رایگان شروع کنید
درخواست استخدام
درخواست مشاوره
چگونه با برنامه ریزی روزانه، موفقیت در کار را تضمین کنیم؟
یکی از کلیدهای طلایی موفقیت در کار و زندگی شخصی برنامه ریزی روزانه است؛ برنامه‌ریزی روزانه یعنی در ابتدای هر روز بدانید امروز چه اهدافی دارید و چطور می‌توانید با تقسیم‌بندی درست زمان به این اهداف برسید. در واقع برنامه‌ریزی روزانه به معنای مرتب کردن ذهنتان است که فواید زیادی در زندگی دارد. در این مطلب از تسکولو به سراغ موشکافی برنامه ریزی روزانه و اهمیت و تأثیر آن در موفقیت شغلی و بهبود زندگی شخصی رفته‌ایم.
«یک هدف بدون برنامه‌ریزی، تنها یک آرزوست!» در واقع مسیر تبدیل یک رویا به یک هدف، روی برنامه‌ریزی بنا شده است. برنامه‌ریزی یعنی ترسیم یک مسیر دقیق و حساب‌شده، از جایی که ایستاده‌ایم تا جایی که می‌خواهیم به آن برسیم.
آنتوان دوسنت اگزوپری، نویسنده‌ی مشهور فرانسوی
اهمیت برنامه ریزی روزانه در زندگی چیست؟
فرض کنید راهی سفری به شهر ناشناخته‌ای هستید؛ بعد وسایلتان را برمی‌دارید و بدون نگاه کردن به نقشه یا انتخاب مسیر به راه می‌افتید. چه اتفاقی در انتظارتان است؟ بله، به احتمال زیاد مدت‌ها زمان و انرژی‌تان را در مسیرهای اشتباه تلف می‌کنید، سردرگم می‌شوید و دیرتر به مقصد می‌رسید. برنامه روزانه کاری یا شخصی، مثل ترسیم نقشه‌ی راه رسیدن به هدف است. می‌توانید قبل از حرکت یا شروع روز، بهترین مسیر را پیدا کنید، وسیله‌ی رسیدن به هدف را انتخاب کنید و اتفاق‌های احتمالی را در نظر بگیرید.
برنامه ریزی روزانه به شما کمک می‌کند بازدهی بالاتری از نظر کاری داشته باشید، به ابعاد مختلف زندگی شخصی‌تان برسید، استرس و اضطرابتان را کنترل کنید، سلامتی روحی و جسمی بیشتری داشته باشید و به کارهای موردعلاقه‌تان برسید.
برای طراحی یک برنامه ریزی روزانه کارآمد این نکات را در نظر بگیرید
- هدف‌گذاری کنید
اولین ویژگی یک برنامه ریزی شخصی یا کاری موفق، روشن بودن است. در گام اول هدف‌های بلندمدت و کوتاه‌مدتتان را تعیین کنید؛ شناخت هدف به شما کمک می‌کند بهترین راه را برای رسیدن به اهدافتان انتخاب کنید. کسانی که اهدافشان را خوب می‌شناسند، ۵۰ درصد اطمینان بیشتری برای رسیدن به آن‌ها دارند و ۳۲ درصد بیشتر از دیگران بر زندگی‌شان مسلط‌اند.
- شناخت خوبی از خودتان داشته باشید
برنامه‌ها می‌توانند به تعداد آدم‌های روی زمین متفاوت باشند. بهترین برنامه، برنامه‌ای است که برای شما و با در نظر گرفتن ویژگی‌های شخصی‌تان طراحی شده باشد. در نگاه اول ارزیابی دقیقی از خودتان داشته باشید؛ نقاط قوت و ضعفتان کدام است؟ در چه ساعت‌هایی از روز بیشترین تمرکز و انرژی را دارید؟ چقدر نیاز به استراحت دارید؟
- واقع‌بینانه برنامه‌ریزی کنید
برداشتن سنگ بزرگ و ریختن برنامه‌ی نامناسب و کمال‌گرایانه، شما را سردرگم می‌کند. بهتر است در برنامه ریزی روزانه واقع‌بین باشید، بیشتر از توانایی و ظرفیتتان برای خودتان مسئولیت تعریف نکنید، هدف‌های غیرواقعی نداشته باشید و تمام شرایط را در نظر بگیرید. نتایج یک پژوهش نشان داد تنها ۱۱ درصد افراد می‌توانند در پایان روز کاری تمام کارهایشان را تیک بزنند. برنامه‌ریزی منطقی باعث می‌شود با رسیدن به تمام کارها انگیزه و انرژی بگیرید.
- تعادل را فراموش نکنید
یک برنامه‌ریزی خوب بر اصل تعادل طراحی شده است؛ سعی کنید در برنامه‌تان به تمام ابعاد بپردازید؛ کار، تفریح، ورزش، وقت گذراندن با دوستان و خانواده، همگی باید در این برنامه مهم تلقی شوند. عدم تعادل و طراحی یک برنامه‌ي خسته‌کننده و سنگین، دشمن بازدهی‌تان است و شما را به‌سرعت خسته می‌کند.
- اولویت‌بندی داشته باشید
تمام کارها اولویت یکسانی ندارند؛ سعی کنید کارهای روزانه‌تان را بر اساس اهمیت و ضرورتشان در لیست بچینید. با این کار می‌توانید کارهای مهم‌تر را در زمان‌هایی که انرژی و تمرکز زیادی دارید انجام دهید. اولویت‌بندی باعث می‌شود حتی اگر اتفاق غیرمنتظره‌ای بخشی از برنامه‌تان را برهم بزند، بتوانید کارهای مهم را جلو ببرید. تحقیقات می‌گویند تمرکز ما در طول روز بین ۱۵ تا ۳۰ درصد در نوسان است، اما بیشتر ما ۲.۵ تا ۴ ساعت بعد از بیدار شدن از نظر تمرکز در بهترین وضعیت هستیم؛ اولویت‌بندی باعث می‌شود مهم‌ترین کارهای روز را بشناسید و در این ساعت‌ها به سراغشان بروید.
تکنیک‌هایی برای برنامه ریزی روزانه
- تکنیک پومودورو
تکنیک پومودورو یا ۲۵ دقیقه، راهی برای برنامه ریزی روزانه شخصی و کاری است. در این تکنیک باید لیستی از کارهایتان بنویسید، بعد تایمرتان را به مدت ۲۵ دقیقه تنظیم کنید و در این زمان تنها روی یک کار متمرکز باشید. بین هر ۲۵ دقیقه می‌توانید ۵ دقیقه استراحت کنید. بعد از چهار پومودورو می‌توانید زمان استراحتتان را به ۱۵ تا ۳۰ دقیقه تغییر دهید. به این ترتیب هم یک کار بزرگ را به لقمه‌های کوچکتر تقسیم کردید و هم با تمرکز بالا کارتان را به انجام رساندید.
- تکنیک GTD
تکنیک GTD روشی است که دیوید آلن برای برنامه‌ریزی روزانه طراحی کرد. این تکنیک به شما کمک می‌کند دچار سردرگمی و استرس ناشی از کارها نشوید. GTD شامل پنج روش ساده است:
- همه‌چیز را بنویسید، هر فکری از سرتان عبور می‌کند باید روی کاغذ بیاید، ایده‌ها، وظایف و نگرانی‌ها همه باید در دفتری نوشته شوند؛ این کار باعث می‌شود ذهنتان از دلهره‌ها و بی‌نظمی‌ها رها شود.
- در مرحله‌ی بعدی به سراغ شفاف‌سازی یادداشت‌هایتان بروید؛ کدام کارها واجب‌ترند؟ کدام کارها زمان بیشتری می‌برند؟ برای کارهای پیچیده چقدر زمان لازم دارید؟ تحلیل وظایف و افکارتان باعث شفاف شدن برنامه می‌شود.
- حالا نوبت سازماندهی است؛ در این مرحله حالا می‌دانید چه کارها و وظایفی پیش رو دارید و هر کدام چه اهمیتی دارند. سازماندهی یعنی برای کارها زمان مشخصی در نظر بگیرید، کارهای سنگین را خرد کنید، کارهایی را که ضرورت ندارند به روزهای خلوت‌تر بسپارید،
- مرحله‌ی بعدی تکنیک مرور کردن است؛ مرور کردن باعث می‌شود تسلط بیشتری روی برنامه پیدا کنید، نقطه‌ی شروع را انتخاب کنید تا ذهنتان مرتب‌تر شود. در ضمن در این مرحله باید زمانی بگذارید و کارها را بررسی کنید؛ کارهای انجام شده را تیک بزنید و دور کارهای مانده خط بکشید.
- مرحله‌ی پنجم تکنیک GTD شروع کردن است؛ حالا نوبت اجرای برنامه روزانه است. از مهم‌ترین کارها شروع کنید. با رعایت این مراحل دیگر با سوال «حالا چه‌کار کنم» مواجه نمی‌شوید و دید کاملی به برنامه روزانه خود دارید.
- ماتریس آیزنهاور
تکنیک ماتریس آیزنهاور بر اساس اولویت‌ها طراحی شده است؛ در این تکنیک بین کارها سرگردان نمی‌شوید، می‌دانید باید سراغ کدام کار بروید و می‌توانید زمان را مدیریت کنید. تکنیک آیزنهاور برای برنامه ریزی شخصی و کاری انتخابی طلایی است. در این تکنیک کارها در چهار گروه اولویت‌بندی می‌شوند:
- کارهای فوری و مهم
- کارهای مهم غیرفوری
- کارهای فوری و کم‌اهمیت
- کارهای غیرفوری و کم‌اهمیت
- برنامه‌ی داوینچی
تکنیک داوینچی تکنیکی مشهور و محبوب برای برنامه ریزی روزانه و استفاده‌ی تمام و کمال از زمان است. برنامه‌ی داوینچی به شما کمک می‌کند برنامه‌ای همه‌جانبه داشته باشید؛ زمان انجام کارها و برنامه‌ریزی خسته نشوید؛ خلاقیتتان را از دست ندهید؛ اهمال‌کاری به سراغتان نیاید و متعادل پیش بروید.
طبق این برنامه بهتر است عصر جمعه شروع به برنامه‌ریزی برای شنبه، یکشنبه و دوشنبه کنید. برنامه‌ی داوینچی اصول زیر را دنبال می‌کند:
- اولین ساعت‌های روز مهم‌ترین ساعت‌ها هستند؛ روزتان را با یک برنامه‌ی دلچسب شروع کنید. یک فعالیت موردعلاقه در ساعات اولیه‌ی روز به شما کمک می‌کند روز پربارتر و پربازده‌تری داشته باشید.
- کارها به دو دسته تقسیم می‌شوند: "کار عمیق و سخت"، "کار عمیق و ساده". کارهای عمیق و سخت کارهای پرچالشی هستند که انرژی زیادی از شما می‌گیرند. سعی کنید کارهای عمیق و سخت را در شنبه تا دوشنبه انجام دهید. کارهای عمیق و ساده هم کارهای مهمی هستند که ساده‌ترند؛ این کارها را هم در روزهای سه‌شنبه و چهارشنبه انجام دهید.
- زمانی هم برای مدیریت کارها در نظر بگیرید؛ فعالیت‌هایی مثل بررسی ایمیل‌ها، سازماندهی فایل‌ها و گفت‌وگو با همکاران و مدیران است.
- ورزش و تفریح را فراموش نکنید. فرسودگی شغلی در کمین کسانی است که در برنامه‌هایشان توجهی به نیاز طبیعی انسان به تفریح نمی‌کنند. برای این‌که بتوانید تأثیرگذارتر عمل کنید، نیاز به تفریح، مطالعه سرگرمی و معاشرت با افراد موردعلاقه‌تان دارید. تحقیقات نشان می‌دهند مطالعه تا ۶۹ درصد در کنترل استرس کمک‌کننده است.
در برنامه ریزی روزانه این نکات مهم را آویزه‌ی گوشتان کنید
- یادداشت کردن را دست کم نگیرید؛ ما در طول یک روز در معرض انواع اتفاقات هستیم و اطلاعات زیادی از هر سمت وارد ذهنمان می‌شوند. نگذارید این اطلاعات هر کدام در ذهنتان به گوشه‌ای بروند و تمرکزتان را به هم بریزند. یادداشت کردن کمکتان می‌کند در برنامه ریزی روزانه دقیق‌تر عمل کنید و ذهن مرتب‌تری داشته باشید.
- در طول اجرای برنامه‌ی روزانه، از تمام عوامل حواس‌پرتی فاصله بگیرید؛ پژوهشی در دانشگاه کالیفرنیا ایروین نشان داد بعد از این که تمرکزتان را حین انجام کاری از دست می‌دهید، حدود ۲۳ دقیقه و ۱۵ ثانیه طول می‌کشد تا به تمرکز اولیه برگردید.
- فضای کاری آرام و مرتبی داشته باشید؛ یک محیط شلوغ، پر از سروصدا و نامرتب می‌تواند شما را از برنامه‌تان عقب بیندازد. سعی کنید فضاهای کار، گفت‌وگو و معاشرت را کاملاً از هم تفکیک کنید. در محل کار میز یا اتاقتان را آرام، سرشار از آرامش و منظم نگه دارید تا با یک حواس‌پرتی، ۲۳ دقیقه را از دست ندهید.
- کارهای بزرگ یا زمان‌بر را خرد کنید و در ساعت‌های مختلف به سراغشان بروید.
- برای برنامه‌ریزی روزانه می‌توانید از ابزارهای مختلفی استفاده کنید؛ ابزارهایی مثل دفترچه، اپلیکیشن و تقویم. انتخاب ابزار بستگی به تمایل و ویژگی‌های شخصی خودتان دارد.
- برای این‌که بتوانید بازدهی بیشتری داشته باشید و به برنامه‌تان وفادار بمانید، به سلامتی جسمانی‌تان توجه کنید. خوب بخوابید، تغذیه‌ی درست داشته باشید و ورزش را فراموش نکنید.
- گنجاندن یک برنامه انگیزشی در طول روز می‌تواند شما را سرحال‌تر کند؛ هر روز زمانی برای فعالیت‌های موردعلاقه‌تان در نظر بگیرید؛ فعالیت‌هایی مثل دیدن فیلم، خواندن کتاب، دیدن دوست‌ها و قدم زدن.
- زمانی هم برای فعالیت‌های پیش‌بینی نشده در نظر بگیرید؛ به‌هرحال زندگی در جریان است و هر روز ممکن است اتفاقی ما را غافل‌گیر کند. سعی کنید بعد از انجام کارهای مهم، زمانی را برای استراحت و رسیدگی به کارهای پیش‌بینی نشده اختصاص دهید.
این کتاب‌ها در مسیر برنامه ریزی کمکتان می‌کنند!
- آماده برای هر کاری
آماده برای هر کاری، با قلم دیوید آلن می‌تواند راهنمای خوبی برای برنامه‌ریزی و نظم‌دهی باشد. این کتاب ۵۲ راهکار در اختیارتان می‌گذارد تا بازدهی و بهره‌وری بیشتری داشته باشید. دیوید آلن با کوله‌باری از تجربه در مسیر موفقیت و بهره‌وری فردی، در این کتاب به خواننده کمک می‌کند با کمک تمرکز زندگی‌اش را تغییر دهد.
- مدیریت زمان
کتاب مدیریت زمان نوشته‌ی مارک منچینی است. منچینی در این کتاب با مطرح کردن ۲۴ مرحله به خواننده کمک می‌کند از تلف شدن و مردن زمانش جلوگیری کند. در این کتاب می‌توانید راه‌های غلبه بر استرس، حفظ زمان و برنامه ریزی روزانه موفق را یاد بگیرید.
- فرمول برنامه‌ریزی
کتاب فرمول برنامه‌ریزی نوشته‌ی دیمون زاهاریادس به شما کمک می‌کند هر روزتان را مرتب کنید، بازدهی خودتان را در محل کار و زندگی شخصی بالا ببرید، برنامه‌ای مناسب ویژگی‌های خودتان بنویسید و زمان را مدیریت کنید. این کتاب به اصول، بایدونبایدها و تکنیک‌های برنامه ریزی اشاره دارد و به ما یاد می‌دهد که چگونه برنامه ریزی روزانه داشته باشیم و به آن وفادار بمانیم.
کتاب فرمول برنامه ریزی روش‌هایی نیز برای کنترل استرس، رهایی از احساس گناه ناشی از انجام ندادن کارها و انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر برایتان آماده کرده است.
- برنامه‌ریزی به روش بولت ژورنال
این کتاب با قلم رایدر کارول روشی جذاب و حرفه‌ای برای برنامه ریزی روزانه است. بولت ژورنال نوعی روش برنامه ریزی است که روی مدیریت بهینه‌ی زمان تأکید دارد. در این کتاب اصولی کلی برای برنامه ریزی ارائه می‌شود تا هر خواننده‌ای بتواند برنامه‌ي شخصی خودش را طراحی کند.
برنامه ریزی روزانه در یک نگاه
ذهن ما مثل یک خانه است و وظایف، اطلاعات و هدف‌ها وسایل خانه هستند. نداشتن برنامه‌ریزی مثل این است که وسایل را در گوشه‌ای رها کنید. احتمالاً لوازم آشپزخانه سر از اتاق خواب درمی‌آورند و تختخواب وارد پذیرایی می‌شود. در این خانه شما نه تنها آسایش ندارید، بلکه هر روز باید زمان زیادی صرف پیدا کردن وسایل کنید. برنامه ریزی روزانه راهی برای مرتب کردن ذهن است؛ برنامه ریزی روزانه کاری باعث می‌شود ساعات کاری پربازده‌تری داشته باشید و به اهداف شغلی‌تان برسید؛ برنامه ریزی روزانه شخصی کمکتان می‌کند فردی تک‌بعدی نباشید و بتوانید به تمام ابعاد زندگی برسید.
بااین‌حال نحوه‌ی برنامه‌ریزی هم اهمیت زیادی دارد؛ نباید طوری برنامه‌ریزی کنید که نتوانید بهش عمل کنید و احساس گناه و ناراحتی را هم به دغدغه‌هایتان اضافه شود. یادتان نرود برنامه ریزی روزانه موفق برنامه‌ای قابل اجرا، منطقی و متعادل است که شما را راضی و خوشحال نگه می‌دارد.
