اولویت بندی پروژه ها ، گامی مهم در پیشبرد کارها!

چه چیزی می‌تواند شما را از بین هزاران‌ کار و پروژه‌ای که باید انجام دهید، نجات دهد؟ هر چقدر که سعی در عقب انداختن کارها داشته باشید، درنهایت باز هم مجبور هستید برای تمام کردن و انجام دادن پروژه‌ها و کارهای خود، وقت و انرژی بگذارید. هیچ راه فراری وجود ندارد؛ جز انجام کار! خب، در چنین شرایطی چه چیزی شما را نجات خواهد داد؟ اولویت بندی پروژه ها کمک می‌کند تا کارها را از سخت به آسان، و همچنین به مفید به بی‌فایده و ضروری یا غیرضروری دسته‌بندی کنید و برای انجام هریک از آنها برنامه ویژه‌ای داشته باشید. معیارهای اولویت بندی پروژه ها در این بین کمک می‌کند تا به‌خاطر تعدد پروژه‌ها سردرگم نشوید و از پس شلوغی‌ کارها برآیید. دراین مطلب از تسکولو همراه شماییم تا روش های اولویت بندی معیارها و تقسیم‌بندی کارها را بیاموزیم. تا پایان همراه ما باشید.

اولویت بندی پروژه ها چیست؟

انتخاب پروژه‌ باعث می‌شود شما هم برای تیم‌ خودتان و هم برای بازار یا گروهی که با آنها کار می‌کنید، مشخص ‌کنید که چه طیفی از کارها و مهارت‌ها در حوزه‌ی توانایی شماست و چه کارهایی می‌توانید انجام دهید. به‌همین دلیل است که انتخاب پروژه‌ها در سیاست کاری و اهداف کلی سازمان اهمیت دارد.
از طرف دیگر اولویت بندی پروژه ها ، رتبه‌بندی یا امتیازدهی بر اساس معیارهای خاصی است که برای تعیین ترتیب کارها درنظر می‌گیرید. انتخاب و اولویت‌بندی دو عنصر مهم در مدیریت پروژه‌ است.

در اینجا یک نکته‎ی مهم وجود دارد که یادآور شباهت نزدیک بین اولویت‌بندی و انتخاب است. اصطلاحات اولویت‌بندی و انتخاب اغلب بجای یکدیگر استفاده می‌شوند، زیرا این دو، فرآیندهایی‌ هستند که با یکدیگر مخلوط شده‌اند.

مزایای انتخاب و اولویت بندی پروژه ها

اولویت‌بندی و توجه به معیارهای اولویت‌ بندی پروژه ها به شما و تیم‌ شما یک برنامه آسان برای مدیریت کارهایی که باید انجام شوند؛ می‌دهد. ضمن اینکه با این کار انتظارات مشخصی را برای مشتری تعیین خواهید کرد، ظرفیت و استراتژی اصلی سازمان هم مشخص می‌شود. همچنین تعادلی که اولویت‌بندی در کارها به‌وجود می‌آورد مزایای دیگری دارد که در ادامه از آنها صحبت می‌کنیم:

افزایش کارایی

با اولویت بندی پروژه ها می‌توان چشم‌انداز مناسبی از وقت و هزینه‌ای که برای هریک از پروژه‌ها باید اختصاص داد، تهیه کرد. به‌این‌صورت، کارایی و توانایی جمعی اعضا و پروژه‌ها هم بیشتر می‌شود.

ROI بهتر

نتیجه اساسی هر فرآیند انتخاب و اولویت‌بندی پروژه، ROI بالاتر است.

مشخص کردن سیاست کاری

پروژه‌ای که اهداف سازمانی را برآورده نکند، حتی اگر بدون نقص اجرا شود، اتلاف وقت است. انتخاب و اولویت‌بندی مناسب به شرکت‌ها کمک می‌کند تا در مسیر اهداف خود قرار بگیرند.

سازگاری و شفافیت

اولویت‌بندی کارها و توجه به معیارهای اولویت بندی پروژه ها باعث می‌شود یک رویکرد سازگار و شفاف از اهداف، مهارت‌ها و توانایی‌هایی که اعضای یک تیم یا سازمان از آنها بهره می‌برند، به دست آید. وجه مثبت این رویکرد، ارتباطاتی سازگار و شفاف است. زیرا باعث می‌شود مدیران پروژه در مورد دلیل تایید یا رد یک پروژه خاص به‌راحتی شفاف‌سازی کنند و مشکلات و موانع را توضیح دهند.

انواع روش های اولویت بندی کارها

در اینجا نحوه اولویت بندی پروژه ها بر اساس پنج معیار و روش اساسی گفته شده است:‌

1. اولویت بندی پروژه ها بر اساس ارزش تجاری
2. اولویت بندی با توجه به ضرورت و فوریت کارها
3. درنظر گرفتن ظرفیت کاری سازمان و تیم
4. نه گفتن به پروژه‌ها
5. داشتن یک اولویت‌بندی منعطف و کارآمد

اولویت بندی پروژه ها بر اساس ارزش تجاری

برای اولویت‌بندی کارها با یک سوال ساده شروع کنید: این پروژه چه تاثیری روی تجارت شما دارد؟

وقتی‌که یک پروژه را انتخاب می‌کنید، ‌اولین چیزی که باید در نظر داشت خط و هویت اصلی سازمان است؛ اما باید ارزش تجاری و معنوی آن را هم درنظر گرفت. اینکه یک پروژه چگونه روی مردم تاثیر می‌گذارد؟ و آیا زندگی را برای مشتریان یا اعضای تیم راحت‌تر خواهد کرد؟ این مرحله ممکن است نیاز به ارتباط و مشورت با مدیران،‌ مشتریان و سایر سهام‌دارن اصلی مجموعه داشته باشد.

اولویت بندی با توجه به ضرورت و فوریت کارها

اکنون وقت آن رسیده که در مراحل اولویت‌بندی، یک قدم جلوتر بروید! با داشتن لیستی از پروژه‌های مهم خود، کارها را سروسامان دهید. نکته‌ی مهمی که در معیارهای اولویت بندی پروژه‌ها وجود دارد، توجه به اهمیت یا فوریت پروژه است.

به‌طور کلی مرز باریکی بین اهمیت داشتن با فوریت داشتن کار وجود دارد. اجازه دهید یک بررسی کوچک برای درک تفاوت این دو داشته باشیم:

یک: یک پروژه مهم چه برای امروز چه برای سال‌های بعدی که در کسب‌وکار و تجارت خود فعال هستید، به کار و تیم شما ارزش می‌دهد و باعث می‌شود سابقه‌ی خوبی داشته باشید. این یک پروژه ضروری است که توجه و دقت به آن در اولویت کارهای شما قرار خواهد گرفت. دو: پروژه‌ای دیگری هم وجود دارد که به‌اندازه‌ی نمونه‌ی اولیه اهمیت ندارد اما زمان تحویل آن نزدیک است و تحت عنوان یک پروژه‌ی فوری شناخته می‌شود.

رو‌ش های اولویت‌ بندی معیارها

اولویت یک: «پروژه‌های فوری و مهم»! پروژه‌هایی که باعث می‌شود اختلال یا مشکلی در وجه‎ تجاری یا کسب‌وکار شما ایجاد کنند، در این دسته از اولویت‌ها تعریف می‌شوند. همچنین در این پروژه‌ها زمان تحویل و سرعت بالا هم اهمیت دارد.  

اولویت دو: «پروژه‌های مهم اما بدون فوریت»!‌ در معیارهای اولویت بندی پروژه ها ، پروژه‌هایی که مهم‌ هستند اما مهلت فوری برای تحویل آنها مشخص نشده است، در این بخش دسته‌بندی می‌شوند.

اولویت سه: «فوری اما بدون ضرورت»! این پروژه‌ها ممکن است با فاکتور تحویل فوری و سرعت بالا تعریف شوند؛ از طرفی هم هم‌راستا با هدف و هویت اصلی سازمان و تیم‌ نیستند. اگر فوریت در چنین کارهایی وجود دارد، می‌توانید از انجام آنها اجتناب کنید و زمان خود را برای رسیدن به پروژه‌های مهم‌تر بگذارید.

اولویت چهار،: «فوری و مهم نیست»! این پروژه‌ها همان دسته از کارهایی هستند که از نه گفتن به آنها نباید بترسید.

شاید برایتان جالب باشد: فرآیندهای مدیریت پروژه و رسیدن به مدل ذهنی مشترک

درنظر گرفتن ظرفیت کاری سازمان و تیم

قبول پروژه‌های سنگین و سخت می‌تواند باعث تخلیه انرژی سازمان و تیم شود؟! وقتی با پیشنهاد پروژه‌های مختلف مواجه هستید، ظرفیت کاری خود و افراد تیم را درنظر بگیرید. سعی کنید در صورت امکان، پروژه‌های بزرگ و کوچک را قبول کنید تا با یک روش تناوبی، انرژی تیم را تازه و کارآمد نگه دارید.

نه گفتن به پروژه‌ها

نه کلمه‌ی بدی نیست! درواقع این دو حرف کوچک می‌تواند توانایی شما را برای مدیر پروژه موفق بودن یا نبودن را کنترل و اثبات کند. قبول هر یک از پروژه‌ها و درخواست‌هایی که به سمت شما می‌آید، یک کار خطرناک است. می‌تواند انرژی و توانایی تیم‌ شما را ازبین ببرد و درنهایت باعث شود مشتریان و افرادی که با شما کار می‌کنند، نسبت به کار با شما دل‌سرد و ناامید شوند. نه گفتن باعث می‌شود از توانایی شما در ارائه پروژ‌ه‌هایی که توانایی انجام آن را دارید، محافظت شود.

داشتن یک اولویت‌بندی منعطف و کارآمد

اگر مدتی را صرف مدیریت یک پروژه کرده باشید، می‌دانید که اوضاع تغییر می‌کند و همیشه ثابت نیست. پروژه‌ای که روزگاری فوری و مهم بود، ممکن است در شرایط اضطراری قرار بگیرد. یکی از اعضای تیم ممکن است بیمار شود و نتواند بقیه مسئولیت‌ها را انجام دهد یا موارد و مشکلات پیش‌بینی‌ نشده‌ای که تیم را با بحران مواجه می‌کند. در نتیجه‌ی همه‌ی اینها، باید برنامه و اولویت‌های سازمان خود را منعطف و هوشیار بچینید تا بتوانید تمرکز تیم خود را در صورت لزوم روی موارد و گزینه‌های دیگری تنظیم کنید.

جمع‌بندی

از اهمیت اولویت بندی پروژه ها و نقش مثبتی که در انجام کارها دارد، صحبت کردیم. استفاده از انواع روش های اولویت بندی باعث می‌شود تا بتوانید درک درستی از کارهایی که باید انجام بدهید،‌ توانایی جمعی و فردی اعضا و اهداف کوچک و بزرگ سازمان خود داشته باشید. ابزار، یکی از بخش‌های مهم در اولویت‌‌بندی کارها است. تسکولو ابزاری است که به شما کمک می‌کند تا معیارهای اولویت بندی پروژه‌ ها را مشخص و هدف‌مند کنید و از مناسب‌ترین روش‌ها و اقدامات برای انجام پروژه‌ها بهره ببرید.