رایگان شروع کنید
درخواست استخدام
درخواست مشاوره
گزارش به تیم کلید اصلی ارتباطات تیمی و پیشرفت
در دنیای امروز تصور مدیریت تیم و انجام یک پروژه‌ی تیمی بدون وجود ارتباطات تیمی ناممکن است. گالوپ در تازه‌ترین گزارشش گفته است که مسئول حفظ تعادل میان اعضای تیم و ارتباط سازنده بین گروه‌های مختلف درگیر در پروژه تا 70 درصد به عهده‌ی مدیریت تیم است.
اما با این وجود تنها 15 درصد از مدیران به ایجاد این ارتباط فکر می‌کنند و در نتیجه کسب و کارهای زیادی با اوج‌گیری کرونا و عدم ارتباط حضوری با مشکلات بزرگی مواجه شدند. مشکلاتی مثل عدم تقسیم درست وظایف، ناهماهنگی میان اعضای تیم‌ها، توجیه نشدن اعضای جدید برای انجام فعالیت‌ها و... که در درازمدت می‌تواند آسیب‌های جدی‌ای به کسب و کار وارد کند.
اما سوال اصلی این است که گزارش به تیم و ارتباطات تیمی چه مزایایی دارد؟
آیا واقعا به زحمتش می‌ارزد؟
در گزارش تیمی به چه مواردی باید پرداخت؟
در این مطلب تسکولو به سراغ بررسی مزایای ارتباط تیمی و بررسی بهترین زمان برای گزارش به تیم پرداختیم.
مزایای گزارش به تیم بر اساس آمار
حس تعلق خاطر به تیم: 97 درصد از کارفرمایان و کارمندان درگیر در پروژه‌های مختلف معتقدند همسویی اعضای تیم و حرکت به‌سوی یک هدف مشخص باعث میشود که اعضا از تمام ظرفیتشان برای رسیدن به این اهداف استفاده کنند.
از طرف دیگر 99 درصد از افراد دوست دارند در سازمانی کار کنند که با صداقت اهدافش را برای همه‌ی کارمندانش بیان می‌کند.
بر اساس این آمار بیشتر کارمندان از حضور در محیطی که بتوانند نظراتش را به روشنی و موثر بیان کنند و امکان تعامل بیشتری با مدیران و هم تیمی‌هایشان داشته باشند؛ احساس رضایت بیشتری کرده سطح وفاداری و تعلق خاطرشان به تیم و کار گروهی بیشتر میشود.
خبر بد اینکه تنها 50 درصد کارمندان در نظرسنجی سال 2021 گالوپ اعلام کردند که در چنین محیطی مشغول به کار هستند!
افزایش کارایی به دلیل شناخت ویژگی‌ها و شرایط کاری: شرایط مختلف کاری، تلاش برای تحویل به‌موقع پروژه‌ها، استرس‌های مالی و... در کنار هم باعث خستگی و فرسودگی اعضای تیم میشود. بر اساس یک آمار حدود 60 درصد از کارمندان در طول کار احساس خستگی می‌کنند.
گزارش تیمی و تلاش برای روشن کردن مسیر درواقع کمک می‌کند تا کارمندان به‌جای قدم برداشتن در یک محیط تاریک، مسیر پیش‌رو را ارزیابی کنند و از طرف دیگر با مشاهده‌ی تلاش سایرین انگیزه‌ی کافی برای ادامه مسیر پیدا کنند. و با حمایت عاطفی از هم تیمی‌ها یکدیگر را به ادامه‌ی مسیر تشویق کنند.
نکته‌ی مهم دیگر اینکه گزارش تیمی باعث حس رضایت 80 درصدی در کارکنان میشود؛ چرا که آن‌ها بازخورد کارهایشان را از هم‌تیمی‌ها و مدیران می‌گیرند، نقاط ضعف و قوتشان را می‌شناسند. و حس می‌کنند که کار و تلاششان دیده‌شده است. درنتیجه با رضایت خاطر بیشتری مشغول می‌شوند.
این موضوع در کنار حضور افرادی با هدف مشترک در کنار هم به عنوان اعضای یک تیم، که باعث افزایش کارایی 20 درصدی میشود (در مقایسه‌ی انجام کارها به شکل انفرادی) به رشد کامل تیم و رسیدن سریع‌تر آن‌ها به اهداف از پیش تعیین‌شده کمک می‌کند.
افزایش حضور مؤثر اعضا در تیم: تعداد کمی از کارکنان و اعضای تیم‌ها شناخت کافی نسبت به توانایی‌ها و ظرفیت‌های خود و سایر اعضای تیم دارند. مطالعات آماری نشان می‌دهد که کارمندانی که با تعریف و تشویق و یا بازخورد درست، توانستند به نقاط قوتشان پی ببرند؛ 41 درصد کمتر از سایرین در طول کار غیبت می‌کنند.
تلاش برای افزایش و توسعه‌ی توانایی‌های فردی هم به این ترتیب بیشتر میشود به طوریکه 17 درصد از کارمندان خلاقیت بیشتری از خود نشان می‌دهند و البته با تمام این موارد سطح سودآوری چنین پروژه‌هایی تا 21 درصد افزایش پیدا می‌کند.
اما داستان به همین جا ختم نمی‌شود؛ معمولا اعضای تیم دوست دارند با استقلال فکری بیشتری فعالیت‌هایشان را انجام بدهند. این موضوع در صورت نداشتن یک team boarding صحیح و یا گزارش عملکرد و هدف‌گذاری غیر شفاف، می‌تواند به هرج‌ومرج تیمی منتهی شود.
اما اگر به ارتباطات تیمی و ارزش‌های هدف‌گذاری صحیح توجه بشود و هر یک از اعضا دیدی کلی از مقصد داشته باشد، می‌تواند بر اساس آمار موسسه گالوپ تا 6 برابر مولدتر و خلاق‌تر کار کند.
سایر موارد: با شیوع کرونا انفجاری در سطح ارتباطات آنلاین اتفاق افتاد؛ ناگهان تمام جهان به سمت تکنولوژی‌هایی که تا دیروز با آن‌ها غریبه بود، حرکت کرد.
از جمله‌ی این نرم‌افزارها، نرم‌افزارهای مدیریت تیم و ارتباطات تیمی بود مثل تسکولو :)
بر اساس آمارها در سال 2021 حدود 83 درصد از اعضای شاغل تیم‌های مختلف از ابزارهای آنلاین برای گزارش تیمی و ارتباط با یکدیگر استفاده می‌کنند. و این ابزارها می‌توانند بهره‌وری تیمی را تا 30 درصد افزایش بدهند.
این ابزارها درواقع راهی برای ارتباط سریع‌تر میان اعضا ایجاد می‌کنند. درنتیجه:
- ارتباط سریع‌تر میان اعضا برقرار میشود. و برای حل مشکلات و گفتگوهای تیمی دیگر لازم نیست هزینه‌ی مالی و زمانی اضافه‌ای به مدیریت تیم و اعضا تحمیل شود.
- با گزارش به تیم و کار تیمی دقیق، تمام افراد و مدیریت تیم دیدی کامل به روند پروژه داشته و با شناسایی به‌موقع مشکلات می‌توانند تصمیمات سریعی برای رفع موانع مختلف بگیرند. در نتیجه سازمان و کسب و کار چابک‌تر و با سرعت عمل بیشتری به کارش ادامه می‌دهد.
- تصمیم‌گیری سریع بر اساس گزارش به تیم همچنین می‌تواند انعطاف و سازگاری بیشتری برای تیم فراهم کند. و در درازمدت به دوام بیشتر کسب و کار کمک می‌کند.
- گزارش تیمی به‌موقع و ارتباطات تیم، میزان استرس و اضطراب اعضا و مدیریت تیم را کاهش می‌دهد، چرا که آن‌ها می‌دانند در آینده باید منتظر چه چیزهایی باشد. در نتیجه کاهش اضطراب‌ها و آزادتر شدن ذهن، هم خلاقیت بیشتری ایجاد میشود و هم افراد تیم می‌توانند تعادلی میان زندگی کاری، سرگرمی‌ها و زندگی خانوادگی‌شان ایجاد کنند. چرا که سیستم کاری با یک‌روند قابل پیش‌بینی در جریان است.
- پیگیری زمان انجام پروژه‌ها، سطح بودجه، وظایف انجام‌شده و انجام‌نشده، اولویت‌های کاری، دسترسی به افراد برای ارسال پیام‌های مهم و کلیدی، ثبت دلایل تغییرات و تعدیل‌های مختلف و... به مدیریت تیم این امکان را می‌دهد تا به شکل همه‌جانبه‌نگر به تیم و اهدافش بپردازد.
بیشتر بخوانید: اصول نگارش گزارش کار حرفه ای
مدیریت تیم و موارد مربوط به گزارش پروژه
گزارش پروژه می‌تواند به شکل دستی یا با کمک ابزارهای آنلاین انجام بشود؛ اما در تمام موارد گزارش پروژه دارای بخش‌هایی که برای تصمیم‌گیری بهتر مدیریت تیم باید در ارتباطات تیمی و گزارش پروژه ذکر شوند. ازجمله:
اطلاعات تیمی و مدیریت تیم
- اطلاعات کلی پروژه: این بخش به مدیریت پروژه و افراد درگیر در پروژه این امکان را می‌دهد تا با یک نگاه کلی با روند پروژه، مختصات آن، سرمایه‌گذارها و سایر موارد ضروری آشنا شوند. درواقع نوعی خلاصه بدون حاشیه پردازی است که در صورت کمبود وقت برای آشنایی کلی با پروژه می‌توانید رویش حساب کنید.
- روند پیشرفت پروژه: اطلاعات کامل در رابطه با اهداف، جدول زمانی برای رسیدن به اهداف و مراحل مهم پروژه باشد. در واقع این نقاط عطف اصلی هستند که می‌توانند مسیر دستیابی شما به اهداف مختلف را مشخص کنند.
روشن کردن اهداف یکی از فعالیت‌های اولیه مدیریت تیم است. این اهداف بر اساس شناسایی رقبای کسب و کار، تعریف اولویت‌ها و اهداف اولیه، تعیین سطح بودجه برای رسیدن به اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدت تعریف میشود.
آیا لازم است این موارد با جزییات در گزارش به تیم ثبت بشود؟ معمولاً بسیاری از مدیران ترجیح می‌دهند دسترسی به این اطلاعات را محدود کنند. بنابراین این شما هستید که به‌عنوان مدیر پروژه باید تشخیص بدهید این اطلاعات به افزایش کارآمدی اعضای گروهتان کمک می‌کند یا نه؟
معمولا اولویت‌های اولیه و اهداف نهایی از جمله مواردی هستند که در اختیار سرگروه‌های تیم‌ها قرار می‌گیرد.
- دستاوردهای واقعی در برابر اهداف تعیین شده: این بخش از گزارش به تیم در واقع نشان می‌دهد که پروژه در چه مسیری است؟ آیا از اهداف تعریف شده و مسیرها عقب‌تر یا جلوتر است؟
برای نگاهی بهتر به مسیر پروژه بهتر است تاریخ‌های تحویل هر بخش پروژه و هزینه‌های برنامه‌ریزی‌شده را بنویسید. بعد از آن می‌توانید بر اساس همین متر و معیار سطح پیشرفت پروژه را اندازه بگیرید یا با شناسایی موانع به فکر راه‌حلی برای رفع آن‌ها باشید.
در گزارش به تیمی و ارتباطات تیمی می‌توانید از شرایط پروژه، موانع و راه‌حل‌های احتمالی صحبت کرده و با اعضا به جمع‌بندی برسید.
گزارش گیری از زمان‌های کاری در تسکولو
یکی از ابزارها و نمودارهای کاربردی در گزارش به تیم در بخش مقایسه‌ی دستاوردها و اهداف واقعی واریانس است. واریانس همان‌طور که از اسمش پیداست نمودار مقایسه‌ی اهداف تعیین‌شده نسبت به اهداف و پروژه‌های در حال انجام است. وجود نمودارهای واریانس در گزارش به تیم کمک می‌کند تا هر تیم نسبت رسیدن خودش به اهداف اصلی بسنجد. مدیریت تیم هم بر اساس همین نمودارها و مقایسه‌شان با کارکرد تیم متوجه میشود که هر تیم تا چه حد کارایی لازم برای رسیدن اهداف را دارد و آیا می‌تواند باکمی تغییر به اهداف برسد؟ یا هدف‌گذاری جدیدی برای ادامه مسیر لازم است؟
- بررسی ریسک فاکتورها: خیلی خوب است که قبل از شروع پروژه و بعد از رسیدن به نقاط عطف بدانید چه تهدیدهایی در مسیر پروژه وجود دارد، چه موانعی را توانستید با موفقیت پشت سر بگذارید. در واقع هر عاملی که روی بازدهی تیم، افزایش هزینه‌ها یا افزایش زمان رسیدن به اهداف تاثیر بگذارد؛ یک مانع محسوب میشود.
با شناخت این موانع می‌توانید با ارزیابی دقیق‌تر هدف‌گذاری‌های بعدی را انجام دهید و البته با پیش‌بینی شرایط به همان چابک سازی تیمی که در بخش قبل به آن اشاره کردیم، برسید.
- معیارها و شاخص‌های پروژه: موفقیت پروژه با چه ابزار و متر و معیاری سنجیده میشود؟ این خیلی مهم است که مدیریت تیم شاخصی قابل‌تعریف و اندازه‌گیری را برای تعریف اهداف و موفقیت‌های پروژه تعریف کند.
در گزارش به تیم به چه مواردی باید بپردازیم؟
- شاخص عملکرد: یکی از مهم‌ترین گزارش‌ها و جدول‌های آماری برای افزایش بهتر کار تیمی شاخص عملکرد است. مدیریت پروژه و بخش‌های کوچک درگیر در پروژه باید بتوانند بر اساس عملکردهایشان در زمان معین شاخص عملکرد ارائه بدهند.
نکته‌ی مهم اینکه بهتر است با شناسایی مخاطب و با توجه به سطح سابقه، حوزه‌ی عملکرد و تأثیرگذاری آن‌ها به سراغ طراحی شاخص عملکرد بروید. چطور؟
مثلاً شاخص عملکرد نمایندگی‌ها ممکن است برای مدیر بازاریابی و تیم دیجیتال مارکتینگ جذاب نباشد؛ چرا که آن‌ها دوست دارند شاخص عملکرد بازاریابی ایمیلی یا بازاریابی از طریق شبکه‌های اجتماعی را دنبال کنند.
از طرف دیگر ممکن است تمام شاخص‌های عملکردی بالا برای تیم سرمایه‌گذاری چندان جذاب نباشد و آن‌ها به دنبال شاخص عملکردی در جهت نشان دادن قیمت سهم‌ها و نسبت بودجه و درآمد و... باشند.
اعضای تیم و سرگروه هر تیم نیز باید شاخص عملکردی ر بر اساس استانداردهای تعریف شده مدیریت بنویسند. مواردی مثل بازدهی اعضای تیم و...می‌تواند در این جدول قرار بگیرد.
- بازخورد نظرات: برای مدیریت تیم یک پروژه هیچ چیز به‌اندازه بازخورد نظرات مشتری نمی‌تواند در تدوین استراتژی‌ها کمک کننده باشد. تیم‌های دیجیتال مارکتینگ هم می‌توانند از بازخورد نظرات بر نوع محتواهای تولیدی مختلف نظارت بیشتری داشته باشند.
اما برای ارتباطات تیمی مؤثرتر بازخورد نظرات سر تیم‌ها به اعضای گروه، نظر مدیریت تیم در رابطه با نحوه‌ی عملکرد تیم نیز می‌تواند در گزارش به تیم نوشته بشود و به بهبود عملکرد آن‌ها کمک کند.
- گزارش وظایف: هر پروژه از خرده وظایف مختلفی تشکیل‌شده است. بهترین کار برای مدیریت تیم و گزارش به تیم نوشتن تمام وظایف در یک جدول برای بررسی روند انجام آن‌ها به شکل هم‌زمان است. همچنین بهتر است بر اساس فیلترهای مختلف گزارش وظایف را بررسی کنید تا بتوانید موانع کلی و سطح انجام هر پروژه را ببینید.
مثلا تصور کنید که پروژه‌ی الف برای تکمیل شدن نیاز به ادغام با محصولات تولیدی پروژه ب دارد. 6 روز تا اتمام پروژه‌ی الف وقت دارید اما پروژه ب به خاطر کمبود مواد اولیه با مشکل مواجه شده است. در چنین شرایطی شما می‌توانید قبل از رسیدن و انباشت محصولات پروژه الف موانع سر راه پروژه ب را رفع کنید تا کارایی سیستم حفظ شود.
- ردیابی زمان: گزارش‌های زمان اختصاص داده‌شده برای انجام هر وظیفه یکی از مؤثرترین بخش‌ها برای ارتباطات تیمی است. در این حالت مدیریت تیم متوجه میشود که هر بخش از کار برای تمام شدن به چه مقدار زمان نیاز دارد. آیا میان کارکرد دو تیم ازنظر زمانی تفاوتی وجود دارد؟ چرا یکی از تیم‌ها یا افراد تیم توانسته همان وظیفه را در زمان کمتری انجام بدهد؟ مهارت‌آموزی یا راه میان‌بر خاصی باعث کوتاه‌تر شدن زمان رسیدن به اهداف شده است؟
از طرف دیگر در صورت نزدیک بودن زمان تحویل پروژه‌ها و با توجه به حجم وظایف انجام‌شده و بررسی ردیاب زمان‌های قبلی می‌توان راجع به شیفت‌های کاری، مرخصی‌ها و... هم بهتر تصمیم گرفت.
- حضور و غیاب: گزارش دسترسی یا گزارش حضور و غیاب در واقع به توضیح زمان در دسترس بودن اعضای تیم‌ها می‌پردازد. به‌این‌ترتیب مدیریت تیم و سایر اعضای تیم می‌توانند ببینند که آیا تعطیلات جدیدی وجود دارد(برای برنامه‌ریزی بهتر و ارتباطات تیمی ) همچنین در رابطه با زمان کارکرد هر تیم و اعضای آن می‌توانید اطلاعات کسب کنید.
در نهایت مدیریت تیم متوجه میشود کدام کارمند ساعت بیشتری را به کار اختصاص داده است؟ افرادی که کمتر سرکار حاضر شدند؛ آیا از کار دلسرد هستند؟ آیا مشکلی مانع از حضور آن‌ها در تیم شده است؟
این موضوع علاوه بر افزایش همدلی تیمی که در بخش قبل به آن اشاره شد باعث میشود تا کارمندان مختلف را از نظر سطح دسترسی بشناسید و برای ارتباطات تیمی یا کارهای مهم اما با زمان تحویل کم، روی کمکشان حساب کنید.
- حجم کار و وظایف: یکی از موارد موثر در افزایش ارتباطات تیمی و به دنبالش بهره‌وری گزارش حجم کار است. با گزارش وظایف توسط مدیریت تیم هر یک از اعضا می‌توانند ببینند چه وظایفی برای آن‌ها تعریف‌شده است.
گزارش حجم کار و وظایف کمک می‌کند تا وظایف به شکل متناسب با اعضا و عملکرد هر تیم تقسیم بشود. (شاید کارایی تیمی بیشتر از سایر تیم‌ها باشد و بتوانند وظایف بیشتری را به سرانجام برسانند.) از طرف دیگر با توجه به روند انجام وظایف و ارتباطات تیمی مختلف مدیریت تیم متوجه میشود که کدام تیم می‌تواند وظایف جدیدی را بپذیرد و به‌این‌ترتیب حجم کاری یک تیم ناگهان بیش‌ازاندازه افزایش پیدا نکند.
بهترین زمان ارائه گزارش به تیم چه وقتی است؟
معمولاً هر شغل و پروژه‌ای با توجه به روند هدف‌گذاری‌ها و زمان‌های تحویل پروژه به سراغ ارائه‌ی گزارش به تیم به شکل هفتگی، روزانه و ماهیانه می‌رود. اما هر یک از این سه بازه‌ی زمانی در چه مواردی به مدیریت تیم و ارتباطات تیمی کمک می‌کنند؟
گزارش به تیم روزانه
اگر اهداف کوتاه‌مدتی دارید که باید به شکل روزانه به آن‌ها برسید، اگر امکان اشتباه‌های روزانه در کار وجود دارد، می‌توانید به سراغ گزارش به تیم به شکل روزانه بروید. به این ترتیب مطمئن می‌شوید که ارتباطات تیمی و بازخورد وقایع روز به شکل روزانه برقرار است و اعضا می‌توانند از اشتباهات روزانه درس گرفته و برای عدم تکرارشان در روزهای بعد برنامه‌ریزی کنند.
ضمن اینکه با بررسی وضعیت پروژه در هر روز می‌توان جزیی‌تر به پروژه و اهدافش پرداخت.
گزارش به تیم هفتگی
گزارش به تیم به شکل هفتگی معمولا بهترین حالت گزارش است. چرا که نه به‌اندازه‌ی انواع گزارش‌های روزانه جزیی‌نگر است و نه به اندازه‌ی گزارش‌های ماهانه دارای اعداد و آمارهای گسترده است. نه آن‌قدر از رسیدن به دستاوردها و یا شکست‌ها گذشته که نتوان جزییات یادداشت نشده را به خاطر آورد، و نه آن‌قدر برای گزارش و ارتباطات تیمی دیر شده که نتوانیم تصمیم درستی برای تطبیق با شرایط جدید بگیریم.
گزارش به تیم ماهانه
پروژه‌هایی با هدف‌گذاری بلندمدت می‌توانند به سراغ گزارش ماهانه بروند. در این صورت دایره‌ی گزارش‌ها ممکن است گسترده باشد و زمان جلسه زیاد بشود اما بااین‌وجود با توجه به نوع بازدهی و اهداف باز هم برای مدیریت تیم مطلوب است.
گزارش به تیم در یک نگاه
در این مطلب تسکولو به بررسی اهمیت گزارش به تیم در افزایش تعاملات و ارتباطات تیمی و بهبود کیفیت مدیریت تیم پرداختیم. بعد از آن به سراغ بررسی مزایای گزارش به تیم مثل افزایش کارایی و بهره‌وری، تاثیر و حضور مثبت اعضای تیم و ... پرداختیم.
در بخش پایانی هم در رابطه با زمان‌بندی مناسب برای گزارش به تیم و موارد مهم درج‌شده در گزارش‌ها مثل خلاصه وضعیت، تعیین اهداف کلیدی و نقاط اهداف، زمان‌بندی برای اهداف، استفاده از واریانس برای مقایسه دستاوردها و اهداف تعیین‌شده، تعریف وظایف و... پرداختیم.
درنهایت اما به خاطر داشته باشید که گزارش به تیم در کنار گزارش وضعیت پروژه تنها یک ابزار ارتباطی برای ارائه آمار دقیق و بررسی عملکرد تیم است و بهتر است برای تعامل بهتر و ارتباطات تیمی از سایر ابزارها و جلسات حضوری هم غافل نشوید.
