شرح وظیفه چیست و چگونه برای یک فرد شرح وظایف بنویسیم؟

تفاوتی ندارد که یک مدیر باشید یا یک کارمند، شرح وظیفه کامل و صحیح می‌تواند چشم‌انداز روشنی از نقش هر فرد در سازمان، صلاحیت‌ها و مهارت‌هایش و البته مسئولیت و فعالیت‌ها ایجاد کند.

به‌این‌ترتیب مدیر می‌تواند تصمیم بگیرد که چه کسی با معیارها و شرح وظایف هماهنگ است، و فرد مناسب‌تری را برای یک شغل یا بخش خاصی انتخاب کند. و البته کارمندان هم به‌خوبی با مسئولیت‌های تعیین‌شده و حدود و خطوط اثرگذاری‌شان آشنا می‌شوند و می‌توانند با یک برنامه‌ریزی دقیق برای رسیدن به اهداف کلی شرکت تلاش کنند.

در این مطلب ابتدا به بررسی شرح وظیفه و تعریف‌های آن پرداختیم و بعد از آن در رابطه با نقش شرح وظیفه دقیق و تأثیرش در استخدام نیروی جدید و تقسیم‌کار صحبت کردیم. در پایان هم با بررسی اجمالی مزایا و معایب شرح وظایف سعی کردیم موضوع را کاملاً از تمام جوانب بررسی کنیم. با این مطلب تیم تسکولو همراه باشید.

شرح وظایف شغلی چیست؟

شرح وظیفه شغلی درواقع سندی است که در آن شرح مسئولیت‌ها و فعالیت‌های فرد متقاضی شغلی خاص نوشته می‌شود. این سند معمولاً با کمک بخش مدیریت یک دپارتمان و همچنین واحد منابع انسانی با توجه به نیازها و رویکردهای شغل تنظیم می‌شود. 

شرح وظایف نقش مهمی در استخدام کارمند جدید دارد. چراکه کمک می‌کند تا متقاضیان توانایی و برنامه‌هایشان را با یک متر و معیار مشخص و استاندارد بسنجند. از طرف دیگر طرح وظایف شغلی می‌تواند نشان‌دهنده‌ی جایگاه تعریف‌شده‌ی یک نقش در سازمان و انطباق آن با نیاز شرکت باشد. 

مثلاً اگر شما مدیر یک استارتاپ نوپا باشید، برای شروع کارتان شاید نیاز به یک کارشناس خلق محتوا یا استراتژیست محتوا داشته باشید تا صرفا کمی از حال و هوای استارتاپتان را در شبکه‌های اجتماعی با دیگران به اشتراک بگذارید. چراکه هنوز به مرحله‌ی برندسازی ویژه و درآمدزایی خاصی نرسیده‌اید.

اما اگر در همین مرحله اشتباه کنید و به‌جای شرح وظایف شغلی یک تیم محتوا از یک کارشناس ارشد دیجیتال مارکتینگ دعوت کنید، چه اتفاقی می‌افتد؟ ممکن است مجبور شوید بیشتر از برآورد بودجه برای برندسازی‌ای که تازه در آن مرحله نیازی به آن ندارید، هزینه کنید. 

شرح وظیفه شغلی همچنین می‌تواند به شکل مستقیم به استخدام درست کمک کند. و از اتلاف وقت واحد منابع انسانی جلوگیری کند. به‌طور متوسط در آمریکا سالانه 185000 دانشجوی mba فارغ‌التحصیل می‌شوند که هرکدام در حدود 100 ساعت میانگین برای آمادگی شرکت در مصاحبه و البته مصاحبه‌های مختلف وقت صرف می‌کنند.

چرا باید در استخدام نیروی جدید به شرح وظایف شغلی شفاف اهمیت بدهیم؟

• شرح وظایف شغلی درواقع گام اول تقسیم‌کار در هر کسب‌وکاری است. با شرح وظیفه هر فردی می‌داند بر اساس کدام مسئولیت برای رسیدن به چه هدفی و در چه جایگاهی باید تلاش کند تا سیستم بتواند درنهایت به اهدافش برسد.
• سازمان می‌تواند بر اساس نقش‌های تعیین‌شده و شیوه‌ی تقسیم‌کار به ارزیابی عملکرد کارکنان بپردازد و بر اساس نتایج به‌دست‌آمده برنامه‌های جدیدی را برای رشد و توسعه‌ی سیستم و کارمندان تدوین کند. 
• باوجود جزییات نوشته‌شده در شرح وظایف، تطبیق دانش متقاضی با نقش راحت‌تر است و به همین ترتیب می‌توان روی بندهای مختلف قرارداد ازجمله تعهد کارمند به انجام امور مختلف، حقوق درخواستی و بندهای الزام‌آور قرارداد کنترل بیشتری داشت. 
• شرح وظایف شغلی می‌تواند درروند مصاحبه، تدوین سوالات مختلف، مراحل پذیرش کارمندان و ....نقش مهمی داشته باشد و همان‌طور که قبلاً اشاره شد از اتلاف وقت و هزینه جلوگیری کند. 

حالا چگونه برای یک فرد شرح وظیفه بنویسیم؟ 

نوشتن شرح وظایف شغلی ازنظر دوروتی والتون کارشناس بین‌المللی امور استعدادها یکی از مهم‌ترین کارهای هر سازمانی است، که البته به خاطر اصرار سازمان‌ها در پیروی از دستورالعمل‌های کهنه و قدیمی، معمولاً نتایج مطلوبی را به همراه ندارد.

بسیاری از شرکت‌های به‌جای توجه و دقت به آنچه واقعا به آن نیاز دارند، تنها با کپی کردن شرح وظایف ساده از  شرکت‌های مشابه و استفاده از چارچوب‌های کلاسیک معمولا وقتشان را هدر می‌دهند و فرصت استفاده از نیروی کارآمد و مستعد را از خودشان می‌گیرند.

والتون برای جلوگیری از چنین اتفاقی چند توصیه اساسی دارد که ضمن بررسی چگونگی نوشتن شرح وظایف به آن‌ها شاره می‌کنیم:

چگونگی نگارش شرح وظایف:

1. منحنی s: برای استخدام فرد جدید و شرح وظایف از  یک منحنی s کمک بگیرید. خوب است که نگاهتان برای تعریف شرح وظایف و به دنبالش استخدام کارمند جدید نگاهی به آینده هم باشد؛ نه صرفا چیزی که همین حالا به آن احتیاج دارید.  والتون می‌گوید با این رویکرد بهتر است همیشه افرادی را که تجربه‌ی کافی (نه لزوما عالی) دارند، استخدام کنید. و در کنارش دقت کنید که فرد با استعداد و مشتاق پیشرفت و یادگیری باشد. چنین فردی قطعا بیشتر تلاش می‌کند تا کسب‌وکار شمارا توسعه بدهد تا فردی که صرفا با یک کوه تجربه آمده دیگر نیازی به رشد و پیشرفت در خودش احساس نمی‌کند. 

البته گاهی برای جلوگیری از  یک سیل بزرگ لازم است که خیلی فوری از یک مهندس سدسازی کمک بگیرید و نمی‌توانید منتظر یادگیری اصول مهندسی توسط یک جوان تازه‌کار باشید. درواقع یکی از دلایلی که نوشتن شرح وظیفه شغلی را مهم‌تر می‌کند، شناخت همین نیاز فوری است. با تجزیه ‌و تحلیل نقش و جایگاهش در کسب‌وکار باید متوجه بشوید که زمان کافی برای استخدام یک فرد کم تجربه اما مشتاق و بااستعداد دارید یا اینکه باید خیلی سریع به فکر استخدام نیرویی کارآمد و همه‌فن‌حریف باشید؟

2. نگاهی به جایگاه شغل: یکی از  بخش‌های مهم  تعریف وظایف شغلی تجزیه‌وتحلیل و نقش است. بر این اساس شما باید مشخص کنید که:

• آیا می‌خواهید کارمند جدید مهارت‌ها و توانایی‌های بیشتری داشته باشد؟ برای تصدی این شغل حداقل و حداکثر مدرک تحصیلی یا توانایی و مهارت موردنیاز چیست؟ لازم است که کارمند جدید گواهینامه‌ی معتبری جز تحصیلات دانشگاهی همراه داشته باشد؟
• ازنظر شخصیتی به فردی مستقل‌تر و مصمم‌تر در اجرای تصمیمات نیاز دارید؟ (بازتعریف و نگاهی دقیق به ویژگی‌های اخلاقی با توجه به جایگاه نقش)
• آیا کارمند جدید برای تصدی این مسئولیت باید ویژگی‌های جسمانی خاصی داشته باشد؟ معیار دقیق سنجش این ویژگی‌های جسمانی چیست؟

والتون اینجا هم دستورالعمل دقیق‌تری برای استخدام کارمند جدید ارائه می‌کند او می‌گوید: « درصورتی‌که می‌خواهید یک فرد برای بخش کوچکی از سازمانی بزرگ استخدام کنید، به چشم‌انداز سازمان بزرگ‌تر هم دقت داشته باشید» چطور؟ 

به‌عبارت‌دیگر شما باید با تجزیه‌وتحلیل کارمندان فعلی مشغول در آن نقش در رابطه با اثرگذاری آن‌ها بر روند توسعه کسب‌وکار بزرگ‌تر اطلاعات کسب کنید. از کارمندان بپرسید:

• استانداردهای مهارتی، تحصیلی و یا جسمانی شرکت چه نقشی در پیشبرد اهداف و وظایف داشته است؟ (آیا واقعا مهم هستند؟)
• شرح وظایف سازمانی آن‌ها تا چه حد مطابق با وظایف انجام‌شده است؟ آیا آن‌ها برای پیشبرد اهداف سازمان وظیفه‌ی تعریف‌نشده‌ی جدیدی را انجام دادند؟ به خاطر کمبود وقت یا عدم نیاز وظیفه‌ی خاصی را بایگانی کردند؟ (فهرست نیازهای اصلی شغل)
• چالشی در مسیر شغلی‌شان بوده است که به‌راحتی حل‌شده باشد؟ موفقیت در این چالش با چه ابزاری سنجیده شده است؟ از کدام بخش‌ها کمک گرفتند؟ این موفقیت بر مبنای کدام مهارت در دسترس قرارگرفته است؟

پاسخ به هریک از این سوال‌ها کمکتان می‌کند تا به جایگاه و اهمیت شغل و وظیفه شغلی پی ببرید. درنتیجه شاید متوجه بشوید برای شغل موردنظر اصلاً نیاز به استخدام کارمند جدید نیست. و باید برای جایگاه شغلی دیگری با تعریفی دیگر کارمند جدید استخدام کنید. 

3. دامنه‌ی فعالیت‌های اصلی شغل و نقش را مشخص کنید: روند انجام کارها در هر کسب‌وکاری مثل یک دومینوی بزرگ است. اما این شما هستید که باید مشخص کنید کدام مهره‌ی دومینو واقعا باید درروند اجرایی حضورداشته باشد، و در صورت حذف کدام مهره، اتفاق خاصی نمی‌افتد و سیستم به فعالیتش ادامه می‌دهد.

پیدا کردن این مهره‌ها بخشی از روند نگارش شرح وظایف شغلی و استخدام کارمند جدید است. بنابراین:

• دقت کنید که در صورت انجام نشدن کدام وظایف ممکن است به روند کسب‌وکار ضربه وارد شود، این بخش‌های را به شکل الزام‌آور در قرارداد قید کنید. 
• کدام وظایف باید به شکل مرتب و روتین تکرار شوند؟ گزارش هفتگی یا سرکشی مرتب به انبارها؟ این تکرارها باید در چه فاصله‌های زمانی‌ای انجام بشوند؟ 
• چنانچه وظیفه‌ای به‌درستی انجام نشد، چه عواقبی در انتظار کسب‌وکار و کارمند یا گروه جدید است؟ (اگر شغل حساسی را واگذار می‌کنید دقت داشته باشید که حتماً سطح خسارت و عواقب احتمالی مثل پاسخگویی به مدیران بالادست، کسر از حقوق و... را ذکر کنید تا بعد بتوانید در هنگام نوشتن قرارداد هم با دقت بیشتری به این بندها نظارت داشته باشید.)
• سطح واگذاری مسئولیت‌ها در صورت تاخیر در انجام کار یا غیبت کارمند جدید را مشخص کنید. مثلا اگر کارمند جدید نتوانست به‌موقع در محل کار حاضر بشود، یا پروژه را در زمان مقرر تحویل بدهد، چه کسی باید جایگزین او بشود؟ 

بیشتر بخوانید: از شرح وظایف تا تقسیم وظیفه در یک تیم

یک شرح وظیفه استاندارد چه چارچوبی باید داشته باشد؟

شرح وظیفه شغلی باید به‌طور کامل و با جزییات شغل موردنظر را توصیف و ویژگی‌ها و جایگاه آن نقش در کسب‌وکار را توضیح بدهد. اما دقت کنید که شرح وظیفه شغلی باید در همان ابتدا خلاصه و مفید مباحث اصلی را توضیح بدهد.(مثل عنوان شغل، ساعت کاری و دستمزد) چرا که معمولا بر اساس آمارها خواننده‌ها به‌طور میانگین تنها 14 ثانیه را برای مطالعه کلی وظایف شغلی صرف می‌کنند. و در صورت پیدا کردن نقاط مثبت به سراغ مطالب وبخش‌های دیگر می‌روند.

• عنوان شغل: نام و ردیف شغل را بر اساس طبقه‌بندی وزارت کار بنویسید.
• میزان دستمزد-گروه شغلی و چگونگی جبران خسارت: بر اساس بندها بخش‌هایی که قبلا گفتیم بازه‌ی حداقل و حداکثر حقوق را مشخص کنید.  نوع جبران خسارت در صورت بروز و سطح کسر از حقوق را هم در همین بخش بنویسید. شاید خوب باشد که بدانید 61 درصد متقاضیان شغلی در همان ابتدا به سراغ بررسی سطح دستمزد و ارتباط با آن با سختی کار می‌روند. چرا که این روزها تامین مخارج خانواده تقریبا اولویت بیشتر افراد است و ترجیح می‌دهند به‌جای توجه به سایر موارد مثل روحیه‌ی و فرهنگ حاکم بر سازمان یا علاقه به شغل به موارد مهمتری مثل دستمزد و مزایا توجه کنند.

• مدیر بالادستی: برای روشن‌تر شدن ماجرا مواردی مثل مدیر بالادستی کارمند، فردی که کارمند باید به او گزارش بدهد، افراد و بخش‌های زیرمجموعه نقش که باید به کارمند جدید گزارش بدهند، خط‌مشی شرکت و... بهتر است در شرح وظایف شغلی گنجانده شود.
• اهداف شغل: از کارمند چه توقعاتی دارید؟ او در این نقش باید به چه اهدافی برسد و به سیستم برای رسیدن به کدام اهداف کمک کند؟
• شرح وظایف: وظایف نقش را ذکر کنید. موارد ضروری، بازه‌های زمانی گزارش دادن، روند انجام کارها و... در این بخش به‌تفصیل بیان می‌شوند. 
• شرایط احراز نقش: ویژگی‌های شخصیتی، سوابق تحصیلی، مهارت‌ها و سابقه‌های اجرایی مورد انتظار کارمند را در این بخش بنویسید.
• موقعیت شغل: محدوده‌ی شرکت، دورکاری یا ساعت‌های سفر کاری، آلودگی‌های صوتی یا شیمیایی محل کار و...را یادداشت کنید. اگر کار و سیستم کسب‌وکار به شکل نوبتی و چرخشی است زمان‌های کار و استراحت را به شکل کامل شرح دهید. 
• اطلاعات نهایی: بخشی برای امضا، تاریخ تنظیم اسناد، تاریخ قراردادها را در بخش پایانی بنویسید. برای آشنایی بیشتر بهتر است که در بخش انتهایی شرح وظیفه در رابطه با دورنمای محیط کسب‌وکار و نمای کلی شرکت صحبت کنید. چرا که تنها 23 درصد از داوطلبان تمایلی به خواندن جزییات بیشتر در رابطه با شرکت دارند. از طرف دیگر بر اساس آمار 28 درصد داوطلبان دوست دارند در رابطه با فهنگ حاکم بر کسب و کار و... بدانند، بنابراین خیلی بهتر است که این اطلاعات را در بخش پایانی شرح وظیفه بنویسید.

آیا نداشتن برنامه تقسیم‌کار و شرح وظیفه هنگام استخدام نیروی جدید می‌تواند مفید باشد؟

باورش سخت است اما به اعتقاد وایوک باپت رییس استراتژی و ارتباطات در SAP نوشتن شرح وظیفه دقیق هنگام استخدام نیروی جدید چندان هم مفید نیست.

او اعتقاد دارد در دنیایی که تقریبا همه‌چیز از لیست آهنگ‌های رادیویی تا نوع غذا و.. شخصی‌سازی‌شده است. اصرار به استفاده از یک برنامه‌ی جامع و از پیش تعیین‌شده به نام شرح وظایف شغلی می‌تواند در کار کارمندان اختلال ایجاد کند. 

او فکر می‌کند شرح وظیفه باعث می‌شود تا:

1. افراد در چهارچوب خاصی بمانند: بگذارید کارمان را با یک مثال ساده شروع کنیم. فرض کنید در شرکت شما فردی به‌عنوان کارمند بخش طراحی وجود دارد. وظایف این شخص کاملاً روشن است. اما اگر بدانید که او روحیه‌ی تیمی، قدرت رهبری و البته توانایی آموزشی بالایی دارد، چه می‌کنید؟ 
   در شرکتی که صرفاً مبنا و تأکید بر روی انجام شرح وظایف باشد چنین فردی دائم در همان جایگاه خود می‌ماند اما اگر مدیران کارمندان را به بلندپروازی و حرکت خارج از چارچوب تشویق کنند، توانایی‌های کارمند بخش طراحی دیده می‌شود. فعالیت‌های جانبی او مثل آموزش و راهنمایی کارمندان جدید باارزش است و بعد از مدتی می‌توان برای او نقشی تازه مثل مسئول آموزش دپارتمان طراحی تعریف کرد. ضمن اینکه 73درصد از متخصصان استعدادیابی معتقدند استخدام داخلی در شرکت‌ها و واگذاری نقش‌های جدید به نیروهای شرکت باعث کاهش هزینه و سوددهی بیشتر می‌شود. 
2. ایده پردازان بزرگ فرار می‌کنند: همه‌ی ما می‌دانیم که افراد خلاق از چارچوب‌های تحمیلی، فراری هستند. اصرار مداوم گروه شما به پایبندی به شرح وظایف تعریف‌شده باعث می‌شود که افراد خلاق از ادامه‌ی کار، طراحی و خلق ایده‌ای جدید، ساخت روندهای تازه برای پیشبرد بهتر کسب‌وکار و... ناامید شوند و البته مطمئن باشید چنین فردی در دنیای امروز بی‌کار نمی‌ماند و شرکت‌های با شرح وظایف شناور با آغوش باز از او استقبال می‌کنند.
3. درجا زدن سیستم: دوروتی والتون که در بخش قبل به او اشاره کردیم می‌گوید که بسیاری از دستورالعمل‌ها در رابطه با تعریف شرح وظیفه و استخدام کارمند جدید از حدود 25 سال قبل بدون تغییر باقی ماندند. این موضوع باعث می‌شود که گروه شما هر قدر هم که خلاق باشد، بعد از مدتی انعطافش را از دست بدهد. بسیاری از مدیران عادت کردند به‌جای به‌روزآوری سیستم تنها هرسال کارها را مثل قبل تقسیم کنند. تعریف نکردن نقش جدید و عدم‌تغییر در شرح وظایف باعث می‌شود شما با استخدام یک کارمند جدید و سیستم کسب‌وکار را چاق‌تر کنید اما خبری از کارآمدی نباشد. درحالی‌که با به‌روزآوری سیستم و تعریف شرح وظایف می‌توانید شاخ و برگ‌های اضافی را هرس کنید، با توجه به نیاز ردیف شغلی جدید تعریف و به استخدام کارمند جدید باشید.