معرفی همکار جدید | رمز و رازهای خوشامدگویی و آنبوردینگ

شاید تصور کنید فرآیند ورود یک چهره‌ی تازه به سازمان‌ها و شرکت‌ها، با سپری شدن مراحل استخدام، مصاحبه و انتخاب همکار جدید به پایان می‌رسد، اما باید بگوییم این‌طور نیست! ورود کارمند جدید پایان ماجرا نیست و حتی می‌تواند تازه شروع ماجرا باشد. آنبوردینگ همکار جدید یا معرفی همکار جدید اگر مهم‌ترین نباشد، می‌تواند یکی از مهم‌ترین مراحل ورود یک چهره‌ي تازه به سازمان یا شرکت باشد. 

تحقیقات نشان می‌دهند جایگاه کارمند در شش ماه اول کاری لق است؛ یعنی احتمال ترک کردن در این بازه‌ی زمان بالاست. چرا؟ چون فرآیند اضافه کردن یک نیروی تازه بدون آنبوردینگ ناقص است و ممکن است کارمند نتواند عضوی از بدنه‌ی سازمان شود، چرا‌که تصور درستی از چرخه و عملکرد این فضا ندارد. 

بنابراین در معرفی نیروی جدید ، یک مرحله‌ی حیاتی به نام آنبوردینگ یا همسوسازی وجود دارد. مرحله‌ای که قبلاً موردغفلت مدیران بود ولی اخیراً توجهات به سمت آن سرازیر شده است. 

تسکولو در این مطلب به آنبوردینگ و معرفی نیروی جدید پرداخته و پرده از رازهای موفقیت در این مرحله برداشته است. 

آنبوردینگ Onboarding چیست؟ 

فرض کنید یک عضو جدید برای اولین بار وارد خانواده‌تان می‌شود؛ واکنش شما چیست؟ بله مسلماً در جلسه‌ی اول اعضای خانواده را معرفی می‌کنید، بعد به سراغ حرف زدن از آداب و رسوم و عادت‌های خانواده می‌روید و سعی می‌کنید عضو جدید را با فضا و جو حاکم بر خانواده آشنا کنید. 

آنبوردینگ، همسوسازی، هم‌راستاسازی و یا پذیرش سازمانی، در واقع مرحله‌ی پیوند عضو جدید به کل سازمان است. ماه‌های اول کاری اهمیت زیادی در تطبیق و موثر واقع شدن عضو جدید در راستای اهداف سازمان دارند. طبق تحقیقات، ۸۶ درصد کارمندان تازه‌وارد در شش ماه اول کاری، به دنبال آنالیز فضای جدید و تصمیم‌گیری برای ادامه و یا قطع همکاری با محیط جدید هستند؛ هم‌چنین ۶۹ درصد این کارمندان در صورت تجربه‌ی فضای خوب و ساختاری منسجم، تمایل دارند بیشتر از ۳ سال در سازمان بمانند و ۳۱ درصد آن‌ها تصمیم می‌گیرند فضای جدید را ترک کنند تا محیط مناسب‌تری پیدا کنند. 

بنابراین فرآیند آنبوردینگ یا همسوسازی در واقع به معنای فرآیند معرفی نیروی جدید ، کمک به آشنایی عضو جدید با اهداف و خط مشی‌های سازمان، کمک به تطبیق عضو جدید با فضای سازمان و شکل‌گیری ارتباط کاری موثر، محکم و دوستانه با سایر کارمندان است.

به‌طور کلی آنبوردینگ شامل مراحل تکمیل مدارک، آموزش‌های لازم، معرفی به تمام اعضای سازمان و بخش مربوطه، پیگیری روند کاری به‌طور مدام و حدود ۳ ماه و تلاش برای برقراری احساس امنیت، اعتماد و تعهد در عضو جدید می‌شود. 

آنبوردینگ و یا همسوسازی چه تاثیراتی بر نیروی تازه‌نفس و سازمان می‌گذارد؟

فرآیند خروج یک عضو و ورود عضوی دیگر به هر سازمان و یا شرکتی، هزینه‌های مادی و معنوی مختلفی به این سازمان تحمیل می‌کند؛ هزینه‌ی خروج کارمند و تسویه حساب، هزینه‌ی آگهی برای ورود عضو جدید، هزینه‌ی مصاحبه، استخدام و... هزینه‌های مادی این تغییر و به‌تاخیر افتادن بخشی از پروسه‌ی کاری در روند خروج عضو قدیمی و ورود عضو ناآشنا و جدید هزینه‌های معنوی به شمار می‌روند. 

مایکل واتکینز، استاد دانشگاه و استاد رهبری و تغییر سازمانی، در کتاب مشهورش «نخستین ۹۰ روز» می‌گوید: «مدت زمان حدودی که میزان درآمد خرج شده برای یک ورود یک عضو جدید دوباره به سازمان برگردد و کارمند وارد روند سودرسانی به سازمان شود، حدود ۶.۲ ماه است.»

همچنین پژوهشی در سال ۲۰۱۹ نشان داد سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف در سال نرخ ۲۲ درصدی از دست دادن نیروی کار را تجربه می‌کنند، در حالی‌که فرآیند آنبوردینگ یا همسوسازی بدون این‌که نیاز به زمان و انرژی بالایی داشته باشد، تاثیرات شگرفی برجای می‌گذارد. بنابراین تلاش برای پیوند نیروی کار جدید با فضای سازمان، نوعی صرفه‌جویی مادی و معنوی است.    

یک شروع قوی، بهره‌وری را بالا می‌برد و اعتمادبه‌نفس همکار جدید را بهبود می‌بخشد، اما یک شروع ضعیف مثل خانه ساختن روی آب است و هر آن ممکن است همه‌ی‌ تلاش‌ها از دست بروند. 

بنابراین افسانه‌ی حضور یک سوپرمن را فراموش کنید، بهترین نیروها هم برای این‌که بتوانند مهارت‌های‌شان را در محیط جدید پیاده‌سازی کنند، نیاز به همراهی مدیران سازمان‌ها و شرکت‌ها دارند تا شش ماه نامطمئن اولیه را سپری کنند. 

آنبوردینگ چه اهمیتی در روال کاری هر سازمان دارد؟

به‌طور کلی آنبوردینگ می‌تواند در عوامل زیر تاثیرگذار باشد:

1. جلوگیری از هزینه‌های مادی و معنوی در اثر تعویض نیروها
2. افزایش بهره‌وری شرکت؛ طبق تحقیقات بدون آنبوردینگ و یا عدم وجود آنبوردینگ قوی، باعث می‌شود بهره‌وری کارمندان جدید ۸ تا ۱۲ ماه به طول بینجامد و معادل ۱ تا ۲.۵ درصد از درآمد سالانه‌ی سازمان به آن ضربه بزند.  
3. ایجاد فضایی صمیمی که منجر به بهبود بهره‌وری و کارآمدی می‌شود؛ صمیمیت عنصر کلیدی موفقیت است، در یک فضای صمیمی احساس تعلق و وظیفه‌شناسی حاکم است و هر کدام از اعضا در جای خود برای رشد بهتر سازمان تلاش می‌کنند. 
4. کمک به پیشبرد اهداف سازمان؛ آنبوردینگ کارمند و پوشش حمایتی او باعث می‌شود او به سرعت جای خالی را پر کند و جزئی از مجموعه شود و مانع از اختلال و یا به تاخیر افتادن روند کاری شرکت یا سازمان شود. 

با توجه به شرایط اقتصادی، اگر یک سازمان مدام درگیر ورود و خروج باشد، هیچ‌وقت به انسجام نمی‌رسد و به یک فضای یکپارچه تبدیل نمی‌شود؛ بنابراین آنبوردینگ می‌تواند با حمایت از عضو جدید، در او احساس تعلق و تمایل ایجاد کند و باعث ماندن او و افزایش خلاقیتش شود. 

چطور یک استقبال « آنبوردینگ » موفق و گرم داشته باشیم؟ 

گام اول: در مصاحبه و پذیرش حرفه‌ای عمل کنید

قبل از ورود و معرفی همکار جدید و شروع فرآیند آنبوردینگ، نیاز به یک پیش‌زمینه‌ي قوی، یعنی مصاحبه‌ی حرفه‌ای دارید. سعی کنید فرآیند مصاحبه‌ را به‌روز و کارآمد کنید، از نرم‌افزارها کمک بگیرید و مهارت نیروی جدید را بسنجید، شرح وظایف کاملی داشته باشید و جای ابهام باقی نگذارید. یک مصاحبه و پذیرش اولیه‌ی موفق، کارمند را دلگرم و مشتاق می‌کند.

گام دوم: به گرمی به استقبال نیروی جدید بروید

در هر موقعیتی، اولین دیدار تاثیر زیادی در ذهن انسان‌ها برجای می‌گذارد. اولین دیدار در واقع اولین سنگ بناست؛ بنابراین سعی کنید اولین روز ورود کارمند جدید به سازمان، با استقبال گرمی همراه باشد. این استقبال گرم باعث برانگیختن شوق، انگیزه و احساس تعهد در نیروی جدید می‌شود. 

می‌توانید یک هدیه و یا دسته‌گل برای روز خوش‌آمدگویی تهیه کنید و با ارسال لوکیشن سازمان به او احساس حمایت القا کنید. 

گام سوم: یک برنامه‌ي منسجم برای ورود کارمند جدید داشته باشید

داشتن لیستی از اقدامات لازم در بدو ورود و معرفی نیروی جدید، می‌تواند بسیار موثر باشد و به نیروی جدید القا کند وارد فضایی هدف‌مند و منسجم شده است؛ بعضی از این اقدامات به‌صورت زیر هستند:

1. ارسال یک ایمیل یا نامه‌ي خوشامدگویی
2. اعلام ورود نیروی جدید به سایر اعضا
3. آماده‌سازی فضای کاری نیروی جدید
4. انتخاب استقبال‌کننده‌ی اصلی در روز اول
5. شناسایی وسائل و اطلاعات موردنیاز کارمند تازه وارد
6. انتخاب یک همکار و راهنما برای عضو جدید
7. برنامه‌ریزی برای روند آموزش به عضو جدید
8. برنامه‌ریزی برای برنامه‌های استقبال 

گام چهارم: به کارمند جدید آموزشی جامع ارائه دهید

کارمندان بخش منابع انسانی، باید برنامه‌ای منسجم، انعطاف‌پذیر و شفاف برای نیروی تازه‌وارد در نظر بگیرند. نوع آموزش، شفاف بودن وظایف، همراهی با یک منتور صبور و خوش‌برخورد می‌تواند در برانگیختن شوق تازه‌وارد بسیار موثر باشد. این آموزش می‌تواند بازه‌ای از شرح وظایف خود کارمند، شرح وظایف بخش‌های مختلف سازمان یا شرکت، آشنایی با روند بخش‌هایی که تازه‌وارد با آن‌ها مرتبط است تا معرفی اتاق‌ها و بخش‌های مختلف سازمان باشد.  

معمولاً کارمندان تازه‌وارد تا مدتی برای پرسیدن سوال‌های‌شان احساس معذب بودن می‌کنند و یا ممکن است فکر کنند در صورت سوال‌ پرسیدن از خود ضعف نشان داده‌اند، با ادامه‌ی این روند ابهام‌ها زیاد می‌شود و ممکن است کارمند جدید دلسرد و خسته شود؛ بنابراین یک راهنما یا منتور خوب باید پیوسته عضو جدید را زیر نظر داشته باشد و بتواند نیازهایش را تشخیص دهد. 

گام پنجم: برای آماده‌سازی و معرفی نیروی جدید شرح وظایف تعیین کنید

آنبوردینگ و معرفی نیروی جدید نیازمند همکاری همه‌جانبه‌ای در بخش‌های مختلف سازمان است. استخدام کننده وظیفه‌ی بررسی مدارک و کارهای اداری را برعهده دارد، منابع انسانی شرح برنامه می‌نویسد، فناوری اطلاعات امکانات و اطلاعات را در اختیار نیروی جدید قرار می‌دهد و سایر بخش‌ها نیز در این پروسه سهیم هستند. 

گام ششم: اطلاعات را سازمان‌دهی شده در اختیار نیروی جدید قرار دهید

طبق تحقیقات، نیروهای جدید ۱۵ تا ۳۰ درصد از زمان‌شان را صرف پیدا کردن اطلاعات می‌کنند. بنابراین یکی از گام‌های شما در مسیر آنبردینگ، کمک به دسترسی نیروی جدید به اطلاعات منسجم است. برای این هدف می‌توانید از یکی از نیروها کمک بگیرید، در ضمن توصیه می‌شود روش‌های سنتی را برای جمع‌آوری اطلاعات کنار بگذارید و از جدیدترین روش‌ها و نرم‌افزارها استفاده کنید. 

نکاتی که باید در مورد آنبوردینگ به خاطر بسپارید

• به خاطر داشته باشید که فرآیند آنبوردینگ نیروی جدید ، باید حداقل سه ماه ادامه داشته باشد؛ در طول این مدت باید تعادل را رعایت کنید. آنبوردینگ و همراهی کوتاه باعث دلسردی و آنبوردینگ طولانی باعث خسته شدن کارمند می‌شود. 
• بهتر است هر سازمان یک مسئول آنبوردینگ داشته باشد؛ مسئول آنبوردینگ باید صبور، باحوصله، با روابط عمومی بالا باشد و احاطه‌ی خوبی بر اهداف کلی شرکت و وظایف بخش‌های مختلف داشته باشد. 
• فاصله‌ی بین پذیرش کارمند جدید و شروع به کار او، زمان طلایی برای آنبوردینگ است. از این فاصله برای فراهم‌سازی زمینه‌ی ورود و معرفی نیروی جدید استفاده کنید و با توجه به لیست، اقدامات لازم را انجام دهید تا کارمند جدید با ورود به سازمان یا شرکت، متوجه نظم جاری شود و سعی کند خودش را با این نظم تطبیق دهد. 
• سعی کنید سیستم پذیرش سازمانی‌تان را به‌روز کنید؛ یعنی نرم‌افزار یا فضای ورود اطلاعات کارمند جدید به‌صورتی باشد که اطلاعات به‌شکل یک‌باره و منسجم وارد سیستم شوند. 
• می‌توانید برای جذاب‌تر کردن فرآیند خوش‌آمدگویی و آنبوردینگ کارمند جدید ، از ایده‌های سایر سازمان‌ها هم کمک بگیرید؛ بعضی از شرکت‌ها برای کارمندان تازه‌واردشان جشن کوچکی برگزار می‌کنند، بعضی‌ها به‌علت همه‌گیری کرونا و دورکاری یک جلسه‌ی آنلاین اسکایپی با تمام اعضا انجام می‌دهند، بعضی شرکت‌ها همکار جدید و خانواده‌اش را با سایر اعضای سازمان به شام دعوت می‌کنند، در بعضی شرکت‌ها یک همراه از منابع انسانی و یا سایر بخش‌ها با کارمند جدید یک تور سازمان‌گردی برگزار می‌کنند و به تمام قسمت‌های سازمان سر می‌زنند و در موردش گفت‌وگو می‌کنند، همچنین بعضی از شرکت‌ها با اضافه کردن عضو جدید به گروه‌های سازمان در شبکه‌های اجتماعی، فرآیند صمیمی شدن و معرفی نیروی جدید را پیش می‌برند. 
• در انتخاب همراه و منتور دقت کنید شخص انتخاب شده خود عملکرد قابل‌قبولی داشته باشد و رقابتی بین او و نیروی جدید وجود نداشته باشد. 
• نحوه‌ي ارزیابی عملکرد و رتبه‌بندی کارکنان را با زبانی شفاف و صریح به نیروی تازه‌وارد توضیح دهید. 
• در فرآیند آنبوردینگ یک کارمند جدید ، باید صبور باشید و از انتظارات غیرواقع‌بینانه دوری کنید؛ ورود به یک فضای جدید برای هر کسی چالش‌برانگیز است و شما نباید انتظار داشته باشید نیروی تازه وارد به اندازه‌ی سایر نیروها بهره‌وری داشته باشد. این انتظارات تنها شما را وارد پروسه‌ی آسیب‌زای ورود و خروج کارمندان می‌کند که وقت و هزینه‌ی زیادی می‌گیرد. 
• و در نهایت فراموش نکنید که چند ماه اول، ماه‌های آنالیز کارمند جدید است؛ او در این مدت بسیار حساس و موشکافانه به اطراف نگاه می‌کند، بنابراین سعی کنید در طی کردن مراحل آنبوردینگ حرفه‌ای عمل کنید.