از شرح وظایف تا تقسیم وظیفه در یک تیم

این مقاله‌ای که می‌خوانید حاصل تجربه تسکولو از صحبت با کاربرانش هست. یکی از کارهای مورد علاقه ما این هست که بتونیم با شما که برای مدیریت کارهای تیمتون از تسکولو استفاده می‌کنید صحبت کنیم. نمی‌دونم که شما هم تجربه‌ش رو داشتین یا نه، گاهی اوقات ما تصمیم می‌گیریم برای تیممون یک ابزار مدیریت وظیفه یا Task Management استفاده کنیم که نظم و آرامش فکری رو به تیم هدیه کنیم. بعد از مدتی می‌بینیم که این اتفاق اونطوری که دلمون می‌خواسته نیفتاده. ممکنه دلیل این کار رو ابزاری بدونیم که انتخاب کردیم! شروع می‌کنیم به جستجو برای یک ابزار جایگزین در حالیکه مشکلی که پیش اومده از جای دیگری ناشی شده و شاید اونقدری به ابزار مرتبط نبوده.
ما این موضوع رو از گفتگو با کاربران عزیزمون متوجه شدیم، گاهی پیش اومده که افتخار این رو داشتیم که مدتی با هم گپ بزنیم و ببینیم مشکل کجا بوده. و بعد متوجه شدیم که مشکلات از چیزی که فکرش رو می‌کردیم بسیار ساده‌تر بوده. توی این پست می‌خواهیم به چند مسئله‌ی بسیار ساده ولی حساس در رابطه با تقسیم وظایف و شرح وظیفه و تعریف کار اشاره کنیم .

تقسیم وظایف در تیم یا یک سازمان

همانطور که می‌دانید هر شخصی که جایی استخدام می‌شود، چه یک سازمان بزرگ و یا یک تیم کوچیک برایش شرح وظایف در نظر می‌گیرند که بصورت کلی شامل این می‌شه که این فرد و همکار جدید قراره در سازمان یا تیم ما چه کارهایی رو انجام بده و یا کمی فلسفی تر قراره که مسئولیت چه چیزی رو به عهده بگیره. مسئولیت داشتن یعنی اینکه پاسخگوی هر پیش آمدی در رابطه با اون وظایف باشه. و قبل از اینکه به شخص دیگری در تیم یا سازمان پاسخگو باشه خود فرد اونقدر حرفه‌ای باشه که بدونه باید جواب رو اول به خودش بده و اگر قانع کننده‌ست به دیگران. هر تیمی دوست داره افراد مسئولیت‌پذیر، با وجدان کاری بالا داشته باشه. اما قبل از اون مدیر تیم یا سازمان باید تعریف درستی از شرح وظایف در اختیار فرد قرار بده. زمانی که شرح وظایف فرد مشخص نیست، علاوه بر اینکه ذهن فرد رو برای کار و مسئولیت پذیری مه‌آلود و مبهم می‌کنیم، داریم بهش کمک بزرگی می‌کنیم که هیچ چیزی در تیم خوب پیش نره. اگرچه که خیلی ساده به نظر می‌رسه ولی حدس می‌زنم همه‌ی ما این تجربه رو داشتیم که فردی استخدام شده که توی ذهن فرد استخدام کننده یک سری کار و شرح وظایف بوده که اونا رو روی کاغذ نیاورده و تبیین نکرده. این اتفاق توی تیم‌های کوچک‌تر به کرّات دیده شده.

پیشنهاد: می‌تونید به سایت جابینجا و یا ایران‌تلنت مراجعه کنید و برای یک پوزیشن ببینید کارفرما چه شرح وظایفی مشخص کرده، خواهید دید درک شرکت‌ها از تدوین شرح وظایف چقدر با هم متفاوت هستند. خودتون رو جای فردی بگذارید که قرار است استخدام بشود، چقدر خواهید فهمید که مسئولیت اون چیست؟

"خیلی مهمه که برای فردی که قراره به تیم اضافه بشه شرح وظایف و مسئولیت‌ها رو شفاف شده در اختیارش بذاریم تا بهش کمک کنیم در مسیر بهترین خود قرار بگیره."

برنامه‌ریزی و هدف گذاری‌های دوره‌ای

هر کسب و کاری و یا هر تیمی که گرد هم جمع شدند یک هدف جامع دارند. که در کسب و کارها کسب و سود و در تیم‌هایی که با اهداف اجتماعی و یا خیریه ایجاد شده‌اند حل یک مسئله‌ی اجتماعی‌ست. فرقی ندارد که شما در کدام یک از این گروه‌ها هستید مهم این است که شما یک هدف دارید و برای اون هدف روزانه بین 4 الی 8 ساعت خودتون رو وقف اینکار می‌کنید. برای رسیدن به اون هدف باید یکسری مسئله رو حل کنیم و یا یک سری مانع رو از پیش روی تیم برداریم که در این کار بسیار مهم همه‌ی تیم مشارکت دارند. کاری که مدیران انجام می‌دهند تدوین استراتژی است. اینکه چطور هر هفته و یا هرماه تیم رو به این هدف نزدیک و نزدیک‌تر کنند. که اینکار مستلزم برنامه‌ریزی و خُرد کردن مسائل هست. ریزتر کردن اهداف و برنامه ریختن برای حل کردن مسائل کوچیکتر که همون اهداف خُرد شده هستند تااااا رسیدن به هدف جامع؛ همون هدفی که تیم امروز گرد هم آمده.

ممکن است شما برای رسیدن به اهداف خُرد شده برنامه‌ریزی هفتگی و یا ماهانه داشته باشید. که توی این برنامه ریزی قرار هست یک مجموعه کار انجام بشه تا بتونید بگید این هفته، هفته‌ی مفیدی و کارآمدی بود. و این ادعای دوست داشتنی رو زمانی می‌تونید داشته باشید که همه‌ی اون کارها انجام شده باشه. حتی اگر این مسیر یک هفته‌ای یا یک ماهه مسیر درستی نبوده می‌دونید که هیچ اشکالی نداره شما کاری رو که فکر می‌کردید درسته رو به بهترین شکل انجام دادید حالا آخر این دوره می‌تونید تصمیم‌های جدیدی بگیرید. تصمیم‌هایی به مراتب بهتر چون همه اون چیزی که براش برنامه ریزی کرده بودید به خوبی انجام شده و یک تجربه‌ی بسیار ارزشمند رو با تیمتون در این دوره کسب کردید.

نکته: تیم‌ها از متدولوژی‌های مختلفی برای مدیریت کارها و یا تیمشون استفاده می‌کنند. انتخاب یکی از این متدولوژی‌ها به این بستگی داره که شما چه رویکردی رو دوست دارید انتخاب کنید: اجایل؟ واترفال؟ لین؟

"خیلی مهمه که این دوره‌های برنامه ریزی رو با تیمتون تعیین کنید و بهش متعهد باشید مدت زمان این دوره‌های کوتاه بهتر هست که ماکزیمم یک ماه باشه تا بتونید کنترل بیشتری بر اجرای تصمیماتتون در راستای اون هدف جامع داشته باشید. تحت هیچ شرایطی این دوره‌های برنامه‌ریزی رو از دست ندید."

حالا نوبت تقسیم کار

بعد ازینکه همه‌ی تیم توسط مدیر تیم به این برنامه‌ریزی‌های کوتاه مدت و دوره‌ای متعهد شدند، وقت این می‌رسه که برای اون اهداف خرُد شده که در بالا بهش اشاره کردیم. یک مجموعه کار تعریف بشه. کارها معمولا یک تعریفی دارند که خروجیش می‌شه یکی از اون اهداف خُرد شده. این کار رو معمولا مدیر تیم با مشارکت افراد تیم انجام می‌ده و یه لیست کلی از کارهایی که باید انجام شوند رو درمیاره.

مثال: فرض کنید شما در حال آماده شدن برای یک ایونت هستید و می‌خواهید تقسیم کار کنید:

• آماده‌سازی غرفه
• ارسال دعوتنامه‌ها
• آماده‌سازی وسایل پذیرایی
• تبلیغات
• جدول اجرای برنامه‌ها
• آماده‌سازی گیفت‌ها

نکته: قبل از اینکه برای ایونت آماده بشید، حتما می‌دونید که هدفتون از برگزاری این ایونت چیه و دنبال چه چیزی هستید.

تقسیم وظایف

حالا وقت این رسیده که کارهای تقسیم شده رو تبدیل به وظیفه‌های کوچکتر بکنیم. این قسمت آخرین مرحله از برنامه‌ریزی‌ست که به جرات می‌تونیم بگیم که حساس‌ترین و ظریف‌ترین قسمت برنامه‌ریزی هست چون نزدیک‌ترین حالت رو به اجرایی شدن داره و موفقیت رسیده به اهداف در دل اجرای تک تک این وظایف قرار گرفته.

تقسیم وظیفه Task کوچکیترین جزء کار محسوب می‌شه. اگر بخواهیم تعریف تجربی دقیقی ازش داشته باشیم.

"کوچکترین واحد کار، که به یک شخص واگذار می‌شه تا در یک بازه‌ی زمانی مشخص آن را انجام دهد به منظور رسیده به یک و فقط یک خروجی مشخص شده."

بیاید جمله‌ی بالا رو بیشتر بهش دقت کنیم.
کوچکترین واحد کار: یک کاری که انقدر کوچیک شده که دیگه نمیتونیم بیشتر ازون کوچیکش کنیم. ساده‌ست خیلی ساده البته برای فردی که روی کار مسلطه.

تقسیم وظیفه یک هنر محسوب می‌شه که افراد دقیق و ریزبین به خوبی از پسش برمیان.
تقسیم وظیفه بسته به نوع نگاه افراد می‌تونه شکل های مختلفی داشته باشه.
بهترین تقسیم وظیفه اونی هست که می‌تونه در زمان مناسب بهتون هشدار بده که آیا تیم در مسیر هست یا نه. و اگر جایی با مشکل مواجه شدیم بدونیم دقیقا در کدوم مرحله بوده تا بتونیم یک راه حل برای مسئله پیش اومده داشته باشیم.

اولویت بندی یکی از کارهایی هست که توی تقسیم وظایف خودش رو به خوبی نشون می‌ده. فرض کنید در مثال بالا شما ترجیح می‌دید مدل غرفه رو غرفه ساز به شما پیشنهاد بده، پس از تیمتون نمیخواهید که چند مدل رو برای انتخاب پیشنهاد بده.

هر کدوم از وظایف بالا، یک بازه‌ی زمانی مشخصی دارند که می‌تونند روی باقی کارها تاثیر بگذارند. تعهد به ددلاین‌ها یکی از مهمترین فرهنگ‌سازی‌هایی هست که می‌تونید در تیم یا سازمانتون داشته باشید.

هر کدوم از وظایف بالا فقط و فقط به یک فرد واگذار می‌شه.
* از واگذاری یک وظیفه به دو نفر به شدت خودداری کنید. احتمالا حدس می‌زنید که چه مشکلاتی اعم از جو بد و مبهم و خروجی اشتباه به همراه خواهد داشت.

حالا می‌رسیم به اصل کاری یعنی "خروجی مشخص" در اصل خروجی مشخص یک شکلی از هدفمون هست که در بالاتر بهش اشاره کردیم؛ اگر برای وظیفه‌ای که مشخص می‌کنید خروجی مشخص نکنید هرگز متوجه نخواهید شد که انجام آن کار خوب بوده یا بد!
شما صرفا از روی خروجی می‌تونید تصمیم‌گیری برای کار بعدی رو داشته باشید.
مهمتر از اون نمی‌تونید هیچ ارزیابی‌ای از عملکرد تیمتون داشته باشید و بازهم مهتر از اون افراد تیم نمی‌تونن ارزیابی درستی از خودشون داشته باشند.

بدون مشخص کردن خروجی بصورت دقیق و واضح، شما به راحتی لذت انجام شدن یک کار رو از تیمتون خواهید گرفت.

"وقتی فرد به خروجی مشخص شده دست پیدا می‌کنه می‌تونید حدس بزنید که داره چه لذتی از ترشح دوپامین می‌بره ;)
با مدیریت درست می‌تونیم این لذت رو بصورت مداوم به تیممون هدیه کنیم."

نمی‌دونم از کجا رسیدین به این مطلب ولی اگر اهل برنامه ریزی و کار تیمی هستید و از افرادی هستید که وقتی یک کاری رو تمام می‌کنید لذت بی‌حد می‌برید بهتون پیشنهاد می‌کنم همین حالا یک حساب کاربری توی تسکولو بسازید :)