مدیریت حل مسئله چیست ؟ آشنایی با مهارت حل مسئله

مدیریت حل مسئله چیست؟

انسان به عنوان موجودی عاقل و صاحب قوه اندیشه و تحلیل همواره درگیر نقاط ویژه ای از زندگی است که نیاز به تعقل در آن تشدید می شود. این نقاط ویژه و حیاتی در زندگی برای هر انسانی نامی خاص به خود گرفته است. در این زمان ها ما نیاز به تصمیم گیری جدی و اصولی داریم. عده ای این بخش های ویژه زندگی را مشکل می نامند، برخی این لحظات را چالش تصور می کنند و تعدادی از افراد هم رویکردشان این است که اینک مسئله ای برای حل کردن وجود دارد. تمامی تعاریف در نهایت یک ماهیت را تعریف می کنند، و آن هم موضوعی است که باید در موردش بهترین تصمیم گرفته شود. اما دیدگاهِ افراد و نوع برداشت‌شان از وقایع زندگی می تواند در روشِ برخوردشان با چالش های زندگی متفاوت باشد. همه ما در زندگی دچار مسئله هایی می شویم که باید برای آن ها بهترین راه حل را پیدا کنیم. در هر حوزه ای اتخاذ بهترین تصمیم اهمیت زیادی دارد به گونه ای که در بسیاری از موارد این تصمیم گیری روی کل زندگی اثرگذار است. در حوزه مدیریت نیز این حل مسئله اهمیتی خاص دارد تا جایی که در سازمان های برنامه ریزی شده و ساختارمند به مدیریت حل مسئله نگاهی ویژه دارند. در این راستا بسیاری از کسب و کارها برای تصمیم گیری از مشاوران داخلی یا خارجی بهره می برند. و تعدادی از سازمان ها نیز از طریق تشکیل گروه های تحقیقاتی و ایجادِ تیم های تصمیم گیری، تلاش بر انتخاب بهترین راه برای حل مسئله دارند. هیچ مسئله ای را نمی توان یافت که همیشه بتوان یک پاسخ درست و ثابت برای آن در نظر گرفت. اما تعدادی تکنیک برای بررسی و حل مسائل وجود دارد که در بسیاری از موارد می توان از الگوی آن ها استفاده کرد تا به بهترین راه حل دست یافت.

روش مدیریت حل مسئله

الگوهای مختلفی برای حل مسئله وجود دارد که پایه و اساس بیشتر آن ها چرخه چهار مرحله ای است. در برخی الگوها این چهار مرحله را به مراحل ریزتری شکسته اند و تحت عنوانِ روشی دیگر ارائه داده اند. البته که الزامی به رعایت یک روش نیست و هر کسب و کاری بسته به شرایط خود می تواند تلفیقی از روش ها را به کار ببرد.

چرخه چهار مرحله ای

این چهار مرحله را تحت عنوانِ چرخه PDCA (Plan – Do – Act – Check) نیز می شناسند. چهار مرحله به این ترتیب اند:

1.تشخیص مسئله

ابتدا باید اصل مسئله را پیدا کنیم. گاهی علائم و نشانه هایی از وجود مسئله می بینیم. اما برای حل مسئله باید ابتدا خوب شرایط را واکاوی کنیم تا به اصل مسئله دست یابیم. در این گام باید اطلاعات و داده های مفیدی راجع به مسئله جمع آوری کنیم و از نظر کارشناسان بهره ببریم. روشن است که اولین گام باید به درستی اجرا شود تا سایر گام ها نیز در پی آن در مسیر درستی قرار بگیرند. پس در صورت لزوم، صرف زمان بیشتر و تمرکز بالاتر بر یافتن اصل مسئله امری اجتناب ناپذیر است. و در ادامه گام اول یافتن علل بروز مسئله است که شامل یافتن عواملی است که باعث شکل گیری مسئله شده اند. در این مرحله می توانیم از روش های موجود برای بررسی و تحلیل های آماری و کیفی استفاده کنیم. برای مثال روش های 5 چرا، نمودار اشیکاوا یا تحلیل علی و معلولی استخوان ماهی.

2. یافتن راه حل های مسئله

هر مسئله ای به شیوه های مختلفی قابل حل است. اینکه ما کدام راه را انتخاب کنیم به میزان خلاقیت، امکانات و شرایط کسب و کارمان بستگی دارد. لذا در این مرحله با اندیشه آزاد تنها به یافتن راه حل های موجود برای مسئله می پردازیم. ذهن خود را باز می گذاریم تا هر گونه راه حلی را پیدا کند، حتی اگر آن راه کاربردی نباشد.

3. ارزیابی راه حل های پیشنهادی و انتخاب بهترین مورد

راه حل های مختلفی را در گام پیشین پیدا کرده ایم. اما از میان آن ها باید یک مورد یا تلفیقی از آن ها را برای پیاده سازی انتخاب کنیم. اکنون زمان آن رسیده است که تعدادی معیار برای بررسیِ راه حل ها در دست بگیریم و راه حل ها را بسنجیم. معیارها می تواند شامل شرایط موجود اقتصادی (توجیه پذیری اقتصادی)، فناوری (فراهم بودن امکانات و زیرساخت های تکنولوژیکی)، اجرایی بودن روش و ... باشد.

4. اجرای راه حل و بازخوردگیری

در این گام باید به اجرای روش انتخاب شده برای حل مسئله بپردازیم. این تنها کاری نیست که در این گام انجام می شود، چرا که گرفتن بازخورد از فرآیندی که طی کردیم و روشی که برگزیدیم نیز باید انجام گیرد. در نهایت اگر از نتیجه کار و اجرای روش منتخب رضایت داشتیم، چرخه متوقف می شود چرا که مسئله حل شده است. و اگر مسئله همچنان پا بر جا بود یعنی روش انتخابی موفق نبوده و باید گام های این چرخه را مجددا طی کنیم تا به روش درستی برسیم.

شکستن مسئله یا روش مته برای کمک به حل مسئله

در این روش مسائل پیچیده تا جای ممکن باید شکسته شوند و به مسائل کوچک تر تبدیل شوند. بی شک حل مسائل کوچک خیلی آسان تر و روشن تر از حل یک مسئله پیچیده انجام می گیرد. در این روش حل هر مسئله کوچک انگیزه و امید بیشتری برای ادامه دادن حل مسئله ایجاد می کند.

علل ناتوانی در حل مسئله

1. اشتباه در یافتن مسئله اصلی: گاهی ناتوانی در حل مسئله ناشی از این است که علت بروز مسئله را خوب متوجه نشده ایم.
2. انتخاب راه حل نادرست: گزیدن راه حل نادرست یا ناشی از صرف زمان محدود برای بررسی راه حل ها است و یا به دلیل نداشتن معیارهای مناسب برای سنجش راه کارها.
3. تمرکز بیش از اندازه روی آمار و علم: اطلاعات علمی و آماری برای حل مسئله بنیادی و ضروری اند. اما تا جایی می توان روی آن ها تکیه کرد که خلاقیت و ایده پردازی را زیر سوال نبرند.

چند تکنیک راهبردی برای کمک به مدیریت حل مسئله

تعدادی تکنیک مفید وجود دارد که در تمامی گام های حل مسئله می توان از آن ها بهره برد و بر کیفیت تصمیم گیری اثر مثبت گذاشت. این موارد به شرح زیر است:

توجه به خلاقیت

در عصری هستیم که فناوری و فضای کسب و کار با سرعت عجیبی در حال تغییر است. سیستم های سنتی و روش های قدیمی حل مسئله، هر چند ممکن است هنوز کاربردی باشند اما قطعا کیفیت و مطلوبیت روش های منطبق بر فناوری و شرایط نوین را ندارند. لذا هرگز نباید از ایده پردازی صرف نظر نمود.

مثبت اندیشی و کنترل هیجانات

آن چه در تمامی مراحلِ حل مسئله حائز اهمیت است کنترل هیجانات مثبت و منفی است. ضروری است در زمان حل مسئله امید و نگرش مثبت را تقویت کرد. چرا که زمانی که مسئله ای به وجود می آید حتما راه های زیادی برای حل آن نیز پیدا می شود. پس داشتن یاس و انرژی منفی بی دلیل است و مایه انتخاب های اشتباه بعدی خواهد بود.

پذیرش اشتباهات و ناامید نشدن

اگر اشتباهی رخ داده است و مسئله ای به وجود آمده، باید آن را بپذیریم و هرگز تا پایانِ راه ناامید نشویم. چرا که در نهایت با تلاش و تمرکز راه حل درست را انتخاب خواهیم کرد. اشتباهات نیز معمولا برای همه افراد رخ می دهند و با پذیرش و درس گرفتن از آن ها می توانیم به راهمان ادامه دهیم، در غیر این صورت از ادامه مسیر جا خواهیم ماند.

ترس را رها کنیم

ترس یکی از عواملی است که ما را از رسیدن به نتیجه و انتخاب روش مناسب برای حل مسئله دور می کند. ترس ناشی از تفکر منفی نسبت به شکست و بدبینی است. ایمان داشته باشید و اقدام کنید.

نقشه شکست

برای رهایی از ترس و افکار منفی برای خود یک نقشه شکست آماده کنید. اصطلاحا به این نقشه Plan B گفته می شود و کاربرد آن این است که اگر نقشه اول و اصلی یا Plan A به نتیجه مطلوب نرسید، به سراغ نقشه دوم برویم. لذا ترسی از شکست در نقشه اول نداریم چرا که روشی جایگزین و مطمئن از پیش انتخاب کرده ایم.

یادگیری، مشورت، پرسشگری

ما برای حل تمامی مسائل خبره و کارشناس نیستیم و در این راستا نیاز به یادگیری و مشورت گرفتن از متخصصان داریم. باید در مواقع لازم به منظور یادگیری پرسشگری کنیم و از نظر کارشناسان بهره ببریم.

 داشتن الگو

گاهی در نظر داشتن یک الگوی موفق می تواند در حل مسئله و رسیدن به نتایج مورد نظر به ما کمک کند. 

مسئولیت پذیری، تعهد، صبر

وقتی راه حلی را انتخاب می کنیم تا انتها آن را ادامه دهیم و با تعهد پیش برویم. اواسط کار ناامید و بدبین نشویم و با صبر و حوصله به راهمان ادامه دهیم.

کمک کرفتن از دیگران

در بسیاری از موارد نمی توان همه امور را فردی به انجام رساند. لذا برای رسیدن به نتیجه مطلوب باید از این دیدگاه آرمانی که شخصا از پس همه امور بر می آییم دست برداریم. این امر ممکن است ناشی از غرور هم باشد که در نهایت صدمه زننده و خطرناک است. پس اگر توانایی انجام همه کارها را نداریم و تخصص لازم در زمینه ای نداریم، بهتر است با کمک و مشاوره افراد توانمند جلوی شکست و ضرر را بگیریم.

اهداف کوتاه مدت

باید اهداف کوتاه مدت را جایگزینِ اهداف بلند مدت کنیم. در این حالت نتایج هر مرحله را به وضوح مشاهده می کنیم و با کنترل و هدایت مسیر می توانیم جلوی کج روی را بگیریم. 

واقع گرایی و نه آرمان گرایی

خلاقیت، ایده پردازی و مثبت نگری را با آرمان گرایی اشتباه نگیریم. گاهی برای داشتنِ خلاقیت و مثبت اندیشی وارد فضای آرمانی و رویایی می شویم. این امر در مواجهه با مواردی که نیاز به مدیریت حل مسئله به صورت جدی دارند بسیار آسیب رسان است. بنابراین نباید از واقعیت دور شویم. در پایان ذکر این نکته واجب است که مدیریت حل مسئله یک مهارت اساسی است. مهارتی که در طول زندگی و در هر زمینه ای به دردمان می خورد. پس برای رسیدن به موفقیت باید فنون و راهکارهای حل مسئله را به یاد داشته باشیم. با خلاقیت و آرامش به مسئله نگاه کنیم و به دور از ترس و عجله بهترین راه حل را انتخاب کنیم.