندی کنید.

• فرآیند، هنجارها و وظایف اعضا را سازمان‌دهی کنید: تصمیم نهایی را چه کسی در تیم می‌گیرد؟ درصورتی‌که بین اعضا مشکلی پیش بیاید، چطور باید آن مشکل حل بشود؟ اولویت‌بندی فعالیت‌ها به چه شکل است؟ هر یک از افراد چه وظایفی در تیم دارند و باید بابت کدام فعالیت‌ها پاسخگو باشند؟

پاسخ به تک‌تک این سوالات می‌تواند تیم شما را از گردنه‌های سخت عبور بدهد و به افزایش روحیه‌ی تیمی اعضا کمک کند. یکی از روش های حل مساله در تیم های چند تخصصی مشخص کردن واضح وظایف افراد است. همچنین خوب است که برای حل تعارضات بین اعضا سازوکار مشخصی تعریف شود. مثلا بیان نظرات در جلسه‌های گفتگو محور پایان روز.

همچنین برای کاهش تنش‌ها بهتر است که تمام فرضیه‌ها و وظایف یادداشت و برای تک‌تک اعضا نمایش داده‌شوند. به‌این‌ترتیب هر شخص از دامنه‌ی مسئولیت‌هایش آگاه است و می‌تواند با زمان‌بندی درست در به پایان رساندن پروژه مشارکت کند.

• با رهبری قدرتمند و بازنگری به‌موقع تیم را جلو ببرید: هرچند وقت یک‌بار در جلسات گروهی مسیری که طی شده را بازنگری و نقاط ضعف و قوت تیم را مشخص کنید. افراد را بابت به پایان رساندن به‌موقع وظایف تشویق کرده و روحیه‌ی همکاری را بین اعضا تقویت کنید.

البته قبل از تمام این کار‌ها لازم است که رهبری قدرتمند برای تیم‌تان انتخاب کنید. یک تیم با رهبری ضعیف شبیه به یک کشتی بدون ناخداست که با کوچک‌ترین وزش باد گرفتار امواج دریا می‌شود. رهبر تیم می‌تواند به حل اختلافات درون تیمی کمک کند و البته در مواقع سخت تصمیم نهایی را برای بیرون رفتن از بحران‌ها بگیرد.

• سایر روش های حل مساله در تیم های چند تخصصی : برای مدیریت تیم های چند تخصصی (CFT) خوب است که:
• اعضای گروه‌ها و تیم‌ها بیشتر از 12‌‌ نفر نباشند تا مدیریت و رهبری تیم آسان‌تر باشد.
• شرایط برای تعامل و گفتگوی هر چه بیشتر میان اعضای تیم فراهم بشود.
• تمام اعضا به‌طور یکسان به داده‌ها و آموزش‌ها دسترسی داشته باشند.

تسکولو چطور به مدریت تیم های چند تخصصی کمک می‌کند؟

تسکولو یک ابزار مدیریت پروژه است. که با کمکش می‌توانید:

•  مسیر و اهداف پروژه را خیلی شفاف تعریف کنید.
• در بخش‌های مختلف وظایف را طبقه‌بندی کرده و به افراد مختلف واگذار کنید.
• و از قسمت مدیریت و دسترسی‌ها میزان دسترسی افراد تیم به اطلاعات را کنترل کنید.
• و درنهایت از ابزارهای چت آنلاین برای گفتگو و تعامل بیشتر اعضا با یکدیگر و از فضاهای اشتراک‌گذاری فایل برای دسترسی تمام افراد به اطلاعات تیمی کمک بگیرید.

حرف آخر

در این مقاله به سراغ مدیریت تیم های چند تخصصی (Cross-Functional) رفتیم و از عدم هماهنگی تیمی، مشخص نبودن ساختارها و اولویت‌ها در این تیم‌ها گفتیم. بعد از آن روش های حل مساله در تیم های چند تخصصی مثل افزایش گفتگو، تعریف فرآیند حل مساله، استفاده از رهبر قدرتمند و... صحبت کردیم. و در نهایت از تسکولو به عنوان ابزاری برای مدیریت تیم های چند تخصصی یا CFT نام بردیم. ابزاری که می‌توانید رویش حساب کنید تا تیم چند تخصصی شما در میان آن ‌‌25 درصد تیم چندتخصصی پربازده قرار بگیرد.