یک مدیر پروژه موفق این ۵ ویژگی را دارد!

معیارهای یک مدیر پروژه موفق چیست؟ چه کسی می‌تواند ادعا کند مهارت‌های مدیریتی خوبی دارد و از پس اداره‌ی یک پروژه به‌خوبی برمی‌آید؟ وقتی حرف از مدیریت پروژه باشد، هر کس با توجه به مهارت‌های مدیریتی و استعدادهایی که در خود سراغ دارد، ممکن است به این فکر کند که می‌تواند مسئولیت یک پروژه را به‌عهده بگیرد. اما در واقعیت و عمل همیشه هم این طور نیست. گاهی در بطن ماجرا و زمانی‌که درگیر به سرانجام رساندن یک پروژه‌  هستید، اتفاق‌ها و رخدادهای پیش‌بینی‌ نشده کنترل کارها را از دست‌تان خارج می‌کند و همه چیز سخت‌تر از گذشته می‌شود. اینجاست که مهارت های مدیر پروژه باعث می‌شود تیم از طوفان‌ها و تغییرات ناخواسته عبور کند و به سمت هدف نهایی خود در حرکت باشد.
اگر شما بخواهید از ویژگی های مدیر پروژه صحبت کنید، چه مواردی مورد نظرتان است؟ در ادامه این مطلب از وبلاگ تسکولو، همراه شما ویژگی‌های اصلی مدیر پروژه موفق را بررسی خواهیم کرد.

مدیریت پروژه به چه معناست؟

مدیریت یک پروژه چه زمانی که مربوط به توسعه نرم‌افزاری یک شرکت باشد چه زمانی‌که هدف آن برنامه‌ریزی برای یک رویداد و گرد‌همایی باشد، دلهره‌آور است. واقعیت این است که هیچ فرمول مخفی و مطمئنی وجود ندارد که به شما اطمینان بدهد در انجام پروژه‌های خود بی‌عیب‌ونقص عمل می‌کنید و هیچ اتفاق غافلگیر‌کننده‌ای سر راهتان نخواهد بود. همیشه قبل از رسیدن به موفقیت با چالش‌های کوچک و بزرگی مواجه خواهید شد. توانایی غلبه‌بر این چالش‌ها همان چیزی است که یک مدیر پروژه موفق دارد. یک مدیر پروژه موفق می‌تواند مدیریت پروژه را به خوبی جلو ببرد و اهداف پروژه را هم‌راستا با اقدامات و ماموریت‌های از پیش‌تعیین شده هماهنگ کند.

ویژگی‌های مدیر پروژه موفق

پشت هر کمپین موفقی، یک رویداد بسیار عالی و سازمان‌یافته یا یک محصول کاربردی وجود دارد. معرفی و شناخت تاثیرگذار چنین رویدادها و محصولاتی بسته به مهارت های مدیر پروژه است. کسی که از مواجه شدن با چالش‌ها نمی‌ترسد، تیم را به سمت جلو و پیشرفت هدایت می‌کند و وقتی بخشی از کار اشتباه پیش می‌رود با روحیه دادن به تیم، به دنبال رفع مشکلات و اشتباهات است.

در ادامه پنج مورد از ویژگی های مدیر پروژه که منجر به موفقیت می‌شود را بررسی می‌کنیم. پرورش و توجه به ویژگی‌ها هم برای اعضای تیم و هم برای فردی که مسئولیت انجام کار را دارد اعتمادبه‌نفس، ارتباط موثر و بهره‌وری مناسب به‌دنبال خواهند داشت.

تقویت ارتباط کارآمد

 در یک تیم همیشه ارتباط روشن و تاثیرگذار خط مقدم یک پروژه موفق بوده است. از قضا، این روزها کانال‌های ارتباطی بسیار زیاد هستند و می‌توانید به شکل‌های مختلفی برای برقراری ارتباط میان اعضا اقدام کنید. اما چیزی که مهم است روشن و مثمر ثمر بودن این ارتباط است. اگر به عنوان یک مدیر پروژه نتوانید ارتباطی سازمان‌یافته با اعضا داشته باشید،‌ هیچ بعید نیست که به مراتب اثر منفی‌تر و بدتری نسبت به نداشتن ارتباط، روی کسب‌وکار شما داشته باشد.

اینجا همان جایی‌ست که مهارت های مدیر پروژه ماهر وارد کار می‌شود و شکاف‌ها و اختلاف‌ها را حل می‌کند. یک مدیر پروژه موفق نه تنها قادر به ایجاد یک محیط کاملاً مشارکتی است بلکه او می‌داند که چگونه این مشارکت را ارتقا دهد و گفت‌وگویی سالم میان اعضا برقرار کند.

 پروژه‌هایی که بالاترین میزان موفقیت را دارند معمولاً مشتریان را درگیر فرآیند پروژه می‌کنند. اینجاست که مدیران پروژه نقش و اثری درخشان ایفا می‌کنند . یک مدیر پروژه خوب با نزدیک کردن تیم و مشتری به هم، بینش بهتری از نیازهای مشتری پیدا می‌کند و کمک می‌کند محصول و خدمتی که تولید می‌شود بیشترین هماهنگی و تناسب را با نیازهای مشتری داشته باشد.

مدیریت گردش کار

تیمی که مدیر آن به افراد و اعضای تیم خود بی اعتماد است، شانس موفقیت خیلی کمی دارد. در عوض، مدیری که قادر به پذیرش مسئولیت‌ بدون کنترل وسواس‌گونه است،‌ می‌تواند هدایت موفق‌تر و اثربخش‌تری روی تیم خود داشته باشد و به سمت رسیدن اهداف پیش برود. چنین مدیر پروژه‌ای می‌داند که کنترل بیش ازحد تیم و تغییرهای مداوم در اعضا و افراد، هرگز راه حل کارآمدی نیست.

او به‌جای چنین کاری به فکر استخدام افراد مناسب برای موقعیت‌های مختلف و تلاش برای رشد شخصی اعضا است. آموزش اعضا، کلیدی کارساز در باز کردن قفل‌ هماهنگی بین مدیریت و اعضا است.

آنها همچنین می‌دانند که بازده مفید و گردش کار، سنگ بنای پروژه‌های موفق است. گردش کار روان و بدون تاخیر از اولویت‌های اصلی یک مدیر پروژه موفق است. برای انجام این کار باید از بروز موانع و مشکلاتی که در روند پیشرفت پروژه اختلال ایجاد می‌کنند جلوگیری کرد و با دقت و برای رفع این موانع دست‌به‌کار شد. هر چقدر برای حل کردن چنین مشکلاتی تاخیر و تعلل وجود داشته باشد،‌ آسیب و اثر منفی آنها بیشتر خواهد شد.

تحلیل آمار و تصمیم‌گیری

اصلی‌ترین وظیفه‌ی مدیران پروژه، تصمیم‌گیری است. موفقیت و مهارت آنها معمولا با توجه به میزان تصمیمات درستی که می‌گیرند، ارزیابی می‌شود.
چگونه می‌توان این مهارت و توانایی را به حداکثر رساند؟ بهترین پاسخی که می‌توان داد: پشتیبانی و حمایت از تصمیماتی است که بر اساس داده‌ها و استدلال‌ها گرفته‌اید.

بیشتر شرکت‌ها ارقام و آمار به‌دست آمده از فعالیت‌های خود را دارند اما نمی‌دانند چگونه می‌توانند از آن‌ استفاده کنند و برای پیشرفت پروژه خود به کار بگیرند. تجزیه و تحلیل به یک مدیر پروژه موفق کمک می‌کند تا بررسی‌های لازم برای تحویل زمان را انجام دهد، از مشکلات و چالش‌ها عبور کند و به تیم خود برای افزایش بهره‌وری کمک کند.

مدیریت انتظارات و توانایی نه گفتن

یک مدیر پروژه موفق می‌داند که گاهی لازم است به این انتظارات و توقعات نه بگوید. اگر لیست کارهای شما پر از وظایف و درخواست‌هایی است که مشتری از شما انتظاردارد، قبل از هر کاری باید از خود بپرسید آیا اعضا تیم‌تان توانایی انجام چنین کارهایی را دارند یا نه. این از ویژگی های مدیر پروژه است که بتواند با هنر و مهارت خود،‌ تعادلی بین انتظارات مشتریان و توانایی اعضا و افراد برقرار کند. یک مدیر پروژه موفق از ظرفیت تیم خود آگاه است و می‌تواند قبل از قول و قرار نهایی، با در نظر گرفتن ظرفیت اعضای خود، فکر کند و ‌«نه» بگوید.

امتناع از درخواست مشتری یا طرف‌های کاری ممکن است چالش‌برانگیز باشد اما مهم‌ترین و موثرترین کار برای اولویت‎بندی وظایف و توانایی‌های گروه است. راز پیشرفت و موفقیت تیم‌های تجاری در این است که باید کارهایی که بالاترین ارزش را برای تجارت آن‌ها دارد شناسایی کنند و وظایف خود را بر اساس اهمیت و فوریت انجام دهند. اولویت‌بندی کارآمد، بهبود گردش کار را به دنبال خواهد داشت. همچنین کیفیت خدمات و محصولات را تضمین خواهد کرد.

ارتقا مستمر توانایی ‎ها و مهارت‌ها

اگر شما مسئولیت مدیریت یک پروژه را به عهده دارید، جزء وظایف شماست که مطمئن شوید همه اعضا مهارت‌های جدیدی کسب می‌کنند و روندی روبه پیشرفت دارند.
 با فرض اینکه تیم شما همه چیز را می‌داند و نیازی به آموزش و یادگیری ندارد، هیچ بعید نیست به زودی تبدیل به یک گروه تجاری شکست‌خورده شود. زیرا که بازار و نیازهای مشتریان همیشه و در هر دوره‌ای با سرعتی غیرقابل حدس روبه‌جلو حرکت می‌کند. موفقیت شما مدیون هماهنگ شدن با این سرعت است! باید تک‌تک اعضا بتوانند به دانسته‌ها و توانایی‌های خود اضافه کنند. مطابق با نیازهای روز بازار و مشتریان جلو بروند و برای بهبود خود زمان صرف کنند.

جمع‌بندی

امیدوارم اکنون بتوانید ویژگی های مدیر پروژه موفق را درک کنید. با ترکیب هر یک از این پنج ویژگی که از آنها صحبت کردیم و رویکردهای استانداردی که برای خود و گروه‌تان تعریف کرده‌اید، بیشترین شانس موفقیت را به خود خواهید داد. استفاده از ابزارهای مختلف در انواع مدیریت پروژه هم می‌تواند راه‌گشای دیگری در این مسیر باشد. نرم افزار تسکولو همراه و هم‌مسیر شما برای رسیدن به اهداف و موفقیت است.