پنج مانع اصلی بهره‌وری در محل کار چه هستند؟

آیا تا کنون برای بالا بردن بهره‌وری سازمان خود تلاش کرده‌اید؟ چه عواملی در شرکت یا سازمان شما به نفع کارایی هستند و چه عواملی بهره‌وری را کاهش می‌دهند؟ در مدیریت تیم و کارمندان خود به چه موانعی برخورده‌اید؟
هیچ چیز بیشتر از اتلاف وقت بی‌مورد، کار مدیران را مختل نمی‌کند. از آنجا که همیشه تعداد زیادی پروژهٔ مهم برای انجام دادن و در عین حال مسائلی هم برای حل کردن وجود دارد، انجام کارهای غیرضروری فقط باعث کاهش بهره‌وری می‌شوند. در پژوهش اخیر ۵ حوزه کلیدی مشخص شد که بهره وری را کاهش می‌دهد. با ما باشید تا در ادامه مقاله آنها را بررسی کنیم.

۱. آشفتگی‌ مربوط به فرآیندها، سیستم‌ها و سیاست گذاری‌ها

فرقی ندارد که اندازهٔ سازمان شما چقدر باشد؛ می‌دانیم که سرویس دهی مداوم و با کیفیت به شرطی به دست می‌آید که فرایندها یا سیستم‌های سالمی داشته باشیم که به خوبی دنبال می‌شوند. به طور ایده‌آل، این سیستم‌ها باید بر اساس سیاست‌های درست و روندهای شفاف و قابل اجرا باشند تا افراد بتوانند به راحتی از آنها پیروی کنند. متأسفانه اگر این فرآیندها به خوبی طراحی و ثبت نشده باشند، سیاست‌ها و روش‌های کاری که سرچشمهٔ این فرآیندها هستند به راحتی قابل اجرا نخواهند بود و در نتیجه به سرعت آشفتگی به وجود می‌آید. در این مواقع، افراد و تیم‌ها هر یک در جهت‌های متفاوت حرکت می‌کنند و بهره‌وری تیمی به شدت آسیب می‌بیند.

۲. ارتباطات غیرضروری (ایمیل‌ها، جلسات و غیره)

هر چند که ارتباطات روشن و مستمر برای بهره‌وری بسیار مفید هستند، ارتباطات بیش از حد، اثر معکوس دارد و آسیب زننده است. منظور ما همه انواع وسایل ارتباطی هست اما مطالعه نشان می‌دهد بیشترین کاهش بهره‌وری ناشی از ارتباطات ایمیلی و جلسه‌ها است. ایمیل بسیار راحت و سریع فرستاده می‌شود و می‌توان آن را به آسانی برای افراد زیادی کپی کرد که خیلی از آنها حتی نیازی به دریافت آن ندارند. همچنین اغلب ایمیل‌ها زیادی طولانی هستند یا خوب نوشته نشده‌اند به طوری که خود، نیاز به توضیح اضافی دارند. جلسه‌های کاری نیز به آسانی با یک تلفن قابل برگزاری هستند (چه به‌صورت حضوری و چه مجازی). اما اغلب افرادی به جلسه دعوت می‌شوند که نیازی به حضور آنها نیست. حتی اگر هم افراد درستی در جلسه شرکت کنند، باز هم وقتشان به خاطر زیاد بودن تعداد شرکت کنندگان، سازماندهی نادرست و اجرای ضعیف جلسه، تلف می‌شود.

۳. حواس پرتی‌، وقفه، چندکارگی بی‌مورد

بسیاری از افراد فکر می‌کنند می‌توانند همزمان چند کار را با هم انجام دهند. ولی تحقیقات نشان می‌دهند که بیشترین بهره‌وری با تک کاری (انجام تنها یک کار در یک زمان) و با تمرکز کامل بر آن به دست می‌آید. بنابراین باید تا جای ممکن از مسائلی که باعث حواس پرتی می‌شوند دوری جست و وقفه‌ها را مدیریت کرد تا بتوان بر کار مورد نظر تمرکز کامل داشت و مانع از چندگانگی شد. بنابراین هر چه بیشتر برای کار خود برنامه ریزی کنیم و کارها را در مکان آرام و با تمرکز انجام دهیم، بهرهٔ بیشتری از کار ما حاصل می‌شود.

۴. دستی انجام دادن کارهایی که می‌تواند به‌صورت خودکار یا ماشینی انجام شود

تکرار یک عمل، بخش جدایی ناپذیر یک فرآیند کاری است؛ مسئله‌ای که از بدو انقلاب صنعتی وجود داشت. اگرچه اتوماسیون (خودکار کردن کارها) و استفاده از فناوری می‌توانند این کارهای تکراری را کم کنند. البته به شرطی که مدیران و سرپرستان تیم‌ها بدانند چگونه باید از آن استفاده کنند (چه در صنعت خود و چه در سایر حوزه‌ها) و در قدم بعدی با دقت و حمایت کافی آن را به افراد خود معرفی کرده و کمکشان کنند که از شر کارهای تکراری خلاص شوند، و استعداد خود را در زمینه‌های دیگر به کار بگیرند. به این ترتیب مدیران با یک تیر دو نشان زده و از دو راه موجب افزایش بهره وری تیم می‌شوند.

۵. سر و کله زدن با کارمندان یا سیاست‌های اداری ضعیف و مسموم

هرچند که همهٔ محیط‌های کاری، کارکنان بد یا مسموم کننده ندارند، اما در جایی که این شرایط وجود داشته باشد، بهره وری به شدت آسیب می‌بیند. برخی کارمندان بسیار کمتر از سطح خود بازده دارند و همیشه یکی دو عضو دیگر تیم باید جور آنها را بکشند تا این کاستی‌ها جبران شوند. حتی بدتر از آن، ممکن است برخی کارمندان موجب منحرف کردن ذهن بقیهٔ همکارانشان شوند و یا تا حدی آنها را مورد اذیت قرار دهند که بازدهٔ آنها را هم کم کنند.

یک مدیر موفق نه تنها به تمامی این موارد به عنوان پتانسیل ناکارامدی توجه می‌کند، بلکه پس از آن که تغییرات برای بهبود شرایط اعمال شدند نیز همچنان با ذهن پرسش‌گر، از روند اصلاح سازمان و بازنگشتن وضعیت نامطلوب سابق اطمینان حاصل می‌کند.

منبع: readytomanage.com