نرم‌افزار مدیریت پروژه چگونه به تیم کمک می‌کند؟!

اداره یک تیم تنها به تهیه چک‌لیستی از کارها و تفویض وظایف به افراد محدود نمی‌شود. بسته به تعداد افراد تیم شما و نوع کسب‌وکاری که دارید؛ باید بتوانید فعالیت‌های هر فرد و گروه‌های مختلف را پیگیری کنید و در عین‌حال اطلاعات مهم را همواره در دسترس داشته باشید؛ این اطلاعات مهم شامل پروژه‌ها، فعالیت‌ها و مسئولیت‌ها، منابع و... هستند. توجه دائمی به تمام این موارد می‌تواند تا حدودی گیج‌کننده و دشوار باشد و به همین دلیل است که روش‌های سنتی، پاسخ‌گوی مدیریت چابک کارهای تیمی و کسب‌وکارهای امروز نیستند. چنانچه به‌ عنوان یک مدیر، نتوانید برای هر مسئولیت، فرد صحیحی را انتخاب کنید، قوانین گروهی صحیحی ایجاد کنید، نقطه قوت افراد را بشناسید و از این استعدادها استفاده کنید و همچنین ارتباط بین اعضای تیم خود را بهبود ببخشید؛ نمی‌توانید مدیریت پروژه‌های خود را به‌خوبی پیش ببرید که منجر به ناکامی ناشی از عدم رسیدن به اهداف یا کلافگی از به‌هم ریختگی کارها می‌شود. برای پیشگیری از این اتفاقات و دست‌یابی به اهداف تیمی و به نتیجه رساندن پروژه‌ها، یک نرم‌افزار مدیریت پروژه می‌تواند بسیار مفید باشد. با این مطلب از تسکولو همراه باشید تا به شما در انتخاب بهترین نرم‌افزار مدیریت پروژه کمک کنیم.

استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه چه مزایایی دارد؟!

یک نرم‌افزار مدیریت پروژه، با وجود ساختار ساده‌ای که دارد، هماهنگی و همکاری بین اعضای تیم را افزایش می‌دهد و تاثیر زیادی بر روی روند پیشرفت پروژه و مدیریت فعالیت‌ها می‌گذارد. یک نرم‌افزار مدیریت پروژه آنلاین به شما کمک می‌کند تا زمان‌بندی کار اعضای تیم را در آن مشخص کنید و بتوانید اطلاعات کافی و جامع از حجم کاری و پروژه‌های در حال پیشرفت داشته باشید و به اطلاعات پروژه‌های تکمیل شده و وضعیت آن‌ها، دسترسی پیدا کنید. البته این تنها مزایای استفاده از یک نرم‌افزار مدیریتی نیست؛ پس بیایید در مورد مزایای اصلی نرم‌افزار مدیریت تیم صحبت کنیم تا بتوانید راحت‌تر درباره استفاده از آن‌ها، تصمیم بگیرید.

ارتباط و همکاری تیمی را بهبود می‌دهد!

اگر بتوانید از قابلیت‌های نرم‌افزار به درستی استفاده کنید و اعضای تیم نیز اطلاعات کافی از نحوه استفاده از این نرم‌افزار داشته باشند، تیم شما بسیار راحت‌تر مسیر رسیدن به هدف را طی می‌کند. این ابزار به شما کمک می‌کند تا نه‌تنها به‌ عنوان مدیر، با اعضای تیم خود در ارتباط باشید؛ بلکه با ایجاد دسترسی به اعضای یک تیم، آن‌ها را در ارتباط با یکدیگر نگه‌دارید و در نتیجه حس همکاری و مشارکت اعضای تیم را افزایش دهید. به‌ این‌صورت، بهترین مدیریت روی پروژه‌ها را خواهید داشت و از شکایت‌های کاربران و مشتریان خدمات و محصولات کسب‌وکار خود، پیشگیری می‌کنید.

به تمام اطلاعات در یک بستر دسترسی دارید!

انتخاب بهترین نرم‌افزار مدیریت پروژه، به شما کمک می‌کند تا تمام اطلاعات پروژه‌های خود را در یک بستر داشته باشید و بتوانید یک دید جامع از پیشرفت آن‌ها به‌دست آورید. در نتیجه می‌توانید برای هر مسئولیت و هر پروژه‌ای که توسط یک تیم پیش می‌رود، محدودیت زمانی و ضرب‌الاجل تعیین کنید و در طول این بازه، روند پیشرفت کار را بررسی کنید.

امنیت اطلاعات شما بیشتر می‌شود!

بسیاری از اطلاعات و فایل‌های مهم در مسیر پروژه وجود دارند که نیازمند ذخیره‌سازی و حفظ هستند. یک نرم‌افزار مدیریت پروژه مطمئن، این شرایط را برای شما ایجاد می‌کند تا بتوانید اطلاعات مهم خود را در شرایطی امن و مطمئن، ذخیره کنید. تفاوتی نمی‌کند که سازمان شما کوچک باشد یا بزرگ، باید هر اطلاعات مهمی را بتوانید ذخیره و نگهداری کنید تا در صورت نیاز بتوانید در کمترین زمان ممکن به آن‌ها دسترسی پیدا کنید!

برای تعریف وظایف جدید، اطلاعات کافی دارید!

در بستر یک نرم‌افزار مدیریت پروژه، مسئولین هر تیم یا مدیر کل مجموعه، می‌تواند وظایف و پروژه‌های جدید را به آسانی تعریف کند و آن را به یک گروه یا افرادی مشخص، اختصاص دهد. دید جامعی که یک نرم‌افزار مدیریت پروژه آنلاین در دسترس شما قرار می‌دهد، نه‌تنها مسئولیت هر فرد را به شما نشان می‌دهد؛ بلکه کمک می‌کند تا بدانید چه فرد یا تیمی، زمان آزاد بیشتری دارد تا بتوانید مسئولیت پروژه‌ای جدید را به او بسپارید.

در این مطلب بخوانید که تقسیم کار با ابزار مدیریتی چگونه است!

زمان و هزینه‌ها را آسان‌تر مدیریت می‌کنید!

یک مدیر موفق، می‌تواند به کمک اطلاعاتی که در یک نرم‌افزار مدیریت پروژه قرار می‌دهد، میزان زمان صرف شده برای یک کار را به راحتی پیگیری کند. این پیگیری به مدیر یا مسئول تیم، کمک می‌کند تا بدون صرف انرژی زیاد، مدیریت زمان بهتری داشته باشد و بهترین شرایط را از نظر زمانی و هزینه‌ای برای رسیدن سازمان به اهداف استراتژیک آن، فراهم کند و در کنار آن اطمینان حاصل کند که کیفیت کار به‌خطر نمی‌افتد.

کارایی اعضای تیم را افزایش می‌دهد!

هنگامی‌که یک مدیر بتواند وضعیت پروژه‌ها را مشاهده کند و بداند هر فردی، چه میزان مسئولیت و وظیفه‌ای را به انجام می‌رساند؛ می‌تواند درک بهتری از شرایط هر یک از اعضای تیم داشته باشد و بداند که چه فردی مسئولیت‌هایی بیش‌ازحد توان خود، عهده‌دار شده است و کدام عضو تیم، بیشترین زمان آزاد را دارد. در نتیجه می‌تواند به‌درستی مسئولیت‌ها را به اعضای تیم محول کند تا کارایی افراد در پیشبرد پروژه‌ها افزایش پیدا کند.

ویژگی‌هایی که در بهترین نرم‌افزار مدیریت پروژه وجود دارد!

هر نرم‌افزار مدیریت پروژه‌ای باید ویژگی‌هایی را در اختیار کاربران قرار دهد تا از بهترین شرایط و بستر برای مدیریت تیم برخوردار شوند. با این‌حال برخی از ویژگی‌ها جزو ملزومات این نرم‌افزارها محسوب می‌شوند که در ادامه آن‌ها را بررسی کرده‌ایم:

کاربری آسان

ابزارهای مدیریت پروژه باید کاربرپسند باشند و استفاده از آن‌ها ساده باشد. از آن‌جایی‌که ممکن است درک چگونگی استفاده از یک نرم‌افزار برای برخی از اعضای تیم دشوار باشد؛ باید یک نرم‌افزار مدیریتی با کاربری ساده، همچون تسکولو، در اختیار اعضای تیم قرار دهید تا به آسانی از آن استفاده کنند.

بهبود ارتباط و همکاری

یکی از ویژگی‌های مهم این ابزارهای مدیریتی، این است که بستری را فراهم می‌کند تا اعضای تیم و افرادی که در یک سازمان، روی پروژه‌های یکسان و یا حتی متفاوتی تمرکز می‌کنند؛ با یکدیگر در ارتباط باشند و در نتیجه ارتباط و همکاری بین اعضای تیم بیشتر شود.

برنامه‌ریزی و افزایش نظم

مهم‌ترین ویژگی یک نرم‌افزار مدیریتی، این است که به مدیران کمک کند تا وظایف و مسئولیت‌های هر فرد یا تیمی را به درستی برنامه‌ریزی کنند و با دسترسی به اطلاعات افراد و پیگیری آن‌ها، نظم پروژه‌ها را افزایش دهند.

در نتیجه اعضای تیم نیز مسئولیت‌های خود را به‌طور دقیق می‌دانند و در جریان ضرب‌الاجل کارها قرار می‌گیرند و پروژه‌ها را با انگیزه بیشتری پیش می‌برند.

پیگیری زمان فعالیت‌ها

با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریتی، می‌توانید به اطلاعات دقیقی از زمان صرف شده برای هر فعالیت برسید. این اطلاعات برای برنامه‌ریزی پروژه‌های پیش‌ رو، بسیار کمک‌کننده هستند؛ زیرا اطلاعات مفیدی از فعالیت‌هایی که زمان بیشتری صرف می‌کنند را در اختیار شما قرار می‌دهند تا بتوانید برای مدیریت منابع انسانی و همچنین تعیین ضرب‌الاجل، از این اطلاعات استفاده کنید.

اشتراک‌گذ‌اری اطلاعات و اسناد

برای پیش‌برد هرچه بهتر پروژه‌ها، نیاز است تا اعضای تیم بتوانند در سریع‌ترین زمان ممکن، اطلاعات و اسناد را در بستری که سایر اعضای تیم و یا مدیر پروژه به آن دسترسی دارند، بارگذاری کنند. این ویژگی نرم‌افزارهای مدیریتی، به مدیر پروژه کمک می‌کند تا در جریان اسناد مهم باشد و در عین‌حال، براساس آن اسناد، تصمیمات آگاهانه و صحیحی برای فعالیت‌ها اتحاذ کند.

مدیریت بودجه

بودجه، به معنای هزینه‌های پیش‌بینی شده برای تکمیل یک پروژه است که این هزینه‌ها، مربوط به خرید تجهیزات، هزینه منابع انسانی و نیروی کار، هزینه‌های بازاریابی و... است. چنانچه مدیر پروژه، در جریان تمام مراحل کار و مسئولیت‌ها و زمان‌بندی آن‌ها باشد؛ می‌تواند بودجه را به درستی مدیریت کند و بدون ایجاد مشکلات ناشی از عدم پیش‌بینی صحیح، پروژه‌ها را به اتمام برساند. به همین دلیل یک نرم‌افزار مدیریت پروژه مناسب، شرایط مدیریت بودجه صحیح را در اختیار مدیران تیم قرار می‌دهد.

مدیریت دورکاری

امروزه بسیاری از سازمان‌ها و کسب‌وکارها از روش‌های دورکاری استفاده می‌کنند و به همین دلیل، نیازمند بستری هستند تا اعضای تیم را به بهترین نحو مدیریت کرده و در جریان پیشرفت کارها باشند. یکی از اصلی‌ترین ویژگی‌های موردنیاز در یک نرم‌افزار مدیریت پروژه، این است که بتواند این بستر را برای مدیریت تیم و برای تمام اعضا فراهم کند، تا به‌راحتی و در هر زمانی به آن دسترسی داشته باشند.

با این مطلب روش‌های کنترل پروژه را بدانید!

بی‌نیازی از تعداد زیادی ابزار

این روزها، می‌توان در لپ‌تاپ و گوشی‌های همراه، به کمک برنامه‌های مختلف، برنامه کاری و فعالیت‌هایی که انجام می‌دهیم، زمان آن‌ها و... را کنترل کنیم. با این‌حال، ویژگی یک نرم‌افزار مدیریتی مناسب، این است که شما را از درگیر شدن در تمام آن برنامه‌ها و نرم‌افزارها نجات می‌دهد و برای شما امکاناتی را فراهم می‌کند تا تنها به کمک یک ابزار، تمام فعالیت‌های خود را کنترل کنید.

مدیریت منابع

به کمک یک نمای کلی، نسبت به پروژه‌های خود، می‌توانید منابع انسانی، زمانی، مالی و... که در اختیار دارید را به بهترین نحو مدیریت کنید. چنانچه مدیر یک تیم هستید، یک ابزار مدیریت پروژه همچون تسکولو، به شما کمک می‌کند تا با خیالی راحت مسئولیت‌های متفاوت را به اعضای تیم خود بسپارید و بتوانید هزینه‌ها و بار کاری هر فرد را تحت کنترل داشته باشید تا پروژه‌ها به بهترین نحو پیش برود و اعضا در کنار ارتباط موثر با مدیر و سایر اعضای تیم، از پیشرفت کاری خود راضی باشند.

معرفی بهترین نرم‌افزار مدیریت پروژه فارسی

برای کنترل پروژه‌ها، نرم‌افزارهای مختلفی به‌صورت آنلاین و آفلاین وجود دارند که قابلیت‌های متفاوتی را ارائه می‌دهند؛ با این‌حال، همه مدیرانی که به کسب‌وکار خود اهمیت زیادی می‌دهند؛ همواره به دنبال بهترین ابزار برای مدیریت پروژه‌ها و کسب‌وکار خود هستند. به همین دلیل است که تسکولو، در بین مدیران ایرانی و فارسی‌زبانان سراسر جهان، طرفداران بسیاری دارد و یکی از بهترین ابزارهای مدیریتی محسوب می‌شود. تمام ویژگی‌هایی که یک نرم‌افزار مدیریتی باید داشته باشد را تسکولو در اختیار شما قرار می‌دهد. همچنین مهم‌ترین ویژگی تسکولو، این است که برخلاف بسیاری از پلتفرم‌های دیگر، از تقویم و زبان فارسی پشتیبانی می‌کند که به آسان‌تر شدن کاربری آن، کمک‌ بسیاری کرده است.

برای استفاده راحت از تسکولو این مطلب را بخوانید!

ویژگی‌های بسیاری وجود دارند که تسکولو را از سایر ابزارهای مدیریتی، متمایز می‌کنند. در تسکولو نه‌تنها شما به کمک یک کاربری آسان، بستری برای کنترل پروژه‌های خود به‌صورت چابک دارید و می‌توانید کسب‌وکار یا استارتاپ خود را به‌ آسانی مدیریت کنید؛ بلکه می‌توانید با اعضای تیم خود جلسات آنلاین برگزار کنید، به کمک تحلیل‌گر تسکولو، وضعیت پروژه‌ها را بررسی کنید؛ زما‌ن‌های کاری را به‌صورت منظم ثبت کنید، اطلاعات موردنیاز خود را در دسترس داشته باشید و به راحتی، فایل‌های مورد نظر خود را جستجو کنید. در آخر، می‌توانید از قابلیت درونی‌سازی تسکولو استفاده کنید تا ابزارهای خاص همچون دراپ‌باکس، گوگل‌درایو، گیت‌هاب و... را به تسکولو متصل کرده و تمام اطلاعات مورد نیاز خود را در یک بستر داشته باشید.

با استفاده از بهترین نرم‌افزار مدیریتی آنلاین، تمام پروژه‌ها و فعالیت‌های خود را به بهترین نحو مدیریت کنید و با آسودگی خیال به اهداف سازمان خود دست پیدا کنید و کسب‌وکار خود را گسترش دهید. تسکولو در این مسیر، همراه شما است تا تمام دغدغه‌های مدیریتی شما را برطرف کند.