تا به حال فکر کرده‌اید که استودیو‌های طراحی انیمیشن از چه روشی‌ برای تسهیل همکاری و مشارکت افراد روی پروژه‌های برجسته خود استفاده می‌کنند؟ جای دوری نروید! در این مطالعهٔ موردی ما با بچه‌های استودیو هورخش صحبت کردیم تا نظرشون رو در رابطه با استفاده از نرم افزار تسکولو به عنوان یک ابزار مدیریت پروژه بپرسیم.

مدیریت پروژهٔ تولید فیلم و انیمیشن

استودیو هورخش

استودیو هورخش در سال ۲۰۰۵ تاسیس شد و کارش رو با ساختن انیمیشن‌های تجربی با استفاده از تکنیک و محتوای خاص شروع کرد. بعد از مدت کوتاهی‌، هورخش تبدیل به یکی‌ از استودیو‌های مطرح در زمینهٔ انیمیشن 2D CG در خاور میانه گردید. تولیدات هورخش تا به حال موفق به دریافت جوایز متعددی از جشنواره‌های بین‌المللی مختلف، از جمله Asifa (جامعهٔ بین‌المللی فیلم متحرک)، فستیوال فیلم Annecy و فستیوال انیمیشن Glas شده است. اولین فیلم بلند آنها، آخرین داستان (The Last Fiction)، اخیرا در بازار فیلم جشنواره کن ۲۰۱۶ معرفی شد. ساخت فیلم انیمیشن نیازمند بهره‌مندی از قوهٔ خلاقیت و نوآوری بالایی‌ست. ولی‌ در کنار اینها، برنامه‌ریزی و سازماندهی نیز از ملزومات انجام یک پروژه‌‌ موفق است. در صنعت انیمیشنِ امروزی، پایبند بودن به سررسیدهای کاری بسیار حیاتی می‌باشد و به همین منظور تقریبا تمامی استودیو‌های انیمیشن به دنبال راه حلی هستند تا اطمینان حاصل کنند که مراحل ساخت محصول به سرعت و مطابق برنامه پیش می‌رود.

در تولید انیمیشن، از یک محصولِ تبلیغاتیِ کوتاه برای رسانه های تصویری گرفته تا یک فیلم بلند سینمایی، انیماتور‌ها با حجم زیادی از داده، عکس، سکانس و غیره روبرو هستند. طبیعتاً سازماندهی این حجم از اطلاعات و مدیریت آنها کار آسونی نیست و نیازمند صرف زمان زیادی‌ست. در این بین اولویت بندی کارها می‌تونه وقت زیادی بگیره و باعث دردسر زیادی برای مدیر پروژه بشه.

معمولا افراد زیادی در مراحل مختلف ساخت یک انیمیشن مشارکت دارند و همین موضوع، کار را برای مدیران پروژه که سعی‌ دارند مسئولیتهای افراد را به‌طور مشخص تعریف کنند تا بهره‌وری و سرعت عمل زیاد شود با مشکل روبه‌رو می‌کند.

یک تعادل درست بین سادگی‌ و انعطاف پذیری

انتخاب پلتفرم مدیریت پروژه که مناسب تیم شما باشد کار آسانی نیست،به خصوص وقتی که اعضای تیم افراد خلاقی هم باشند. این افراد سختگیری‌های خاص خود را هنگام انجام پروژه دارند، برای مثال آنها به میزان بیشتری به طراحی اهمیت می‌دهند. طبیعتاً موضوع مدیریت پروژه تا حدی برای ذهن این افراد خلاق خسته‌کننده است و احتمالا آنها ترجیح می‌دهند از ابزاری استفاده کنند که از قابلیتهای تصویری بیشتری نسبت به نوشتاری برخوردار باشد.

بیشتر ابزارهای مدیریت پروژه یا بسیار ساده هستند که برای مدیریت تیم‌های کوچک مناسبند و یا پیچیدگی‌های خاص خود را دارند. ما به یک ابزارKanban احتیاج داشتیم که از رابط کاربری خوبی برخوردار باشه، انعطاف پذیر باشه، قابلیت‌های دیداری داشته باشه و مهمتر از همه برای مدیریت تیمها با سایز متوسط تا بزرگ مناسب باشه. ما همهٔ این مشخصات رو در نرم افزار  تسکولو پیدا کردیم!

مدیریت تولید فیلم به عنوان یک پروژه

در استودیو هورخش برای هر انیمیشن، یک پروژهٔ جداگانه تعریف می‌شود. این کار از پراکندگی کارها جلوگیری می‌کند و باعث می‌شود  پیگیری روند انجام یک کار راحتتر شود. تنها استثناء از این موضوع مربوط به بزرگترین پروژهٔ هورخش می‌شود : آخرین داستان (The Last Fiction).

مراحل ساخت یک فیلم بلند انیمیشن به این بزرگی‌ را نمی‌شد در قالب فقط ۱ پروژه تعریف کرد. به عنوان مثال، یکی‌ از ۳ پروژه که به عنوان زیرمجموعه از پروژهٔ اصلیِ آخرین داستان تعریف شدند، نزدیک به ۸۰ عضو داره که در کل مسئول انجام ۳۰۰۰ کار مختلف هستند.

برای ساخت انیمیشن آخرین داستان، ۳ پروژهٔ جداگانه تعریف شد: پیش‌تولید، تولید و پس از تولید.

مراحل تولید فیلم:

پیش‌زمینه، متحرک‌سازی، رنگ‌آمیزی، نور و سایه‌ها‌، جلوه‌های ویژه‌ ۲ بعدی، VFX و ۳ بعدی و کامپوزیت بعضی‌ از مهمترین مراحل تولید یک فیلم انیمیشن هستند. معمولا تیمهای مختلفی‌ روی هر کدام از این مراحل کار می‌کنند و روند و سرعت کار برای هر مرحله متفاوت است. برای جدا کردن وظایف مربوط به هر مرحله و همچنین دادن آزادی عمل بیشتر به افراد هر تیم، به هریک از مراحل ساخت یک صفحهٔ جداگانه اختصاص داده شده است.

صحنه‌ها و جلوه‌های تصویری

همانطور که گفتیم، مراحل مختلف تولید فیلم، هر یک روند متفاوتی دارند ولی‌ مشکلی نیست. خبر خوب اینکه هر کدام از تیمها می‌توانند چیدمان صفحهٔ مربوط به وظایف خودشان را در تسکولو، متناسب با روند انجام وظایفشون انجام دهند.

به عنوان مثال، تیم مسئول کامپوزیت، لیستی از سکانسهای فیلم می‌سازند، درحالی‌که تیم VFX لیست وظایف رو بر اساس روند کار دسته‌بندی می‌کنن. حتا بعضی‌ از تیمها لیست مربوط به خود را بر اساس تک تک افراد تیم دسته‌بندی می‌کنند.

کات و شات

برای تیم کامپوزیت، ساده‌ترین وظیفه شامل کات کردن می باشد. بنابراین هر کات(نما) به عنوان یه کار توی لیست مربوطه تعریف و سپس به یکی‌ از افراد تیم محول می‌شود. اضافه کردن برچسبها (رنگ و تَگ) به یک کار می‌تواند در دسته‌بندی و تسهیل روند انجام پروژه کمک کند. به عنوان مثال، اضافه کردن برچسب آبی به یک کار می‌تواند به این معنی‌ باشد که کار احتیاج به سینک صدا با تصویر دارد و یا برچسب نارنجی به معنی تصحیح رنگ تعریف شده و به کار افزوده شود. با استفاده از این کد‌ها و افزودن آنها به هر کار، احتیاجی‌ به توضیح بیشتر نیست.

با دید باز نگاه کنید و سپس زوم کنید!

اسپرینتها به شما کمک می‌کنند کار بیشتری را در زمان کوتاهتری انجام دهید. درحالی‌که یک برنامهٔ کلی‌ برای پروژه وجود دارد که شامل سررسیدها برای ساختن هر سکانس هستند، هر کدام از تیمها یک اسپرینت ۳۰ روزه هم دارند. در ابتدای هر ماه، تیم مدیریت کارهایی را که حتما باید در بازهٔ ۳۰ روزِ آینده انجام شود را به همراه  سررسیدها مشخص می‌کنند. به این ترتیب افراد تیم یک برنامهٔ کوتاه مدت را با در نظر داشتن هدف اصلی‌ و بزرگتر پیش رو خواهند داشت.

کنترل سطوح دسترسی

اعمال سطوح دسترسی همیشه به‌خاطر امنیت و یا مخفی‌ نگاه داشتن بخشهایی از پروژه از دید افراد تیم نیست. گاهی اوقات وقتی‌ ابعاد  پروژه خیلی‌ بزرگ است و افراد زیادی در انجام آن مشارکت دارند، بهتر است برای جلوگیری از هجوم اطلاعات اضافه، از سازوکار اعمال سطوح دسترسی‌ استفاده شود تا توجه افراد فقط روی موضوعات مرتبط با آنها متمرکز شود. بنابراین، استودیو هورخش با داشتن صدها لیست، چندین هزار کار و ده‌ها عضو فعال فقط برای یک پروژه، از قابلیت سطوح دسترسی استفاده می‌کند.

برای مثال، در پروژهٔ آخرین داستان، ۵ نفر ادمین وجود دارند که به همهٔ بخش‌های کل پروژه دسترسی دارند. همچنین قسمتهای مختلف پروژه هم ناظر مخصوص خود را دارد و این ناظرین نیز به جزئیات بخش تحت نظارت خود دسترسی کامل دارند و به همین ترتیب اعضای یک تیم فقط به لیستهای تعریف شده برای آنها دسترسی دارند.

ایجاد یک فضای همکاری مشترک

چیزی حدود ۱۰ سال از زمان شروع به کار استودیو هورخش می‌گذرد. با افزایش ابعاد تیم و تعداد پروژه‌ها در طول این سالها، مدیران هورخش ابزارهای مدیریت پروژهٔ مختلفی‌ را امتحان کرده‌اند.

انیماتور‌ها عاشق هنر و تخیل هستند. آنها همیشه با تصویر سروکار دارند. اگر می‌خواهید از ابزار مدیریت پروژه‌ای که استفاده می‌کنند راضی‌ باشند، باید آن را با دقت انتخاب کنید و برای استودیو هورخش، تسکولو انتخاب درستی‌ بود.

در حالیکه تسکولو به مدیران و ناظرین پروژه کمک کرده تا روند کاریِ انعطاف پذیر و مشخصی‌ داشته باشند، به تک‌تک افراد تیم هم کمک می‌کند تا خیلی‌ راحت‌تر و موثرتر با هم‌تیمی‌های خود همکاری کنند.

از زمانی که ما شروع به استفاده از تسکولو کردیم، میزان اشتباهات و خطاهایی که ممکنِ بر اساس سوء تفاهم پیش بیاد به طور قابل توجهی‌ کم شده. ما اولین فیلم بلندمون رو به کمک تسکولو ساختیم و با اطمینان می‌تونیم بگیم که آخریش هم نخواهد بود.

به کمک تسکولو مدیران پروژه خیلی‌ راحتتر می‌توانند کارها را مدیریت کرده و آنها را به افراد تیم محول کنند. تسکولو کمک می‌کند تا ارتباط بین افراد تیم و مدیر پروژه موثرتر باشد تا تیم هورخش با سرعتی‌ بیش از گذشته پروژه‌های برجسته خود را به سرانجام برساند.